Verband elektronische Rechnung Der Expertenverband der deutschen E-Invoicing Branche

Rechnungsmanagement optimieren

Prozesse und Optimierungspotenziale für Rechnungseingang, Rechnungsausgang & Archivierung

(Auszug) Es ist eine Tatsache mit weitreichenden Folgen: Die Kosten für das klassische Rechnungsmanagement, also den (hauptsächlich) papierbasierten Versand, das Empfangen und das gesetzeskonforme Archivieren aller steuerrelevanten Dokumente aus einem Geschäftsvorgang, steigen seit Jahren an. Schuld an der sich immer weiter nach oben schraubenden Kostenspirale: Die regelmäßigen Portoerhöhungen der deutschen Postdienstleister, steigende Personalausgaben und sich verteuernde Beschaffungskosten für Papier, Druck und Versandmaterial.

Die wachsende Ausgabenbelastung bekommen dabei nicht nur international tätige Großkonzerne mit Zehn- oder Hundertausenden von Rechnungsvorgängen im Monat zu spüren. Auch kleinere und mittelständische Betriebe mit wenigen Hundert oder Tausend Rechnungen pro Jahr suchen vermehrt nach Wegen, der zunehmenden Kostenbelastung entgegenzuwirken.
Dabei sitzt das eigentliche Problem meist tiefer: Wichtige sekundäre Geschäftsprozesse wie der Rechnungsausgang, der Rechnungsempfang und die ordnungsgemäße Archivierung von Transaktionsdokumenten (Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift, Mahnung etc.) laufen vielerorts seit Jahren – oder Jahrzehnten – nahezu unverändert ab. Und das heißt: Papierbasiert, arbeitsintensiv und fehleranfällig.

Digitalisierung als „Schreckgespenst“

So ist es kein Wunder, dass die Möglichkeit der (digitalen) Optimierung von einzelnen Arbeitsschritten bis hin zu ganzen Prozessabläufen mit zunehmendem Kostendruck auch im Bereich des Rechnungsmanagements immer häufiger als möglicher Weg aus der Misere wahrgenommen wird. Dennoch fürchten gerade im Mittelstand viele Entscheider aus Buchhaltung, Einkauf, Management, IT und Controlling den oft längst überfälligen Innovationsschritt. Denn nicht selten ist völlig unklar, wie, wann und wo die „Optimierungsschraube“ am besten angesetzt werden sollte. Die schiere Fülle an Ansätzen und IT-Lösungen auf dem Markt kann auf den ersten Blick erdrückend wirken.  Zudem sind viele der öffentlich verfügbaren Informationen mehr als kompliziert, einseitig und detailliert auf bestimmte Lösungen ausgerichtet. Alles in allem eher schwierige Voraussetzungen für eine derart wichtige – und womöglich kostenintensive – Investitionsentscheidung.

Das vorliegende Whitepaper aus der ASTERION Reihe zur Digitalisierung im Dokumentenmanagement schließt diese Lücke, indem alle gängigen Modelle und Prozesse des Rechnungsmanagements dargestellt, ausführlich beschrieben und miteinander verglichen werden. Vor- und Nachteile jedes einzelnen Lösungsansatzes werden herausgearbeitet, eingeordnet und abschließend bewertet. So erhalten Sie als Leser einen umfassenden Überblick über die zur Verfügung stehenden Optimierungsmöglichkeiten. Spezialwissen, das Ihnen als Basis für die Bewertung der eigenen Unternehmenspraxis anhand wichtiger Effizienzfaktoren wie Ressourcenaufwand, Innovationskraft, Zukunftssicherheit und Wettbewerbsfähigkeit dienen soll.


Gesetzesentwurf zur elektronischen Rechnungsstellung veröffentlicht

Neuer Gesetzesentwurf des BMI soll elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen regeln

Berlin/München –  Mit Datum vom 1. Juli 2016 wurde der Entwurf eines Gesetzes über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen veröffentlicht.

Der vom Bundesministerium des Inneren (BMI) vorgelegte Entwurf soll die Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 in nationales Recht umsetzen und damit eine verbindliche Rechtsgrundlage für den – zukünftig obligatorischen – Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen durch öffentliche Auftraggeber schaffen.

Gesetzesentwurf mit weitreichenden Folgen für Unternehmen

Was sich zunächst nur wie eine bürokratische Neuerung für die öffentliche Verwaltung anhört, lässt auch viele kleine, mittelständische und große Unternehmen aufhorchen. Denn demnach darf der Aussteller einer elektronischen Rechnung künftig nur erwarten, dass diese von der öffentlichen Verwaltung (bzw. den sonstigen im Gesetz genannten Auftraggebern) akzeptiert wird, wenn seine Rechnung sämtliche relevante Daten zumindest auch in strukturierter Form vorhält.

Die Neuregelung sieht zudem vor, dass die Bundesregierung künftig per Rechtsverordnung weitere Detailanforderungen in Bezug auf

  • die elektronische Rechnungsstellung,
  • das zu verwendende Rechnungsdatenmodell sowie
  • die Verbindlichkeit der elektronischen Form

regeln kann. Ein Entwurf für eine solche Verordnung liegt derzeit jedoch noch nicht vor.

Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU in nationales Recht

Der nun vorgelegte Gesetzesentwurf des BMI geht in einem wichtigen Punkt deutlich über die Vorgaben aus Brüssel hinaus. Denn die EU-Richtlinie regelt lediglich die Verpflichtung zur Annahme und Weiterverarbeitung elektronischer Rechnungen für den sogenannten “oberschwelligen” Vergabebereich. Der Gesetzesentwurf des BMI bezieht dagegen alle Rechnungen, d. h. unabhängig vom Wert des vergebenen Auftrags, in seinen Anwendungsbereich ein.

Ein Ansatz, der vor allem vielen Unternehmen zugutekommen dürfte, wie Steuerberater und VeR-Vorsitzender Stefan Groß bestätigt: “Ohne diese Präzisierung wäre die Form der Rechnungsstellung von einer vorherigen Prüfung des Auftragswertes abhängig – und damit wenig praktikabel.” Sollte der Vorschlag des BMI übernommen werden, bestünde dagegen eine einheitliche, betragsunabhängige Verpflichtung zur E-Rechnung. Und damit deutlich mehr (Rechts-)Sicherheit auf Seiten der Rechnungssteller.

Einheitliche Definition des Begriffs “elektronische Rechnung”

Hier führt der Gesetzesentwurf aus, dass lediglich solche Rechnungen erfasst werden sollen, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, sodass ihre automatische und elektronische Verarbeitung möglich ist.

Reine Bilddateien, wie etwa die meisten der heutzutage im PDF-Format verschickten Rechnungen, würden einer solchen Definition nicht entsprechen. Zu Recht, wie VeR-Experte Groß erklärt: “Der größte Vorteil des elektronischen Rechnungsaustausches liegt bekanntlich in der Möglichkeit, Rechnungsverarbeitungsprozesse digital zu automatisieren.” Reine Bilddateien behindern diesen Ansatz – oder führen sogar zu Mehraufwand. Etwa dann, wenn eingehende PDF-Rechnungen zur Weiterverarbeitung erfasst oder ausgedruckt werden (müssen).

Hybride Rechnungsformate wie ZUGFeRD erfüllen dagegen die Maßgaben des Gesetzesentwurfes vollumfänglich, vorausgesetzt, sie stellen neben der grafischen Rechnungskomponente auch alle benötigten Daten in strukturierter Form (etwa als XML-Datensatz) bereit.

Planspiel soll Machbarkeit der Gesetzesvorgaben im Vorfeld validieren

In einem korrespondierenden Steuerungsprojekt des IT-Planungsrats unter der Federführung des BMI und der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT), soll zudem ein Planspiel zur Mach- und Umsetzbarkeit der gesetzlichen Vorgaben sowie des geplanten Standards XRechnung durchgeführt werden. Das Fundament hierfür bildet eine vom VeR bereitgestellte Plattform, über die der Austausch elektronischer Rechnungen simuliert wird und an die eine Vielzahl von Subjekten aus Wirtschaft und Verwaltung angebunden werden können.

So sollen bereits im Vorfeld der Einführung die zu übermittelnden Inhalte und die zugrundeliegenden Formate auf ihre Praxistauglichkeit getestet werden. Die Berücksichtigung unterschiedlichster, am Geschäftsprozess beteiligter Akteure soll zudem die Akzeptanz für die Einführung des neuen E-Rechnungsstandards bei allen Anwendern aus Wirtschaft, Mittelstand und Verwaltung fördern.

Verband elektronische Rechnung (VeR) begrüßt positive Wirkung des Gesetzesentwurfs

“Als Sprachrohr der E-Invoicing-Branche freuen wir uns über die aktuelle Initiative des BMI und den damit verbundenen Auftrieb für den kosten- und ressourcensparenden Austausch von Rechnungen in elektronischer Form”, bestätigt VeR-Verbandsvorsitzender Stefan Groß. Denn leider befindet sich der öffentliche Sektor in Sachen “E-Invoicing” hierzulande noch immer in einer Art “Dornröschenschlaf” – ganz im Gegensatz zu europäischen Nachbarn wie Österreich, Italien oder der Schweiz.

Ein Umstand, durch welchen der öffentlichen Verwaltung in Deutschland jährlich Einsparungen in mehrstelliger Millionenhöhe entgehen.

 

Doch ungeachtet dieser eigentlich klaren Gesetzeslage wird in der Fachwelt gelegentlich die Auffassung vertreten, an das EDI-Verfahren seien entgegen der Formulierung des § 14 Abs. 1 UStG zusätzliche Anforderungen zu stellen. Hintergrund ist die Gesetzesformulierung in § 14 Abs. 3 Nr. 2 UStG, welche im Fall des elektronischen Datenaustauschs (EDI) eine entsprechende Vereinbarung über diesen Datenaustausch fordert.

Eine Argumentation, welche nach Meinung der Autoren dieses Fachbeitrags jedoch die Gesetzessystematik verkennt…

Autoreninformationen:

  • Stefan Groß, Steuerberater/Certified Information Systems Auditor (CISA), Partner bei Peters, Schönberger & Partner mbB in München
  • Stefan Heinrichshofen, Rechtanwalt/Steuerberater/Fachanwalt für Steuer-recht, Partner bei Peters, Schönberger & Partner mbB in München
  • Dipl.-Fw. Bernhard Lindgens, Bundeszentralamt für Steuern, Bonn Der Beitrag wurde nicht in dienstlicher Eigenschaft verfasst.

Die elektronische Rechnung – eine 360-Grad Analyse aus Compliance-Sicht

Leitfaden von VeR und Bitkom

Der elektronische Rechnungsautausch nimmt gerade im B2B-Bereich immer weiter zu. Beim Umgang mit E-Rechnungen sollten sich die anwendenden Unternehmen jedoch unbedingt mit einigen Fragen aus dem bereich Compliance näher befassen. Ausgehend vom Prozess werden in diesem von VeR und Bitkom gemeinsam veröffentlichten Leitfaden daher die wesentlichen Compliance-Aspekte sowie deren Umsetzung dargestellt. Da eine Umstellung auf E-Invoicing nicht nur Kosten senkt, sondern auch zu einer erheblichen Prozess- und Effizienzsteigerung führen kann, sollen mit diesem Leitfaden Unternehmen ermutigt werden, die Digitalisierung der eigenen Rechnungsprozesse weiter voranzutreiben.

Leitfaden: E-Rechnung aus Compliance-Sicht

Schaubild 1: Inhouse- und Providerlösung im Vergleich

Was bringt die Umstellung auf E-Rechnungen?

Was Entscheider in kleinen, mittelständischen und großen Unternehmen beachten sollten, damit der Einstieg ins E-Invoicing für alle Prozessbeteiligten zum reibungslosen, ressourcen- und kostenschonenden Erfolg auf ganzer Linie wird

Noch vor gar nicht allzu langer Zeit waren digitale Rechnungsprozesse nur ein Thema für fachkundige IT-Kreise, experimentierfreudige „Early Adopter“ und große Wirtschaftskonzerne mit Tausenden von Zulieferern. Doch das Thema gewinnt auch in Deutschland immer mehr an Fahrt. Und das nicht nur bei den ganz Großen, sondern zunehmend auch im Mittelstand.

Der Grund: Mit E-Invoicing, wie der elektronische Rechnungsaustausch mit (mehr oder weniger) automatisierter Weiterverarbeitung der Rechnungsdaten in der Fachsprache genannt wird, lässt sich ordentlich Geld sparen – und verdienen. Kein Wunder also, dass das Angebot an verfügbaren Formaten, Standards, Softwarelösungen und Dienstleistern ebenfalls immer weiter zunimmt. Eine Entwicklung, die es Entscheidern in kleinen und mittelständischen Unternehmen nicht unbedingt leichter macht.

Die Wahl des optimalen Wegs hin zur verheißungsvollen Zukunftstechnologie wird damit schon im Vorfeld der eigentlichen Implementierung zur entscheidenden Herausforderung. Denn wie, wann und in welcher Form sich eine Umstellung auf den elektronischen Austausch von (Rechnungs-)Dokumenten besonders bezahlt macht, hängt von zahlreichen Faktoren ab. Welche das sind und was es dabei zu beachten gilt, erklärt Prozessoptimierungs-Experte Oliver Berndt vom Verband elektronische Rechnung (VeR).

Herr Berndt, gibt es bestimmte Schwellenwerte, etwa bei Unternehmensgröße, Umsatzvolumen oder Rechnungsaufkommen, ab denen sich eine Umstellung auf E-Invoicing überhaupt erst lohnt?

O. Berndt: Prinzipiell lässt sich sagen, dass der Ersatz von Papierrechnungen durch irgendeine Form von E-Invoicing, zum Beispiel als PDF-Anhang per E-Mail, immer lohnens- und lobenswert ist. Schon kleine Unternehmen profitieren bei der Rechnungsstellung zumindest von den Einsparungen beim Porto. Dazu kommt noch das gute Gefühl, etwas weniger Papier und Versandmaterial zu verbrauchen. Allerdings wächst mit der Unternehmensgröße und dem Rechnungsaufkommen auch das weitere, prozessbedingte Einsparpotential. Denn E-Invoicing ermöglicht den Austausch strukturierter Daten und schafft damit die Grundlage für eine deutlich höhere Prozessautomatisierung. Rechnungssteller können so Einsparungen von 40 bis 50 Prozent bei der Durchlaufzeit und eine ähnlich hohe Verringerung von typischen Transaktionsfehlern sowie deutliche Material- und Zeiteinsparungen realisieren. Auf der Rechnungsempfängerseite sind die prozessualen und monetären Vorteile in der Regel sogar noch deutlich höher.

Die automatisierte Verarbeitung strukturierter Rechnungsdaten lässt sich dann aber nicht mehr über den Austausch von einfachen PDF-Dokumenten per E-Mail erreichen, oder?

O. Berndt: Nein, nicht ganz. (lacht) Die Herausforderung liegt in diesem Fall jedoch nicht nur in der schnellen, sicheren und verlässlichen Datenübertragung. Ein ganz entscheidender Punkt, der leider häufig völlig unterschätzt wird, ist die Vereinbarung einer einheitlichen Datenstruktur. Denn die Abstimmung zwischen den Partnern kann sehr aufwendig werden – und steigt mit der Zahl der Beteiligten. So etwas lohnt sich in der direkten Beziehung meist nur bei sehr hohen Austauschvolumen zwischen zwei Partnern. Wird das Ganze komplexer und kommen weitere Partner hinzu, zieht man besser einen Dienstleister zurate.

Was für einen Vorteil bringt ein solcher E-Invoicing-Dienstleister?

O. Berndt: Mit einem leistungsstarken E-Invoicing-Provider lässt sich der benötigte Abstimmungsaufwand stark eindämmen und beschleunigen. Denn dann ist nur eine technische Schnittstelle zum Dienstleister – statt diverser bilateraler Schnittstellen – zu realisieren. Zudem kümmert sich der Provider nicht nur um die Kanalisierung und Konvertierung von Ein- und Ausgangsrechnungen in sowohl elektronischer als auch in Papierform. Viele Dienstleister bieten auch weitergehende Services wie die Rechnungsprüfung über eine anpassbare Workflow-Software, digitale Archivierungslösungen oder die Anbindung an andere, bestehende Dokumentenmanagementsysteme (DMS) an.

Gibt es Alternativen zur Beauftragung eines Dienstleisters?

O. Berndt: Eine andere Möglichkeit, um im großen Rahmen ins E-Invoicing einzusteigen, ist die Einigung aller beteiligten Rechnungsversender und -empfänger auf einen einheitlichen E-Rechnungs-Standard. In Deutschland hat hier besonders das ZUGFeRD-Format für einiges Aufsehen gesorgt. Doch auch hier gilt: Es müssen alle mitmachen! Elektronische Rechnungen in abweichenden Formaten oder mit zusätzlichen, branchen- oder kundenindividuellen Rechnungsdaten, ein Austausch über alternative Übertragungswege oder der Versand und Empfang von Rechnungen in Papierform sind bei diesem Ansatz nicht vorgesehen bzw. mit individuellen Mehrkosten und deutlichem Mehraufwand verbunden.

Schaubild 1: Inhouse- und Providerlösung im Vergleich

Wie lange dauert die Implementierung und wie viel Zeit muss vergehen, bis sich die Investitionen tatsächlich auszahlen?

O. Berndt: Das kommt darauf an. Wenn man die Lösung mit einem leistungsfähigen Dienstleister realisiert und keine ungewöhnlichen Anforderungen hat, kann ein solches Projekt innerhalb von drei Monaten stehen. Soll dagegen alles selbst entwickelt werden, kann sich das Vorhaben auch schon mal über drei Jahre hinziehen. Sollen elektronische Rechnungsdaten dann auch international ausgetauscht werden, verlängert sich dieser Zeitraum noch einmal deutlich. Denn leider sind die rechtlichen Vorschriften international alles andere als einheitlich. Auch hier können leistungsfähige Dienstleisters mit internationaler Projekterfahrung wieder deutlich punkten. Gängige Amortisationszeiten reichen je nach Projektumfang, Art der Implementierung und Größe des Rechnungsvolumens von wenigen Monaten bis hin zu zwei bis drei Jahren.

Gibt es Schwachstellen, auf die man bei der Implementierung achten sollte? Und was sind die typischen Fehler bei der Umstellung auf E-Invoicing?

O. Berndt: Wie schon erwähnt, wird der Aufwand für die Detailabstimmungen der Datenformate oft massiv unterschätzt. Das liegt vor allem daran, dass die Implementierung – besonders bei der Inhouse-Variante – häufig in erster Linie als IT-Projekt wahrgenommen wird. Die Anforderungen der Finanzabteilung oder rechtliche Vorgaben werden nicht ausreichend berücksichtigt. So sind Verfahrensdokumentationen beispielsweise seit 1995 Pflicht. Dennoch werden sie nicht immer erstellt. Viele Systeme decken zudem nur Teilprozesse ab. Das ist zwar im Grunde kein Problem. Doch wer die digitale Optimierung des kompletten Beschaffungsprozesses (Stichworte: Purchase-to-Pay bzw. Order-to-Cash) sicherstellen möchte, sollte alle Prozessschritte kritisch hinterfragen. Und bei komplexeren Lösungen unbedingt sowohl gründlich als auch ausführlich testen.

Als hilfreich bei der Wahl des richtigen Dienstleisters haben sich – neben den funktionalen und anbieterbezogenen Kriterien – vergleichbare Referenzen herausgestellt. Entsprechende Prüfungen sollten durch den Anbieter ermöglicht und durch den Interessenten auch durchgeführt werden.

Fazit

Die Frage ist nicht, ob sich der Einsatz von E-Invoicing für ein Unternehmen lohnt. Es geht vielmehr darum, die Umstellung auf den elektronischen Rechnungsaustausch so zu gestalten, dass es sich lohnt.


 

VeR-Experte Oliver Berndt
 
Oliver Berndt,
VeR-Experte für Prozessoptimierung
Als unabhängiger Experte für Prozessoptimierung unterstützen Oliver Berndt und sein Team seit vielen Jahren kleine, mittlere und große Unternehmen auf nationaler wie internationaler Ebene bei der ressourcen- und kostensparenden Digitalisierung von wichtigen Unternehmensprozessen. Berndt ist offizieller Experte für Prozessoptimierung beim Verband elektronische Rechnung (VeR) und gilt als einer der renommiertesten Prozessberater für E-Invoicing im deutschsprachigen Raum.