Revisionssicherheit bezeichnet die Eigenschaft elektronischer Archivsysteme, Dokumente und Daten so zu speichern, dass sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und jederzeit prüfbar sind. In Deutschland müssen solche Systeme insbesondere den Vorgaben des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung (AO) und den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) genügen.

Merkmale der Revisionssicherheit:

• Ordnungsmäßigkeit: Dokumente müssen entsprechend den rechtlichen und internen Anforderungen aufbewahrt werden.
• Vollständigkeit: Alle relevanten Dokumente sind vollständig zu archivieren, ohne dass Informationen verloren gehen.
• Sicherheit des Gesamtverfahrens: Das gesamte Archivierungssystem muss gegen unbefugte Zugriffe und Veränderungen geschützt sein.
• Schutz vor Veränderung und Verfälschung: Archivierte Dokumente dürfen nach ihrer Ablage nicht mehr verändert oder manipuliert werden können.
• Sicherung vor Verlust: Es müssen Maßnahmen getroffen werden, um den Verlust von Dokumenten zu verhindern, beispielsweise durch regelmäßige Backups.
• Nutzung nur durch Berechtigte: Der Zugriff auf archivierte Dokumente ist ausschließlich autorisierten Personen gestattet.
• Einhaltung der Aufbewahrungsfristen: Gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen sind strikt einzuhalten.
• Dokumentation des Verfahrens: Das Archivierungssystem und dessen Prozesse müssen umfassend dokumentiert sein, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.
• Nachvollziehbarkeit: Jede Aktion innerhalb des Archivierungssystems sollte nachvollziehbar und protokolliert sein.
• Prüfbarkeit (Lesbarkeit): Archivierte Dokumente müssen während der gesamten Aufbewahrungszeit lesbar und prüfbar bleiben.

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