Doppelt gemoppelt hält besser?
E-Invoicing mit Hybrid-Formaten wie ZUGFeRD
Die Vorzüge des E-Invoicings sind nicht von der Hand zu weisen: Der vollautomatisierte Rechnungsaustausch auf digitalem Weg eröffnet auch der deutschen Wirtschaft Einsparpotentiale in mehrstelliger Millionenhöhe – und das nicht nur auf Seiten der öffentlichen Hand oder großer Konzerne.
Auch kleine und mittelständische Unternehmen können vom elektronischen Rechnungsaustausch profitieren. In der Regel sogar ohne hohe Implementierungskosten für IT oder neue, interne (Rechnungsprüfungs-)Prozesse. Denn: Neben den erfahrenen E-Invoicing-Providern als bewährter „Schnittstelle“ zwischen den verschiedenen technischen Systemen soll ab sofort auch der neue ZUGFeRD-Standard die Umstellung auf das ressourcenschonende E-Invoicing für den deutschen Mittelstand und das Handwerk noch einmal deutlich vereinfachen.
ZUGFeRD – was ist das eigentlich?
Das branchenübergreifende, standardisierte Format ermöglicht zukünftig den medienbruchfreien elektronischen Rechnungsaustausch zwischen verschiedenen Rechnungsstellern und Rechnungsempfängern. Bei den sogenannten Hybrid-Formaten wie dem ZUGFeRD-Standard, dessen finale Version das „Forum elektronische Rechnungen Deutschland“ (FeRD) nun der breiten Öffentlichkeit in diesen Tagen vorstellt, werden zwei verschiedene Darstellungsformen eines Datensatzes in einer gemeinsamen Datei verknüpft. Im Fall von ZUGFeRD ist das die bildhafte Darstellung einer Rechnung im PDF/A-3-Format in Kombination mit einem inhaltlich gleichen, strukturierten und maschinell les- und auswertbaren Rechnungsdatensatz im XML-Format.
Worin liegt der Vorteil einer elektronischen Rechnung im ZUGFeRD-Standard?
Elektronische Rechnungen, die im neuen ZUGFeRD-Standard verschickt werden, sollen die reibungslose Rechnungsverarbeitung für Rechnungsempfänger aller Art und Größe vereinfachen. Der große Vorteil: Nachdem sowohl das PDF als auch der XML-Datensatz inhaltlich identische Kopien derselben Rechnung darstellen, ist es steuerrechtlich einerlei, welcher der beiden Datensätze als Originalbeleg für den Vorsteuerabzug verwendet wird. Entscheidend ist hierfür nämlich nur, dass alle gemäß § 14 Abs. 4 UStG rechtlich vorgeschriebenen Rechnungsangaben vorhanden und korrekt sind.
Kleinstbetriebe könnten damit einfach weiterhin das PDF-Dokument als steuerabzugsfähigen (Original-)Beleg verwenden und den XML-Datensatz ignorieren. Oder sie nutzen die XML-Daten als praktische, digitale Buchungshilfe zur Übertragung der Rechnungsdaten in ihre Buchhaltungssoftware. Rechnungsempfänger mit vergleichsweise hohem Rechnungseingangsvolumen werden dagegen vorzugsweise die mitgelieferte XML-Datei als Originalbeleg für den Vorsteuerabzug und die automatisierte Rechnungsverarbeitung (für gewöhnlich unter Zuhilfenahme eines erfahrenen E-Invoicing-Providers) verwenden. Schließlich lassen sich so nicht nur zeitliche und personelle Ressourcen sparen. Auch störanfällige interne Prüfungs-, Abrechnungs- und Buchhaltungsprozesse wie:
- der (visuelle) Abgleich mit dem ursprünglichen Leistungsauftrag,
- die manuelle Übernahme der Rechnungsdaten in das Buchhaltungssystem oder
- die zeitlich begrenzte Wahrnehmung von Skonti etc.
können beim E-Invoicing nachhaltig optimiert werden.
Gibt es Fehlerquellen beim ZUGFeRD Standard?
Das Ausstellen, Versenden, Empfangen, Prüfen, Verbuchen, Begleichen und Archivieren von elektronischen Rechnungen im neuen ZUGFeRD-Standard ist nicht nur einfach, schnell und rechtssicher, sondern auch kostengünstig und überaus ressourcenschonend. Vorausgesetzt, die gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungsangaben sind in beiden Darstellungsformen (PDF und XML) vorhanden, korrekt und identisch. Unterscheiden sich die beiden Datensätze einer E-Rechnung im Hybrid-Format dagegen inhaltlich voneinander, kann das zu steuerrechtlichen und buchhalterischen Problemen führen.
Zwar kann es theoretisch z. B. sowohl bei der Rechnungserstellung als auch durch die Konvertierung einer elektronisch übermittelten Rechnung zu inhaltlichen Abweichungen zwischen dem PDF- und dem XML-Datensatz kommen. Doch ist die Wahrscheinlichkeit für einen solchen Fehler äußerst gering. Sollte der unwahrscheinliche Fall dennoch eintreten, könnte das unter Umständen aber gerade für den Rechnungssteller nachteilige steuerrechtliche Konsequenzen haben. Denn unterscheiden sich die beiden Datensätze der beispielsweise im ZUGFeRD-Standard erstellten Rechnung inhaltlich voneinander, werden diese laut § 14c Abs. 1 UStG nicht als identische Mehrstücke, sondern als individuelle Rechnungen behandelt.
Die Folge: Der Rechnungssteller schuldet im schlimmsten Fall die kumulierte Umsatzsteuer aus beiden Rechnungen, während der Empfänger den Vorsteuerabzug nur einmal geltend machen kann.
Je nachdem, welcher der beiden Datensätze einer Rechnung als Originalbeleg verwendet wird, kann es bei inhaltlich divergierenden Rechnungsdaten zudem auch auf Empfängerseite zu Fehlbuchungen kommen. Denn entspricht etwa der (aufgrund eines Fehlers im XML-Datensatz) gezahlte Vorsteuerbetrag nicht dem Wert des (als Originalbeleg) geprüften PDF-Datensatzes, wird die Vorsteuer in „falscher“ Höhe entrichtet und muss später korrigiert werden.
Lassen sich Fehler wie Fehlbuchungen beim E-Invoicing ausschließen?
Grundsätzlich lässt sich das Risiko von formalen wie inhaltlichen Prüfungs- und Abrechnungsfehlern mit der Umstellung auf E-Invoicing im Vergleich zum klassischen, papierbasierten Rechnungsaustausch deutlich verringern. Gerade bei hohen Rechnungsvolumina empfiehlt sich jedoch neben dem Einsatz des neuen ZUGFeRD-Standards die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen E-Invoicing-Provider. Als spezialisierter Dienstleister ermöglicht dieser den störungsfreien und rechtssicheren Rechnungsaustausch über alle technischen und semantischen Grenzen der verschiedenen Systeme, Formate und nationalen Besonderheiten hinweg.
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