E-Rechnungsgesetz

Alles Wissenswerte zur E-Rechnung in Deutschland

Mit dem sogenannten E-Rechnungsgesetz werden die Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 in nationales Recht umgesetzt. Das E-Rechnungsgesetz schafft damit eine verbindliche Rechtsgrundlage für den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen durch öffentliche Auftraggeber.

Ab ab dem 27. November 2018 treten die entsprechenden Vorschriften für alle Bundesministerien und Verfassungsorgane in Kraft. Alle anderen öfentlichen Auftraggeber (z. B. Gemeinden etc.) betrifft die Neuregelung erst ein Jahr später, also ab dem 27. November 2019.

Die Bundesregierung kann zudem künftig per Rechtsverordnung weitere Detailanforderungen in Bezug auf

  • die elektronische Rechnungsstellung,
  • das zu verwendende Rechnungsdatenmodell sowie
  • die Verbindlichkeit der elektronischen Form

festlegen. Die entsprechende Rechtsverordnung wird im Laufe der nächsten Wochen erwartet.

Gesetzesentwurf mit weitreichenden Folgen für Unternehmen

Was sich zunächst nur wie eine bürokratische Neuerung für die öffentliche Verwaltung anhört, lässt auch viele kleine, mittelständische und große Unternehmen aufhorchen. Denn demnach darf der Aussteller einer elektronischen Rechnung künftig nur erwarten, dass diese von der öffentlichen Verwaltung (bzw. den sonstigen im Gesetz genannten Auftraggebern) akzeptiert wird, wenn seine Rechnung sämtliche relevante Daten zumindest auch in strukturierter Form vorhält.


Zeitplan E-Rechnungsgesetz in Deutschland

Das Wichtigste zum E-Rechnungsgesetz in Kürze

Um was es beim E-Rechnungsgesetz geht:

Hauptziel der umzusetzenden Richtlinie ist das Schaffen eines technologieneutralen, inhaltlichen E-Invoicing-Standards. Dieser soll sowohl mit nationalen als auch internationalen Standards kompatibel sein und sich (neben der Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen) auch für den einfachen, sicheren, schnellen und ressourcenschonenden Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen eignen. Einziges Problem: Die technologischen Unterschiede zwischen den verschiedenen nationalen und privatwirtschaftlichen Rechnungsverarbeitungssystemen, die trotz der Einführung des neuen semantischen Standards wohl weiterbestehen werden.

Wen die Neuregelung(en) betreffen:

Unter Zugzwang sind zunächst vor allem die Bundesministerien und die Verfassungsorgane. Doch schon ein Jahr später müssen auch die übrigen öffentlichen Auftraggeber elektronische Rechnungen akzeptieren. Für die zahlreichen Zuliefererbetriebe aus der privaten Wirtschaft tickt damit ebenfalls die Uhr. Die Frage ist somit nicht mehr, ob man als Unternehmen auf den elektronischen rechnungsaustausch umstellen sollte, sondern wie und bis wann.

Was öffentliche Auftraggeber und Zulieferer nun tun müssen:

Mit Blick auf verbleibende technische Hürden - und die damit verbundenen Einführungskosten - kann es sinnvoll sein, sich einen erfahrenen Technologie- und beratungspartner an die Seite zu holen. Denn spezialisierte E-Invoicing-Provider, die die technischen Unterschiede in einer Art Maklerfunktion überbrücken, eröffnen Rechnungssendern und Rechnungsempfängern gleichermaßen unabhängig von technischen oder finanziellen Restriktionen eine sichere und umweltschonende Alternative, um am elektronischen Rechnungsaustausch teilzunehmen. Europaweit.


Die häufigsten Fragen zum E-Rechnungsgesetz

 


Kann ich weiterhin ZUGFeRD für meine Rechnungen nutzen?

Davon ist derzeit auszugehen. Sofern die ZUGFeRD Spezifikation in der Version 2.0 den Vorgaben der europäischen Norm entspricht, wird es sicherlich möglich sein, auch ZUGFeRD Rechnugen an die öffentliche Hand zu senden. Dabei steht es Auftraggebern der öffentlichen Hand natürlich frei neben den in der Verordnung genannten Formaten auch ZUGFeRD Rechnungen zu akzeptieren.

Was ist die XRechnung und für wen ist sie gedacht?

Die XRechnung soll für die öffentlichen Auftraggeber in Deutschland die Europäische Norm abbilden. Bei der XRechnung handelt es sich also nicht um einen neuen, losgelösten Standard, sondern um ein von deutschen Experten aus Bund, Ländern und Kommunen erarbeitetes eindeutiges Profil der europäischen Vorgaben. Dieses abgestimmte Vorgehen soll gewährleisten, dass sich die verschiedenen entsprechenden öffentlichen Auftraggeber unabhängig voneinander mit der Interpretation der Norm auseinandersetzen und ggf. unterschiedliche Interpretationen der Norm implementiert werden. Somit haben Lieferanten der öffentlichen Verwaltung zukünftig die Möglichkeit, auf Basis eines einheitlichen Standards mit der Verwaltung zu kommunizieren.

Was bedeutet KoSIT?

Die Abkürzung KoSIT steht für "Koordinierungsstelle für IT-Standards". Sie unterstützt den IT-Planungsrat koordinativ bei der Entwicklung und dem Betrieb von IT-Standards für den Datenaustausch in der öffentlichen Verwaltung. Das Steuerungsprojekt hat die Aufgabe, die rechtliche und organisatorische Ausgestaltung der elektronischen Rechnung für die öffentliche Verwaltung in Deutschland zu übernehmen und die bestehende CEN Norm in einen nationalen Standard XRechnung zu überführen.

Muss zukünftig jeder E-Rechungen senden/empfangen?

Nein. Die EU-Richtlinie verpflichtet lediglich die öffentlichen Auftraggeber im sogenannten oberschwelligen Vergabebereich zum Empfang von elektronischen Rechnungen. Im E-Rechnungsgesetz des Bundes entfällt allerdings die Beschränkung auf oberschwellige Vergaben, so dass auch für alle anderen Aufträge elektronische Rechnungen empfangen und verarbeitet werden müssen. Ob es eine Verpflichtung für die Lieferanten zum Versand elektronischer Rechnungen geben wird, ist noch offen. Dies wird ggf. in der noch zu veröffentlichenden Rechtsverordnung geregelt. Dennoch gehen nahezu alle Experten davon aus, dass die Einführung der E-Rechnung für Geschäfte mit der Öffentlichen Hand auch im B2B-Bereich erheblich zur flächendeckenden Weiterverbreitung des E-Invoicings als schneller, sicherer und kostengünstiger Alternative zur klassischen Papierrechnung beitragen wird.

Wie stelle ich auf E-Invoicing um?

Um erfolgreich auf E-Invoicing umzustellen, bedarf es neben der Auswahl von technischen Komponenten auch unternehmensinternen Anpassungen. Zu den technischen Komponenten gehören neben einem elektronischen Rechnungseingang zusätzlich der digitale Rechnungsworkflow sowie ein revisionssicheres elektronisches Archiv. Das übliche Projektvorgehen bei der Umstellung auf E-Invoicing setzt sich aus folgenden Phasen zusammen:

  • Analyse der IST-Prozesse
  • Identifizierung von Optimierungspotenzialen
  • Ableitung von SOLL-Prozessen
  • Anbieterauswahl

Das Changemanagement erfolgt projektbegleitend, um zu gewährleisten, dass die neuen Komponenten letztlich durch alle Mitarbeiter akzeptiert und genutzt werden. Idealerweise werden bei dieser Umsetzung auch Potenziale in der Optimierung des Zusammenspiels zwischen Einkauf und Rechnungswesen gehoben.

Brauche ich neue Software (ERP, Buchhaltung etc.)?

Nein, allerdings werden vermutlich Anpassungen der Software nötig sein, damit die neuen Formate generiert, übermittelt und verarbeitet werden können.

Wird es ein zentrales E-Rechnungsportal geben?

Um die Bundesverwaltung bei der Umstellung auf die elektronische Rechnung zu unterstützen, wird im Rahmen der Umsetzung der Vorgaben des Gesetzes ggf. eine zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes entwickelt, die es Bundeseinrichtungen ermöglicht einen elektronischen Rechnungseingang vorzuhalten.

Was ist der Vorteil von E-Rechnungen?

Der elektronische Rechnungsaustausch eröffnet enorme Einsparungspotenziale. Diese resultieren aus der Verbesserung von Prozessen und unternehmensinternen Abläufen. Durch den elektronischen Rechnungsaustausch lassen sich manuelle Aufwände reduzieren und Medienbrüche vermeiden. Der Return on Investment stellt sich dabei zumeist innerhalb relativ kurzer Zeit ein.

Wird es für Unternehmen künftig ggf. auch eine Verpflichtung geben, Rechnungen elektronisch an den Bund zu senden?

Das ist momentan noch nicht klar und wird vermutlich in der noch zu veröffentlichenden Rechtsverordnung zum E-Rechnungsgesetz geregelt werden.

Ab wann tritt diese Verpflichtung ein?

Die obersten Bundesbehörden müssen ab dem 27.11.2018 in der Lage sein elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Alle anderen öffentlichen Auftraggeber folgen dann ein Jahr später am 27.11.2019.

End FAQ

Info-Service zum E-Rechnungsgesetz 2018

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Stefan Groß VeR-Experte "Steuern & Recht"

Dipl.-Kfm. Stefan Groß ist Steuerexperte und Partner bei Peters, Schönberger & Partner in München. Er besitzt die Qualifikation als Steuerberater und ist Certified Information Systems Auditor (CISA).

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Dr. Donovan Pfaff VeR-Experte "Financial Supply Chain"

Dr. Donovan Pfaff unterstützt seit über 15 Jahren als Geschäftsführer der Bonpago GmbH die öffentliche Verwaltung und Unternehmen bei der Einführung von elektronischen Rechnungen und der damit verbundenen Optimierung im Finanz- und Rechnungswesen.

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Harald Ross VeR-Experte "Technik & Standardisierung"

Harald Ross ist Geschäftsführer der b4value.net GmbH und Fachmann für alle technischen und fachlichen Fragen rund um den elektronischen Rechnungsaustausch.

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