Verband elektronische Rechnung Der Expertenverband der deutschen E-Invoicing Branche

Leitfaden zur erfolgreichen Implementierung
der E-Rechnung in SAP

Die E-Rechnung ist ein wichtiger Schritt zur Digitalisierung des Rechnungswesens. Laut einer repräsentativen Studie des Digitalverbands Bitkom können bisher jedoch weniger als die Hälfte der deutschen Unternehmen E-Rechnungen empfangen. Angesichts der bevorstehenden E-Rechnungspflicht ab 2025 ist es an der Zeit, sich auf die Veränderungen vorzubereiten. Dann können Unternehmen von digitalen Prozessen profitieren und gleichzeitig die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Denn wer frühzeitig auf die elektronische Rechnungsverarbeitung umstellt, profitiert von höherer Effizienz, geringeren Fehlerquoten und sichert seine Wettbewerbsfähigkeit. Klar ist aber auch, dass sich bei der Prozessumstellung einige Fragen aufdrängen: Welche Standards und Formate gibt es und welche sind relevant? Welche rechtlichen Anforderungen sind zu erfüllen? Wie kann die E-Rechnung in bestehende Systeme wie SAP integriert werden?

Hier setzt der E-Rechnungs-Leitfaden von AFI Solutions an. Er bietet eine praxisorientierte Schritt-für-Schritt-Anleitung, um den Einstieg in die das E-Invoicing zu meistern und die wichtigsten Maßnahmen für eine erfolgreiche Umstellung zu definieren. Der Leitfaden richtet sich an alle SAP-Anwendenden, die sich mit dem Thema E-Rechnung auseinandersetzen möchten. Es handelt sich um einen Einstiegs-Guide, der einen klaren und verständlichen Überblick bietet. Ziel ist es, eine praxisnahe Orientierung zu geben und durch die zentralen Phasen der Einführung zu leiten.

Der Leitfaden deckt alle wesentlichen Aspekte ab, die für eine erfolgreiche Einführung der E-Rechnung berücksichtigt werden müssen. Angefangen bei der Planung und Auswahl geeigneter Formate und Standards, über die Überprüfung der bestehenden SAP-Umgebung bis hin zur Integration der E-Rechnungssoftware bzw. Middleware. Der Leitfaden geht dabei über die technischen Themen hinaus und zeigt die Bedeutung der Mitarbeiterschulung und der Pilotphase auf, um eine reibungslose Implementierung der Lösung zu gewährleisten. Rollout, Go-Live und kontinuierliche Verbesserung werden ebenfalls behandelt, um den langfristigen Erfolg der elektronischen Rechnungsverarbeitung sicherzustellen.

Der E-Rechnungs-Leitfaden von VeR-Mitglied AFI Solutions bietet einen klaren Überblick über die wichtigsten Schritte zur Einführung der E-Rechnung und zeigt auf, welche Vorbereitungen für eine erfolgreiche Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung notwendig sind. Er bietet eine wertvolle Orientierung auf dem Weg zu einer effizienten und zukunftssicheren Rechnungsverarbeitung.

Jetzt herunterladen und mit der digitalen Rechnungsverarbeitung starten: E-Rechnungs-Leitfaden_AFI_Solutions.pdf

SPS unterzeichnet Charta der Vielfalt

Zeichen für Toleranz und Chancengleichheit

Bamberg – Die SPS Germany GmbH hat die Charta der Vielfalt unterzeichnet. Damit setzt das Unternehmen ein klares Zeichen für die Einbeziehung und Teilhabe aller Menschen und gegen Ausgrenzung in der Arbeitswelt. Mit der Unterzeichnung der Charta der Vielfalt verpflichten sich Organisationen, ein wertschätzendes und vorurteilsfreies Arbeitsumfeld zu schaffen und die Chancengleichheit der Beschäftigten zu fördern.

„Wir sind stolz darauf, nun Teil der Charta der Vielfalt zu sein, und damit ein deutliches Bekenntnis zu unserem Engagement für Vielfalt, Toleranz und Chancengleichheit abzugeben“, sagt Michael Auerbach, der als Geschäftsführer die Charta für die SPS Germany GmbH unterschrieben hat. „Für uns ist die Vielfalt unserer Kollegen und Kolleginnen eine ganz klare Bereicherung und eine Chance, uns täglich weiterzuentwickeln und gemeinsam zu wachsen. Mit unserer Unterschrift wollen wir dies nicht nur anerkennen, sondern weiter gezielt fördern und stärken.“

Gelebte Vielfalt bei SPS

SPS Germany beschäftigt rund 1.400 Mitarbeitende, 37 verschiedene Nationalitäten sind vertreten. Diversität, Chancengleichheit und gegenseitige Wertschätzung gehören zur Unternehmenskultur. „Unsere Kunden und Märkte sind vielfältig. Und wir sind es auch. Deshalb hat SPS globale ESG-Richtlinien eingeführt, die neben Nachhaltigkeit auch genau diese Punkte fördern, bekräftigt Claire Dhénain-Hofmann, Leiterin Personal SPS Germany.

Im Arbeitsalltag bedeutet das, dass es zahlreiche Maßnahmen und Angebote zur Förderung eines vielfältigen und inklusiven Arbeitsumfelds gibt. Dazu zählen beispielsweise die Einführung von Employee Resource Groups, die Initiative „Core Voices“, ein globales SPS-Netzwerk für Gleichberechtigung, Diversität und Inklusion sowie regelmäßige Schulungen und Entwicklungsprogramme.

Diese Maßnahmen kommen gut an. Das belegen die Ergebnisse der anonymen Mitarbeiterbefragung aus dem Jahr 2024. So liegt die allgemeine Arbeitszufriedenheit bei 89 Prozent. Auch die Maßnahmen zur Erhöhung des Frauenanteils in Führungsebenen – SPS verpflichtet sich bei der Besetzung von Führungspositionen mindestens eine Frau in die engere Auswahl zu nehmen – zeigen Wirkung: 62 Prozent der Belegschaft von SPS Germany sind Frauen, und 43 Prozent der Führungspositionen sind mit Frauen besetzt.

Über SPS

SPS ist eines der weltweit führenden technologiebasierten Transformationsunternehmen. Mit unseren innovativen Lösungen für die hybride Arbeitswelt fördern wir das Engagement der Mitarbeitenden und die Produktivität der Unternehmen. Unsere Angebote im Bereich Technology Business Solutions vereinbaren neueste Technologien mit tiefen Prozess- und Branchenkenntnissen sowie einem globalen Talent Pool. Dadurch meistern unsere Kunden effizient ihre größten Herausforderungen im Rahmen ihrer Transformationsprogramme.

SPS mit Hauptsitz in Zürich, Schweiz, ist international in über 20 Ländern tätig und fokussiert sich auf die Branchen Banken, Versicherungen und Gesundheit. Mit über 8.500 Mitarbeitenden wird SPS von seinen Kunden weltweit mit einem “Weltklasse” Net Promoter Score (NPS) ausgezeichnet.

Mit Präzision verbinden wir Menschen mit relevanten Informationen, überführen Daten in Wissen und Wissen in Geschäftsergebnisse.

Weitere Informationen unter www.spsglobal.com

Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an:
SPS Germany GmbH, Communications, +49 151 188 358 26, martin.lorenz@spsglobal.com

VeR-Mitglied Unifiedpost stellt E-Rechnungstool Banqup vor

Die E-Rechnungspflicht zum 01.1.2025 kommt – Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können und benötigen somit kurzfristig eine Lösung

Frankfurt a. M., 20.11.2024 –- Mit smarten Lösungen können Unternehmen kurzfristig noch gesetzeskonform die E-Rechnungspflicht erfüllen und sich für den Empfang vorbereiten. E-Invoicing- und Tax-Compliance-Experte Raoul Koch (Unifiedpost GmbH) empfiehlt die Visualisierungsfunktion („Sicht-PDF”) von E-Rechnungslösungen als schnellen Weg, um dem Mandat noch zum Stichtag gerecht zu werden.

Ab dem 1. Januar 2025 kommt in Deutschland der erste Schritt zur Verpflichtung der elektronischen Rechnungsstellung für Unternehmen. Diese Anforderung besagt, dass ab 1.1.2025 Unternehmen fähig sein müssen, elektronische Rechnungen („E-Rechnungen”) gemäß dem Europäischen Standard EN 16931 zu empfangen und aufzubewahren. Zur Übermittlung einer E-Rechnung ist eine ausdrückliche Zustimmung nicht mehr erforderlich. Es wird vorausgesetzt, dass das empfangende Unternehmen die technischen Voraussetzungen dafür ab 1.1.2025 organisiert hat. Entsprechend zu nennende Formate sind hier in Deutschland XRechnung oder ZUGFeRD. Ziel dieser Regelung ist es, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und die Digitalisierung der Wirtschaft voranzutreiben.

Für Unternehmen bedeutet dies, dass sie zukünftig Rechnungen nicht mehr nur in Papierform oder einfachen PDF-Dokumenten erhalten werden. Stattdessen müssen sie Rechnungen annehmen können, die in strukturierten Formaten erstellt und zugesendet werden. Diese sind für den maschinellen Import und die automatische Verarbeitung in IT-Systemen ausgelegt. So können die Rechnungen ohne zusätzlichen Aufwand digital eingelesen und verarbeitet werden, was für Unternehmen im öffentlichen Beschaffungswesen schon länger eine Pflicht ist und nun auch in die Privatwirtschaft übergeht.

Jedoch sind immer noch viele Unternehmen nicht in der Lage, zum 1.1.2025 vollumfänglich auf die elektronische Rechnungsbearbeitung umzustellen und eingehende E-Rechnungen im betrieblichen Prozess zu verarbeiten. Raoul Koch, Country Manager Germany bei der Unifiedpost Group, schlägt als kurzfristige Lösung solche Services vor, die aus den E-Rechnungen eine PDF-Visualisierung erstellen. Dies sei eine zügig umsetzbare, gute und pragmatische Lösung, die entsprechende E-Rechnungstools, wie Banqup, bereits integriert zur Verfügung stellen. Als E-Rechnungsexperte weiß Koch, dass es insbesondere im Bereich Datenschutz (DSGVO), Auftragsdatenverarbeitung (ADV) und Archivierung (GoBD) wichtige Standards gibt, die zwingend erfüllt sein müssen. Hier sollte man immer darauf achten, dass man mit einem Anbieter zusammenarbeitet, der sein Angebot auf eine langjährige Expertise stützt! Koch empfiehlt deshalb: „Eine sichere Lösung eines etablierten E-Rechnungs-Anbieters, wie beispielsweise Banqup, ist hier entscheidend. Denn Unternehmen möchten ihre Rechnungen verständlicherweise nicht jedem OnlineTool anvertrauen!”

Tatsächlich besteht ein nicht unerhebliches Risiko im Bereich der E-Rechnungen, wenn damit nicht richtig umgegangen wird – und damit beispielsweise der Vorsteuerabzug riskiert wird. Das ist hier das scharfe Schwert der Finanzverwaltungen!

Auch wenn ein E-Rechnungsprofi nicht zufrieden sein kann, wenn anschließend intern weiter mit einem PDF gearbeitet wird, so gibt es doch in dem einen oder anderen Fall triftige Gründe, mit einer solchen Lösung und einem sogenannten Viewer zu arbeiten. Wir alle kennen Szenarien, wo es in den nächsten Wochen oder sogar Monaten noch gute Gründe gibt, warum die bestehende PDF-basierte Arbeitsweise im Unternehmen nicht unmittelbar vollständig digital abgelöst werden kann.

Solche Lösungen wie Banqup ermöglichen es, XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien gesetzeskonform anzunehmen, rechtssicher zu archivieren und mit einer integrierten Visualisierung im Handumdrehen in PDFs zu konvertieren, um die neue Pflicht ab dem 1.1.2025 zu erfüllen. Diese können dann übergangsweise automatisiert in bestehende Prozesse integriert werden, auch wenn diese noch nicht auf ein volldigitales Rechnungsmanagement ausgerichtet sind. Banqup gewährleistet dabei die rechtliche Konformität, so dass Unternehmen die neuen Anforderungen erfüllen können, ohne direkt hohe Investitionen in neue IT-Infrastrukturen tätigen zu müssen. Und selbstverständlich kann eine Lösung wie Banqup später weiter im Einsatz bleiben und dann die eingehenden diversen E-Rechnungsformate annehmen und volldigital, in einem einheitlichen Datenformat, an die nun darauf vorbereiteten Systeme liefern.

Übrigens ist auch die Erstellung von E-Rechnungen nach Norm EN 16931 mit solchen Tools sehr einfach möglich. In wenigen Schritten lässt sich hier eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Datei erstellen. Oder auch eine Rechnung in das Peppol-Netzwerk versenden. Somit sind Unternehmen auch direkt für die kommenden weiteren Phasen der deutschen Verpflichtung sowie für die anstehenden internationalen Anforderungen gewappnet.

Dies ist ein kostengünstiger und pragmatischer Ansatz, um den Einstieg in die Welt der elektronischen Rechnungsstellung zu erleichtern und mehr Zeit für die Einrichtung des langfristig optimierten digitalen Systems zu gewinnen.

Um regelkonform auf die Pflicht im Januar vorbereitet zu sein, kann beispielsweise das genannte Tool Banqup 30 Tage kostenfrei getestet werden: www.banqup.de. Vom ersten Tag an sind die Rechnungsprozesse somit gesetzeskonform, effizient und sicher. Mit allen erforderlichen Optionen für die noch kommenden Anforderungen der internationalen E-Rechnungen und diversen geplanten europäischen B2B-Meldeplattformen.

Über die Unifiedpost Group

Gegründet in 2001, hat die Unifiedpost Group mittlerweile 1.200 Mitarbeitende in über 30 Ländern und bietet eine führende cloudbasierte Plattform für Geschäftsdienstleistungen in den Bereichen „Documents“, „Identity“ und „Payments“. Unternehmen jeder Größe und Branche sowie Behörden nutzen die Plattform der Unifiedpost Group, um ihre Finanzprozesse zu digitalisieren, sich in einem sicheren globalen Netzwerk miteinander zu verbinden, sowie eine Anbindung an internationale Plattformen der Steuerbehörden vorzunehmen. Auf diese Weise ermöglicht die internationale Dokumentenplattform eine sichere und unkomplizierte Übermittlung von geschäftlichen Transaktionen und darüber hinaus die Einhaltung von internationalen Steuervorschriften im Bereich der Tax Compliance. Das Portfolio umfasst spezielle Produkte und Services für die Anforderungen der E-Rechnungen in Deutschland und des internationalen E-Invoicings, mit dem Fokus auf der Digitalisierung von Dokumenten- und Zahlungsprozessen in Procure-to-Pay und Order-to-Cash.

Pressekontakt:
Unifiedpost GmbH
Raoul Koch
Country Manager
E-Mail: raoul.koch@unifiedpost.de

Einführung der E-Rechnungspflicht: Das BMF gibt Antworten

Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung in Deutschland für alle B2B-Transaktionen verpflichtend. Diese Umstellung ist ein bedeutender Schritt für die Digitalisierung und erfordert von Unternehmen eine Anpassung ihrer Prozesse.

Um diese Herausforderung zu erleichtern, hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) einen umfassenden FAQ-Katalog veröffentlicht, der Antworten auf die zentralen Fragen rund um die E-Rechnungspflicht gibt.

Die wichtigsten Punkte des FAQ-Katalogs

Wer ist betroffen?
Die Pflicht gilt für alle Unternehmen, die umsatzsteuerpflichtige B2B-Geschäfte in Deutschland abwickeln. Kleinunternehmer und Transaktionen, die nicht der Umsatzsteuer unterliegen, sind ausgenommen. Doch auch die Frage, wie und wann beispielweise Vereine betroffen sind, wird beantwortet.
Zulässige Formate
Die E-Rechnung muss in einem maschinenlesbaren Format wie XRechnung oder ZUGFeRD übermittelt werden. Diese Formate erlauben eine automatisierte Verarbeitung und entsprechen den EU-Standards. Welche Formate unter welchen Voraussetzungen sonst noch möglich sind, wird ebenfalls geklärt.
Übertragungswege
Für die Übermittlung von E-Rechnungen gibt es keine festgelegten Vorgaben. Elektronische Rechnungen können beispielsweise per E-Mail versandt, über das Peppol-Netzwerk ausgetauscht, über eine elektronische Schnittstelle bereitgestellt oder über ein Internetportal zum Download angeboten werden. Welche weiteren Wege (zumindest theoretisch) noch möglich sind, steht ebenfalls in den FAQ.
Fristen und Übergangsregelungen
Der Stichtag für die E-Rechnungspflicht ist der 1. Januar 2025. Unternehmen sollten die verbleibende Zeit nutzen, um Systeme und Prozesse anzupassen. Auch die weitere Roadmap und folgende „Ausbaustufen“ der E-Rechnungspflicht sind in den FAQ ersichtlich.
Archivierung
Elektronische Rechnungen müssen revisionssicher gespeichert werden. Das bedeutet, dass sie unveränderbar und für Steuerprüfungen zugänglich bleiben müssen. Auch die wichtigsten Fragen zur Archivierung digitaler Rechnungen werden in den neuen FAQ des BMF behandelt.

Warum deutsche Unternehmen jetzt handeln sollten?

Die E-Rechnungspflicht ist nicht nur eine gesetzliche Vorgabe, sondern auch eine Chance, Effizienz und Transparenz in den Geschäftsprozessen zu steigern. Unternehmen sollten frühzeitig mit der Implementierung beginnen, um technische und organisatorische Herausforderungen rechtzeitig zu bewältigen.

Den vollständigen FAQ-Katalog des BMF finden Sie hier: FAQ zur E-Rechnungspflicht

Nutzen Sie die Zeit bis 2025, um sich optimal auf die E-Rechnung vorzubereiten und von den Vorteilen der Digitalisierung zu profitieren.

E-Rechnungen zwischen Unternehmen: Pflicht ab dem Jahr 2025

Ab dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen in Deutschland verpflichtet, im B2B-Geschäft elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) zu nutzen. Diese Regelung, festgelegt im Wachstumschancengesetz, stellt Unternehmen vor die dringende Herausforderung, ihre Systeme und Prozesse rechtzeitig auf den neuen Standard umzustellen. In ihrem Artikel in der aktuellen Ausgabe des Fachmagazins FLF-Finanzierung Leasing Factoring beleuchten Nina Harms und Dr. Donovan Pfaff von der Bonpago GmbH, wie die E-Rechnung nicht nur der Pflichterfüllung dient, sondern auch als Hebel für die Digitalisierung genutzt werden kann.

Erfahrungen aus Ländern, die E-Rechnungen bereits eingeführt haben, zeigen, dass diese Umstellung Unternehmen helfen kann, ihre Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit zu steigern und durch Prozessautomatisierung Kosten zu senken. Der Artikel legt einen Schwerpunkt auf die Vorteile der E-Rechnung für Branchen wie Finanzierung und Leasing, die besonders von der digitalen Abwicklung regelmäßiger Transaktionen profitieren können. Harms und Pfaff heben hervor, dass eine erfolgreiche Implementierung gezielte Anpassungen in der IT-Infrastruktur, die Auswahl passender Tools und ein aktives Change-Management erfordert, um E-Rechnungen als strategische Chance zu nutzen. Mit einer umfassenden Digitalstrategie und den richtigen Maßnahmen kann die E-Rechnung B2B-Prozesse optimieren, die Liquidität verbessern und Transparenz für die Finanzbehörden schaffen.

Mehr Informationen zur VeR-Mitglied Bonpago GmbH und ihrer Expertise im Bereich der Digitalisierung finden Sie unter www.bonpago.de.

Den vollständigen Artikel finden Sie unter: www.kreditwesen.de

Nachbericht zum E-Rechnungs-Gipfel in Berlin 2024

Erfolgreicher E-Rechnungsgipfel 2024: Politik und Wirtschaft ziehen an einem Strang

In diesen Minuten geht der 2. E-Rechnungsgipfel des Jahres 2024 in Berlin zu Ende. Die mit Spannung erwartete Fachtagung der E-Invoicing-Branche bot kurz vor dem Start der deutschen E-Rechnungs-Pflicht noch einmal eine hervorragende Plattform für den Austausch zwischen Politik, Wirtschaft und der E-Invoicing-Branche. Unter reger Beteiligung von Experten und Entscheidungsträgern wurden aktuelle Themen rund um die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung in Deutschland thematisiert, hinterfragt, eingeordnet und zielorientiert diskutiert.

Ein zentrales Thema der Veranstaltung war das kürzlich veröffentlichte Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF), das die rechtlichen Grundlagen für die bevorstehende Einführung der E-Rechnungspflicht für B2B-Geschäfte festlegt. Dabei wurde vor allem die Möglichkeit der Nutzung von E-Mails als Übergangslösung für Kleinst- und Kleinunternehmen hervorgehoben und vielfach diskutiert.

Der allgemeine Tenor: Die pragmatische Herangehensweise des BMF, zumindest in der Übergangszeit die E-Mail als „einfachen“ Einstieg für den elektronischen Rechnungsaustausch zu ermöglichen, nimmt insbesondere kleinen und mittleren Unternehmen den Druck, ihre Rechnungsprozesse sofort komplett umstellen zu müssen. So bleibt auch nach dem 01.01.2025 gerade für diese Anwender genug Zeit, sich an die E-Rechnung als neuen Standard für den Austausch von Transaktionsdokumenten wie Rechnungen oder Gutschriften zu gewöhnen.

Was im gleichen Zuge aber auch klar wurde: Die E-Mail bleibt wohl nicht mehr als eine (noch) notwendige Brückentechnologie hin auf dem Weg zu einem nachhaltigen, schnellen, sicheren und leistungsfähigen System für den digitalen Rechnungs- und Datenaustausch, mit dem Deutschland als Wirtschaftsnation endlich den Sprung ins digitale Geschäftsprozesszeitalter vollziehen dürfte.

Dass in einem solchen System die E-Mail mit all ihren Sicherheits-, Verifizierungs- und Archivierungshürden langfristig ausgedient haben dürfte, darüber waren sich nahezu alle Fachexperten aus Wirtschaft, Wissenschaft und Verwaltung einig.

E-Rechnung als gemeinsames Win-Win-Ziel

In zahlreichen Vorträgen und Diskussionen wurde deutlich, dass sowohl Politik als auch Wirtschaft bereit sind, die Einführung der E-Rechnung gemeinsam voranzutreiben. Die Stimmung war durchwegs konstruktiv und lösungsorientiert, was die Teilnehmer optimistisch stimmte. Der Verband elektronische Rechnung (VeR), der erneut einen beachtlichen Teil des Programms inhaltlich wie strukturell mitgestaltet hat, zeigte sich zuversichtlich, dass der Start der E-Rechnungspflicht ein Erfolg wird und deutsche Unternehmen davon erheblich profitieren werden.

Ivo Moszynski, Vorstandsvorsitzender des VeR, betonte:

„Die vielen konstruktiven Gespräche über gemeinsame und noch abzustimmende Positionen zwischen der Politik und der Wirtschaft auf diesem Gipfel zeigen eindrucksvoll, dass wir gemeinsam auf einem guten Weg sind. Die E-Rechnung wird nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch die Wettbewerbsfähigkeit unserer Unternehmen langfristig sichern. Der VeR und seine Mitglieder freuen sich darauf, diesen Prozess weiterhin aktiv zu begleiten und sicherzustellen, dass die Umstellung für alle Beteiligten ein Erfolg wird.“

Ein besonderes Augenmerk wurde auf die langfristigen Vorteile einer digitalen Rechnungsverarbeitung gelegt. Die Teilnehmer des Gipfels waren sich einig, dass es für alle Unternehmen sinnvoll ist, sich frühzeitig auf die vollständige Digitalisierung ihrer Prozesse vorzubereiten. Gerade vor dem Hintergrund des geplanten Meldesystems, das bis zum Ende des Jahrzehnts eingeführt werden soll, ist die Auseinandersetzung mit neuen Technologien wie der E-Rechnung von strategischer Bedeutung.

Der E-Rechnungsgipfel 2024 hat deutlich gemacht: Politik, Wirtschaft und die Dienstleister der E-Rechnungsbranche sind bereit, die Herausforderungen der kommenden Jahre anzupacken und die Umstellung auf die digitale Rechnungsverarbeitung erfolgreich zu gestalten – zum Wohl aller Beteiligten!

Klicken Sie hier, um die Meinungen unserer Experten zu folgenden Fragen zu erfahren:

Open Graph: Leitfaden zur Einführung der E-Rechnung

Whitepaper von VeR-Mitglied Agenda: Ihr Leitfaden zur Einführung der E-Rechnung

Die E-Rechnung kommt – sind Sie bereit? Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. In dem Whitepaper von Agenda erfahren Sie, wie Sie sich optimal auf diese Herausforderung vorbereiten und gleichzeitig von den Chancen profitieren.

Agenda zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie die Implementierung der E-Rechnung erfolgreich meistern. Erfahren Sie, wie Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren und sich für die gesetzliche Änderung wappnen. Mit der Agenda-Roadmap werden Sie sicher durch die Umstellung geführt, damit Sie alle Fristen einhalten und von Beginn an von den Vorteilen profitieren.

Diese liegen auf der Hand:

Keine manuellen Tätigkeiten mehr
Mehr Sicherheit in der Buchführung
Beschleunigte Prozesse
Besseres Liquiditätsmanagement
Nachhaltigeres Arbeiten

Haben Sie die richtigen Tools im Einsatz, ist die Umstellung kein Hexenwerk. InvoiceHub von Agenda ermöglicht es Ihnen, E-Rechnungen zu empfangen und zu prüfen. Mit dem Digitalen Belegbuchen automatisieren Sie die Verarbeitung und stellen sicher, dass die Archivierung der Belege GoBD-konform erfolgt.
Folgen Sie den Inhalten des Whitepapers von Agenda, stellen Sie sicher, dass Sie alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen. So sind Sie optimal auf die bevorstehende Einführung der verpflichtenden E-Rechnung vorbereitet.

Hier können Sie das Whitepaper von VeR-Mitglied Agenda “Ihr Leitfaden zur Einführung der E-Rechnung” als PDF herunterladen!

Dokumente

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E-Mail-Postfach für E-Rechnungen: Nur eine vorläufige Lösung, keine nachhaltige Strategie

Berlin/München, im September 2024 – Teile der medialen Berichterstattung rund um eine Kleine Anfrage der CDU/CSU-Fraktion im Deutschen Bundestag vom 11.09.2024 haben den Eindruck erweckt, dass ein einfaches E-Mail-Postfach ausreichen würde, um sich als Unternehmen auf die Einführung der E-Rechnungspflicht für B2B-Geschäfte in Deutschland vorzubereiten. Diese Darstellung ist nach Einschätzung des Verbands elektronische Rechnung (VeR), dem Expertenverband der deutschen E-Invoicing-Branche, jedoch nur bedingt richtig.

Die stark verkürzte Aussage, dass ein E-Mail-Postfach ausreiche, greift aus unternehmerischer wie auch politischer Sicht nämlich deutlich zu kurz. Zwar erfüllt ein E-Mail-Postfach die Mindestanforderungen, um der gesetzlichen Pflicht ab 01.01.2025 nachzukommen. Das Potenzial und die (zukünftigen) Anforderungen der E-Rechnung gehen jedoch weit über das hinaus.

Warum das so ist, möchten wir als Expertenverband an dieser Stelle daher noch einmal in aller Deutlichkeit klarstellen.

E-Rechnungspflicht erst der Anfang, digitales Meldesystem zur Umsatzsteuer das eigentliche Ziel

Die Einführung der E-Rechnung ist nicht als isolierte Maßnahme zu verstehen. Sie soll den Grundstein für ein umfassendes digitales Meldesystem zur Umsatzsteuererhebung und -kontrolle legen, das in den kommenden Jahren aufgebaut werden soll. Langfristig müssen dann nicht nur elektronische Rechnungen zwischen Unternehmen ausgetauscht werden. Die in diesen Rechnungen enthaltenen steuerlich relevanten Daten sollen nach Willen der Bunderegierung und der EU bis zum Ende des Jahrzehnts dabei ebenfalls in Echtzeit an die Finanzverwaltung übermittelt werden.

Diese steuerlich relevanten Rechnungsdaten müssen präzise und sicher übermittelt und abgeglichen werden, um eine lückenlose Kontrolle zu gewährleisten. Ein E-Mail-Postfach kann diese Anforderungen nicht erfüllen!

Zudem erscheint die weitergedachte Vorstellung, dass die Finanzämter die entsprechenden Daten aus den B2B-Rechnungen per E-Mail – quasi „in CC“ – erhalten und verarbeiten sollen, extrem unrealistisch. Denn allein in Deutschland werden jährlich etwa fünf bis sechs Milliarden B2B-Rechnungen ausgetauscht. Würde man E-Mails zur Übermittlung steuerrelevanter Daten nutzen, müssten die Finanzbehörden somit weit über zehn Milliarden E-Mails (!) mit steuerrelevanten Rechnungsdaten pro Jahr verarbeiten. Schließlich müssten für den Abgleich der entsprechenden Steuerangaben sowohl Sender als auch Empfänger einer Rechnung die entsprechenden Steuerdaten an das Finanzamt melden – was weder effizient noch sicher oder praktikabel wäre.

Hinzu kommt, dass E-Mails anfällig für Betrug, Phishing und Manipulation sind. Die Sicherheit und Integrität der steuerrelevanten Daten wären nicht gewährleistet, was der zentralen Zielsetzung der E-Rechnung, nämlich der Verbesserung der Steuerkontrolle und -transparenz, zuwiderlaufen würde. Außerdem fehlt bei der Nutzung eines E-Mail-Postfachs in der Regel die nahtlose Integration in bestehende Buchhaltungs- und ERP-Systeme, was die automatische Verarbeitung und Archivierung der Rechnungen behindert und zusätzliche manuelle Schritte erfordert.

In der Sackgasse: Gesetzeskonforme Aufbewahrung mit E-Rechnungen per E-Mail

Ein weiterer wesentlicher Punkt, der gegen die favorisierte Nutzung eines E-Mail-Postfachs als nachhaltige Lösung spricht, sind die nach wie vorgeltenden Archivierungspflichten nach den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD). Denn hiernach müssen elektronische Rechnungen im Originalformat und revisionssicher archiviert werden. E-Mails enthalten häufig jedoch nicht nur die Rechnung selbst, sondern auch weitere relevante Informationen, die dann ebenfalls gesetzeskonform aufbewahrt werden müssen. Das erhöht den Aufwand und die Fehleranfälligkeit erheblich, insbesondere da viele E-Mail-Systeme nicht über die notwendige technische Infrastruktur für eine GoBD-konforme Archivierung verfügen.

Der manuelle Transfer der Rechnungsdaten in ein separates Archivierungssystem widerspricht zudem dem Ideal einer lückenlosen, automatisierten Prozesskette und birgt erhebliche Risiken in Bezug auf Datenintegrität und Prüfsicherheit. Unternehmen, die auf E-Mail setzen, laufen somit Gefahr, den gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung ihrer Rechnungen nicht gerecht zu werden.

E-Mail als Übertragungskanal: Weder sicher noch praktisch!

Zusammenfassend lässt sich sagen: Ein E-Mail-Postfach mag kurzfristig ausreichen, um die gesetzlichen Mindestanforderungen für den elektronischen Rechnungsempfang zu erfüllen. Entsprechende Maßnahmen für eine gesetzeskonforme Weiterverarbeitung und Archivierung der elektronischen Rechnung müssen dennoch zusätzlich umgesetzt werden. Somit stellt der Ansatz ”Ein E-Mail-Postfach reicht aus” weder aus unternehmerischer noch aus politischer Sicht eine tragfähige Lösung dar.

Als Expertenverband empfehlen wir daher: Unternehmen sollten sich auf automatisierte, sichere und integrierte E-Rechnungslösungen einstellen, die nicht nur den gesetzlichen Vorgaben entsprechen, sondern auch die zukünftigen Anforderungen der Steuerbehörden erfüllen. Wer jetzt auf E-Mail setzt, riskiert in naher Zukunft noch einmal aufwändige Umstellungen vornehmen zu müssen, um den steigenden Anforderungen gerecht zu werden.

Leitfaden zur erfolgreichen Implementierung der E-Rechnung in SAP