Verband elektronische Rechnung Der Expertenverband der deutschen E-Invoicing Branche

Die elektronische Rechnung – eine 360-Grad Analyse aus Compliance-Sicht

Leitfaden von VeR und Bitkom

Der elektronische Rechnungsautausch nimmt gerade im B2B-Bereich immer weiter zu. Beim Umgang mit E-Rechnungen sollten sich die anwendenden Unternehmen jedoch unbedingt mit einigen Fragen aus dem bereich Compliance näher befassen. Ausgehend vom Prozess werden in diesem von VeR und Bitkom gemeinsam veröffentlichten Leitfaden daher die wesentlichen Compliance-Aspekte sowie deren Umsetzung dargestellt. Da eine Umstellung auf E-Invoicing nicht nur Kosten senkt, sondern auch zu einer erheblichen Prozess- und Effizienzsteigerung führen kann, sollen mit diesem Leitfaden Unternehmen ermutigt werden, die Digitalisierung der eigenen Rechnungsprozesse weiter voranzutreiben.

 


Bitkom-Leitfaden: Outsourcing von dokumentenbezogenen Unternehmensprozessen

Scannen und Verarbeitung von Dokumenten durch einen Dienstleister – Ein Leitfaden für die Unternehmenspraxis

(Auszug) Auch wenn in vielen Unternehmen Altakten bereits digitalisiert wurden, neue Briefpost nach dem Eingang gescannt und dann elektronisch bearbeitet wird und Ausgangspost ohnehin zum größten Teil das Haus nur noch elektronisch verlässt – für die Mehrzahl der Unternehmen ist das papierlose Büro noch Utopie. Selbst wenn man zukünftig nicht ganz auf Papier verzichten kann, so gibt es bereits viele Lösungen am Markt mit denen Dokumente digitalisiert, automatisiert, weiterverarbeitet sowie archiviert werden können. Insbesondere große Konzerne und zunehmend auch der Mittelstand nutzen bereits die vielfältigen Möglichkeiten und versuchen Offline-Medien möglichst komplett abzuschaffen. Diese Lösungen werden im Fachjargon auch Enterprise Content Management-Lösungen (ECM-Lösungen) genannt und sind mittlerweile ein fester Bestandteil einer state-of-the-art IT-Landschaft.

Insbesondere im Bereich der Rechnungsbearbeitung hat in den letzten Jahren die Digitalisierung Einzug gehalten. Dies geht nicht zuletzt auf Gesetzesänderungen zurück, welche zu deutlichen Vereinfachungen geführt haben und die Lösungen ohne Papier de facto erst möglich gemacht haben. Darüber hinaus gibt es weitere Bereiche in den Unternehmen, die sich für eine Digitalisierung anbieten, wie z. B. Dokumentationen, Verträge, Personalwesen, Lieferunterlagen, Korrespondenzen, Altakten, Bestellungen, Reisekostenabrechnungen, Bewerbungen und vieles mehr.

Die Implementierung von ECM-Lösungen in einem Unternehmen stellt die Fach-, wie auch IT-Abteilung jedoch nicht selten vor große Herausforderungen. Prozesse müssen neu durchdacht und vereinfacht werden. Hardware, wie z. B. Scanner und Server müssen beschafft werden. Oftmals verhindern der hohe Investitionsbedarf und der Aufwand eine Implementierung. Eine sinnvolle Alternative bieten in diesen Fällen häufig Dienstleister, die sich auf den Umgang, die Weiterverarbeitung und die Ablage von eingehenden Dokumenten (digital und physisch) spezialisiert haben. Die Orientierung an schlanken Prozessen, Synergieeffekte bei der Auslastung von Infrastrukturen sowie die langjährige Erfahrung der Dienstleister ergeben häufig eine Qualitäts- und Kostenverbesserung, die diesen Lösungsweg sehr attraktiv macht. In internationalen Firmenstrukturen kann zusätzlich die Anforderung entstehen, Dokumente in unterschiedlichen Sprachen und Alphabeten länderübergreifend zu konsolidieren bzw. zu konvertieren. Bei den meisten Dienstleistern können Tätigkeiten modular gebucht werden, sodass nicht zwingend ganze Business Prozesse ausgelagert werden müssen. Es geht vielmehr darum, gemeinsam mit dem Dienstleister die richtige individuelle Lösung zu entwickeln und festzulegen.

Der vorliegende Leitfaden der Arbeitskreise Input & E-Mail Management und ECM-Services & -Cloud im Bitkom möchte Unternehmen helfen, das richtige Dienstleistungsunternehmen zu finden und mit Expertenwissen und Praxistipps beratend zur Seite stehen. Bei der Auslagerung von Routinetätigkeiten im ECM-Umfeld sind bei der Dienstleisterauswahl technische, organisatorische, vertragliche sowie rechtliche Aspekte zu beachten, die hier aufgezeigt werden. Darüber hinaus werden vorhandene Dienstleistungsangebote beschrieben und dargestellt, wodurch der Leser sich einen umfassenden Überblick über das Themengebiet verschaffen kann…


Neu: Merksätze „E-Mails und GoBD“

VeR und Bitkom stellen weitere Merksätze für die Unternehmenspraxis vor

Welche Vorgaben stellen die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ in Bezug auf den Umgang mit steuerrelevanten E-Mails?

Eine Frage, mit der sich seit Veröffentlichung der GoBD nicht nur Steuerfachleute, sondern auch Hersteller von digitalen Dokumentenmanagementsystemen und deren Kunden intensiv befassen (müssen). Aus gutem Grund: „Tatsächlich nehmen die GoBD an zahlreichen Stellen Bezug auf die Behandlung von E-Mails“, bestätigt Co-Autor Stefan Groß vom Verband elektronische Rechnung (VeR).

Die Branchenverbände Verband elektronische Rechnung (VeR) und Bitkom haben sich dieser Thematik angenommen und die wichtigsten Anforderungen an E-Mails unter GoBD-Aspekten in ihren gemeinsam vorgestellten Merksätzen „E-Mails und GoBD“ zusammengestellt.

Die zehn Merksätze:

  1. E-Mails sind aufbewahrungspflichtig
  2. E-Mails sind elektronisch aufzubewahren
  3. Dateianhänge sind im Original aufzubewahren
  4. E-Mail lediglich als Transportmittel
  5. E-Mails sind zu indexieren
  6. E-Mails sind unverändert zu archivieren
  7. Die Konvertierung von E-Mails unterliegt spezifischen Vorgaben
  8. Der Umgang mit E-Mails ist zu dokumentieren
  9. E-Mails unterliegen dem Recht auf Datenzugriff
  10. Rechnungen als E-Mails sind zulässig

Auf fünf Seiten gibt das nun vorgestellte Dokument ausführlich Aufschluss über Inhalt und Bedeutung jedes einzelnen Merksatzes und soll so zum GoBD-konformen Umgang mit E-Mails im Geschäftsalltag beitragen.

Die 10 Merksätze “E-Mails und GoBD stehen ab sofort kostenlos bei VeR und Bitkom zum Download zur Verfügung.

Besuchen Sie die Dokumenten- und Linksammlung des VeR rund um die GoBD: http://www.verband-e-rechnung.org/de/e-rechnung/wissen/gobd


Über den Verband elektronische Rechnung (VeR)
Der 2009 gegründete Verband elektronische Rechnung (VeR) mit Sitz in München vertritt die Interessen von Dienstleistern im Bereich der elektronischen Rechnungs- und Dokumentenverarbeitung und diesen nahestehenden Unternehmen. Der Verband versteht sich damit als Sprachrohr der gesamten E-Invoicing-Wirtschaft. Im Auftrag seiner über 50 Mitglieder verfolgt der VeR das Ziel, E-Invoicing als Standard zu etablieren, sodass Unternehmen aller Größen einfach und sicher am elektronischen Rechnungsaustausch teilnehmen können.

Neu: Leitfaden „Elektronische Archivierung und GoBD“

VeR und Bitkom veröffentlichen gemeinsame 10 Merksätze für die Unternehmenspraxis

Mit seinem Schreiben vom 14. November 2014 zu den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ hat das Bundesministerium der Finanzen dargelegt, welche Vorgaben aus Sicht der Finanzverwaltung an IT-gestützte Prozesse zu stellen sind. Die Anforderungen an die Aufbewahrung nehmen hierbei einen breiten Raum ein.

In ihren nun gemeinsam vorgestellten Merksätzen „Elektronische Archivierung und GoBD“ haben die beiden Branchenverbände Bitkom und Verband elektronische Rechnung (VeR) die wichtigsten Anforderungen an die elektronische Archivierung unter GoBD-Aspekten in übersichtlicher Form zusammengestellt.

Die zehn Merksätze

  • Elektronische Archivierung ist technologieneutral
  • Die Archivierung von Belegen hat zeitnah zu erfolgen
  • Die elektronische Archivierung muss eine Unveränderbarkeit sicherstellen
  • Archivierte Objekte müssen mit einem Index versehen werden
  • Elektronisch archivierte Objekte müssen lesbar und auswertbar bleiben
  • Steuerrelevante Daten dürfen im elektronischen Archivsystem aufbewahrt werden
  • Elektronisch archivierte Objekte unterliegen der Betriebsprüfung
  • Das elektronische Archivsystem darf vom Betriebsprüfer genutzt werden
  • Die elektronische Archivierung darf unter bestimmten Voraussetzungen auch im Ausland erfolgen
  • Das elektronische Archivierungsverfahren ist zu dokumentieren

sollen Unternehmen, Dienstleistern und Beratern dabei helfen, die elektronische Archivierung im Einklang mit den umfassenden Vorgaben der Finanzverwaltung in der täglichen Unternehmenspraxis umzusetzen. Verfasst wurden die Merksätze im Bitkom-Arbeitskreis ECM Compliance sowie im VeR-Arbeitskreis Qualität (Steuern & Recht).

Das übersichtlich gestaltete, sechsseitige Dokument mit ausführlichen Erläuterungen zu jedem einzelnen Merksatz steht ab sofort kostenlos zum Download unter folgenden Quellen zur Verfügung.

http://www.verband-e-rechnung.org/de/e-rechnung/wissen/gobd/465-merksaetze-archivierung
https://www.bitkom.org/Bitkom/Publikationen/Elektronische-Archivierung-und-GoBD.html

In den gemeinsam von Bitkom und VeR erarbeiteten Merksätzen „Elektronische Archivierung und GoBD“ sind die wichtigsten Anforderungen an die elektronische Archivierung unter GoBD-Aspekten in übersichtlicher Form zusammengefasst.

Die zehn Merksätze lauten:

  • Elektronische Archivierung ist technologieneutral
  • Die Archivierung von Belegen hat zeitnah zu erfolgen
  • Die elektronische Archivierung muss eine Unveränderbarkeit sicherstellen
  • Archivierte Objekte müssen mit einem Index versehen werden
  • Elektronisch archivierte Objekte müssen lesbar und auswertbar bleiben
  • Steuerrelevante Daten dürfen im elektronischen Archivsystem aufbewahrt werden
  • Elektronisch archivierte Objekte unterliegen der Betriebsprüfung
  • Das elektronische Archivsystem darf vom Betriebsprüfer genutzt werden
  • Die elektronische Archivierung darf unter bestimmten Voraussetzungen auch im Ausland erfolgen

Das komplette Dokument mit ausführlichen Erläuterungen steht kostenlos zum Download auf den Seiten des Bitkom und in der GoBD-Informationssammlung des VeR bereit.