Die E-Rechnungspflicht zum 01.1.2025 kommt – Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können und benötigen somit kurzfristig eine Lösung

Frankfurt a. M., 20.11.2024 –- Mit smarten Lösungen können Unternehmen kurzfristig noch gesetzeskonform die E-Rechnungspflicht erfüllen und sich für den Empfang vorbereiten. E-Invoicing- und Tax-Compliance-Experte Raoul Koch (Unifiedpost GmbH) empfiehlt die Visualisierungsfunktion („Sicht-PDF”) von E-Rechnungslösungen als schnellen Weg, um dem Mandat noch zum Stichtag gerecht zu werden.

Ab dem 1. Januar 2025 kommt in Deutschland der erste Schritt zur Verpflichtung der elektronischen Rechnungsstellung für Unternehmen. Diese Anforderung besagt, dass ab 1.1.2025 Unternehmen fähig sein müssen, elektronische Rechnungen („E-Rechnungen”) gemäß dem Europäischen Standard EN 16931 zu empfangen und aufzubewahren. Zur Übermittlung einer E-Rechnung ist eine ausdrückliche Zustimmung nicht mehr erforderlich. Es wird vorausgesetzt, dass das empfangende Unternehmen die technischen Voraussetzungen dafür ab 1.1.2025 organisiert hat. Entsprechend zu nennende Formate sind hier in Deutschland XRechnung oder ZUGFeRD. Ziel dieser Regelung ist es, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und die Digitalisierung der Wirtschaft voranzutreiben.

Für Unternehmen bedeutet dies, dass sie zukünftig Rechnungen nicht mehr nur in Papierform oder einfachen PDF-Dokumenten erhalten werden. Stattdessen müssen sie Rechnungen annehmen können, die in strukturierten Formaten erstellt und zugesendet werden. Diese sind für den maschinellen Import und die automatische Verarbeitung in IT-Systemen ausgelegt. So können die Rechnungen ohne zusätzlichen Aufwand digital eingelesen und verarbeitet werden, was für Unternehmen im öffentlichen Beschaffungswesen schon länger eine Pflicht ist und nun auch in die Privatwirtschaft übergeht.

Jedoch sind immer noch viele Unternehmen nicht in der Lage, zum 1.1.2025 vollumfänglich auf die elektronische Rechnungsbearbeitung umzustellen und eingehende E-Rechnungen im betrieblichen Prozess zu verarbeiten. Raoul Koch, Country Manager Germany bei der Unifiedpost Group, schlägt als kurzfristige Lösung solche Services vor, die aus den E-Rechnungen eine PDF-Visualisierung erstellen. Dies sei eine zügig umsetzbare, gute und pragmatische Lösung, die entsprechende E-Rechnungstools, wie Banqup, bereits integriert zur Verfügung stellen. Als E-Rechnungsexperte weiß Koch, dass es insbesondere im Bereich Datenschutz (DSGVO), Auftragsdatenverarbeitung (ADV) und Archivierung (GoBD) wichtige Standards gibt, die zwingend erfüllt sein müssen. Hier sollte man immer darauf achten, dass man mit einem Anbieter zusammenarbeitet, der sein Angebot auf eine langjährige Expertise stützt! Koch empfiehlt deshalb: „Eine sichere Lösung eines etablierten E-Rechnungs-Anbieters, wie beispielsweise Banqup, ist hier entscheidend. Denn Unternehmen möchten ihre Rechnungen verständlicherweise nicht jedem OnlineTool anvertrauen!”

Tatsächlich besteht ein nicht unerhebliches Risiko im Bereich der E-Rechnungen, wenn damit nicht richtig umgegangen wird – und damit beispielsweise der Vorsteuerabzug riskiert wird. Das ist hier das scharfe Schwert der Finanzverwaltungen!

Auch wenn ein E-Rechnungsprofi nicht zufrieden sein kann, wenn anschließend intern weiter mit einem PDF gearbeitet wird, so gibt es doch in dem einen oder anderen Fall triftige Gründe, mit einer solchen Lösung und einem sogenannten Viewer zu arbeiten. Wir alle kennen Szenarien, wo es in den nächsten Wochen oder sogar Monaten noch gute Gründe gibt, warum die bestehende PDF-basierte Arbeitsweise im Unternehmen nicht unmittelbar vollständig digital abgelöst werden kann.

Solche Lösungen wie Banqup ermöglichen es, XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien gesetzeskonform anzunehmen, rechtssicher zu archivieren und mit einer integrierten Visualisierung im Handumdrehen in PDFs zu konvertieren, um die neue Pflicht ab dem 1.1.2025 zu erfüllen. Diese können dann übergangsweise automatisiert in bestehende Prozesse integriert werden, auch wenn diese noch nicht auf ein volldigitales Rechnungsmanagement ausgerichtet sind. Banqup gewährleistet dabei die rechtliche Konformität, so dass Unternehmen die neuen Anforderungen erfüllen können, ohne direkt hohe Investitionen in neue IT-Infrastrukturen tätigen zu müssen. Und selbstverständlich kann eine Lösung wie Banqup später weiter im Einsatz bleiben und dann die eingehenden diversen E-Rechnungsformate annehmen und volldigital, in einem einheitlichen Datenformat, an die nun darauf vorbereiteten Systeme liefern.

Übrigens ist auch die Erstellung von E-Rechnungen nach Norm EN 16931 mit solchen Tools sehr einfach möglich. In wenigen Schritten lässt sich hier eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Datei erstellen. Oder auch eine Rechnung in das Peppol-Netzwerk versenden. Somit sind Unternehmen auch direkt für die kommenden weiteren Phasen der deutschen Verpflichtung sowie für die anstehenden internationalen Anforderungen gewappnet.

Dies ist ein kostengünstiger und pragmatischer Ansatz, um den Einstieg in die Welt der elektronischen Rechnungsstellung zu erleichtern und mehr Zeit für die Einrichtung des langfristig optimierten digitalen Systems zu gewinnen.

Um regelkonform auf die Pflicht im Januar vorbereitet zu sein, kann beispielsweise das genannte Tool Banqup 30 Tage kostenfrei getestet werden: www.banqup.de. Vom ersten Tag an sind die Rechnungsprozesse somit gesetzeskonform, effizient und sicher. Mit allen erforderlichen Optionen für die noch kommenden Anforderungen der internationalen E-Rechnungen und diversen geplanten europäischen B2B-Meldeplattformen.

Über die Unifiedpost Group

Gegründet in 2001, hat die Unifiedpost Group mittlerweile 1.200 Mitarbeitende in über 30 Ländern und bietet eine führende cloudbasierte Plattform für Geschäftsdienstleistungen in den Bereichen „Documents“, „Identity“ und „Payments“. Unternehmen jeder Größe und Branche sowie Behörden nutzen die Plattform der Unifiedpost Group, um ihre Finanzprozesse zu digitalisieren, sich in einem sicheren globalen Netzwerk miteinander zu verbinden, sowie eine Anbindung an internationale Plattformen der Steuerbehörden vorzunehmen. Auf diese Weise ermöglicht die internationale Dokumentenplattform eine sichere und unkomplizierte Übermittlung von geschäftlichen Transaktionen und darüber hinaus die Einhaltung von internationalen Steuervorschriften im Bereich der Tax Compliance. Das Portfolio umfasst spezielle Produkte und Services für die Anforderungen der E-Rechnungen in Deutschland und des internationalen E-Invoicings, mit dem Fokus auf der Digitalisierung von Dokumenten- und Zahlungsprozessen in Procure-to-Pay und Order-to-Cash.

Pressekontakt:
Unifiedpost GmbH
Raoul Koch
Country Manager
E-Mail: raoul.koch@unifiedpost.de