Serbien führt e-Fakturierung ab 2022 ein

Elektronische Steueranforderungen werden immer üblicher, nicht nur unter EU-Ländern. Erwähnenswert sind die kürzlichen Entwicklungen zur e-Fakturierung in Ägypten, zum eInvoicing im Königreich Saudi-Arabien und dem Marktpilot e-Fakturierung in den Vereinigten Staaten. Nun setzt auch  Serbien die verpflichtende e-Fakturierung ab Januar 2022 um. 

Rechtlicher Hintergrund

Die Einführung der elektronischen Fakturierung in Serbien beruht hauptsächlich auf dem Gesetz Nr. 44/2021 vom 29. April 2021. Diese Gesetzgebung regelt die Ausstellung, die Übermittlung, den Empfang, die Bearbeitung und die Speicherung von elektronischen Rechnungen sowie deren Inhalt. Sie schafft außerdem einen Rahmen für das e-Fakturierungssystem, das von der serbischen Regierung eingeführt werden soll.

Das Inkrafttreten der verpflichtenden e-Fakturierung in Serbien wird in den folgenden Phasen erfolgen:

• G2G: Die Verpflichtung des öffentlichen Dienstes, elektronische Rechnung zu empfangen und aufzubewahren, sowie die Verpflichtung, elektronische Rechnungen an andere Rechnungsempfänger des öffentlichen Dienstes auszustellen, gilt seit 1. Januar 2022.
• G2B: Die Verpflichtung öffentlicher Betriebe, elektronische Rechnungen an  Unternehmen des Privatsektors auszustellen, gilt ab 1. Juli 2022. Gleiches gilt für die Verpflichtung des Privatsektors, eine von der öffentlichen Hand  ausgestellte elektronische Rechnung zu empfangen und aufzubewahren.
• B2G: Die Verpflichtung von Unternehmen des Privatsektors, elektronische Rechnungen an Empfänger der öffentlichen Hand auszustellen, gilt seit 1. Januar 2022 gelten.
• B2B: Die Verpflichtung, elektronische Rechnungen in Geschäften zwischen Unternehmen des Privatsektors zu erstellen und aufzubewahren, soll ab dem 1. Januar 2023 gelten.

Die Nichteinhaltung der Anforderung der elektronischen Fakturierung unterliegt Geldstrafen von bis zu 2 Millionen Serbischen Dinars (ca. 17,000 Euro).

Technische Übersicht

Grundsätzlich verfolgt das serbische e-Fakturierungssystem im so genannten Verrechnungsmodell, welches beispielsweise in Italien (SdI) schon angewandt wird. Das heißt, dass die Übermittlung und die einleitende Validierung der elektronischen Rechnungen über eine Schnittstelle erfolgen, die von den Steuerbehörden verwaltet wird.

In Serbien wird das nationale e-Fakturierungssystem dahger auch einfach Sistem E-Faktura genannt. Außerdem wurde eine Nebenstellenanlage, das Sistem za Upravljanje Fakturama (SUF), welche über www.esuf.rs und www.esuf.gov.rs zugänglich ist, eingeführt, um den Steuerzahlern bei der Fakturierung und Speicherung der Rechnungen zu unterstützen.

Beglaubigte Anmeldung vor Nutzung nötig

Um mit dem Gebrauch des elektronischen Fakturierungssystem zu beginnen, hat sich ein Steuerzahler zuerst über das zugewiesene Portal, das über www.eid.gov.rs zugänglich ist, anzumelden. Die Anmeldung erfordert eine Beglaubigung anhand einer qualifizierten elektronischen Bescheinigung.

Es gibt zwei Hauptwege, um serbische elektronische Rechnungen zu erstellen, einzureichen und zu empfangen:

• Manuell über das e-Fakturierungsportal
• Direkt aus dem ERP (Warenwirtschaftssystem) der steuerpflichtigen Unternehmen, wie z.B. über SAP anhand der zugeordneten API (Anwendungsprogramm-Schnittstellen), die von den serbischen Steuerbehörden zur Verfügung gestellt wird.

Kleine Steuerpflichige, die nicht viele Rechnungen ausstellen, könnten die manuelle Option bevorzugen. Jedoch gibt es für mittelgroße und große Steuerzahler, die wahrscheinlich über weitreichende Warenwirtschaftssysteme verfügen, keine praktische Alternative zum Anschluss ihres Warenwirtschaftssystems an das nationale elektronische Fakturierungssystem über die beschriebene API-Lösung.

Die serbische e-Fakturierungs-API basiert auf REST API, was einige “Methoden” für die Kommunikation mit dem staatlichen System ermöglicht.

Zum Beispiel hat die Erstellung einer Rechnung anhand der ‘POST’-Methode zu erfolgen. Nachdem dies erfolgreich geschehen ist, erhält der Steuerzahler eine JSON-Antwort mit einem einzigartigen Rechnungskennzeichen (Ausgangsrechnung ID-Kennziffer). Um die API zu benutzen, haben die Steuerzahler diese einzuschalten und eine zugewiesene ID-Kennziffer zu erzeugen. Dies ist über das e-Rechungsportal zu vollziehen.

Serbisches E-Rechnungsformat und -inhalt

Wie die meisten e-Steueranforderungen müssen die serbischen elektronischen Rechnungen im XML-Format ausgestellt werden. Serbische XML e-Rechnungen haben dem UBL 2.1. Standard zu entsprechen. Bei UBL handelt es sich um einen Satz von standardisierten XML-Geschäftsdokumenten wie z.B. Kaufaufträge, Rechnungen und Logistikdokumente. Der UBL-Standard wird von dem Unternehmen OASIS Open geführt.

Der Inhalt der serbischen e-Rechnungen ist übrigens relativ anspruchsvoll. Es gibt Dutzende von Feldern, die in der XML-Datei anzugeben sind und die Verkäufer- und Käuferangaben, Produktdaten von Waren, detaillierte Umsatzsteuerdaten, Zahlungsanweisungen usw. umfassen.

Darüber hinaus ist jedes Dokument mit einem spezifischen Code zu bezeichnen, der die Art der Rechnung anzeigt. Beispielsweise bezieht sich 380 auf eine Standardrechnung, 384 auf eine Korrektivrechnung und 386 auf eine Vorauszahlungsrechnung. Es liegen zwei weitere Codes vor: 381 und 383 beispielsweise kennzeichnen sehr spezifische, nicht-standardmäßige Szenarios.

Ein separates Verzeichnis von Codes ist für Umsatzsteuerkategorien (Feld: Steuerkategorie) eingeführt worden. Beispielsweise steht ‘S’ für Standardrate, ‘AE’ für Abzugsverfahren und ‘E’ für Freistellung von der Umsatzsteuer.

Höchste Zeit, um mit der Einführung der e-Fakturierung zu beginnen

Unternehmen, die geschäfte mit der öffentlichen hand in Serbien machen (oder dies vorhaben), sollten möglichst bald mit der Einführung der Lösungen beginnen, um die Übermittlung der e-Rechnungen zu ermöglichen. Es gibt zu diesem Zweck auch schon eine Testanordnung (www.demoefaktura.mfin.gov.rs), die vom serbischen Finanzministerium zur Verfügung gestellt worden ist und in der die Steuerzahler ihre Systeme validieren können.

Jedoch sollten Firmen, die mit dem Gebrauch der elektronischen Rechnungen ab Juli 2022 (G2B) oder Januar 2023 (B2B) beginnen werden, die Schritte zur Einführung der e-Fakturierung nun einlegen. Dies ist insbesondere wichtig, da es nicht viele Informationen über die serbische e-Fakturierung auf Englisch gibt. In der Tat gibt es von den serbischen Steuerbehörden veröffentlichte, detaillierte technische Anleitungen und selbst Videoanweisungen.

Kleines Manko: Noch sind alle Quellen auf Serbisch. Das könnte ein zusätzliches Problem für multinationale Unternehmen sein, in denen viele Funktionen wie IT oder Steuerregelkonformität, zentralisiert sind und die e-Fakturierung meistens durch auswärtige Angestellte geführt wird.