EnBW setzt bei Rechnungen auf ZUGFeRD
Als einer der größten Energieversorger in Deutschland arbeitet das VeR-Mitglied EnBW Energie Baden-Württemberg AG mit zahlreichen Lieferanten und Dienstleistern zusammen. Das sorgt dafür, dass die Buchhaltung der EnBW jeden Monat mehr als 20.000 Rechnungen zu verarbeiten hat. Um dies zu vereinfachen, hat EnBW die elektronische Rechnungsverarbeitung nach dem Standard ZUGFeRD (Zentrale User Guidelines Forum elektronischer Rechnung in Deutschland) eingeführt.
“Seit 2008 ist EnBW Kunde eines IT-Dienstleisters, der das Unternehmen als langjähriger Partner in IT-Fragen auch in diesem Projekt unterstützt hat und zusätzlich als Pilot-Lieferant fungierte”, sagt Gerald Künzig, Prozessverantwortlicher Kreditorenprozess bei EnBW. Denn damit die Rechnungsverarbeitung mit dem Format ZUGFeRD funktioniert, muss der Rechnungslauf des Absenders einige Anforderungen erfüllen.
Dazu hat der IT-Dienstleister die erforderliche Infrastruktur bereitgestellt und seine Software-Lösungen zur Rechnungserstellung angepasst. „Bei ZUGFeRD-Rechnungen werden keine Ausdrucke mehr verschickt, sondern PDFs mit integrierter XML-Datei (Hybridformat) erstellt, deren Aufbau den Vorgaben des Standards entspricht. So können die Systeme des Empfängers die Dateien direkt weiterverarbeiten“, erklärt der zuständige Senior Consultant des Dienstleisters.
„Wenn wir Rechnungen mit der Post erhalten, wird jeder Brief geöffnet, bei Bedarf entklammert und vorsortiert sowie eingescannt. In der Regel müssen Mitarbeiter zudem Rechnungsdaten manuell erfassen“, erklärt Herr Künzig. „Mit dem neuen System wird die Rechnung automatisch ausgelesen und die Daten direkt ins ERP-System übertragen. Bei jährlich rund 4.000 Rechnungen allein von diesem einen IT-Dienstleister ist das eine enorme Zeit- und Kostenersparnis.“
Auch für alle anderen Geschäftspartner der EnBW ist das digitale Verfahren von Vorteil. Sie sparen Kosten für Papier und Versand, schonen die Umwelt und können durch die zeitnahe Erfassung der Rechnungen auch Zahlungsfristen verkürzen. Nach der dreimonatigen erfolgreichen Pilotphase Anfang 2015 führte EnBW die elektronische Rechnungsverarbeitung auch bei weiteren Dienstleistern ein. „Aktuell nutzen wir papierbasierte und digitale Rechnungsstellung parallel. Vor allem bei unseren großen Lieferanten wollen wir aber nach und nach komplett auf ZUGFeRD umsteigen“, sagt Herr Künzig.
Und auch für das kommende Jahr stehen die Zeichen bei EnBW auf Digitalisierung im Rechnungsmanagement. Als nächstes geplant: Inter-Company-Rechnungen im ZUGFeRD-Format!
Über EnBW
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