Verband elektronische Rechnung Der Expertenverband der deutschen E-Invoicing Branche
Thomas Rohn, VeR-Experte für zentralregulierung und Zentralfakturierung

Zentralregulierung für Verbundgruppen – ein Modell für die Zukunft?

Der Strukturwandel im deutschen Einzelhandel ist nicht neu und stellt entsprechend kein neues Phänomen dar. Das Konsumentenverhalten und die technologischen Entwicklungen führen zu einer immer größer werdenden Veränderung im Marktverhalten aller Beteiligten. Neue Geschäftsfelder können Chancen bieten und Marktanteilsverschiebung in den Handelsformen sind die Folge.

Das zeigt sich exemplarisch an der gesellschaftlichen Entwicklung und den technischen Möglichkeiten. Auch im Mittelstand hat sich die digitale Transformation der Wirtschaft mittlerweile ausgebreitet. Völlig neue Geschäftsfelder werden erschlossen und bringen neue Potenziale mit sich.

Neben den rechtlichen Voraussetzungen und den Herausforderungen bezüglich der Anforderung an die digitale Welt, spielt die Geschwindigkeit der Entwicklung eine entscheidende Rolle. So ist es ratsam, sich vor Implementierung und Umsetzung der entsprechenden Ideen über alle rechtlichen Gegebenheiten, die dieses Thema mit sich bringen, zu informieren und entsprechend abzusichern.

Wie sich die Verbundgruppen mit Zentralregulierung der Marktentwicklung stellen können

Rund 400 Einkaufs- und Marketing-Kooperationen von mittelständischen Fachhändlern und Handwerkern gibt es in Deutschland. Doch nicht alle Verbundzentralen bieten Ihren Mitgliedern einheitliche Unterstützungen an.

Betriebswirtschaftliche Teilaufgaben wie etwa Marketingmaßnahmen und Vermarktung eigener Handelsmarken oder Sonderpreisaktionen und Festlegung von Absatzgebieten gehören meist ebenso zur Tätigkeit einer Verbundgruppe, wie die gegenseitige Garantievergabe durch Delkredere und Zentralregulierung (beides häufig auch durch externe Dienstleister). Der Dienstleistungsumfang der jeweiligen Verbundgruppen ist je nach Struktur der Mitglieder unterschiedlich gewichtet und breit in den Funktionen.

Wie schafft man es nun, die Zukunftsfähigkeit der Verbundgruppen zu sichern und darüber hinaus noch gegenüber Konzernen und Großindustrie zu punkten?

Ein wesentlicher Aspekt bei der Zukunftsfähigkeit der Verbundgruppen ist die Suche nach Synergien in den Prozessen. Ein Baustein kann daher sein, sich durch sinnvolle Kooperation mit externen Partnern einen Freiraum für die wesentlichen Inhalte der eigentlichen Tätigkeit zu verschaffen.

Es gibt zudem viele naheliegende Argumente für eine Kooperation, beispielsweise:

  • Gruppendynamik hat positive Auswirkungen auf Kosten
  • Gruppendynamik hat positive Auswirkungen auf Technologie und Know-how
  • Freiräume für wesentliche Kernaufgaben werden geschaffen
  • Schaffung von Flexibilität
  • Kapazitätsengpässe können durch Partner aufgefangen werden
  • Risiken werden reduziert und geteilt
  • Neue Marktsegmente und Märkte werden interessant
  • Schutz vor Übernahmen
  • Ausnutzung von Synergieeffekten

 

Das Modell der Zentralregulierung

Die Zentralregulierung übernimmt die Funktionen des Abrechnungssystems. Allgemein spricht man von der Organisation und Steuerung der Zahlströme zwischen den – in der jeweiligen Verbundgruppe vertraglich gelisteten – Lieferanten und den Mitgliedern der Verbundgruppen bzw. Einkaufsorganisationen. Immer mehr wird erkannt, dass die kaufmännischen Prozesse ein enormes Optimierungspotenzial mit sich bringen.

Der Ablauf im Überblick

Der im Rahmen der Verbundgruppe unter Vertrag stehende Vertragslieferant sendet die bestellte Ware auf direktem Wege an das Mitglied. Die Zahlung erfolgt jedoch zu festgelegten Zahlterminen für die gesamte Forderung. Und das zu vorab fest definierten, zwischen dem Vertragslieferanten und dem jeweiligen Verband abgestimmten Vertragsinhalten und unter Berücksichtigung der vereinbarten Konditionen (Rabatt, Skonto, etc.). Parallel wird durch die Zentralregulierung das Konto des Mitglieds belastet.

Mitglieder profitieren von Prozessvereinfachung

Für das Mitglied ergibt sich dadurch eine enorme Vereinfachung seiner internen Prozesse: Der Verband kümmert sich um die fristgerechte Bezahlung der Waren (keine Skontoverluste mehr) und überwacht die mit dem Lieferanten vertraglich vereinbarten Zahlungskonditionen. Auch kann der Verband das Kreditorenmanagement übernehmen.

Das Mitglied wird also von wenig wertschöpfenden administrativen Tätigkeiten entbunden und kann sich auf sein Kerngeschäft fokussieren, bekommt also Freiraum für das Wesentliche.

Digitalisierung bietet weitere Vorteile

Eine moderne Zentralregulierung bietet allerdings noch viel mehr. Im Zuge der Digitalisierung der Arbeitswelt sind auch in der Zentralregulierung neue Konzepte gefragt. So ist es mittlerweile üblich, dass das Mitglied in die Lage versetzt wird, elektronische Belege zu empfangen. Die Vorzüge des Verbands liegen dabei klar auf der Hand: Denn durch eine Vereinheitlichung der Schnittstellen sinkt nicht nur der Implementierungs- und Wartungsaufwand für jedes einzelne Mitglied. Auch für die Lieferanten wird es durch einheitliche Formate und Übertragungswege einfacher.

Mit zunehmender Verbreitung des Cloudcomputing geht der Trend zudem auch in der modernen Zentralregulierung dahin, den Mitgliedern alle relevanten Belege, Informationen und Auswertungen online zur Verfügung zu stellen. Der große Vorteil: So sind für jedes einzelne Mitglied unabhängig von Zeit und Ort alle wichtigen Informationen für das eigene Geschäft jederzeit zugänglich. Auch über mobile Endgeräte.

Trend geht zu standardisierten Servicepaketen

Tatsächlich ist zu beobachten, dass der Bedarf und die Anforderungen an die Zentralregulierung immer detaillierter werden. Ziel eines jeden Verbandes ist es, für jedes einzelne Mitglied teils verbandsindividuelle Servicepakete bereitzustellen, um die Mitglieder „fit“ für die Zukunft zu machen. Ein steuerrechtlich einwandfreies Online-Archiv oder eine einheitliche Spezial-Software zur Verbuchung der Belege und zum Abbilden von Workflows bilden hier erst den Anfang.

Idealerweise wird diese Umstellung von vielen Mitgliedern dazu genutzt, die eigenen Prozesse auf den Prüfstand zu stellen und kritisch zu hinterfragen. Um die verbliebenen Tätigkeiten so standardisiert und automatisiert wie möglich abzubilden, werden deshalb auch immer mehr Optimierungsdienstleistungen angefragt.

Hierbei können externe Partner mit entsprechenden Erfahrungen von immensem Vorteil sein. Ein Umstand, der nicht nur zum Austausch von Best Practice-Ansätzen und vermehrtem Wissenstransfer zwischen den Mitgliedern der Verbundgruppen führen kann. Für jedes Mitglied können sich daraus auch überaus wertvolle Skalenvorteile ergeben.

Prozessoptimierung durch interne und externe Spezialisten

Die Prozessberatung sollte dabei vornehmlich die Financial Supply Chain fokussieren. Unsere Erfahrung zeigt, dass die Bereiche Produktion, Logistik und Vertrieb häufig bereits hervorragend aufgestellt sind. Der gesamte kaufmännische Prozess ist beim Großteil der Unternehmen dagegen bisher eher zurückhaltend optimiert worden. Schließlich wird hier mit dem Wichtigsten, nämlich der Liquidität, gearbeitet.

Doch gerade in diesem Bereich warten große Effizienzen darauf, gehoben zu werden: Einer Studie des Branchenverbands Bitkom zufolge kostet die durchschnittliche Eingangsrechnung – je nach Automatisierungsgrad des Unternehmens – nicht selten bis zu 30 Euro in der Verarbeitung. Auch Ausgangsrechnungen schlagen mit Kostensätzen von bis zu 15 Euro zu Buche.

Gerade hier besteht daher nicht nur eine sehr große Chance, sondern auch erheblicher Beratungsbedarf – gegebenenfalls durch externe Wissensträger und Experten. Denn durch die (digitale) Optimierung dieser Abläufe lassen sich die Kosten auf 1/5 reduzieren. Wichtig ist dabei jedoch, den Prozess „Ende zu Ende“ zu betrachten. Denn sonst kommt es schnell zu Insellösungen und unterschiedlichen Herangehensweisen.

End-to-End-Optimierung als Ziel

Eine einseitig auf die Prozesse des Mitglieds gerichtete Betrachtung allein ist jedoch nicht zweckdienlich. Führende Verbände richten ihren Blick daher zunehmend auch auf die Seite der Lieferanten.

Aus gutem Grund: Über automatisierte Prozesse und die Digitalisierung der Eingangsbelege lassen sich auch hier Einsparungen und Effizienzgewinne heben. Und das in einer klassischen Win-Win Situation, da sowohl dem Lieferanten, dem Verband als auch den Mitgliedern geholfen ist, wenn weniger Papier kursiert.

Der Lieferant spart Porto und Handlingkosten und weiß die taggleiche Verarbeitung seiner Belege gesichert. Ebenso kann er sein Forderungsmanagement wesentlich vereinfachen, da der Eingang seiner Rechnungsbelege in der Zentralregulierung aufgezeichnet wird und jederzeit nachvollziehbar ist. Aber auch das Mitglied und der Verband profitieren. So entfallen Kosten für physische Archive sowie damit verbundene Suchkosten und Handlingaufwände. Weiterhin lässt sich die eigene Liquidität wesentlich besser steuern, da die Daten eine höhere Aktualität besitzen, was wiederum das Kreditorenmanagement deutlich vereinfacht.

Externe Berater zuziehen kann sich lohnen

Wenn man sich selber unsicher ist, können auch hier externe Partner bei der Anbindung der Lieferanten in einem koordinierten und erprobten Verfahren helfen. Wichtig ist dabei die Systemoffenheit, da bei durchschnittlich über 250 Lieferanten die verwendeten Rechnungsformate und Transportkanäle stark variieren können.

Gute Dienstleister sind offen für die einzelnen Formate der Lieferanten und konvertieren diese in den vom Verband und den Mitgliedern benötigten Datensatz. Zudem sollte auch für Lieferanten, die sich keine teure IT-Infrastruktur leisten können, eine Lösung bereitgehalten werden. Schließlich wird sich schon mittelfristig kein Unternehmen mehr dem digitalen Belegaustausch entziehen können.

Alle beteiligten Unternehmen profitieren

Durch Zentralregulierung und eine angeschlossene Absicherung der Warengeschäfte erleichtern Verbundgruppen ihren Mitgliedern die benötigte Warenfinanzierung. Der Überprüfungsaufwand der jeweiligen Handelspartner wird sowohl auf Händlerseite als auch für den Lieferanten erheblich reduziert und (größtenteils) vollständig übernommen.

Durch das fachliche Know-how im Verbundgruppenumfeld und die Spezialisierung in den jeweiligen Branchen kennen die Verbundgruppenzentralen ihre Händler, Mitglieder und Lieferanten sowie deren Bedürfnisse im Detail. Nur so ist es möglich, entsprechende Abläufe zu überwachen und sowohl die Finanzierungsleistung als auch sämtliche administratorische Tätigkeiten rund um das Belegmanagement zentral zu steuern.

Die Übernahme der Zentralregulierung stellt somit einen wesentlichen Optimierungseffekt für Verbundgruppen dar und kann mitentscheidend dabei unterstützen, am Markt zu bestehen.

 

 Thomas Rohn, VeR-Experte für zentralregulierung und Zentralfakturierung

Thomas Rohn, VeR-Experte Zentralregulierung und Zentralfakturierung
Thomas Rohn ist Leiter des Bereiches Business Development für die SGH Service AG, einem Gründungsmitglied des VeR. Er hat die Bereiche Rechnungswesen und Controlling in all ihren Facetten kennengelernt und alle Positionen vom Sachbearbeiter bis hin zum Geschäftsführer durchlaufen. Seine langjährige Betreuung und Beratung verschiedener Verbände aus unterschiedlichsten Branchen machen ihn zum Kompetenzträger des VeR rund um das Thema Zentralregulierung und Zentralfakturierung. Dies beinhaltet Fragen rund um den Aufbau sowie die technische und praktische Abwicklung unterschiedlicher Zentralregulierungs- und Zentralfakturierungsprozesse. Thomas Rohn wirkt aktiv im deutschen „Der Mittelstandsverbund“ mit und ist im Feld der organisierten Verbände und Dienstleister exzellent vernetzt. Als VeR-Experte steht er interessierten Personen zu den Themen Zentralregulierung und Zentralfakturierung sowie den digitalen Dokumentenprozessen zu Gesprächen zur Verfügung.
 

Erneuter Mitgliederzuwachs bei E-Invoicing-Branchenverband VeR

Nitrobox wird neuestes Mitglied im Verband elektronische Rechnung (VeR)

Der Verband elektronische Rechnung (VeR) setzt auch im Sommer 2016 sein anhaltendes Wachstum fort: Seit dem 1. Juli 2016 gehört die Hamburger Nitrobox GmbH, ein Dienstleistungs- und Lösungsanbieter für intelligente Order-to-Cash Prozesse, zur Riege der fast 60 Mitgliedsunternehmen des Branchenverbandes.

Dass das Thema „Digitalisierung von Geschäftsprozessen“ auch im E-Commerce spürbar an Bedeutung gewinnt, bestätigt sich damit erneut, wie VeR-Vorstandsvorsitzender Stefan Groß bemerkt: „Mit der Nitrobox GmbH stößt ein weiterer Abrechnungsspezialist mit klarem Fokus auf den E-Commerce zum VeR. Für uns ein mehr als deutliches Zeichen, dass sich eine schnelle, sichere und kostensparende Automatisierung von Abrechnungen für immer mehr Entscheider im Onlinehandel zum wichtigen Zukunftsthema entwickelt.“

E-Invoicing und E-Commerce: Wie für einander gemacht

Welche Chancen sich gerade im E-Commerce durch die digitale Optimierung von Abrechnungs-prozessen bieten, fasst Werner Nelz-Böttcher, Geschäftsführer der Nitrobox GmbH, zusammen: „Unternehmen müssen heute in der Lage sein, Ihre Abrechnungsprozesse so effizient wie möglich zu gestalten und dabei die Kosten pro Transkation so niedrig wie möglich zu halten. Das beginnt mit der intelligenten Verarbeitung der Rechnung und endet beim prozessgesteuerten Debitoren-management. Daher setzen immer mehr Unternehmen auf eine automatisierte Abrechnung und digitale Prozesse in der Belegerstellung.“

Im Verband elektronische Rechnung (VeR) will sich die Nitrobox GmbH zukünftig aktiv an der Fortentwicklung der automatisierten Abrechnung und Belegerstellung beteiligen und somit den digitalen Beleg- und Datentransfer als umwelt- und ressourcenschonende Alternative zum klassischen Rechnungsaustausch für den E-Commerce noch attraktiver machen.

Mehr über die Nitrobox: http://www.nitrobox.de

Logo-Download: Nitrobox
Logo-Download: VeR
 
Über den Verband elektronische Rechnung (VeR)
Der 2009 gegründete Verband elektronische Rechnung (VeR) mit Sitz in München vertritt die Interessen von Dienstleistern im Bereich der elektronischen Rechnungs- und Dokumentenverarbeitung und diesen nahestehenden Unternehmen. Der Verband versteht sich damit als Sprachrohr der gesamten E-Invoicing-Wirtschaft. Im Auftrag seiner über 50 Mitglieder verfolgt der VeR das Ziel, E-Invoicing als Standard zu etablieren, sodass Unternehmen aller Größen einfach und sicher am elektronischen Rechnungsaustausch teilnehmen können. Mehr unter www.verband-e-rechnung.org
 
Über die Nitrobox GmbH
Die Nitrobox GmbH ist ein Dienstleistungs- und Lösungsanbieter für intelligente Order-to-Cash Prozesse. Mit den Accounting Services bietet die Nitrobox Onlinehändlern, Software-as-a-Service-Unternehmen und Enterprise Kunden hochskalierbare und flexible Dienstleistungen vom Invoicing über die Verbuchung und das Mahnwesen bis hin zum vollständig ausgelagerten Debitorenmanagement an. Durch Einsatz der Nitrobox Software-as-a-Service Abrechnungsplattform bleiben Prozesse und Business-Logik dabei stets flexibel und automatisierbar. Selbstlernende Systeme sorgen für eine kontinuierliche Optimierung der Abrechnungsprozesse. Die Nitrobox GmbH wurde 2011 durch Henner Heistermann und Sven Grimminger als Spin-off der ShopStrategen E-Commerce Beratung gegründet und hat ihren Sitz in Hamburg. Weitere Informationen zur Nitrobox GmbH unter www.nitrobox.de

 


Entwurf eines Gesetzes über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen vom Bundeskabinett verabschiedet

Von: Stefan Groß und Philipp Matheis

Mit Datum vom 13. Juli 2016 hat das Bundeskabinett den Entwurf eines Gesetzes über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen verabschiedet (der Entwurf des E-Rechnungs-Gesetzes ist hier verfügbar). Ausgangspunkt ist die Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014, die im Wesentlichen eine Verpflichtung aller öffentlichen Auftraggeber vorsieht, elektronische Rechnungen, die bestimmte Voraussetzungen erfüllen, anzunehmen und zu verarbeiten und auf diese Weise zugleich das Aufkommen elektronischer Rechnungen insgesamt zu vergrößern. Mit dem vorliegenden Gesetzentwurf des Bundesministeriums des Inneren soll die Richtlinie in die nationale Gesetzgebung umgesetzt werden. Damit soll für alle öffentlichen Auftraggeber des Bundes, für Sektorenauftraggeber sowie für Konzessionsgeber gleichermaßen eine verbindliche Rechtsgrundlage zum Empfang und zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen geschaffen werden.

Während die EU-Richtlinie lediglich die Verpflichtung zur Annahme und Weiterverarbeitung elektronischer Rechnungen ausschließlich für den sogenannten „oberschwelligen“ Vergabebereich regelt, bezieht der Gesetzentwurf betragsunabhängig alle Rechnungen unabhängig vom Wert des vergebenen Auftrags in seinen Anwendungsbereich ein. Dies ist insbesondere aus Sicht der rechnungsstellenden Unternehmen positiv zu werten, wäre es gerade nicht praktikabel, die Form der Rechnungsstellung von einer vorherigen Prüfung des Auftragswerts abhängig zu machen. Die für die Rechnungsannahme technischen Voraussetzungen sollen ergänzend durch das Europäische Normierungsgremium CEN bis spätestens 27. Mai 2017 definiert werden. Dabei ist die Festlegung einer europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung vorgesehen, welche ein semantisches Datenmodell für die Kernbestandteile einer elek-tronischen Rechnung enthalten soll.

Wesentliches Element des Gesetzentwurfs ist die Definition des Begriffs der elektronischen Rechnung. Hier führt der Gesetzentwurf aus, dass lediglich solche Rechnungen erfasst werden, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, sodass ihre automatische und elektronische Verarbeitung möglich ist. Entsprechend wird ein Format vorausgesetzt, welches die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht. Der Aussteller der elektronischen Rechnung darf also nur erwarten, dass diese von der öffentlichen Verwaltung (bzw. den sonstigen im Gesetz genannten Auftraggebern) akzeptiert wird, wenn seine Rechnung sämtliche relevante Daten zumindest auch in strukturierter Form vorhält. Insoweit werden durch die im Gesetzentwurf vorgesehene Definition der elektronischen Rechnung sogenannte hybride Rechnungsformate (Bild- und Datenkomponente) jedenfalls dann nicht ausgeschlossen, wenn ein Teil der Rechnungen den Vorgaben der Legaldefinition entspricht.

Rechtlich zulässig sind damit Rechnungsformate, die ausschließlich aus strukturierten Daten bestehen sowie Rechnungsformate, die teilweise aus einem strukturierten Format sowie teilweise aus einer Bilddatei bestehen, wie dies beispielsweise beim ZUGFeRD-Format der Fall ist. Reine Bilddateien wie PDF-Rechnungen hingegen, erfüllen die Begriffsdefinition des vorliegenden Gesetzesentwurfs nicht. Die Neuregelung sieht zudem vor, dass die Bundesregierung künftig per Rechtsverordnung weitere Detailanforderungen bzgl. die elektronische Rechnungsstellung, das zu verwendende Rechnungsdatenmodell sowie die Verbindlichkeit der elektronischen Form regeln kann. Ein Entwurf für eine solche Verordnung liegt derzeit noch nicht vor.

Im Kontext der Umsetzung ist auf das korrespondierende Steuerungsprojekt des IT-Planungsrates zu verweisen, in welchem neben den rechtlich-organisatorischen auch technische Fragestellungen bearbeitet werden, um die von der EU-Kommission eröffneten Freiheitsgrade nationaler Umsetzung festzulegen. Die Projektierung sieht als wesentlichen Meilenstein dabei auch die Erprobung des Standards vor, in welche alle Akteure einbezogen werden sollen. Hierzu soll ein Planspiel durchgeführt werden, welches in begrenztem Umfang die Realität und die damit einhergehenden Frage- und Problemstellungen vorwegnehmen soll.

Zusammenfassend bleibt festzuhalten, dass von dem Gesetzentwurf eine durchwegs positive Wirkung für die Fortentwicklung und Verbreitung der elektronischen Rechnungsstellung zu erwarten ist. Insbesondere die Bezugnahme auf strukturierte Daten  sowie die betragsunabhängige Anwendung weisen dabei in die richtige Richtung. Auch das Vorhaben, das Gesetz in einem Planspiel vorab zu validieren, ist durchwegs zu begrüßen.

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Gesetzesentwurf zur elektronischen Rechnungsstellung veröffentlicht

Neuer Gesetzesentwurf des BMI soll elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen regeln

Berlin/München –  Mit Datum vom 1. Juli 2016 wurde der Entwurf eines Gesetzes über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen veröffentlicht.

Der vom Bundesministerium des Inneren (BMI) vorgelegte Entwurf soll die Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 in nationales Recht umsetzen und damit eine verbindliche Rechtsgrundlage für den – zukünftig obligatorischen – Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen durch öffentliche Auftraggeber schaffen.

Gesetzesentwurf mit weitreichenden Folgen für Unternehmen

Was sich zunächst nur wie eine bürokratische Neuerung für die öffentliche Verwaltung anhört, lässt auch viele kleine, mittelständische und große Unternehmen aufhorchen. Denn demnach darf der Aussteller einer elektronischen Rechnung künftig nur erwarten, dass diese von der öffentlichen Verwaltung (bzw. den sonstigen im Gesetz genannten Auftraggebern) akzeptiert wird, wenn seine Rechnung sämtliche relevante Daten zumindest auch in strukturierter Form vorhält.

Die Neuregelung sieht zudem vor, dass die Bundesregierung künftig per Rechtsverordnung weitere Detailanforderungen in Bezug auf

  • die elektronische Rechnungsstellung,
  • das zu verwendende Rechnungsdatenmodell sowie
  • die Verbindlichkeit der elektronischen Form

regeln kann. Ein Entwurf für eine solche Verordnung liegt derzeit jedoch noch nicht vor.

Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU in nationales Recht

Der nun vorgelegte Gesetzesentwurf des BMI geht in einem wichtigen Punkt deutlich über die Vorgaben aus Brüssel hinaus. Denn die EU-Richtlinie regelt lediglich die Verpflichtung zur Annahme und Weiterverarbeitung elektronischer Rechnungen für den sogenannten “oberschwelligen” Vergabebereich. Der Gesetzesentwurf des BMI bezieht dagegen alle Rechnungen, d. h. unabhängig vom Wert des vergebenen Auftrags, in seinen Anwendungsbereich ein.

Ein Ansatz, der vor allem vielen Unternehmen zugutekommen dürfte, wie Steuerberater und VeR-Vorsitzender Stefan Groß bestätigt: “Ohne diese Präzisierung wäre die Form der Rechnungsstellung von einer vorherigen Prüfung des Auftragswertes abhängig – und damit wenig praktikabel.” Sollte der Vorschlag des BMI übernommen werden, bestünde dagegen eine einheitliche, betragsunabhängige Verpflichtung zur E-Rechnung. Und damit deutlich mehr (Rechts-)Sicherheit auf Seiten der Rechnungssteller.

Einheitliche Definition des Begriffs “elektronische Rechnung”

Hier führt der Gesetzesentwurf aus, dass lediglich solche Rechnungen erfasst werden sollen, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, sodass ihre automatische und elektronische Verarbeitung möglich ist.

Reine Bilddateien, wie etwa die meisten der heutzutage im PDF-Format verschickten Rechnungen, würden einer solchen Definition nicht entsprechen. Zu Recht, wie VeR-Experte Groß erklärt: “Der größte Vorteil des elektronischen Rechnungsaustausches liegt bekanntlich in der Möglichkeit, Rechnungsverarbeitungsprozesse digital zu automatisieren.” Reine Bilddateien behindern diesen Ansatz – oder führen sogar zu Mehraufwand. Etwa dann, wenn eingehende PDF-Rechnungen zur Weiterverarbeitung erfasst oder ausgedruckt werden (müssen).

Hybride Rechnungsformate wie ZUGFeRD erfüllen dagegen die Maßgaben des Gesetzesentwurfes vollumfänglich, vorausgesetzt, sie stellen neben der grafischen Rechnungskomponente auch alle benötigten Daten in strukturierter Form (etwa als XML-Datensatz) bereit.

Planspiel soll Machbarkeit der Gesetzesvorgaben im Vorfeld validieren

In einem korrespondierenden Steuerungsprojekt des IT-Planungsrats unter der Federführung des BMI und der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT), soll zudem ein Planspiel zur Mach- und Umsetzbarkeit der gesetzlichen Vorgaben sowie des geplanten Standards XRechnung durchgeführt werden. Das Fundament hierfür bildet eine vom VeR bereitgestellte Plattform, über die der Austausch elektronischer Rechnungen simuliert wird und an die eine Vielzahl von Subjekten aus Wirtschaft und Verwaltung angebunden werden können.

So sollen bereits im Vorfeld der Einführung die zu übermittelnden Inhalte und die zugrundeliegenden Formate auf ihre Praxistauglichkeit getestet werden. Die Berücksichtigung unterschiedlichster, am Geschäftsprozess beteiligter Akteure soll zudem die Akzeptanz für die Einführung des neuen E-Rechnungsstandards bei allen Anwendern aus Wirtschaft, Mittelstand und Verwaltung fördern.

Verband elektronische Rechnung (VeR) begrüßt positive Wirkung des Gesetzesentwurfs

“Als Sprachrohr der E-Invoicing-Branche freuen wir uns über die aktuelle Initiative des BMI und den damit verbundenen Auftrieb für den kosten- und ressourcensparenden Austausch von Rechnungen in elektronischer Form”, bestätigt VeR-Verbandsvorsitzender Stefan Groß. Denn leider befindet sich der öffentliche Sektor in Sachen “E-Invoicing” hierzulande noch immer in einer Art “Dornröschenschlaf” – ganz im Gegensatz zu europäischen Nachbarn wie Österreich, Italien oder der Schweiz.

Ein Umstand, durch welchen der öffentlichen Verwaltung in Deutschland jährlich Einsparungen in mehrstelliger Millionenhöhe entgehen.

 


“Infotag e-Invoicing” beim VDMA in Frankfurt am 14. Juli 2016

SEEBURGER AG gibt Marktüberblick und zeigt aktuelle Trends im Bereich elektronische Rechnung für den Maschinen- und Anlagenbau

E-Invoicing treibt die Digitalisierung der Geschäftsprozesse im Maschinen- und Anlagenbau voran. Im Hause des VDMA, Verband Deutscher Maschinen- und Anlagenbau, treffen sich Anwender und Spezialisten rund um das Thema elektronische Rechnung. Experten der SEEBURGER AG informieren die Fach- und Funktionsverantwortlichen in Geschäftsführung, Rechnungswesen sowie Controlling über die Vorteile und Strategien der Einführung der elektronischen Rechnung.

Die Experten der SEEBURGER AG, Dr.-Ing. Seref Erkayhan, Head of Business Unit Maschinen- und Anlagenbau, und Rolf Wessel, Produktmanager E-Invoicing, berichten den Teilnehmern aus erster Hand. Sie geben einen Marktüberblick, schildern aktuelle Trends und informieren über ihre Projekterfahrungen und Praxislösungen für den Mittelstand.

Der klassische elektronische Geschäftsdatenaustausch (EDI) ist die Basis der automatisierten Wertschöpfungskette sowie von Industrie 4.0. Er ermöglicht die papierlose Abwicklung von Geschäftsprozessen zwischen Herstellern, Lieferanten und Partnern. Unabhängig von ihrer Größe profitieren alle Unternehmen im Maschinen- und Anlagenbau von der Einführung der E-Rechnung als Teil eines digitalisierten Order-to-Cash- oder Purchase-to-Pay-Prozesses. Neben bewährten Integrationssystemen für EDI hat sich für die Anbindung von Geschäftspartnern, die über kein EDI-System verfügen, die systemseitige Unterstützung per klassischem Web-EDI etabliert. Ergänzend zu den strukturierten Datenformaten setzt sich zunehmend „ZUGFeRD“ als branchenübergreifendes Hybridformat durch.

Die Einführung der elektronischen Rechnung bietet vielen Fachabteilungen Nutzenvorteile und Einsparpotenzial. So kann z.B. der Vertrieb Rechnungen schnell und ressourcensparend in einem strukturierten Datenformat aus dem ERP-System an Kunden versenden und einen früheren Zahlungseingang verzeichnen. Die Finanzbuchhaltung kann die Rechnung bei einem elektronischen Rechnungseingang vollautomatisch und papierlos in ihrem System buchen. Skontovorteile können maximiert und Klärungsfälle bei Bedarf automatisch durch einen elektronischen Workflow schnell und effizient an die entsprechende Stelle bzw. Abteilung weitergeleitet werden. Eine vollständige Prozessintegration in SAP® bietet zusätzliche Mehrwerte und Komfortfunktionen für die Fachabteilungen.

Weitere Informationen zum “Infotag e-Invoicing” beim VDMA finden Sie unter: http://www.seeburger.de/events/agenda/2983-infotag-e-invoicing-2016-fuer-vdma-mitglieder.html

Über SEEBURGER
Die SEEBURGER AG ist ein weltweiter Spezialist für die Integration interner und externer Geschäftsprozesse – On-Premise oder als Service/Cloud-Lösung. Die technologische Basis bildet die SEEBURGER Business Integration Suite – eine zentrale, unternehmensweite Datendrehscheibe für sämtliche Integrationsaufgaben und für den sicheren Datentransfer. Als langjähriger zertifizierter SAP-Partner bietet SEEBURGER überdies Werkzeuge sowie fertige Softwarelösungen zur Abbildung, Steuerung und Kontrolle von SAP-Prozessen. SEEBURGER-Kunden profitieren von der 30-jährigen Branchenexpertise und dem Prozess-Know-how aus Projekten bei mehr als 10.000 Unternehmen wie Bosch, EMMI, EnBW, E.ON, Hapag-Lloyd, Heidelberger Druckmaschinen, LichtBlick, Lidl, Linde, OSRAM, Ritter Sport, RWE, SCHIESSER, SEW-EURODRIVE, s.Oliver, SupplyOn, Volkswagen u.a. Seit der Gründung 1986 ist Bretten Hauptsitz des Unternehmens. SEEBURGER unterhält 11 Landesgesellschaften in Europa, Asien und Nordamerika. Weitere Informationen unter: www.seeburger.de.
 
Direkter Kontakt:
Dr.-Ing. Seref Erkayhan
SEEBURGER AG
s.erkayhan@seeburger.de

Rolf Wessel
SEEBURGER AG
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