Verband elektronische Rechnung Der Expertenverband der deutschen E-Invoicing Branche

Rechnungsmanagement optimieren

Prozesse und Optimierungspotenziale für Rechnungseingang, Rechnungsausgang & Archivierung

(Auszug) Es ist eine Tatsache mit weitreichenden Folgen: Die Kosten für das klassische Rechnungsmanagement, also den (hauptsächlich) papierbasierten Versand, das Empfangen und das gesetzeskonforme Archivieren aller steuerrelevanten Dokumente aus einem Geschäftsvorgang, steigen seit Jahren an. Schuld an der sich immer weiter nach oben schraubenden Kostenspirale: Die regelmäßigen Portoerhöhungen der deutschen Postdienstleister, steigende Personalausgaben und sich verteuernde Beschaffungskosten für Papier, Druck und Versandmaterial.

Die wachsende Ausgabenbelastung bekommen dabei nicht nur international tätige Großkonzerne mit Zehn- oder Hundertausenden von Rechnungsvorgängen im Monat zu spüren. Auch kleinere und mittelständische Betriebe mit wenigen Hundert oder Tausend Rechnungen pro Jahr suchen vermehrt nach Wegen, der zunehmenden Kostenbelastung entgegenzuwirken.
Dabei sitzt das eigentliche Problem meist tiefer: Wichtige sekundäre Geschäftsprozesse wie der Rechnungsausgang, der Rechnungsempfang und die ordnungsgemäße Archivierung von Transaktionsdokumenten (Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift, Mahnung etc.) laufen vielerorts seit Jahren – oder Jahrzehnten – nahezu unverändert ab. Und das heißt: Papierbasiert, arbeitsintensiv und fehleranfällig.

Digitalisierung als „Schreckgespenst“

So ist es kein Wunder, dass die Möglichkeit der (digitalen) Optimierung von einzelnen Arbeitsschritten bis hin zu ganzen Prozessabläufen mit zunehmendem Kostendruck auch im Bereich des Rechnungsmanagements immer häufiger als möglicher Weg aus der Misere wahrgenommen wird. Dennoch fürchten gerade im Mittelstand viele Entscheider aus Buchhaltung, Einkauf, Management, IT und Controlling den oft längst überfälligen Innovationsschritt. Denn nicht selten ist völlig unklar, wie, wann und wo die „Optimierungsschraube“ am besten angesetzt werden sollte. Die schiere Fülle an Ansätzen und IT-Lösungen auf dem Markt kann auf den ersten Blick erdrückend wirken.  Zudem sind viele der öffentlich verfügbaren Informationen mehr als kompliziert, einseitig und detailliert auf bestimmte Lösungen ausgerichtet. Alles in allem eher schwierige Voraussetzungen für eine derart wichtige – und womöglich kostenintensive – Investitionsentscheidung.

Das vorliegende Whitepaper aus der ASTERION Reihe zur Digitalisierung im Dokumentenmanagement schließt diese Lücke, indem alle gängigen Modelle und Prozesse des Rechnungsmanagements dargestellt, ausführlich beschrieben und miteinander verglichen werden. Vor- und Nachteile jedes einzelnen Lösungsansatzes werden herausgearbeitet, eingeordnet und abschließend bewertet. So erhalten Sie als Leser einen umfassenden Überblick über die zur Verfügung stehenden Optimierungsmöglichkeiten. Spezialwissen, das Ihnen als Basis für die Bewertung der eigenen Unternehmenspraxis anhand wichtiger Effizienzfaktoren wie Ressourcenaufwand, Innovationskraft, Zukunftssicherheit und Wettbewerbsfähigkeit dienen soll.

 

Neuer Leitfaden zum (digitalen) Rechnungsmanagement

Digitalisierungsexperten von ASTERION starten neue Ratgeberreihe für Nicht-IT-Experten

Mit einer neuen Ratgeberreihe zur Digitalisierung im Dokumentenmanagement schickt sich der hessische Digitalisierungsspezialist ASTERION an, endlich auch mehr “IT-ferne” Entscheider aus Buchhaltung, Marketing, Finanzen und Verwaltung für das Innovationsthema zu begeistern. Den Anfang macht das kostenlose Whitepaper “Rechnungsmanagement optimieren”.

Dass man sich bei ASTERION mit der neuen Whitepaper-Reihe – eher branchenunüblich – nicht an ausgewiesene IT-Fachleute richtet, hat einen guten Grund. Denn diese sind bereits mehr als gut mit technisch detaillierten Anwenderinformationen, ausführlichen Best Practice-Beispielen und hochkomplizierten Fachbeiträgen versorgt. Dass die Digitalisierung gerade im deutschen Mittelstand trotzdem eher schleppend voranschreitet, liegt für Reinhold Grocholl, Geschäftsführer von ASTERION Germany, aber genau in diesem Umstand begründet. Denn viele, oftmals noch komplett papierbasierte Prozesse im Dokumentenmanagement sind schon seit Jahren etabliert. Das heißt: Sie funktionieren – wenn auch vielleicht nicht sonderlich effizient oder ressourcenschonend. “Gleichzeitig herrscht, zumindest unserer Erfahrung nach, ausserhalb der IT-Fachkreise ein immenses Informationsdefizit. Und das nicht nur in Bezug auf technische Details, sondern gerade auch bei wichtigen Fragen wie Wirtschaftlichkeit, Kostenreduktion und Umweltschutz”, so Grocholl.

Die unternehmerische Notwendigkeit einer Digitalisierung wichtiger Management- und Verwaltungsabläufe ist vielen Entscheidern aus Nicht-IT-Abteilungen daher oft (noch) nicht in vollem Umfang klar. Ein Wettbewerbsnachteil, der sich für die deutsche Wirtschaft mit ihrem breiten Mittelstand als “Digitalisierungs-Nachzügler” zukünftig äußerst negativ bemerkbar machen könnte. Abhilfe soll nun die neue Ratgeberreihe “Digitalisierung im Dokumentenmanagement” schaffen, in welcher nacheinander die wichtigsten Neuerungen, Ansätze und Möglichkeiten für eine digitale Optimierung – vor allem sekundärer Geschäftsprozesse – vorgestellt und ohne überflüssiges IT-Fachchinesisch verständlich erläutert werden. So widmet sich das nun veröffentlichte erste Whitepaper folgerichtig einem der zukunftsträchtigsten Innovationsthemen aus diesem Bereich: Der kosten-, ressourcen- und zeitschonenden Prozessoptimierung im Rechnungsmanagement.

Direkt-Download des kostenlosen Whitepapers “Rechnungsmanagement optimieren”: www.asterion-int.com/de/rechnungsmanagement


Über ASTERION International
Als zukunftsorientiertes Unternehmen mit über 1000 Mitarbeitern in 9 europäischen Ländern bietet ASTERION International Lösungen zur Optimierung wichtiger Prozesse rund um das Management von Dokumenten. In Form der ASTERION Germany GmbH mit Sitz in Viernheim ist die international erfolgreiche Gruppe seit 2013 auch in Deutschland vertreten. Das breitgefächerte Leistungsspektrum der erfahrenen Druck-, Digitalisierungs- und Verarbeitungsexperten erstreckt sich über die gesamte Palette des professionellen Dokumentenmanagements und umfasst u.a. innovative Outsourcing-Services wie Hybridmail-Lösungen, elektronische Datenverarbeitung & -digitalisierung, Rechnungsmanagement & E-Invoicing, Verwaltung von papierbasierten und digitalen Posträumen, physische und digitale Archivierung, Transaktionsdruck, Reprografie, Druckdienstleistungen und vieles mehr. Weitere Informationen unter www.asterion-int.com
 
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Group Marketing Manager
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E-Mail: marcio.ferreira@asterion-int.com