E-Mail-Postfach für E-Rechnungen: Nur eine vorläufige Lösung, keine nachhaltige Strategie
Berlin/München, im September 2024 – Teile der medialen Berichterstattung rund um eine Kleine Anfrage der CDU/CSU-Fraktion im Deutschen Bundestag vom 11.09.2024 haben den Eindruck erweckt, dass ein einfaches E-Mail-Postfach ausreichen würde, um sich als Unternehmen auf die Einführung der E-Rechnungspflicht für B2B-Geschäfte in Deutschland vorzubereiten. Diese Darstellung ist nach Einschätzung des Verbands elektronische Rechnung (VeR), dem Expertenverband der deutschen E-Invoicing-Branche, jedoch nur bedingt richtig.
Die stark verkürzte Aussage, dass ein E-Mail-Postfach ausreiche, greift aus unternehmerischer wie auch politischer Sicht nämlich deutlich zu kurz. Zwar erfüllt ein E-Mail-Postfach die Mindestanforderungen, um der gesetzlichen Pflicht ab 01.01.2025 nachzukommen. Das Potenzial und die (zukünftigen) Anforderungen der E-Rechnung gehen jedoch weit über das hinaus.
Warum das so ist, möchten wir als Expertenverband an dieser Stelle daher noch einmal in aller Deutlichkeit klarstellen.
E-Rechnungspflicht erst der Anfang, digitales Meldesystem zur Umsatzsteuer das eigentliche Ziel
Die Einführung der E-Rechnung ist nicht als isolierte Maßnahme zu verstehen. Sie soll den Grundstein für ein umfassendes digitales Meldesystem zur Umsatzsteuererhebung und -kontrolle legen, das in den kommenden Jahren aufgebaut werden soll. Langfristig müssen dann nicht nur elektronische Rechnungen zwischen Unternehmen ausgetauscht werden. Die in diesen Rechnungen enthaltenen steuerlich relevanten Daten sollen nach Willen der Bunderegierung und der EU bis zum Ende des Jahrzehnts dabei ebenfalls in Echtzeit an die Finanzverwaltung übermittelt werden.
Diese steuerlich relevanten Rechnungsdaten müssen präzise und sicher übermittelt und abgeglichen werden, um eine lückenlose Kontrolle zu gewährleisten. Ein E-Mail-Postfach kann diese Anforderungen nicht erfüllen!
Zudem erscheint die weitergedachte Vorstellung, dass die Finanzämter die entsprechenden Daten aus den B2B-Rechnungen per E-Mail – quasi „in CC“ – erhalten und verarbeiten sollen, extrem unrealistisch. Denn allein in Deutschland werden jährlich etwa fünf bis sechs Milliarden B2B-Rechnungen ausgetauscht. Würde man E-Mails zur Übermittlung steuerrelevanter Daten nutzen, müssten die Finanzbehörden somit weit über zehn Milliarden E-Mails (!) mit steuerrelevanten Rechnungsdaten pro Jahr verarbeiten. Schließlich müssten für den Abgleich der entsprechenden Steuerangaben sowohl Sender als auch Empfänger einer Rechnung die entsprechenden Steuerdaten an das Finanzamt melden – was weder effizient noch sicher oder praktikabel wäre.
Hinzu kommt, dass E-Mails anfällig für Betrug, Phishing und Manipulation sind. Die Sicherheit und Integrität der steuerrelevanten Daten wären nicht gewährleistet, was der zentralen Zielsetzung der E-Rechnung, nämlich der Verbesserung der Steuerkontrolle und -transparenz, zuwiderlaufen würde. Außerdem fehlt bei der Nutzung eines E-Mail-Postfachs in der Regel die nahtlose Integration in bestehende Buchhaltungs- und ERP-Systeme, was die automatische Verarbeitung und Archivierung der Rechnungen behindert und zusätzliche manuelle Schritte erfordert.
In der Sackgasse: Gesetzeskonforme Aufbewahrung mit E-Rechnungen per E-Mail
Ein weiterer wesentlicher Punkt, der gegen die favorisierte Nutzung eines E-Mail-Postfachs als nachhaltige Lösung spricht, sind die nach wie vorgeltenden Archivierungspflichten nach den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD). Denn hiernach müssen elektronische Rechnungen im Originalformat und revisionssicher archiviert werden. E-Mails enthalten häufig jedoch nicht nur die Rechnung selbst, sondern auch weitere relevante Informationen, die dann ebenfalls gesetzeskonform aufbewahrt werden müssen. Das erhöht den Aufwand und die Fehleranfälligkeit erheblich, insbesondere da viele E-Mail-Systeme nicht über die notwendige technische Infrastruktur für eine GoBD-konforme Archivierung verfügen.
Der manuelle Transfer der Rechnungsdaten in ein separates Archivierungssystem widerspricht zudem dem Ideal einer lückenlosen, automatisierten Prozesskette und birgt erhebliche Risiken in Bezug auf Datenintegrität und Prüfsicherheit. Unternehmen, die auf E-Mail setzen, laufen somit Gefahr, den gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung ihrer Rechnungen nicht gerecht zu werden.
E-Mail als Übertragungskanal: Weder sicher noch praktisch!
Zusammenfassend lässt sich sagen: Ein E-Mail-Postfach mag kurzfristig ausreichen, um die gesetzlichen Mindestanforderungen für den elektronischen Rechnungsempfang zu erfüllen. Entsprechende Maßnahmen für eine gesetzeskonforme Weiterverarbeitung und Archivierung der elektronischen Rechnung müssen dennoch zusätzlich umgesetzt werden. Somit stellt der Ansatz ”Ein E-Mail-Postfach reicht aus” weder aus unternehmerischer noch aus politischer Sicht eine tragfähige Lösung dar.
Als Expertenverband empfehlen wir daher: Unternehmen sollten sich auf automatisierte, sichere und integrierte E-Rechnungslösungen einstellen, die nicht nur den gesetzlichen Vorgaben entsprechen, sondern auch die zukünftigen Anforderungen der Steuerbehörden erfüllen. Wer jetzt auf E-Mail setzt, riskiert in naher Zukunft noch einmal aufwändige Umstellungen vornehmen zu müssen, um den steigenden Anforderungen gerecht zu werden.