Die Slowakei führt das e-Fakturierungssystem und die “Weiße Liste” für Bankkonten ein

Die Slowakei war eines der ersten Länder, das die detaillierte elektronische Umsatzsteuerberichterstattung eingeführt hat. Im Jahr 2014 wurde die kontrolný výkaz (Steueranweisung) Anforderung in Kraft gesetzt. Dabei handelt es sich um einen auf XML beruhender Umsatz- und Einkaufsauflistungsbericht. Eine ähnliche Anforderung wurde in der Tschechischen Republik zwei Jahre später im Jahr 2016 eingeführt.

Aus diesem Grund ist es nicht überraschend, dass die Slowakei auch weiterhin die Trends im digitalen Steuerwesen verfolgt und im Jahr 2022 erneut weitere Verpflichtungen auflegt. Etwa die verpflichtende E-Fakturierung für B2G, G2G sowie G2B. Damit können künftig Zahlungsleistungen nur auf die Bankkonten erfolgen, welche auf der von der Steuerverwaltung vorgesehenen Sonderliste eingetragen sind.

Slowakisches E-Fakturierungssystem: Umsetzung in zwei Phasen

Die Slowakei hat beschlossen, ein zentrales e-Fakturierungssystem namens Informačný Systém Elektronickej Fakturácie (IS EFA) einzuführen. Die Probephase läuft bereits. Die letztendliche Implementierung wurde jedoch in zwei Phasen unterteilt:

Ab Januar 2022 wird die E-Fakturierung über IS EFA für B2G, G2G, und G2B Geschäfte verpflichtend
Ab Januar 2023 wird die E-Fakturierung über IS EFA zudem für alle Geschäftsarten, inklusive B2B Szenarios, gesetzlich vorgeschrieben.

IS EFA: Technische Zusammenfassung

Der slowakische nationale E-Fakturierungs-Rahmen besteht aus den im folgenden Schema aufgeführten Modulen:

EFA Gateway: Kommunikation mit dem Steuerzahler-Warenwirtschaftssystem. Insbesondere, um den Empfang von Lieferantenrechnungen zu ermöglichen
EFA Bearbeitung: Bearbeitung von elektronischen Rechnungen
EFA Lieferung: Versand/Auslieferung von Rechnungen an Kunden
Analytisches System: Durchführung von Prüfungen der angemeldeten Rechnungen
EFA Benutzeranwendung: Erstellung von elektronischen Rechnungen und ihrer Zielführung
Rechnungsoffenlegung: Rechnungsoffenlegung für B2G und G2G Szenarios

Es gibt zwei Hauptmethoden, um Rechnungen in das IS EFA-System zu übertragen:

Automatisches Hochladen direkt vom Warenwirtschaftssystem des Steuerzahlers (Punkte 1 – * im obigen Schema) > speziell für mittelgroße und große Steuerpflichtige
Manuelles Hochladen anhand der EFA Benutzeranwendung (s.o.) > für kleine Steuerpflichtige

Viele der technischen Details sind aus ähnlichen E-Fakturierungsentwicklungen in anderen Ländern bekannt. Insbesondere beruht das slowakische System auf XML-Format-Rechnungen im UBL 2.1. Standard, welcher beispielsweise auch in Serbien bereits Verwendung findet. Die Kommunikation zwischen verschiedenen Modulen der IS EFA wird vereinfacht durch zugeordnete API (Anwendungsprogrammschnittstellen).

Die “Weiße Liste” der Bankkonten

Die Slowakei hatte zudem beschlossen, noch eine weitere Anforderung zur Reduzierung der Möglichkeiten zur von Steuerhinterziehung einzuführen: Ähnlich wie in Polen werden verifizierte Steuerzahler und Bankkonten auf einer weißen Liste geführt.

Beginnend mit Januar 2022 wird die Steuerbehörde der Slowakei (Finančná správa) jeden Tag eine aktualisierte Liste aller von den Unternehmen offengelegten Bankkontonummern veröffentlichen. Bis Ende November 2021 hatten die slowakischen umsatzsteuerregistrierten Steuerzahler den Steuerbehörden schon alle Bankkonten, die sie in ihren wirtschaftlichen Tätigkeiten benutzen, anzuzeigen.

Am wichtigsten ist, dass die Zahlung für eine Rechnung ausschließlich auf das Bankkonto des Lieferanten, das auf der von den Steuerbehörden veröffentlichten Liste aufgeführt ist, erfolgen muss. Anderenfalls wird ein Kunde für die Umsatzsteuerhaftung des Lieferanten mitverantwortlich.

Der einzige Weg zur Vermeidung der Mitverantwortung bei der Zahlungsleistung auf das Konto, das nicht auf der Weißen Liste steht, ist die Anwendung der Teilzahlungsmethode.

Die Bankkontonummer eines Unternehmens kann direkt auf der Steueramt-Webseite verifiziert werden. Für die Abfrage genügt bereits die Umsatzsteuernummer des Steuerpflichtigen.

Eine andere Methode ist das Herunterladen einer Datei im XML-Format, die eine Liste aller Steuerzahler und ihrer entsprechenden Bankkonten beinhaltet.

Die dritte Methode der Verifizierung von Bankkontonummern der Steuerzahler erscheint jedoch als besonders geeignet, insbesondere für große Unternehmen, die täglich viele Zahlungen leisten und viele Kontonummern zu verifizieren haben: Es gibt eine eigene Systemschnittstelle, die seitens der Steuerbehörde unter der Bezeichnung OpenAPI eingeführt worden ist. Neben der Verifizierung von Bankkontonummern erlaubt diese API den Anwendern, andere slowakische Steuerdatenbanken zu überprüfen. So ist es beispielsweise möglich zu verifizieren, ob eine bestimmte slowakische Umsatzsteuernummer gültig ist.

Verfahrensänderungen sind unvermeidbar

In der Slowakei tätige Unternehmen sollten sich für die oben aufgeführten Anforderungen vorzubereiten. Im öffentlichen Auftragswesen tätige Unternehmen sollten dagegen bereits über eine gültige E-Fakturierungs-Lösung verfügen.

In der Praxis wird die Einführung des nationalen E-Fakturierungssystems IS EFA die meisten Geschäftsverfahren, insbesondere AP (Verbindlichkeiten) und AR (Forderungen), beeinflussen.

Die Anforderung alle Bankkontonummern zu verifizieren, bevor Zahlungen geleistet werden, ist auch in den Unternehmensverfahren zu reflektieren. Zusätzliche Verfahren werden möglicherweise zu gestalten und zu verfolgen sein.

Trotz der Tatsache, dass eine Möglichkeit zur Vermeidung der gesamtschuldnerischen Haftung vorliegt, indem die Teilzahlungsmethode angewandt wird, kann diese nicht als “Umgehungslösung” betrachtet werden. Die Teilzahlung hat ebenfalls bedeutende Nachteile. Sie hat vor allem eine Einnahmeunterdeckungsauswirkung und ist auch aus technischer Sicht komplexer.

Zusammenfassend erfordert die Erfüllung der neuen digitalen Steueranforderungen die Zusammenarbeit von mehreren Mitwirkern und kann in einem “Silo”-Modell nicht erfolgreich umgesetzt werden. IT-Entwickler müssen mit den Finanzabteilungen (AP, AR, Steuer und interne Kontrolle) folglich besonders eng zusammenarbeiten, um die erforderlichen Änderungen durchzusetzen.

Serbien führt e-Fakturierung ab 2022 ein

Elektronische Steueranforderungen werden immer üblicher, nicht nur unter EU-Ländern. Erwähnenswert sind die kürzlichen Entwicklungen zur e-Fakturierung in Ägypten, zum eInvoicing im Königreich Saudi-Arabien und dem Marktpilot e-Fakturierung in den Vereinigten Staaten. Nun setzt auch Serbien die verpflichtende e-Fakturierung ab Januar 2022 um.

Rechtlicher Hintergrund

Die Einführung der elektronischen Fakturierung in Serbien beruht hauptsächlich auf dem Gesetz Nr. 44/2021 vom 29. April 2021. Diese Gesetzgebung regelt die Ausstellung, die Übermittlung, den Empfang, die Bearbeitung und die Speicherung von elektronischen Rechnungen sowie deren Inhalt. Sie schafft außerdem einen Rahmen für das e-Fakturierungssystem, das von der serbischen Regierung eingeführt werden soll.

Das Inkrafttreten der verpflichtenden e-Fakturierung in Serbien wird in den folgenden Phasen erfolgen:

G2G: Die Verpflichtung des öffentlichen Dienstes, elektronische Rechnung zu empfangen und aufzubewahren, sowie die Verpflichtung, elektronische Rechnungen an andere Rechnungsempfänger des öffentlichen Dienstes auszustellen, gilt seit 1. Januar 2022.
G2B: Die Verpflichtung öffentlicher Betriebe, elektronische Rechnungen an Unternehmen des Privatsektors auszustellen, gilt ab 1. Juli 2022. Gleiches gilt für die Verpflichtung des Privatsektors, eine von der öffentlichen Hand ausgestellte elektronische Rechnung zu empfangen und aufzubewahren.
B2G: Die Verpflichtung von Unternehmen des Privatsektors, elektronische Rechnungen an Empfänger der öffentlichen Hand auszustellen, gilt seit 1. Januar 2022 gelten.
B2B: Die Verpflichtung, elektronische Rechnungen in Geschäften zwischen Unternehmen des Privatsektors zu erstellen und aufzubewahren, soll ab dem 1. Januar 2023 gelten.

Die Nichteinhaltung der Anforderung der elektronischen Fakturierung unterliegt Geldstrafen von bis zu 2 Millionen Serbischen Dinars (ca. 17,000 Euro).

Technische Übersicht

Grundsätzlich verfolgt das serbische e-Fakturierungssystem im so genannten Verrechnungsmodell, welches beispielsweise in Italien (SdI) schon angewandt wird. Das heißt, dass die Übermittlung und die einleitende Validierung der elektronischen Rechnungen über eine Schnittstelle erfolgen, die von den Steuerbehörden verwaltet wird.

In Serbien wird das nationale e-Fakturierungssystem dahger auch einfach Sistem E-Faktura genannt. Außerdem wurde eine Nebenstellenanlage, das Sistem za Upravljanje Fakturama (SUF), welche über www.esuf.rs und www.esuf.gov.rs zugänglich ist, eingeführt, um den Steuerzahlern bei der Fakturierung und Speicherung der Rechnungen zu unterstützen.

Beglaubigte Anmeldung vor Nutzung nötig

Um mit dem Gebrauch des elektronischen Fakturierungssystem zu beginnen, hat sich ein Steuerzahler zuerst über das zugewiesene Portal, das über www.eid.gov.rs zugänglich ist, anzumelden. Die Anmeldung erfordert eine Beglaubigung anhand einer qualifizierten elektronischen Bescheinigung.

Es gibt zwei Hauptwege, um serbische elektronische Rechnungen zu erstellen, einzureichen und zu empfangen:

Manuell über das e-Fakturierungsportal
Direkt aus dem ERP (Warenwirtschaftssystem) der steuerpflichtigen Unternehmen, wie z.B. über SAP anhand der zugeordneten API (Anwendungsprogramm-Schnittstellen), die von den serbischen Steuerbehörden zur Verfügung gestellt wird.

Kleine Steuerpflichige, die nicht viele Rechnungen ausstellen, könnten die manuelle Option bevorzugen. Jedoch gibt es für mittelgroße und große Steuerzahler, die wahrscheinlich über weitreichende Warenwirtschaftssysteme verfügen, keine praktische Alternative zum Anschluss ihres Warenwirtschaftssystems an das nationale elektronische Fakturierungssystem über die beschriebene API-Lösung.

Die serbische e-Fakturierungs-API basiert auf REST API, was einige “Methoden” für die Kommunikation mit dem staatlichen System ermöglicht.

Zum Beispiel hat die Erstellung einer Rechnung anhand der ‘POST’-Methode zu erfolgen. Nachdem dies erfolgreich geschehen ist, erhält der Steuerzahler eine JSON-Antwort mit einem einzigartigen Rechnungskennzeichen (Ausgangsrechnung ID-Kennziffer). Um die API zu benutzen, haben die Steuerzahler diese einzuschalten und eine zugewiesene ID-Kennziffer zu erzeugen. Dies ist über das e-Rechungsportal zu vollziehen.

Serbisches E-Rechnungsformat und -inhalt

Wie die meisten e-Steueranforderungen müssen die serbischen elektronischen Rechnungen im XML-Format ausgestellt werden. Serbische XML e-Rechnungen haben dem UBL 2.1. Standard zu entsprechen. Bei UBL handelt es sich um einen Satz von standardisierten XML-Geschäftsdokumenten wie z.B. Kaufaufträge, Rechnungen und Logistikdokumente. Der UBL-Standard wird von dem Unternehmen OASIS Open geführt.

Der Inhalt der serbischen e-Rechnungen ist übrigens relativ anspruchsvoll. Es gibt Dutzende von Feldern, die in der XML-Datei anzugeben sind und die Verkäufer- und Käuferangaben, Produktdaten von Waren, detaillierte Umsatzsteuerdaten, Zahlungsanweisungen usw. umfassen.

Darüber hinaus ist jedes Dokument mit einem spezifischen Code zu bezeichnen, der die Art der Rechnung anzeigt. Beispielsweise bezieht sich 380 auf eine Standardrechnung, 384 auf eine Korrektivrechnung und 386 auf eine Vorauszahlungsrechnung. Es liegen zwei weitere Codes vor: 381 und 383 beispielsweise kennzeichnen sehr spezifische, nicht-standardmäßige Szenarios.

Ein separates Verzeichnis von Codes ist für Umsatzsteuerkategorien (Feld: Steuerkategorie) eingeführt worden. Beispielsweise steht ‘S’ für Standardrate, ‘AE’ für Abzugsverfahren und ‘E’ für Freistellung von der Umsatzsteuer.

Höchste Zeit, um mit der Einführung der e-Fakturierung zu beginnen

Unternehmen, die geschäfte mit der öffentlichen hand in Serbien machen (oder dies vorhaben), sollten möglichst bald mit der Einführung der Lösungen beginnen, um die Übermittlung der e-Rechnungen zu ermöglichen. Es gibt zu diesem Zweck auch schon eine Testanordnung (www.demoefaktura.mfin.gov.rs), die vom serbischen Finanzministerium zur Verfügung gestellt worden ist und in der die Steuerzahler ihre Systeme validieren können.

Jedoch sollten Firmen, die mit dem Gebrauch der elektronischen Rechnungen ab Juli 2022 (G2B) oder Januar 2023 (B2B) beginnen werden, die Schritte zur Einführung der e-Fakturierung nun einlegen. Dies ist insbesondere wichtig, da es nicht viele Informationen über die serbische e-Fakturierung auf Englisch gibt. In der Tat gibt es von den serbischen Steuerbehörden veröffentlichte, detaillierte technische Anleitungen und selbst Videoanweisungen.

Kleines Manko: Noch sind alle Quellen auf Serbisch. Das könnte ein zusätzliches Problem für multinationale Unternehmen sein, in denen viele Funktionen wie IT oder Steuerregelkonformität, zentralisiert sind und die e-Fakturierung meistens durch auswärtige Angestellte geführt wird.