Fiskus sagt Kassenmanipulation den Kampf an

Eine erste Analyse zum Entwurf eines Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen

Im Kampf gegen manipulierte Kassensysteme will der Gesetzgeber nun ernst machen und hat hierzu mit Datum vom 18. März 2016 den Referentenentwurf eines „Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ vorgelegt. Hintergrund sind die in den letzten Jahren bekannt gewordenen Fälle manipulativer Eingriffe in Kassensysteme, die auch bereits Gegenstand von sowohl steuerrechtlicher als auch strafrechtlicher höchstrichterlicher Rechtsprechung waren.

Die Notwendigkeit eines neuen Gesetzes begründet das Bundesministerium der Finanzen (BMF) insbesondere damit, dass technische Manipulationen von Kassendaten im Rahmen der steuerlichen Außenprüfung wenn überhaupt nur mit einem hohen Aufwand feststellbar sind. Die gesetzliche Neuregelung soll derartigen Manipulationen den Riegel vorschieben und dazu der Finanzverwaltung neue Prüfungsmöglichkeiten eröffnen. Hierzu soll der Steuerpflichtige nach § 146a Absatz 1 Satz 4 AO zukünftig verpflichtet sein, digitale Grundaufzeichnungen nach vordefinierten technischen Vorgaben aufzuzeichnen und auf einem Speichermedium unveränderbar zu sichern.

Allerdings bergen die Maßnahmen ein nicht unerhebliches steuerliches und IT-technisches Konfliktpotenzial.

Autoreninformationen:

• Stefan Groß, Partner und Steuerberater bei Peters, Schönberger & Partner mbB

 

Was bedeutet “Unveränderbarkeit”? 

aus der PSP-Reihe: Experten erläutern die GoBD

(Auszug) Mit dem Schreiben vom 14. November 2014, den “Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)”, hat das BMF dargelegt, welche Vorgaben aus Sicht der Finanzverwaltung an IT-gestützte Prozesse zu stellen sind.¹ Die GoBD sind für Veranlagungszeiträume anzuwenden, die nach dem 31. Dezember 2014 beginnen und betreffen grundsätzlich alle Steuerpflichtigen mit Gewinneinkünften i. S. d. § 5 EStG, § 4 Abs. 1 EStG sowie auch nicht buchführungspflichtige Unternehmen, wie insbesondere Einnahmen-Überschuss-Rechner². Die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonst erforderlicher elektronischer Aufzeichnungen einschließlich der Verfahren trägt allein der Steuerpflichtige. Dies gilt auch bei einer teilweisen oder vollständigen organisatorischen und/oder technischen Auslagerung von Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten auf Dritte, wie auch etwa Steuerberater (Outsourcing).³

Nach § 146 Absatz 4 AO darf eine Buchung oder Aufzeichnung nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Dazu dürfen keine Veränderungen vorgenommen werden, die keinen Rückschluss darauf zulassen, ob sie ursprünglich oder erst später initiiert wurden.⁴ Das zum Einsatz kommende DV-Verfahren muss Gewähr dafür bieten, dass alle Informationen (Programme und Datenbestände), die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt werden (Beleg, Grundaufzeichnung, Buchung), nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können. Bereits in den Verarbeitungsprozess eingeführte Informationen (Beleg, Grundaufzeichnung, Buchung) dürfen nicht ohne Kenntlichmachung durch neue Daten ersetzt werden.⁵

Die Unveränderbarkeit der Daten, Datensätze, elektronischen Dokumente und elektronischen Unterlagen kann sowohl hardwaremäßig (z. B. unveränderbare und fälschungssichere Datenträger) als auch softwaremäßig (z. B. Sicherungen, Sperren, Festschreibungen, Löschmerker, automatische Protokollierung, Historisierungen, Versionierungen) oder organisatorisch (z. B. mittels Zugriffsberechtigungskonzepten) gewährleistet werden.⁶ Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die eine Unveränderbarkeit gewährleisten.⁷

Gerade bei der Diskussion über die Umsetzung der Unveränderbarkeit ist aber auch der folgende Hinweis der GoBD wichtig: Technische Vorgaben oder Standards (z. B. zu Archivierungsmedien oder Kryptografieverfahren) können angesichts der rasch fortschreitenden Entwicklung und der ebenfalls notwendigen Betrachtung des organisatorischen Umfelds nicht festgelegt werden.⁸

Soweit die Formulierungen und Anforderungen aus den GoBD. Doch was bedeuten diese Vorgaben im Einzelnen? (…)

Autoreninformationen:

• Stefan Groß, Partner und Steuerberater bei Peters, Schönberger & Partner mbB
• Dipl.-Fw. Bernhard Lindgens, Bundeszentralamt für Steuern⁹
• Bernhard Zöller, Geschäftsführer bei Zöller & Partner GmbH
• Thorsten Brand, Senior Berater bei Zöller & Partner GmbH
• Stefan Heinrichshofen, Partner, Rechtsanwalt und Steuerberater bei Peters, Schönberger & Partner mbB

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¹BMF v. 14. November 2014 – IV A 4 – S 0316/13/10003, BStBl. I 2014, S. 1450.

²Steuerpflichtige, die ihren Gewinn nach den Vorschriften des § 4 Abs. 3 EStG ermitteln.

³GoBD (Fn. 2), Rn. 21.

⁴GoBD (Fn. 2), Rn. 107.

⁵GoBD (Fn. 2), Rn. 108.

⁶GoBD (Fn. 2), Rn. 110.

⁷GoBD (Fn. 1), Rn. 10.

⁸Der Beitrag wurde nicht in dienstlicher Eigenschaft verfasst.

 

Was bedeutet “mobiles Scannen”? 

aus der PSP-Reihe: Experten erläutern die GoBD

(Auszug) Mit dem Schreiben vom 14. November 2014, den “Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)”, hat das BMF dargelegt, welche Vorgaben aus Sicht der Finanzverwaltung an IT-gestützte Prozesse zu stellen sind.¹ Die GoBD sind für Veranlagungszeiträume anzuwenden, die nach dem 31. Dezember 2014 beginnen und betreffen grundsätzlich alle Steuerpflichtigen mit Gewinneinkünften i. S. d. § 5 EStG, § 4 Abs. 1 EStG sowie auch nicht buchführungspflichtige Unternehmen, wie insbesondere Einnahmen-Überschuss-Rechner². Die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonst erforderlicher elektronischer Aufzeichnungen einschließlich der Verfahren trägt allein der Steuerpflichtige. Dies gilt auch bei einer teilweisen oder vollständigen organisatorischen und/oder technischen Auslagerung von Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten auf Dritte, wie auch etwa Steuerberater (Outsourcing).³

Im Zeitalter von Smartphones und anderen mobilen Endgeräten mit Fotofunktion stellt sich zunehmend die Frage, inwieweit der fotografisch festgehaltene Beleg steuerrechtlich anerkannt wird. Vor allem seit über entsprechende “Scanner-Apps” die Möglichkeit besteht, Belege komfortabel abzulichten und medienbruchfrei (etwa via spezieller App) an das Unternehmen zu übermitteln, stellt sich für Unternehmen die Frage der steuerlichen und insbesondere umsatzsteuerlichen Anerkennung der zugrunde liegenden, auf diese Art und Weise erzeugten elektronischen Belege. Den Maßstab hierfür bilden aktuell die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).⁴ Aus Prozesssicht besteht die Zielsetzung der Unternehmen dabei stets darin, den Papierbeleg vom weiteren Prozess auszunehmen, mithin zu vernichten.

Ausgehend vom Grundsatz der Unveränderbarkeit dürfen nach § 146 Abs. 4 AO Buchungen oder Aufzeichnungen nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.⁵ Dazu dürfen keine Veränderungen vorgenommen werden, die keinen Rückschluss darauf zulassen, ob sie ursprünglich oder erst später initiiert wurden.⁶ Das zum Einsatz kommende DV-Verfahren muss Gewähr dafür bieten, dass alle Informationen, die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt werden (auch entsprechende Belege), nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können.⁷ Die Unveränderbarkeit der Daten, Datensätze, elektronischen Dokumente und elektronischen Unterlagen kann sowohl hardwaremäßig als auch softwaremäßig oder organisatorisch gewährleistet werden.⁸

Damit ist zunächst festzuhalten, dass die zur Ablichtung verwendeten mobilen Endgeräte als Teil des unternehmerischen DV-Systems gelten und diese insoweit auch die Anforderungen an die Unveränderbarkeit sicherstellen müssen.

Doch was bedeutet dieses Vorgehen konkret? (…)

Autoreninformationen:

• Stefan Groß, Partner und Steuerberater bei Peters, Schönberger & Partner mbB
• Dipl.-Fw. Bernhard Lindgens, Bundeszentralamt für Steuern5
• Bernhard Zöller, Geschäftsführer bei Zöller & Partner GmbH
• Thorsten Brand, Senior Berater bei Zöller & Partner GmbH
• Stefan Heinrichshofen, Partner, Rechtsanwalt und Steuerberater bei Peters, Schönberger & Partner mbB

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¹BMF v. 14. November 2014 – IV A 4 – S 0316/13/10003, BStBl. I 2014, S. 1450.

²Steuerpflichtige, die ihren Gewinn nach den Vorschriften des § 4 Abs. 3 EStG ermitteln.

³GoBD (Fn. 2), Rn. 21.

⁴BMF v. 14. November 2014 – IV A 4 – S 0316/13/10003, BStBl. I 2014, S. 1450.

⁵GoBD (Fn. 1), Rn. 58.

⁶GoBD (Fn. 1), Rn. 107.

⁷GoBD (Fn. 1), Rn. 108.

⁸GoBD (Fn. 1), Rn. 110.

Was bedeutet “Konvertierung”? 

aus der PSP-Reihe: Experten erläutern die GoBD

(Auszug) Mit dem Schreiben vom 14. November 2014, den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“, hat das BMF dargelegt, welche Vorgaben aus Sicht der Finanzverwaltung an IT-gestützte Prozesse zu stellen sind.¹ Die GoBD sind für Veranlagungszeiträume anzuwenden, die nach dem 31. Dezember 2014 beginnen und betreffen grundsätzlich alle Steuerpflichtigen mit Gewinneinkünften i. S. d. § 5 EStG, § 4 Abs. 1 EStG sowie auch nicht buchführungspflichtige Unternehmen, wie insbesondere Einnahmen-Überschuss-Rechner². Die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonst erforderlicher elektronischer Aufzeichnungen einschließlich der Verfahren trägt allein der Steuerpflichtige. Dies gilt auch bei einer teilweisen oder vollständigen organisatorischen und/oder technischen Auslagerung von Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten auf Dritte, wie auch etwa Steuerberater (Outsourcing).³

Eine grundsätzliche Frage, welche die Unternehmen beschäftigt, ist die Zulässigkeit von sog. Formatkonvertierungen für empfangene oder intern ursprünglich in einem anderen Format erzeugte Unterlagen sowie die sich daraus ergebenden Anforderungen. Solche Konvertierungen können beispielhaft aus folgenden Gründen notwendig oder geboten sein:

• Die erhaltenen Unterlagen sind mit den vorhandenen Werkzeugen auf den Arbeitsplätzen ohne Formatkonvertierung nicht lesbar.
• Das Unternehmen möchte proprietäre, herstellerspezifische Formate auf ein standardisiertes Format vereinheitlichen, um diese – ohne die Notwendigkeit, spezielle Softwarekomponenten vorhalten zu müssen – dauerhaft lesbar zu machen.
• Bei einer anstehenden Archivmigration will das Unternehmen alte Formate (z. B. TIFF G3 aus den 80er Jahren) in moderne Formate (z. B. PDF oder PDF/A) konvertieren.

Soweit nun eine Umwandlung (Konvertierung) empfangener aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ein anderes, intern verwendetes Format (sog. Inhouse-Format) erfolgt, sind nach den GoBD stets beide Versionen aufzubewahren, derselben Aufzeichnung zuzuordnen und mit demselben Index zu verwalten. Die konvertierte Version ist als solche zu kennzeichnen.⁴

Doch was bedeuten diese Vorgaben konkret? (…)

Autoreninformationen:

• Stefan Groß, Partner und Steuerberater bei Peters, Schönberger & Partner mbB
• Dipl.-Fw. Bernhard Lindgens, Bundeszentralamt für Steuern5
• Bernhard Zöller, Geschäftsführer bei Zöller & Partner GmbH
• Thorsten Brand, Senior Berater bei Zöller & Partner GmbH
• Stefan Heinrichshofen, Partner, Rechtsanwalt und Steuerberater bei Peters, Schönberger & Partner mbB

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¹BMF v. 14. November 2014 – IV A 4 – S 0316/13/10003, BStBl. I 2014, S. 1450.

²Steuerpflichtige, die ihren Gewinn nach den Vorschriften des § 4 Abs. 3 EStG ermitteln.

³GoBD (Fn. 2), Rn. 21.

⁴GoBD (Fn. 2), Rn. 135.

⁵Der Beitrag wurde nicht in dienstlicher Eigenschaft verfasst.

Mobiles Scannen: GoBD- und umsatzsteuerkonform?

Den steuerrechtlichen Anker setzen aktuell die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD), die sich ausführlich mit der Erfassung von Papierdokumenten beschäftigen. Ob und unter welchen Voraussetzungen die mobile Ablichtung von Belegen GoBD- und damit umsatzsteuerkonform ist, illustriert dieser GoBD-Fachbeitrag zum Thema „Mobiles Scannen“.

Über die Auroren:

• Stefan Groß, Partner und Steuerberater bei Peters, Schönberger & Partner mbB
• Dipl.-Fw. Bernhard Lindgens, Bundeszentralamt für Steuern
• Stefan Heinrichshofen, Partner, Rechtsanwalt und Steuerberater bei Peters, Schönberger & Partner mbB

 

Was bedeutet “Zeitgerechtheit”? 

aus der PSP-Reihe: Experten erläutern die GoBD

(Auszug) Mit dem Schreiben vom 14. November 2014, den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“, hat das BMF dargelegt, welche Vorgaben aus Sicht der Finanzverwaltung an IT-gestützte Prozesse zu stellen sind.¹ Die GoBD sind für Veranlagungszeiträume anzuwenden, die nach dem 31. Dezember 2014 beginnen und betreffen grundsätzlich alle Steuerpflichtigen mit Gewinneinkünften i. S. d. § 5 EStG, § 4 Abs. 1 EStG sowie auch nicht buchführungspflichtige Unternehmen, wie insbesondere Einnahmen-Überschuss-Rechner². Die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonst erforderlicher elektronischer Aufzeichnungen einschließlich der Verfahren trägt allein der Steuerpflichtige. Dies gilt auch bei einer teilweisen oder vollständigen organisatorischen und/oder technischen Auslagerung von Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten auf Dritte, wie auch etwa Steuerberater (Outsourcing).³

Einer der Hauptdiskussionspunkte waren und sind die in den GoBD niedergelegten Anforderungen zu Zeitgerechtheit. Das Erfordernis der Zeitgerechtheit verlangt demnach, dass ein zeitlicher Zusammenhang zwischen den Vorgängen und ihrer buchmäßigen Erfassung besteht.⁴ Die Zeitgerechtheit umfasst sowohl die zeitnahe Erfassung, als auch die zeitnahe Buchung. Dabei widerspricht es nach der Rechtsprechung des BFH dem Wesen der kaufmännischen Buchführung, sich zunächst auf die Sammlung von Belegen zu beschränken und erst nach Ablauf eines langen Zeitraums die entsprechenden Geschäftsvorfälle zu erfassen.⁵

Doch was bedeuten diese Vorgaben konkret? (…)

Autoreninformationen:

• Stefan Groß, Partner und Steuerberater bei Peters, Schönberger & Partner mbB
• Dipl.-Fw. Bernhard Lindgens, Bundeszentralamt für Steuern⁶
• Bernhard Zöller, Geschäftsführer bei Zöller & Partner GmbH
• Thorsten Brand, Senior Berater bei Zöller & Partner GmbH
• Stefan Heinrichshofen, Partner, Rechtsanwalt und Steuerberater bei Peters, Schönberger & Partner mbB

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¹BMF v. 14. November 2014 – IV A 4 – S 0316/13/10003, BStBl. I 2014, S. 1450.

²Steuerpflichtige, die ihren Gewinn nach den Vorschriften des § 4 Abs. 3 EStG ermitteln.

³GoBD (Fn. 2), Rn. 21.

⁴BFH v. 25. März 1992, BStBl II 1992, S. 1010, BFH v. 5. März 1965, BStBl III 1965, S. 285.

⁵BFH v. 10. Juni 1954, BStBl III 1954, S. 298.

⁶Der Beitrag wurde nicht in dienstlicher Eigenschaft verfasst.