Neu: Merksätze „E-Mails und GoBD“

VeR und Bitkom stellen weitere Merksätze für die Unternehmenspraxis vor

Welche Vorgaben stellen die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ in Bezug auf den Umgang mit steuerrelevanten E-Mails?

Eine Frage, mit der sich seit Veröffentlichung der GoBD nicht nur Steuerfachleute, sondern auch Hersteller von digitalen Dokumentenmanagementsystemen und deren Kunden intensiv befassen (müssen). Aus gutem Grund: „Tatsächlich nehmen die GoBD an zahlreichen Stellen Bezug auf die Behandlung von E-Mails“, bestätigt Co-Autor Stefan Groß vom Verband elektronische Rechnung (VeR).

Die Branchenverbände Verband elektronische Rechnung (VeR) und Bitkom haben sich dieser Thematik angenommen und die wichtigsten Anforderungen an E-Mails unter GoBD-Aspekten in ihren gemeinsam vorgestellten Merksätzen „E-Mails und GoBD“ zusammengestellt.

Die zehn Merksätze:

E-Mails sind aufbewahrungspflichtig
E-Mails sind elektronisch aufzubewahren
Dateianhänge sind im Original aufzubewahren
E-Mail lediglich als Transportmittel
E-Mails sind zu indexieren
E-Mails sind unverändert zu archivieren
Die Konvertierung von E-Mails unterliegt spezifischen Vorgaben
Der Umgang mit E-Mails ist zu dokumentieren
E-Mails unterliegen dem Recht auf Datenzugriff
Rechnungen als E-Mails sind zulässig

Auf fünf Seiten gibt das nun vorgestellte Dokument ausführlich Aufschluss über Inhalt und Bedeutung jedes einzelnen Merksatzes und soll so zum GoBD-konformen Umgang mit E-Mails im Geschäftsalltag beitragen.

Die 10 Merksätze “E-Mails und GoBD” stehen ab sofort kostenlos bei VeR und Bitkom zum Download zur Verfügung.

Besuchen Sie die Dokumenten- und Linksammlung des VeR rund um die GoBD: http://www.verband-e-rechnung.org/de/e-rechnung/wissen/gobd

Über den Verband elektronische Rechnung (VeR)
Der 2009 gegründete Verband elektronische Rechnung (VeR) mit Sitz in München vertritt die Interessen von Dienstleistern im Bereich der elektronischen Rechnungs- und Dokumentenverarbeitung und diesen nahestehenden Unternehmen. Der Verband versteht sich damit als Sprachrohr der gesamten E-Invoicing-Wirtschaft. Im Auftrag seiner über 50 Mitglieder verfolgt der VeR das Ziel, E-Invoicing als Standard zu etablieren, sodass Unternehmen aller Größen einfach und sicher am elektronischen Rechnungsaustausch teilnehmen können.