Verband elektronische Rechnung Der Expertenverband der deutschen E-Invoicing Branche
Ivo Moszynski

VeR und FeRD knüpfen (noch) engere Bande

VeR-Vorstandsmitglied Ivo Moszynski zum neuen Leiter des FeRD gewählt

München/Berlin – Mit der Wahl von Ivo Moszynski zum neuen Vorstandsvorsitzenden des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) wachsen zwei der wichtigsten Interessen- und Fachorganisationen für den elektronischen Rechnungsaustausch in Deutschland zukünftig noch näher zusammen – und das nicht nur thematisch, sondern auch personell. Schließlich ist der „Neue“ an der Spitze des einflussreichen AWV-Arbeitskreises „FeRD“ auch aktives Vorstandsmitglied im Verband elektronische Rechnung (VeR).

Dass es beim Schulterschluss der beiden Leitorganisationen um weit mehr als eine personelle Veränderung geht, wurde in der vergangenen Woche beim 4. E-Rechnungs-Gipfel in Bonn besonders deutlich. Denn über die seit Jahren bestehenden, partnerschaftlichen Beziehungen hinaus sind sich FeRD und VeR auch inhaltlich in vielen Punkten einig.

E-Invoicing als sichere, kostensparende und zeitgemäße Alternative zum klassischen Rechnungsversand hat es – auch aufgrund der bevorstehenden Umstellung in der öffentlichen Verwaltung – mittlerweile ganz oben auf die Digitalisierungsagenda bei Unternehmen wie Behörden geschafft. Nun gilt es, die nötigen Rahmenbedingungen so zu gestalten, dass alle Beteiligten die E-Rechnung auch wirklich effizient nutzen können“, betont der neue FeRD-Leiter Ivo Moszynski.

Ein Anliegen, das Branchenverband und Forum zukünftig mit vereinten Kräften angehen wollen, wie VeR-Vorstandsvorsitzender Stefan Groß am Rande des E-Rechnungs-Gipfels 2018 bestätigt: „Inhaltlich liegen FeRD und VeR ohnehin seit jeher eng zusammen. Umso mehr freuen wir uns, dass wir mit Ivo Moszynski als neuem Leiter des FeRD nun einen erfahrenen, direkten Ansprechpartner bei einem unserer wichtigsten Partner haben.“


Ivo MoszynskiÜber Ivo Moszynski

Diplom-Informatiker Ivo Moszynski ist Fachberater für das Thema Business Solutions bei der DATEV. In seiner Vergangenheit war Herr Moszynski unter anderem bei der Bundesdruckerei GmbH in Berlin und hat dort maßgeblich das E-Invoicing Thema aufgebaut und im Markt platziert. Ivo Moszynski ist Mitinitiator des Providernetzwerks Traffiqx, Mitglied im Vorstand des Verbands elektronische Rechnung e.V. (VeR) und Vorstandsvorsitzender des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD).


Über das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD)

Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) ist die nationale Plattform von Verbänden, Ministerien und Unternehmen zur Förderung der elektronischen Rechnung in Deutschland.

Das Forum wurde am 31. März 2010 in Berlin unter Beteiligung verschiedener Ministerien des Bundes und der Länder, des Bundeskanzleramtes (Sekretariat des Nationalen Normenkontrollrates, Geschäftsstelle Bürokratieabbau) sowie der Spitzenverbände der Wirtschaft, einiger Fachverbände unter dem Dach der vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie auf Beschluss des Deutschen Bundestages geförderten AWVArbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. gegründet.

Das Forum soll die Akzeptanz und Verbreitung elektronischer Rechnungen in Deutschland erhöhen und hat die Aufgabe, das Thema elektronische Rechnungen unter technischen, geschäftlichen, wirtschaftlichen und rechtlichen Gesichtspunkten aufzubereiten sowie geeignete Maßnahmen zum raschen und einfachen Einsatz elektronischer Rechnungen vorzubereiten, zu koordinieren und umzusetzen.

Mehr unter www.ferd-net.de

Mit dem Praxisleitfaden soll aufgezeigt werden, dass die Einführung der E-Rechnung insbesondere bei KMU’s bei gezielter Nutzung bereits im Unternehmen bestehender Abläufe und verfügbarer Dokumente grundsätzlich ohne großen organisatorischen und finanziellen Zusatzaufwand möglich ist. Außerdem wird dargestellt, dass die gewünschten Innovationen bei der elektronischen Rechnung nicht durch rechtliche Hürden verhindert werden, sondern weitestgehend durch die Anwendung der bereits bekannten rechtlichen Prinzipien erfolgreich umgesetzt werden können.

Der Leitfaden wurde im Forum für elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) vom Arbeitskreis “Recht und EU” entwickelt.

Grafik zur veranschulichung einer fehlerhaften Buchungshilfe bei Hybrid-Formaten

Doppelt gemoppelt hält besser?

E-Invoicing mit Hybrid-Formaten wie ZUGFeRD

Die Vorzüge des E-Invoicings sind nicht von der Hand zu weisen: Der vollautomatisierte Rechnungsaustausch auf digitalem Weg eröffnet auch der deutschen Wirtschaft Einsparpotentiale in mehrstelliger Millionenhöhe – und das nicht nur auf Seiten der öffentlichen Hand oder großer Konzerne.

Auch kleine und mittelständische Unternehmen können vom elektronischen Rechnungsaustausch profitieren. In der Regel sogar ohne hohe Implementierungskosten für IT oder neue, interne (Rechnungsprüfungs-)Prozesse. Denn: Neben den erfahrenen E-Invoicing-Providern als bewährter „Schnittstelle“ zwischen den verschiedenen technischen Systemen soll ab sofort auch der neue ZUGFeRD-Standard die Umstellung auf das ressourcenschonende E-Invoicing für den deutschen Mittelstand und das Handwerk noch einmal deutlich vereinfachen. 

ZUGFeRD – was ist das eigentlich?

Das branchenübergreifende, standardisierte Format ermöglicht zukünftig den medienbruchfreien elektronischen Rechnungsaustausch zwischen verschiedenen Rechnungsstellern und Rechnungsempfängern. Bei den sogenannten Hybrid-Formaten wie dem ZUGFeRD-Standard, dessen finale Version das „Forum elektronische Rechnungen Deutschland“ (FeRD) nun der breiten Öffentlichkeit in diesen Tagen vorstellt, werden zwei verschiedene Darstellungsformen eines Datensatzes in einer gemeinsamen Datei verknüpft. Im Fall von ZUGFeRD ist das die bildhafte Darstellung einer Rechnung im PDF/A-3-Format in Kombination mit einem inhaltlich gleichen, strukturierten und maschinell les- und auswertbaren Rechnungsdatensatz im XML-Format.

Worin liegt der Vorteil einer elektronischen Rechnung im ZUGFeRD-Standard?

Elektronische Rechnungen, die im neuen ZUGFeRD-Standard verschickt werden, sollen die reibungslose Rechnungsverarbeitung für Rechnungsempfänger aller Art und Größe vereinfachen. Der große Vorteil: Nachdem sowohl das PDF als auch der XML-Datensatz inhaltlich identische Kopien derselben Rechnung darstellen, ist es steuerrechtlich einerlei, welcher der beiden Datensätze als Originalbeleg für den Vorsteuerabzug verwendet wird. Entscheidend ist hierfür nämlich nur, dass alle gemäß § 14 Abs. 4 UStG rechtlich vorgeschriebenen Rechnungsangaben vorhanden und korrekt sind.

Kleinstbetriebe könnten damit einfach weiterhin das PDF-Dokument als steuerabzugsfähigen (Original-)Beleg verwenden und den XML-Datensatz ignorieren. Oder sie nutzen die XML-Daten als praktische, digitale Buchungshilfe zur Übertragung der Rechnungsdaten in ihre Buchhaltungssoftware. Rechnungsempfänger mit vergleichsweise hohem Rechnungseingangsvolumen werden dagegen vorzugsweise die mitgelieferte XML-Datei als Originalbeleg für den Vorsteuerabzug und die automatisierte Rechnungsverarbeitung (für gewöhnlich unter Zuhilfenahme eines erfahrenen E-Invoicing-Providers) verwenden. Schließlich lassen sich so nicht nur zeitliche und personelle Ressourcen sparen. Auch störanfällige interne Prüfungs-, Abrechnungs- und Buchhaltungsprozesse wie:

  • der (visuelle) Abgleich mit dem ursprünglichen Leistungsauftrag,
  • die manuelle Übernahme der Rechnungsdaten in das Buchhaltungssystem oder
  • die zeitlich begrenzte Wahrnehmung von Skonti etc. 

können beim E-Invoicing nachhaltig optimiert werden.

Gibt es Fehlerquellen beim ZUGFeRD Standard?

Das Ausstellen, Versenden, Empfangen, Prüfen, Verbuchen, Begleichen und Archivieren von elektronischen Rechnungen im neuen ZUGFeRD-Standard ist nicht nur einfach, schnell und rechtssicher, sondern auch kostengünstig und überaus ressourcenschonend. Vorausgesetzt, die gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungsangaben sind in beiden Darstellungsformen (PDF und XML) vorhanden, korrekt und identisch. Unterscheiden sich die beiden Datensätze einer E-Rechnung im Hybrid-Format dagegen inhaltlich voneinander, kann das zu steuerrechtlichen und buchhalterischen Problemen führen.

Grafik zur veranschulichung einer fehlerhaften Buchungshilfe bei Hybrid-Formaten

 Zwar kann es theoretisch z. B. sowohl bei der Rechnungserstellung als auch durch die Konvertierung einer elektronisch übermittelten Rechnung zu inhaltlichen Abweichungen zwischen dem PDF- und dem XML-Datensatz kommen. Doch ist die Wahrscheinlichkeit für einen solchen Fehler äußerst gering. Sollte der unwahrscheinliche Fall dennoch eintreten, könnte das unter Umständen aber gerade für den Rechnungssteller nachteilige steuerrechtliche Konsequenzen haben. Denn unterscheiden sich die beiden Datensätze der beispielsweise im ZUGFeRD-Standard erstellten Rechnung inhaltlich voneinander, werden diese laut § 14c Abs. 1 UStG nicht als identische Mehrstücke, sondern als individuelle Rechnungen behandelt. 

Darstellung einer möglichen fehlerhaften Visualisierung bei Hybrid-Formaten

Die Folge: Der Rechnungssteller schuldet im schlimmsten Fall die kumulierte Umsatzsteuer aus beiden Rechnungen, während der Empfänger den Vorsteuerabzug nur einmal geltend machen kann.

Grafische Darstellung der ersten Möglichkeit unterschiedlicher Belegzuweiseungen bei Hybridformaten

Je nachdem, welcher der beiden Datensätze einer Rechnung als Originalbeleg verwendet wird, kann es bei inhaltlich divergierenden Rechnungsdaten zudem auch auf Empfängerseite zu Fehlbuchungen kommen. Denn entspricht etwa der (aufgrund eines Fehlers im XML-Datensatz) gezahlte Vorsteuerbetrag nicht dem Wert des (als Originalbeleg) geprüften PDF-Datensatzes, wird die Vorsteuer in „falscher“ Höhe entrichtet und muss später korrigiert werden.

Grafische Darstellung der zweiten Möglichkeit unterschiedlicher Belegzuweiseungen bei Hybridformaten

Lassen sich Fehler wie Fehlbuchungen beim E-Invoicing ausschließen?

Grundsätzlich lässt sich das Risiko von formalen wie inhaltlichen Prüfungs- und Abrechnungsfehlern mit der Umstellung auf E-Invoicing im Vergleich zum klassischen, papierbasierten Rechnungsaustausch deutlich verringern. Gerade bei hohen Rechnungsvolumina empfiehlt sich jedoch neben dem Einsatz des neuen ZUGFeRD-Standards die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen E-Invoicing-Provider. Als spezialisierter Dienstleister ermöglicht dieser den störungsfreien und rechtssicheren Rechnungsaustausch über alle technischen und semantischen Grenzen der verschiedenen Systeme, Formate und nationalen Besonderheiten hinweg.

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“ZUGFeRD” – weniger Kosten, mehr Effizienz

Eschborn, 05. Juni 2013. “ZUGFeRD”, heißt das einheitliche Datenformat für elektronische Rechnungen, das ab sofort als Release Candidate für alle interessierten Unternehmen zur Verfügung steht. Das Forum elektronische Rechnung  Deutschland (FeRD) hat diese Version unter dem Dach der vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie geförderten Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV e.V.) entwickelt. Mit dem neuen Format können Rechnungen zwischen Unternehmen sowie zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung künftig schnell, komfortabel und einfach elektronisch ausgetauscht werden. Das neue Datenformat ZUGFeRD („Zentraler User Guide des Forum elektronische Rechnung Deutschland“) senkt die Kosten der Rechnungsstellung und macht das Rechnungswesen künftig effizienter.

Mit gutem Grund: Nach der Novellierung des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 kommt es beim Rechnungsaustausch einzig auf die Inhalte der Rechnung und die Akzeptanz durch den Rechnungsempfänger an. „Letzten Endes“, so Stefan Engel-Flechsig, Leiter des Forum elektronische Rechnung Deutschland, „steckt das Potenzial in der automatisierten Verarbeitung strukturierter Daten, so wie es das ZUGFeRD-Format sicherstellt. Das Format ist ein ganz entscheidender Schritt zur Senkung der Kosten bei der Rechnungsverarbeitung. Wir freuen uns, dass der Gesetzgeber und die Finanzverwaltung mit ihrem Steuervereinfachungsgesetz eine Reihe von Erleichterungen beim elektronischen Rechnungsaustausch auf den Weg gebracht haben, die es auch kleinen und mittleren Unternehmen ermöglichen, vom elektronischen Rechnungsaustausch zu profitieren.“

Das ZUGFeRD-Datenformat kann beispielsweise bei einer Rechnung im PDF/A-Format die bildhafte Darstellung mit einem inhaltlich identischen Rechnungsdatensatz im XML-Format verknüpfen. Die Rechnungsdaten lassen sich auf diese Weise beim Empfänger ohne weitere manuelle Schritte auslesen und weiterverarbeiten. Das neue Format soll als Standardschnittstelle in Buchhaltungssoftware und ERP-Systeme eingebunden werden und dann allen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung zur Verfügung stehen. Hohe Investitionen in Zusatzsoftware wie z.B. für EDI werden damit in Zukunft vermieden. Unternehmen – vor allem auch KMU – und öffentliche Behörden sind in der Lage, strukturierte elektronische Rechnungen mit Standardbuchhaltungssoftware zu erstellen und zu empfangen sowie die Daten für eine elektronische Prozessbearbeitung zu verwenden.

Das ZUGFeRD-Datenformat wurde am 14. November 2012 in der Version 0.5 fertiggestellt und konnte bis zum 31. Dezember 2012 in einer ersten Phase kommentiert werden. Auf der CeBIT im März 2013 wurden bereits erste Implementierungen auf Basis der Spezifikation präsentiert. Anfang Juni dieses Jahres wurde der sog. „Release Candidate“ fertiggestellt, der bereits zur Erstellung entsprechender Anwendungen genutzt werden kann. Nach Stellungnahme von Verbänden und öffentlicher Verwaltung  ist die endgültige Fertigstellung des Datenformats für den Beginn des Jahres 2014 geplant.

Das ZUGFeRD-Datenformat basiert auf der Cross-Industry-Invoice (CII) von UN/CEFACT, der ISO-Norm 19005-3:2012 (PDF/A-3), sowie den auf europäischer Ebene spezifizierten “Message User Guidelines” (MUG). Das ZUGFeRD-Format soll in Zukunft bundesweit die bestehenden EDI-Standards ergänzen und die Umstellung der bisherigen papierbasierten Prozesse vorantreiben.

Bei der Entwicklung des einheitlichen Datenformats ZUGFeRD wurden Unternehmen aus der Automobilindustrie, der Konsumgüterbranche, dem Bankensektor, dem Gesundheitswesen, der Software-Industrie, aber auch die öffentliche Verwaltung einbezogen. Da das Format den Anforderungen der internationalen Standardisierung entspricht, kann es auch im grenzüberschreitenden europäischen und internationalen Rechnungsverkehr verwendet werden. Mit seiner Entwicklung setzt sich Deutschland in der Europäischen Union an die Spitze der Mitgliedsländer und definiert erstmalig ein Datenformat, das auf internationalen Standards beruht und damit auch weltweit einsetzbar ist.

Kurzum: Mit dem neuen ZUGFeRD-Format wird die elektronische Rechnung in Zukunft große Akzeptanz seitens der Unternehmen und öffentlichen Verwaltung erfahren.

Interessenten können das Infopaket zum ZUGFeRD Release Candidate ab 6. Juni auf der FeRD-Webseite unter folgender Adresse abrufen:

http://www.ferd-net.de/front_content.php?idart=861


Pressekontakt: 
AWV e.V.  Gottfried Glöckner
Leiter Öffentlichkeitsarbeit 
Tel.: +49 (0) 6196 777 26-21
E-Mail: gloeckner@awv-net.de 
www.ferd-net.de
 
FeRD ist die nationale Plattform von Verbänden, Ministerien und Unternehmen zur Förderung der elektronischen Rechnung in Deutschland. Das Forum wurde am 31. März 2010 in Berlin unter Beteiligung verschiedener Ministerien des Bundes und der Länder, des Bundeskanzleramts (Sekretariat des Nationalen Normenkontrollrates, Geschäftsstelle Bürokratieabbau) sowie der Spitzenverbände der Wirtschaft, einiger Fachverbände unter dem Dach der vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie auf Beschluss des Deutschen Bundestages geförderten Arbeitsgemeinschaft für Wirtschaftliche Verwaltung e. V. (AWV) gegründet. Das Forum soll die Akzeptanz und die Verbreitung elektronischer Rechnungen in Deutschland erhöhen. Es hat die Aufgabe, das Thema „elektronische Rechnungen“ unter technischen, geschäftlichen, wirtschaftlichen und rechtlichen Gesichtspunkten aufzubereiten sowie geeignete Maßnahmen zum raschen und einfachen Einsatz elektronischer Rechnungen vorzubereiten, zu koordinieren und umzusetzen. Es vertritt die Interessen seiner Mitglieder auf europäischer und internationaler Ebene.
 
Die AWVArbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V., fördert die Wissenschaft und Forschung auf dem Gebiet der wirtschaftlichen Gestaltung von Verwaltungsabläufen und unterstützt durch ihre Facharbeit und ihre Projekte die Gestaltung und Optimierung von Verwaltungstätigkeiten innerhalb und zwischen Wirtschaft und öffentlicher Verwaltung. Zu ihren Zielen gehört die Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit des Standortes Deutschland durch Verbesserung der Kommunikation zwischen diesen Bereichen, die Effizienzsteigerung durch Bürokratieabbau und Verwaltungsvereinfachung, die praxisgerechte Gestaltung von Rechtsvorschriften sowie die Förderung und Weiterentwicklung des Einsatzes von Informations- und Kommunikationstechnologien. Damit unterstützt die AWV die Initiativen des Bundes zum Bürokratieabbau und zur Verwaltungsreform direkt.