Verband elektronische Rechnung Der Expertenverband der deutschen E-Invoicing Branche

Neue E-Rech-VO könnte deutlich über EU-Vorgaben hinausgehen

Aktueller Referentenentwurf zur E-Rechnungs-Vorordnung des Bundes soll elektronischen Rechnungsaustausch im öffentlichen Auftragswesen regeln

Mit dem vor wenigen Tagen auf dem E-Rechnungs-Gipfel in Wiesbaden vorgelegten Entwurf einer „Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen“ will der Bund nicht nur einen weiteren Meilenstein hin zur papierlosen Verwaltung erreichen. In einem wichtigen Aspekt geht der Verordnungsentwurf sogar über die Vorgaben der Europäischen Union hinaus: Denn der elektronische Rechnungsaustausch mit öffentlichen Aufträgen wird zukünftig zur einzigen möglichen Option –  und dies zurecht!

Nicht betroffen von dieser „Verpflichtung zum E-Invoicing“ sollen lediglich Rechnungen bis zu einem Betrag von 1.000 Euro (netto) sowie Rechnungen aus verteidigungs- und sicherheitsspezifischen Aufträgen oder bestimmten Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes sein.
Wie im „Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen“ (auch bekannt als „E-Rechnungs-Gesetz“) vom April dieses Jahres vorgesehen, enthält die neue E-Rechnungs-Verordnung zudem folgende Regelungen:

  • Verbindlichkeit der elektronischen Rechnung
  • Datenmodell und Datenübermittlung
  • erforderliche Rechnungsinhalte
  • Weiterverarbeitung der elektronischen Rechnungen
  • Schutz personenbezogener Daten

Tatsächlich in Kraft treten die Regelungen in mehreren Stufen, beginnend mit dem 27. November 2018 für alle Bundesministerien und Verfassungsorgane. Ein Jahr später folgen dann die subzentralen öffentlichen Auftraggeber sowie die sogenannten Sektorenauftraggeber und die Konzessionsgeber. Die ausschließliche Verpflichtung zum rein elektronischen Rechnungsaustausch greift schließlich ab dem 27. November 2020 – ab dann werden papierbasierte Rechnungen nicht mehr akzeptiert.

Zentrales Webportal zur Rechnungsübertragung

Zukünftig soll ein zentrales Verwaltungsportal die Einreichung elektronischer Rechnungen im präferierten Format „XRechnung“ besonders einfach gestalten. Nach einmaliger Registrierung lassen sich Rechnungen dann entweder per manueller Eingabe über ein Web-Formular, per File-Upload in einem zulässigen Datenformat, per DE-Mail bzw. E-Mail oder über eine spezielle Webservice-Schnittstelle an die öffentliche Verwaltung übermitteln.

Die Einrichtung der Web-Schnittstelle trägt dabei dem Umstand Rechnung, dass ein großer Teil der betroffenen Wirtschaftsunternehmen die Fakturierung der eigenen Rechnungen schon heute an professionelle E-Invoicing-Dienstleister übertragen hat, wie auch Stefan Groß, Vorstandsvorsitzender des Verbands elektronische Rechnung (VeR), bestätigt:

„Die angestrebten Ziele einer jährlichen finanziellen Entlastung von knapp zehn Mio. Euro für die Wirtschaft und über 60 Mio. Euro für die Verwaltung sowie eine Reduktion des CO2-Ausstoßes von fast 6.000 Tonnen lassen sich in der Tat nur erreichen, wenn auch die Übertragung großer Rechnungsvolumina störungsfrei sichergestellt werden kann. Eine Einbindung der erfahrenen Service-Provider ist daher nicht nur unerlässlich, sondern absolut erfolgsentscheidend. Wir freuen uns, dass der Bund diese Einsicht teilt.“

Übrigens: Nach einer Übergangszeit von wenigen Jahren soll die Rechnungsübermittlung per E-Mail validiert und ggf. wieder eingestellt werden.

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Den aktuellen Referentenentwurf für die Rechtsverordnung können Sie hier herunterladen:
http://rechnungsaustausch.org/rechtliches/e-rechnungsverordnung-referentenentwurf.htm

Eine ausführliche Einschätzung zum Entwurf der E-Rech-VO aus Sicht der Praxis haben wir hier für Sie bereitgestellt:
https://www.verband-e-rechnung.org/de/Entwurf-einer-Verordnung-ber-die-elektronische-Rechbzbgsstellung.pdf

Sie wollen mehr über die E-Rechnungs-Verordnung, den neuen Standard „XRechnung“ oder den weiteren Zeitplan zur Umsetzung in Bund, Ländern und Gemeinden erfahren?

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Über den Verband elektronische Rechnung (VeR)

Der 2009 gegründete Verband elektronische Rechnung (VeR) mit Sitz in München vertritt die Interessen von Dienstleistern im Bereich der elektronischen Rechnungs- und Dokumentenverarbeitung und diesen nahestehenden Unternehmen. Der Verband versteht sich damit als Sprachrohr der gesamten E-Invoicing-Wirtschaft. Im Auftrag seiner über 60 Mitglieder verfolgt der VeR das Ziel, E-Invoicing als Standard zu etablieren, sodass Unternehmen aller Größen einfach und sicher am elektronischen Rechnungsaustausch teilnehmen können. Mehr unter www.verband-e-rechnung.org

Umfrage: Kommunen kommen bei E-Invoicing in Fahrt

Bisher zeigten sich deutsche Kommunen von der EU-Richtlinie 2014/55, die sie zur Einführung der elektronischen Rechnung bis 2018 verpflichtet, unbeeindruckt. Doch langsam scheint Bewegung in die Digitalisierung der öffentlichen Rechnungsprozesse zu kommen: Bereits mehr als jede vierte Kommune (28 Prozent) empfängt heute elektronische Rechnungen. Eine große Mehrheit (87 Prozent) hat immerhin bereits von Maßnahmen zur Umsetzung der Richtlinie gehört und 69 Prozent der Kommunen planen ganz konkret, in naher Zukunft ihre Prozesse umzustellen. Zu diesem Ergebnis kommt eine aktuelle Umfrage von crossinx und dem Verband elektronische Rechnungen (VeR) unter Kämmerern von 100 Kommunen in 15 Bundesländern. Die Umfrage wurde in Abstimmung mit dem Bundesministerium des Innern durchgeführt.

Kosteneinsparungen und politische Gründe sprechen für E-Invoicing

Die Umstellung von papierbasierter auf elektronische Rechnung kann jährliche Kosteneinsparungen von rund 6,5 Milliarden Euro bedeuten. Das war für mehr als jede zweite der befragten Kommunen, die bereits heute E-Invoicing nutzen, ein Grund für die Umstellung. 32 Prozent der Kämmerer gaben an, die Einführung der E-Rechnung sei primär aus politischen Gründen, wie etwa der EU-Richtlinie, vorangetrieben worden. Dass weitere 69 Prozent der Kommunen eine Prozessumstellung anvisieren, ist ebenfalls der 2018 in Kraft tretenden Richtlinie geschuldet. Für 85 Prozent ist sie sogar der Hauptauslöser dafür, in naher Zukunft ihre Rechnungsprozesse zu digitalisieren. So wollen weitere 28 Prozent der Kommunen bis zum Ablauf der Frist in 2018 die E-Rechnung eingeführt haben. Doch nicht alle lassen sich von der Pflicht zur Umstellung drängen. Obwohl nur noch ein Jahr Zeit bleibt, sich auf das neue Gesetz vorzubereiten, plant die überwiegende Mehrheit (72 Prozent) E-Invoicing nicht in den nächsten 12 Monaten einzuführen, sondern erst später.

„Die gestiegene Bereitschaft zur Umstellung auf E-Invoicing ist ein Schritt in die richtige Richtung. Immer mehr Kommunen erkennen das Potenzial von elektronischen Rechnungen und die Dringlichkeit der Digitalisierung, um die neue EU-Richtlinie einzuhalten. Allerdings gibt es bei einigen noch Luft nach oben“, erklärt Marcus Laube, Gründer und Geschäftsführer von crossinx und Vorstand Verband elektronische Rechnung (VeR). „Die gesetzlichen Vorgaben sollten nicht – wie etwa bei der Umstellung auf SEPA – auf die leichte Schulter genommen oder gar verschlafen werden. Zum einen, weil die Umstellung viel Zeit in Anspruch nehmen kann. Zum anderen, weil Kommunen mit jeder Papierrechnung unnötig Kosten in einer Höhe von bis zu 23 Euro pro Rechnung produzieren.“

Kein akuter Handlungsbedarf und fehlende Anleitung

Doch warum wird die Umsetzung der Richtlinie von einigen immer noch zögerlich angegangen? Von den Kommunen, die keine Umstellung planen, sieht fast jede zweite schlicht und einfach keinen akuten Handlungsbedarf. Weitere Bedenken, die Kommunen von E-Invoicing abhalten, sind Unsicherheiten bei den zukünftigen Format-Anforderungen (41 Prozent) und Sicherheitsbedenken (14 Prozent). 55 Prozent wünschen sich mehr Pilot- oder Beispielkommunen, anhand derer der Umstellungsprozess veranschaulicht wird. Und 44 Prozent hätten gerne mehr Informationen über die aktuelle Gesetzeslage und deren Anforderungen. Nach einem Partner, der sie Schritt für Schritt anleitet, sehnen sich noch 33 Prozent.

„Der Staat und die Anbieter haben zwar erste Aufklärungsarbeit geleistet und bei den Kommunen das Bewusstsein geschaffen, dass die Umstellung nötig ist. Doch in Sachen Umsetzung und Herangehensweise existieren noch zu viele Fragezeichen in den Köpfen der Kämmerer. Hier werden die Kommunen zu sehr alleine gelassen. Die Ergebnisse zeigen, dass ihnen dringend Anleitungen zur Einführung von E-Invoicing gereicht werden müssen“, so Laube. „crossinx ist ein starker Partner, der Kommunen hier Schritt für Schritt begleitet.“

Auch in weiteren Bereichen öffnen sich Kommunen in punkto Digitalisierung: Immerhin jede zweite Kommune (53 Prozent) hat bereits ein elektronisches Rechnungsarchiv oder den Freigabeprozess einer Rechnung digitalisiert (45 Prozent). Bei weiteren 76 Prozent ist die Einführung eines Freigabe-Workflows in Planung und bei 83 Prozent ein elektronisches Archiv.

Umdenken findet statt, Umsetzung allerdings schleppend

Insgesamt sind also einige erste Verbesserungen zu beobachten. Denn noch vor zwei Jahren waren zwei Drittel aller Kommunen überhaupt nicht auf E-Invoicing vorbereitet. Waren damals lediglich 8 Prozent der öffentlichen Institutionen in der Lage, elektronische Rechnungen zu empfangen, sind es heutzutage immerhin schon 28 Prozent. 19 Prozent der Kommunen hatten damals eine Umstellung in den nächsten zwei Jahren geplant – und diese offenbar umgesetzt. Fast drei Viertel aller befragten Kommunen wollten zu dem Zeitpunkt nichts von einer Einführung von E-Invoicing wissen. Das ist mit 69 Prozent heute anders: Die Bereitschaft zur Digitalisierung von Rechnungsprozessen ist im Public Sector deutlich gestiegen. Es findet also ein Umdenken statt – doch die Umsetzung des Vorhabens erfolgt bei einigen weiterhin schleppend.

Über die Umfrage

Die Umfrage wurde in Abstimmung mit dem Bundesministerium des Innern und in Vorbereitung auf das Planspiel des Verbands elektronische Rechnungen durchgeführt. Für die E-Invoicing Umfrage wurden Kämmerer, Bürgermeister, Leiter Stadtkasse und EDV-Leiter von insgesamt 100 Kommunen in 15 Bundesländern im Juni 2017 zum Stand der elektronischen Rechnung befragt. Für das Bundesland Hamburg liegen keine Befragungsergebnisse vor.

Über den Verband elektronische Rechnung (VeR)

Der 2009 gegründete Verband elektronische Rechnung (VeR) mit Sitz in München vertritt die Interessen von Dienstleistern im Bereich der elektronischen Rechnungs- und Dokumentenverarbeitung und diesen nahestehenden Unternehmen. Der Verband versteht sich damit als Sprachrohr der gesamten E-Invoicing-Wirtschaft. Im Auftrag seiner über 60 Mitglieder verfolgt der VeR das Ziel, E-Invoicing als Standard zu etablieren, sodass Unternehmen aller Größen einfach und sicher am elektronischen Rechnungsaustausch teilnehmen können. Mehr unter www.verband-e-rechnung.org

Über crossinx

crossinx ist der führende deutsche Anbieter für Financial Business Collaboration und unterstützt über 30.000 Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Finanz- und Geschäftsprozesse. Über sein Netzwerk bietet crossinx flexible, skalierbare Lösungen für E-Invoicing, EDI und Supply Chain Finance, darunter auch die Finanzierung von Rechnungen. Unternehmen, ihre Kunden und Lieferanten können die Services weltweit, unabhängig von bestehender IT-Infrastruktur und Unternehmensgröße nutzen.

Mit einem Abrechnungsvolumen von mehr als 25 Milliarden Euro und über 100 national und international agierenden Mitarbeitern ist das in Frankfurt am Main ansässige Unternehmen ein Vorreiter im B2B-Fintech-Markt.

Pressekontakt

Julia Bellinghausen
Oseon
069-25 73 80 22-20

 


E-Rechnung wird in Deutschland zum Gesetz

Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen veröffentlicht

Nach intensiver Vorbereitungszeit ist das sogenannte „E-Rechnungsgesetz“ am 10.04.2017 im Bundesgesetzblatt veröffentlicht worden.

Auf Empfehlung des Innenausschusses hatte der Deutsche Bundestag das E-Rechnungsgesetz zwar bereits in seiner 206. Sitzung am 1. Dezember 2016 verabschiedet. Doch erst mit der nun erfolgten Veröffentlichung im Bundesgesetzblatt erlangen die Vorgaben des neuen Gesetzes tatsächlich Gültigkeit.

Enger Zeitplan zwingt Auftraggeber der öffentlichen Hand zum Handeln

Für viele öffentliche Auftraggeber fällt damit der finale „Startschuss“ zu einem tiefgreifenden Transformationsprozess. Denn nachdem der deutsche Gesetzgeber seiner Verpflichtung nachgekommen ist, die entsprechende EU-Richtlinie 2014/55/ in bundesdeutsches Recht umzusetzen, heißt es: Die elektronische Rechnung kommt – und das schon bald!

Das Problem: „Bisher sind nur die wenigsten öffentlichen Auftraggeber –  weder auf Bundesebene, noch in den Ländern und Kommunen – technisch, strukturell und prozessual auf den elektronischen Empfang und die digitale Weiterverarbeitung von Rechnungsdokumenten vorbereitet. Der gesetzliche vorgegebene Zeitplan ist jedoch gerade auf Bundesebene relativ eng gesetzt. Stichtag für alle Bundesministerien und Verfassungsorgane ist bereits am 27. November 2018“, erinnert der Vorsitzende des Verbands elektronische Rechnung (VeR), Steuerberater und E-Invoicing-Experte Stefan Groß.

Alle anderen öffentlichen Auftraggeber haben dagegen noch ein Jahr länger Zeit, sich „fit“ für die E-Rechnung zu machen.

Auch für Unternehmen werden weitreichende Folgen erwartet

Für die zahlreichen Zulieferbetriebe aus der privaten Wirtschaft tickt damit ebenfalls die Uhr. Denn auch hier ist die Frage nun nicht mehr, ob man als zulieferndes Unternehmen auf den elektronischen Rechnungsaustausch umstellen sollte – sondern wie sich eine solche Digitalisierung am besten bewerkstelligen lässt.

Denn nach Maßgabe der Gesetzesnovellierung können Rechnungssteller künftig nur erwarten, dass der öffentlichen Auftraggeber ihre elektronische Rechnung akzeptiert, wenn diese sämtliche relevanten Daten (zumindest) auch in strukturierter Form bereitstellt. „Zudem kann die Bundesregierung künftig per Rechtsverordnung weitere Detailanforderungen an die elektronische Rechnungsstellung, das zu verwendende Rechnungsdatenmodell sowie die Verbindlichkeit der elektronischen Form stellen“, sagt Stefan Groß vom VeR.

Mit Blick auf die technischen wie finanziellen Herausforderungen kann es sich daher lohnen, einen erfahrenen Technologie- und Beratungspartner mit dem elektronischen Rechnungsaustausch zu beauftragen.

Sie wollen mehr wissen über das E-Rechnungsgesetz, den weiteren Zeitplan zur Umsetzung in Bund, Ländern und Gemeinden oder das E-Invoicing an sich?

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Entwurf eines Gesetzes über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen vom Bundeskabinett verabschiedet

Von: Stefan Groß und Philipp Matheis

Mit Datum vom 13. Juli 2016 hat das Bundeskabinett den Entwurf eines Gesetzes über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen verabschiedet (der Entwurf des E-Rechnungs-Gesetzes ist hier verfügbar). Ausgangspunkt ist die Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014, die im Wesentlichen eine Verpflichtung aller öffentlichen Auftraggeber vorsieht, elektronische Rechnungen, die bestimmte Voraussetzungen erfüllen, anzunehmen und zu verarbeiten und auf diese Weise zugleich das Aufkommen elektronischer Rechnungen insgesamt zu vergrößern. Mit dem vorliegenden Gesetzentwurf des Bundesministeriums des Inneren soll die Richtlinie in die nationale Gesetzgebung umgesetzt werden. Damit soll für alle öffentlichen Auftraggeber des Bundes, für Sektorenauftraggeber sowie für Konzessionsgeber gleichermaßen eine verbindliche Rechtsgrundlage zum Empfang und zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen geschaffen werden.

Während die EU-Richtlinie lediglich die Verpflichtung zur Annahme und Weiterverarbeitung elektronischer Rechnungen ausschließlich für den sogenannten „oberschwelligen“ Vergabebereich regelt, bezieht der Gesetzentwurf betragsunabhängig alle Rechnungen unabhängig vom Wert des vergebenen Auftrags in seinen Anwendungsbereich ein. Dies ist insbesondere aus Sicht der rechnungsstellenden Unternehmen positiv zu werten, wäre es gerade nicht praktikabel, die Form der Rechnungsstellung von einer vorherigen Prüfung des Auftragswerts abhängig zu machen. Die für die Rechnungsannahme technischen Voraussetzungen sollen ergänzend durch das Europäische Normierungsgremium CEN bis spätestens 27. Mai 2017 definiert werden. Dabei ist die Festlegung einer europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung vorgesehen, welche ein semantisches Datenmodell für die Kernbestandteile einer elek-tronischen Rechnung enthalten soll.

Wesentliches Element des Gesetzentwurfs ist die Definition des Begriffs der elektronischen Rechnung. Hier führt der Gesetzentwurf aus, dass lediglich solche Rechnungen erfasst werden, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, sodass ihre automatische und elektronische Verarbeitung möglich ist. Entsprechend wird ein Format vorausgesetzt, welches die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht. Der Aussteller der elektronischen Rechnung darf also nur erwarten, dass diese von der öffentlichen Verwaltung (bzw. den sonstigen im Gesetz genannten Auftraggebern) akzeptiert wird, wenn seine Rechnung sämtliche relevante Daten zumindest auch in strukturierter Form vorhält. Insoweit werden durch die im Gesetzentwurf vorgesehene Definition der elektronischen Rechnung sogenannte hybride Rechnungsformate (Bild- und Datenkomponente) jedenfalls dann nicht ausgeschlossen, wenn ein Teil der Rechnungen den Vorgaben der Legaldefinition entspricht.

Rechtlich zulässig sind damit Rechnungsformate, die ausschließlich aus strukturierten Daten bestehen sowie Rechnungsformate, die teilweise aus einem strukturierten Format sowie teilweise aus einer Bilddatei bestehen, wie dies beispielsweise beim ZUGFeRD-Format der Fall ist. Reine Bilddateien wie PDF-Rechnungen hingegen, erfüllen die Begriffsdefinition des vorliegenden Gesetzesentwurfs nicht. Die Neuregelung sieht zudem vor, dass die Bundesregierung künftig per Rechtsverordnung weitere Detailanforderungen bzgl. die elektronische Rechnungsstellung, das zu verwendende Rechnungsdatenmodell sowie die Verbindlichkeit der elektronischen Form regeln kann. Ein Entwurf für eine solche Verordnung liegt derzeit noch nicht vor.

Im Kontext der Umsetzung ist auf das korrespondierende Steuerungsprojekt des IT-Planungsrates zu verweisen, in welchem neben den rechtlich-organisatorischen auch technische Fragestellungen bearbeitet werden, um die von der EU-Kommission eröffneten Freiheitsgrade nationaler Umsetzung festzulegen. Die Projektierung sieht als wesentlichen Meilenstein dabei auch die Erprobung des Standards vor, in welche alle Akteure einbezogen werden sollen. Hierzu soll ein Planspiel durchgeführt werden, welches in begrenztem Umfang die Realität und die damit einhergehenden Frage- und Problemstellungen vorwegnehmen soll.

Zusammenfassend bleibt festzuhalten, dass von dem Gesetzentwurf eine durchwegs positive Wirkung für die Fortentwicklung und Verbreitung der elektronischen Rechnungsstellung zu erwarten ist. Insbesondere die Bezugnahme auf strukturierte Daten  sowie die betragsunabhängige Anwendung weisen dabei in die richtige Richtung. Auch das Vorhaben, das Gesetz in einem Planspiel vorab zu validieren, ist durchwegs zu begrüßen.

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