Verband elektronische Rechnung Der Expertenverband der deutschen E-Invoicing Branche

AWV veröffentlicht GoBD-Praxisleitfaden

Verband elektronische Rechnung (VeR) unterstützt Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV) bei der Ausarbeitung von umfassendem Leitfaden 

Mit der heute vorgestellten Publikation „GoBD – Ein Leitfaden für Unternehmen“ präsentiert die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV) eine umfassende Orientierungshilfe für den praktischen Umgang mit den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. 

Der neue Leitfaden richtet sich primär an kleine und mittelständische Unternehmen – die klar und übersichtlich strukturierten Ausführungen sind jedoch nicht auf diese beschränkt.

Praxisnahe Hilfestellung

Neben einem umfassenden Überblick über die wesentlichen Inhalte der GoBD, besticht das ab sofort unter www.awv-net.de/gobd-praxisleitfaden verfügbare – und permanent weiterentwickelte – Dokument vor allem durch praxisnahe Hinweise und häufig gestellte Fragen sowie praktische Umsetzungsempfehlungen. Entstanden ist der innovative AWV-Leitfaden auf Initiative von und in enger Zusammenarbeit mit ausgewählten Wirtschaftskammern und Fachverbänden. 

„Als Leitorganisation der deutschen E-Invoicing-Branche war es natürlich auch dem Verband elektronische Rechnung (VeR) ein wichtiges Anliegen, einen aktiven, fachlich versierten Beitrag zur Verwirklichung dieses Leitfadenprojektes zu leisten. Umso mehr freuen wir uns nun über das ausgezeichnete Ergebnis dieser spannenden Zusammenarbeit“, bestätigt Co-Autor Stefan Groß, Steuerberater und Vorsitzender des VeR.


   

GoBD – Ein Praxisleitfaden für Unternehmen (Version 1.0)

AWVArbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (Hg.)

 

Eschborn, März 2018

AWV-Best.-Nr.: 09200-w

ISBN: 978-3-931193-89-8

Preis: kostenfrei

 

Die Publikation kann kostenfrei über die Internetseite der AWVArbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. bestellt und heruntergeladen werden. Den Leitfaden finden Sie unter www.awv-net.de/gobd-praxisleitfaden


Die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV)

Die AWV e.V. ist das zentrale Forum in Deutschland, das aktuelle Fragen rund um das Thema Wirtschaftlichkeit in der Verwaltung von Staat und Unternehmen aufgreift. Erklärtes Ziel dabei ist es, Antworten auf die Anforderungen eines permanenten Aufgaben- und Technologiewandels zu liefern, und so eine reibungslose, effiziente Verwaltung zu fördern.

Mit über 200 Mitgliedsunternehmen und mehr als 1.200 ehrenamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern arbeitet die Arbeitsgemeinschaft an der Entwicklung zukunftswirksamer Regeln und Verfahren, die Verwaltungskosten reduzieren und den Nutzen für Wirtschaft und Verwaltung optimieren. Im Rahmen von Arbeitskreisen wirken hierfür Kooperationspartner aus öffentlicher Verwaltung, Wirtschaft und Drittem Sektor – unter Beteiligung der Wissenschaft – aktiv zusammen. Die AWV versteht sich dabei als neutraler Mittler zwischen den Sektoren und lässt sich vom Gedanken einer Partnerschaft zwischen Wirtschaft und Verwaltung leiten. 

Über den Verband elektronische Rechnung (VeR) 

Der 2009 gegründete Verband elektronische Rechnung (VeR) mit Sitz in München vertritt die Interessen von Dienstleistern im Bereich der elektronischen Rechnungs- und Dokumentenverarbeitung und diesen nahestehenden Unternehmen. Der Verband versteht sich damit als Sprachrohr der gesamten E-Invoicing-Wirtschaft. Im Auftrag seiner über 60 Mitglieder verfolgt der VeR das Ziel, E-Invoicing als Standard zu etablieren, sodass Unternehmen aller Größen einfach und sicher am elektronischen Rechnungsaustausch teilnehmen können. Mehr unter www.verband-e-rechnung.org

Auf Initiative und in enger Zusammenarbeit mit zahlreichen Wirtschaftskammern und -verbänden wie dem VeR hat die AWV (Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V., Eschborn) eine Muster-Verfahrensdokumentation entwickelt, an der sich die Unternehmen und ihre steuerlichen Berater orientieren können.

Der Verband elektronische Rechnung (VeR) war als Sprachrohr der E-Invoicingbranche an der Erstellung des Musters in der AWV- Arbeitsgruppe beteiligt und stellt folgende Version im PDF-Format zur Verfügung:

Dokumente

Grafik zur veranschulichung einer fehlerhaften Buchungshilfe bei Hybrid-Formaten

Doppelt gemoppelt hält besser?

E-Invoicing mit Hybrid-Formaten wie ZUGFeRD

Die Vorzüge des E-Invoicings sind nicht von der Hand zu weisen: Der vollautomatisierte Rechnungsaustausch auf digitalem Weg eröffnet auch der deutschen Wirtschaft Einsparpotentiale in mehrstelliger Millionenhöhe – und das nicht nur auf Seiten der öffentlichen Hand oder großer Konzerne.

Auch kleine und mittelständische Unternehmen können vom elektronischen Rechnungsaustausch profitieren. In der Regel sogar ohne hohe Implementierungskosten für IT oder neue, interne (Rechnungsprüfungs-)Prozesse. Denn: Neben den erfahrenen E-Invoicing-Providern als bewährter „Schnittstelle“ zwischen den verschiedenen technischen Systemen soll ab sofort auch der neue ZUGFeRD-Standard die Umstellung auf das ressourcenschonende E-Invoicing für den deutschen Mittelstand und das Handwerk noch einmal deutlich vereinfachen. 

ZUGFeRD – was ist das eigentlich?

Das branchenübergreifende, standardisierte Format ermöglicht zukünftig den medienbruchfreien elektronischen Rechnungsaustausch zwischen verschiedenen Rechnungsstellern und Rechnungsempfängern. Bei den sogenannten Hybrid-Formaten wie dem ZUGFeRD-Standard, dessen finale Version das „Forum elektronische Rechnungen Deutschland“ (FeRD) nun der breiten Öffentlichkeit in diesen Tagen vorstellt, werden zwei verschiedene Darstellungsformen eines Datensatzes in einer gemeinsamen Datei verknüpft. Im Fall von ZUGFeRD ist das die bildhafte Darstellung einer Rechnung im PDF/A-3-Format in Kombination mit einem inhaltlich gleichen, strukturierten und maschinell les- und auswertbaren Rechnungsdatensatz im XML-Format.

Worin liegt der Vorteil einer elektronischen Rechnung im ZUGFeRD-Standard?

Elektronische Rechnungen, die im neuen ZUGFeRD-Standard verschickt werden, sollen die reibungslose Rechnungsverarbeitung für Rechnungsempfänger aller Art und Größe vereinfachen. Der große Vorteil: Nachdem sowohl das PDF als auch der XML-Datensatz inhaltlich identische Kopien derselben Rechnung darstellen, ist es steuerrechtlich einerlei, welcher der beiden Datensätze als Originalbeleg für den Vorsteuerabzug verwendet wird. Entscheidend ist hierfür nämlich nur, dass alle gemäß § 14 Abs. 4 UStG rechtlich vorgeschriebenen Rechnungsangaben vorhanden und korrekt sind.

Kleinstbetriebe könnten damit einfach weiterhin das PDF-Dokument als steuerabzugsfähigen (Original-)Beleg verwenden und den XML-Datensatz ignorieren. Oder sie nutzen die XML-Daten als praktische, digitale Buchungshilfe zur Übertragung der Rechnungsdaten in ihre Buchhaltungssoftware. Rechnungsempfänger mit vergleichsweise hohem Rechnungseingangsvolumen werden dagegen vorzugsweise die mitgelieferte XML-Datei als Originalbeleg für den Vorsteuerabzug und die automatisierte Rechnungsverarbeitung (für gewöhnlich unter Zuhilfenahme eines erfahrenen E-Invoicing-Providers) verwenden. Schließlich lassen sich so nicht nur zeitliche und personelle Ressourcen sparen. Auch störanfällige interne Prüfungs-, Abrechnungs- und Buchhaltungsprozesse wie:

  • der (visuelle) Abgleich mit dem ursprünglichen Leistungsauftrag,
  • die manuelle Übernahme der Rechnungsdaten in das Buchhaltungssystem oder
  • die zeitlich begrenzte Wahrnehmung von Skonti etc. 

können beim E-Invoicing nachhaltig optimiert werden.

Gibt es Fehlerquellen beim ZUGFeRD Standard?

Das Ausstellen, Versenden, Empfangen, Prüfen, Verbuchen, Begleichen und Archivieren von elektronischen Rechnungen im neuen ZUGFeRD-Standard ist nicht nur einfach, schnell und rechtssicher, sondern auch kostengünstig und überaus ressourcenschonend. Vorausgesetzt, die gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungsangaben sind in beiden Darstellungsformen (PDF und XML) vorhanden, korrekt und identisch. Unterscheiden sich die beiden Datensätze einer E-Rechnung im Hybrid-Format dagegen inhaltlich voneinander, kann das zu steuerrechtlichen und buchhalterischen Problemen führen.

Grafik zur veranschulichung einer fehlerhaften Buchungshilfe bei Hybrid-Formaten

 Zwar kann es theoretisch z. B. sowohl bei der Rechnungserstellung als auch durch die Konvertierung einer elektronisch übermittelten Rechnung zu inhaltlichen Abweichungen zwischen dem PDF- und dem XML-Datensatz kommen. Doch ist die Wahrscheinlichkeit für einen solchen Fehler äußerst gering. Sollte der unwahrscheinliche Fall dennoch eintreten, könnte das unter Umständen aber gerade für den Rechnungssteller nachteilige steuerrechtliche Konsequenzen haben. Denn unterscheiden sich die beiden Datensätze der beispielsweise im ZUGFeRD-Standard erstellten Rechnung inhaltlich voneinander, werden diese laut § 14c Abs. 1 UStG nicht als identische Mehrstücke, sondern als individuelle Rechnungen behandelt. 

Darstellung einer möglichen fehlerhaften Visualisierung bei Hybrid-Formaten

Die Folge: Der Rechnungssteller schuldet im schlimmsten Fall die kumulierte Umsatzsteuer aus beiden Rechnungen, während der Empfänger den Vorsteuerabzug nur einmal geltend machen kann.

Grafische Darstellung der ersten Möglichkeit unterschiedlicher Belegzuweiseungen bei Hybridformaten

Je nachdem, welcher der beiden Datensätze einer Rechnung als Originalbeleg verwendet wird, kann es bei inhaltlich divergierenden Rechnungsdaten zudem auch auf Empfängerseite zu Fehlbuchungen kommen. Denn entspricht etwa der (aufgrund eines Fehlers im XML-Datensatz) gezahlte Vorsteuerbetrag nicht dem Wert des (als Originalbeleg) geprüften PDF-Datensatzes, wird die Vorsteuer in „falscher“ Höhe entrichtet und muss später korrigiert werden.

Grafische Darstellung der zweiten Möglichkeit unterschiedlicher Belegzuweiseungen bei Hybridformaten

Lassen sich Fehler wie Fehlbuchungen beim E-Invoicing ausschließen?

Grundsätzlich lässt sich das Risiko von formalen wie inhaltlichen Prüfungs- und Abrechnungsfehlern mit der Umstellung auf E-Invoicing im Vergleich zum klassischen, papierbasierten Rechnungsaustausch deutlich verringern. Gerade bei hohen Rechnungsvolumina empfiehlt sich jedoch neben dem Einsatz des neuen ZUGFeRD-Standards die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen E-Invoicing-Provider. Als spezialisierter Dienstleister ermöglicht dieser den störungsfreien und rechtssicheren Rechnungsaustausch über alle technischen und semantischen Grenzen der verschiedenen Systeme, Formate und nationalen Besonderheiten hinweg.

Sie möchten über dieses oder ein anderes E-Invoicing-Thema redaktionell berichten?

Gerne unterstützen wir Sie bei Ihrer Berichterstattung mit professionellen Experten-Statements, Interviews und passendem Zahlen- sowie Bildmaterial in Druckqualität. Besuchen Sie unseren Pressebereich!