Was bedeutet “Konvertierung”?
aus der PSP-Reihe: Experten erläutern die GoBD
(Auszug) Mit dem Schreiben vom 14. November 2014, den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“, hat das BMF dargelegt, welche Vorgaben aus Sicht der Finanzverwaltung an IT-gestützte Prozesse zu stellen sind.1 Die GoBD sind für Veranlagungszeiträume anzuwenden, die nach dem 31. Dezember 2014 beginnen und betreffen grundsätzlich alle Steuerpflichtigen mit Gewinneinkünften i. S. d. § 5 EStG, § 4 Abs. 1 EStG sowie auch nicht buchführungspflichtige Unternehmen, wie insbesondere Einnahmen-Überschuss-Rechner2. Die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonst erforderlicher elektronischer Aufzeichnungen einschließlich der Verfahren trägt allein der Steuerpflichtige. Dies gilt auch bei einer teilweisen oder vollständigen organisatorischen und/oder technischen Auslagerung von Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten auf Dritte, wie auch etwa Steuerberater (Outsourcing).3
Eine grundsätzliche Frage, welche die Unternehmen beschäftigt, ist die Zulässigkeit von sog. Formatkonvertierungen für empfangene oder intern ursprünglich in einem anderen Format erzeugte Unterlagen sowie die sich daraus ergebenden Anforderungen. Solche Konvertierungen können beispielhaft aus folgenden Gründen notwendig oder geboten sein:
- Die erhaltenen Unterlagen sind mit den vorhandenen Werkzeugen auf den Arbeitsplätzen ohne Formatkonvertierung nicht lesbar.
- Das Unternehmen möchte proprietäre, herstellerspezifische Formate auf ein standardisiertes Format vereinheitlichen, um diese – ohne die Notwendigkeit, spezielle Softwarekomponenten vorhalten zu müssen – dauerhaft lesbar zu machen.
- Bei einer anstehenden Archivmigration will das Unternehmen alte Formate (z. B. TIFF G3 aus den 80er Jahren) in moderne Formate (z. B. PDF oder PDF/A) konvertieren.
Soweit nun eine Umwandlung (Konvertierung) empfangener aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ein anderes, intern verwendetes Format (sog. Inhouse-Format) erfolgt, sind nach den GoBD stets beide Versionen aufzubewahren, derselben Aufzeichnung zuzuordnen und mit demselben Index zu verwalten. Die konvertierte Version ist als solche zu kennzeichnen.4
Doch was bedeuten diese Vorgaben konkret? (…)
Autoreninformationen:
- Stefan Groß, Partner und Steuerberater bei Peters, Schönberger & Partner mbB
- Dipl.-Fw. Bernhard Lindgens, Bundeszentralamt für Steuern5
- Bernhard Zöller, Geschäftsführer bei Zöller & Partner GmbH
- Thorsten Brand, Senior Berater bei Zöller & Partner GmbH
- Stefan Heinrichshofen, Partner, Rechtsanwalt und Steuerberater bei Peters, Schönberger & Partner mbB
1BMF v. 14. November 2014 – IV A 4 – S 0316/13/10003, BStBl. I 2014, S. 1450.
2Steuerpflichtige, die ihren Gewinn nach den Vorschriften des § 4 Abs. 3 EStG ermitteln.
3GoBD (Fn. 2), Rn. 21.
4GoBD (Fn. 2), Rn. 135.
5Der Beitrag wurde nicht in dienstlicher Eigenschaft verfasst.