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Wie funktioniert E-Invoicing in Polen?

Wie funktioniert E-Invoicing in Polen?

Im Oktober 2021 initiierte die polnische Regierung ein Pilotprojekt, an dem sich auch Comarch beteiligte. Ziel war es, zum Jahresbeginn 2022 eine funktionsfähige Plattform für elektronische Rechnungen zur Verfügung zu stellen: KSeF. Aktuell befindet sich KSeF noch in der Testphase und steht noch nicht bereit. Die Plattform stellt zunächst eine fakultative Lösung dar, doch ab 2023 soll eine Verpflichtung zur Nutzung von KSeF eingeführt werden. Wenn Sie in Polen geschäftlich tätig sind, müssen Sie Ihr Unternehmen so vorbereiten, dass Sie den neuen Vorschriften vollständig entsprechen.

Was ist KSeF?

Krajowy System e-Faktur, abgekürzt KSeF, ist das nationale System für elektronische Rechnungen. Das System ermöglicht es, strukturierte Rechnungen auszustellen, zu empfangen und zu speichern. Zudem werden Rechnungen mit einer systemseitig zugewiesenen Identifikationsnummer (KSeF-ID) versehen. So wird geprüft, ob sie einer bestimmten Vorlage entsprechen und technisch den Anforderungen bestimmter Schemata standhalten. Die Prüfung der Geschäftsdaten und -werte wird weiterhin vom Steuerzahler durchgeführt. Die elektronische Rechnungsverarbeitung folgt somit dem Clearance-Verfahren.

Wie funktioniert KSeF?

Für die Ausstellung strukturierter Rechnungen wurden vom Gesetzgeber zwei Möglichkeiten eingeräumt: direkt über die KSeF-Plattform (d.h. mittels einer KSeF-Weboberfläche) oder im Finanzbuchhaltungssystem des jeweiligen Steuerzahlers gemäß der veröffentlichten Vorlage. Möchte der Steuerzahler die zweite Möglichkeit in Anspruch nehmen, sind die Dokumente über eine definierte Schnittstelle, bspw. EDI, an KSeF bereitzustellen.

Wie bereiten Sie Ihr Unternehmen auf die Nutzung von KSeF vor?

Im englischen Webcast von dem VeR Mitglied Comarch berichtet der E-Invoicing-Experte Rafał Trojanowski im Detail über die technologischen und rechtlichen Anforderungen von KSeF sowie über den Prozess zur Erstellung strukturierter E-Rechnungen über die polnische Plattform. Er verrät auch, wie Rechnungen in KSeF ausgestellt und an KSeF per EDI geschickt werden können und liefert Antworten auf häufig gestellte Fragen zum System.

Highlights, die im Webcast besprochen werden:

  • KSeF im Allgemeinen sowie Auswirkungen und Funktionsweise von KSeF
  • Erläuterungen zur strukturierten Rechnung
  • Gründe für die Einführung und Verpflichtung
  • Vorführung der Erstellung von Rechnungen in KSeF (E-Rechnungs-Übermittlungsregeln, Autorisierung, Authentifizierung usw.)
  • Herausforderungen und Vorteile der Verwendung strukturierter KSeF-Rechnungen für Steuerzahler

Hier kommen Sie zum Webcast.