Avaya implementiert erfolgreich Lösungen von XimantiX
16.03.2013 – München, 15. März 2013 – Bisher erfolgte die Aussendung der Belege bei Avaya, dem weltweit operierenden Anbieter von Kommunikationssystemen, ausnahmslos postalisch. Das hatte eine Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Druck-Dienstleistern zur Konsequenz. Als Wettbewerbsvorteil und getragen von den Wünschen der Kunden, erfolgte eine sukzessive Umstellung auf den elektronischen Belegversand. Hauptziele von Avaya waren auch die parallele Berücksichtigung von unternehmerischen Zielen und gleichzeitiger Druck-Konsolidierung. Das heißt, verschiedene Drucksysteme mussten zusammen geführt werden, um die papierbasierten Prozesse zu optimieren.
Eine für alle. XimantiX eBeleg Service übernimmt den kompletten Belegversand.
Der Einsatz mehrerer heterogenen Schnittstellen sollte durch die Einführung einheitlicher Lösungen ersetzt werden. Avaya wünschte sich eine zeitgemäße Lösung zur Prozess-Optimierung und Druck-Konsolidierung.
Einige Kunden von Avaya forderten nach wie vor klassische Papierbelege. Aus diesem Grund war es für Avaya wichtig, ein hybrides System einzuführen. Die Lösung für diese Anforderung ist XimantiX eBeleg Service. Das duale System ermöglicht wahlweise den elektronischen oder den postalischen Versand über eine Programmplattform. Zusätzlich verfügt XimantiX über eine standardisierte Schnittstelle zum bestehenden ERP-System von SAP. Für den vertraulichen Versand von Belegen bietet XimantiX – über die eBeleg Service Schnittstelle – eine Versandoption mit hohem Sicherheitsgrad an.
Ein Großteil des Belegvolumens von rund 400.000 Belegen mit einem Umfang von etwa 800.000 Seiten bilden Rechnungen, Mahnungen und Auftragsbestätigungen. Diese sollen in Zukunft per E-Mail verschickt und als strukturierte Daten direkt in das entsprechende Empfänger-ERP-System eingelesen werden.
Alle weiteren, postalisch versendeten Belege, werden über die Hybrid-Schnittstelle von eBeleg Service verarbeitet. Dabei besteht über die XimantiX Lösung die Möglichkeit der Konsolidierung mehrerer Belege zu einer Sendung. Zusätzlich erhält Avaya im ERP-System eine Rückmeldung über die erfolgreiche Belegverarbeitung. Für die Aufbereitung und den Versand der Belege wurde der XimantiX Partner SwissPost Deutschland ausgewählt.
Vertrauliche Belege werden über die IncaMail-Schnittstelle von eBeleg Service zugestellt. Die sichere und verschlüsselte elektronische Zustellung von elektronischen Gehaltsmitteilungen per E-Mail erfolgt durch die Lösung IncaMail, einem Kooperationsprodukt von Swisspost und XimantiX.
Die Mitarbeiter haben dabei die Möglichkeit zu entscheiden, ob sie ihre Gehaltsinformationen physisch oder mit sicherer vertraulicher IncaMail der SwissPost, erhalten möchten. Registriert wird dabei einmalig mit der jeweiligen persönlichen E-Mail-Adresse, um vertrauliche Dokumente passwortgeschützt und verschlüsselt direkt in das E-Mail-Postfach zu erhalten. Physische Gehaltsbelege werden über das ISO 27001 zertifizierte Druckzentrum der SwissPost Deutschland produziert und verschickt.
Die Schnittstelle Visipost zum ERP- System SAP R3 und SAP HR hat der XimantiX Partner VISICON bereitgestellt. VISIPost für SAP wurde auf Basis etablierter Standards in die SAP Umgebung von Avaya integriert. Somit kann der prozessoptimierte elektronische Belegversand auf Basis einer standardisierten Schnittstelle sichergestellt werden. Durch die integrierte Hybridpost-Funktion können Empfänger, die weiterhin auf Papier bestehen, Rechnungen und andere Dokumente klassisch per Post erhalten.
Über Ximantix XimantiX blickt auf fundiertes Know-how und eine stetig erfolgreiche Weiterentwicklung im Bereich elektronisches Dokumenten-Output-Management zurück. Meilensteine in der Technologie-Entwicklung waren die Einführung eines eigenen Signatur-Servers 2006, die Schnittstellen-Integration zu einer Vielzahl von ERP-Systemen und zu mehreren Dokumenten-Output-Management-Partnern für die Hybridpostverarbeitung sowie die Eröffnung des E-Beleg-Centers in Form eines hauseigenen Portals im Jahre 2009. 2010 folgte dann die Edifact-Anbindung und 2012 komplettiert die IncaMail-Anbindung zum sicheren und vertraulichen Versand von Belegen das Angebot. Technologieentwicklung entlang der Kundenbedürfnisse ist ein wichtiger Bestandteil der Unternehmensstrategie. Auf dieser Basis engagiert sich XimantiX für die Kunden als Dienstleister mit einem umfassenden Service-Angebot und Komplettlösungen im Bereich E-Beleg, Dokumenten-Outputmanagement und elektronischer Bezahlabwicklung. Über VISICON Die VISICON erbringt seit 1998 SAP Beratungsdienstleistungen und ist unter anderem spezialisiert auf Schnittstellen, EDI- und Portallösungen. Ansprechpartner für weitere Informationen: Reinhard Wild Geschäftsführer XimantiX Software GmbH Telefon: 0 89/45 23 08 3-18 Mobil: 0152/53 16 72 54 Reinhard.wild@ximantix.com