Verband elektronische Rechnung Der Expertenverband der deutschen E-Invoicing Branche

Optimierungs-Leitfaden: Belege digital(isiert) empfangen und verarbeiten

Es klingt wie im Märchen – ist aber keines: In diesem Workbook zeigt VeR-Mitglied XimantiX, welche typischen sieben Herausforderungen Sie als Buchhaltungs-, Prozess- oder IT-Verantwortliche:r mit der behutsamen Umstellung auf digitalisierte Empfangs- und Verarbeitungsprozesse beim Belegeingang auf einen Streich meistern können.

Doch damit nicht genug: Denn passend dazu hat man auch gleich noch eine ganze Reihe konkreter, aufeinander aufbauender Lösungsansätze  zusammengetragen und auf das jeweilige Nutzenpotenzial für die jeweilige Ausgangslage hin durchleuchtet.

Das Ergebnis: Ein überaus praxisorientiertes Workbook mit zahlreichen, tatsächlich anwendbaren Ideen, Tipps und Strategien, mit denen nahezu jedes Unternehmen ein für die eigene Bedarfslage optimales Ergebnis erzielt.

Das Praxis-Workbook mit handfesten Empfehlungen zur Kosten- und Prozessoptimierung wurde speziell für Unternehmen mit +1.000 Eingangsrechnungen und anderen Belegen pro Monat konzipiert.

Inklusive Homeoffice-Ratgeber :

  • Typische Hürden erkennen und meistern
  • Best Practices für reibungslose Remote-Prozesse
  • Fallbeispiele mit konkreter Kosten-/Nutzenrechnung

 

Hier können Sie den Optimierungs-Leitfaden von XimantiX als PDF kostenfrei herunterladen!

IT – Die Rettung bei der Umsetzung des Lieferkettengesetzes

Das Bun­des­ka­bi­nett hat am 03.03.2021 den Ent­wurf eines Lie­fer­ket­ten­ge­set­zes be­schlos­sen, welches noch in der aktuellen Legislaturperiode verabschiedet werden soll. Im Fokus des Lieferkettengesetzes („LiefKettG“) steht der weltweite Schutz der Arbeitnehmer und der Umwelt, um einen gesetzlichen Rahmen für die Sorgfaltspflicht entlang der Lieferkette zu schaffen. Für Unternehmen führt das in Zukunft zu neuen Pflichten, denn Lieferanten müssen auf die Einhaltung sozialer und ökologischer Mindeststandards überprüft werden. Zu beachten sind dabei sowohl das deutsche als auch das europäische Gesetz.

VeR-Mitglied Comarch hat nun ein umfassendes Whitepaper zum Lieferkettengesetz vorgestellt.

Welche Unternehmen sind betroffen?

Der Gesetzesentwurf wendet sich an Unternehmen, ungeachtet ihrer Rechtsform, die ihre Hauptverwaltung, ihre Hauptniederlassung oder ihren Sitz im Inland haben und in der Regel mehr als 3.000 Arbeitnehmer beschäftigen. Ab dem 1. Januar 2024 beträgt der vorgesehene Schwellenwert 1.000 Arbeitnehmer. Bei Verstößen gegen die Sorgfaltspflicht drohen den Unternehmen hohe Bußgelder sowie der Ausschluss von öffentlichen Ausschreibungen für bis zu drei Jahre.

Was bedeutet das für Unternehmen?

Insbesondere die Compliance-Anforderungen bedeuten für betroffene Unternehmen einen hohen Aufwand. Das heißt konkret:

  • Schaffung der notwendigen Infrastruktur
  • Ausarbeitung einer Risikoanalyse
  • Organisation und Verwaltung des Beschwerdeverfahren
  • Dokumentations- und Berichtspflicht

Hintergrund dessen ist, sich offiziell zu den UN-Leitprinzipien zu bekennen und diese von allen Stakeholdern sowie ihren direkten Lieferanten einzufordern.

Im Kern des Gesetzes steht dabei die Risikoanalyse. Unternehmen müssen sich schon jetzt Gedanken machen, wie die Risiken innerhalb ihrer Organisation und deren Lieferanten aufzudecken und zu verwalten sind. Um die Nachverfolgung zu belegen, wird es notwendig sein entsprechende Strukturen zu schaffen. In der Praxis wird es deshalb zu erheblichen Berichtspflichten und somit zu zusätzlicher Bürokratie und Belastungen für Unternehmen kommen, deren Entscheider dieser Pflicht nachkommen müssen.

Wie können EDI und MDM bei der Einhaltung des Lieferkettengesetzes helfen?

Es wird schnell deutlich, dass diese Aufgaben nicht mehr manuell zu bewältigen sind. Unternehmen müssen neue Prozesse implementieren, um ihre Auswirkungen auf Menschenrechte zu analysieren und ihrer Sorgfaltspflicht entlang der Lieferkette nachzukommen. EDI- und MDM-Systeme helfen Unternehmen dabei Compliance-Checks und -audits bei Tausenden von Lieferanten innerhalb kürzester Zeit durchzuführen. Dabei ist technisch fast alles umsetzbar, wenn man den richtigen Partner mit genügend Erfahrung hat.

Comarch-Whitepaper: Wie können sich Unternehmen jetzt vorbereiten? 

Erfahren Sie mehr über die Hintergründe des Lieferkettengesetzes, warum dieses Gesetz Ihr Geschäft signifikant beeinflussen wird und wie VeR-Mitglied Comarch mit ihrer EDI- und MDM-Software Unternehmen bei der Einhaltung unterstützt!

 

 

Hier können Sie das Whitepaper “IT – Die Rettung bei der Umsetzung des Lieferkettengesetzes” von Comarch als PDF kostenfrei herunterladen!

Workbook: Rechnungsausgang otimieren

Workbook: Rechnungsausgang optimieren

Ersten Erhebungen zufolge haben deutsche Unternehmen allein in den letzten zwölf Monaten über 18 Millionen Arbeitnehmer ganz oder teilweise ins Homeoffice geschickt – die dafür nötigen Digitalisierungsmaßnahmen dafür inbegriffen.

Es erscheint aus Sicht von VeR-Mitglied XimantiX daher nur folgerichtig, den aktuellen Schwung auch für alldiejenigen Digitalisierungsherausforderungen zu nutzen, die sich nicht “einfach so” umsetzen lassen. Denn genau hier liegt häufig das größte Optimierungs- und Einsparpotenzial.

Optimierter Rechnungsausgang als “Sprungbrett”?

Dabei eröffnet ein optimierter elektronischer Rechnungsausgang neben der handfesten, praktischen Problemlösung eine ganze Reihe weiterer Vorteile.

Denn damit einher gehen auch die folgenden, wirtschaftlich überaus positiven Nebeneffekte:

  • Senken der Fehlerquote
  • Abschaffen der Portokosten
  • Reduzieren des Materialverbrauchs (Papier, Tinte etc.)
  • Verkürzen der Zahlungsläufe
  • Garantieren der Zukunftsfähigkeit
  • Erhöhen der Servicequalität für eigene Kunden

Stellt sich also im Grunde nur die Frage: Ab wann genau macht sich eine solche Umstellung tatsächlich bezahlt, welche Hürden gilt es dafür zu meistern und was genau sollte man alles beachten, damit das Projekt “Optimierter Rechnungsausgang” zum gelungenen Eintritt in die Profiliga der digitalen Prozessoptimierung wird?

Das neue Frage-Antwort-Workbook von XimantiX zum elektronischen Rechnungsausgang soll deshalb nicht nur Überblick verschaffen. Es liefert auch ganz konkrete Optimierungsvorschläge und -ideen, die sich mitunter sofort und ohne großen Aufwand umsetzen lassen.

eBeleg-Workbook: Rechnungsausgang optimieren

 

Hier können Sie das Workbook “Rechnungsausgang optimieren” von XimantiX als PDF kostenfrei herunterladen!

XimantiX bekommt “großen Bruder” aus Frankreich

Münchner eInvoicing-Provider wird zum Herzstück des französischen Cegedim-Konzerns in Deutschland

Ab sofort gehen die deutsche Ximantix Software GmbH und der französische Technologiedienstleister Cegedim gemeinsame Wege. Als eigenständig agierender Teil von Cegedim e-Business konzentrieren sich die Münchner E-Rechnungsexperten auch weiterhin auf ihr angestammtes Kerngeschäft im deutschen Mittelstand – zukünftig allerdings mit der internationalen Technologie- und Prozess-Schlagkraft eines der führenden eBusiness-Anbieter Europas.

“Als deutsche ‘Speerspitze’ der Cegedim-Familie repräsentieren wir künftig nicht nur einen der erfolgreichsten europäischen Technology Service Provider auf dem einheimischen Digitalisierungs- und Optimierungsmarkt. Wir sind auch weiterhin der führende Ansprechpartner für die automatisierte, kostensparende und sichere elektronische Verarbeitung von Rechnungen und Belegen im deutschen Mittelstand”, fasst Reinhard Wild, Geschäftsführer der Ximantix Software GmbH, die gelungene Übernahme zusammen.

Deutsche Expertise mit internationaler Schlagkraft – die perfekte Synthese

Tatsächlich ändert sich für die angestammten, zufriedenen Kunden des Münchner Spezialdienstleisters so gut wie nichts. Schließlich bleiben neben dem Firmennamen auch die Geschäftsführung, das Team und das bewährte Service-Angebot der Ximantix Software GmbH erhalten. Das deutsche Team und das marktspezifische Lösungsportfolio werden sogar deutlich ausgebaut – und um eine starke, internationale Leistungskomponente bereichert.

“Mit der Aufnahme von XimantiX in unsere erfolgreiche, stetig wachsende Firmenfamilie gehen wir den lange vorbereiteten Schritt in einen der größten eInvoicing-Wachstumsmärkte Europas und komplettieren damit unser internationales Dienstleistungsangebot auf dem Kontinent. Dabei ist uns allerdings klar: Der deutsche Markt braucht eigene Lösungen – und genau dafür steht XimantiX als neues Mitglied in unserer hervorragend vernetzen Firmengruppe”, bestätigt auch Benoît Garibal, General Manager bei Cegedim e-Business.

Eine Entwicklung, von der im Übrigen nicht nur bestehende Kunden profitieren. Denn mit einem entwicklungsstarken, über alle Ländergrenzen der EU hinweg hervorragend vernetzten Technologiedienstleister wie Cegedim im Rücken, werden auch Großprojekte für XimantiX in Zukunft zum effizienten “Heimspiel”.

Über die Ximantix Software GmbH
Schon seit über zehn Jahren sorgt die Ximantix Software GmbH mit Sitz in München für die reibungslose elektronische Verarbeitung von Rechnungsdokumenten und Belegen im deutschen Mittelstand. Das von Reinhard Wild geleitete Unternehmen ist damit einer der führenden Dienstleister im Bereich des elektronischen Rechnungsaustausches zwischen standardisierten ERP-Systemen. Aktuell sorgt ein schlagkräftiges Expertenteam von knapp fünfzehn IT- und Softwarespezialisten mit den Kernlösungen eBeleg Service – Eingang, eBeleg Service – Ausgang und eBeleg Service – HR für die effiziente, kostensparende und sichere Dokumentenverarbeitung bei einigen der erfolgreichsten mittelständischen Unternehmen aus den verschiedensten Branchen. XimantiX ist Mitglied im Verband elektronische Rechnung (VeR). Seit Januar 2019 gehört die Ximantix Software GmbH zur französischen Cegedim-Gruppe.

Mehr unter www.ximantix.de

Über Cegedim e-business
Cegedim e-business ist ein europaweit führender Anbieter von B2B-Lösungen zur Automatisierung und Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Dabei verbindet Cegedim über 120.000 Unternehmen mit jährlich über 850 Millionen Datenübertragungen – und das weltweit. Mit ihren abgestimmten, effizienten Lösungen zum eProcurement, zum elektronischen Rechnungsaustausch (eInvoicing), zur digitalen Archivierung sowie zur elektronischen Signatur unterstützt Cegedim e-business Unternehmen jeglicher Größe und Branche bei der erfolgreichen digitalen Transformation. Cegedim e-business ist Mitglied der europäischen Netzwerke PEPPOL und EESPA und betreibt eine leistungsfähige Multichannel-Plattform zum elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten jeglicher Art, vom Auftrag bis hin zur Zahlungsabwicklung. So hilft Cegedim seinen Kunden überall auf der Welt nicht nur dabei, die eigenen Lieferantenbeziehungen zu verbessern. Mit den durchdachten Lösungen lassen sich auch weitere, wichtige Erfolgsfaktoren wie die Bearbeitungseffizienz, das Cash Management und die lückenlose Nachverfolgbarkeit von Dokumentenaustauschprozessen erheblich verbessern.

Über Cegedim
Cegedim wurde im Jahr 1969 gegründet und ist heute nicht nur ein innovatives Technologie- und Dienstleistungsunternehmen für digitalen Datenaustausch im Healthcare- und B2B-Bereich. Darüber hinaus bietet Cegedim professionelle Softwarelösungen für Business-Anwender aus der Gesundheits- und Versicherungsbranche an. Das Unternehmen zählt über XX Mitarbeiter in mehr als zehn verschiedenen Ländern und konnte im Jahr 2018 einen Umsatz in Höhe von XX Euro erzielen. Cegedim SA ist börsennotiert in Paris, Frankreich. (EURONEXT: CGM)

Mehr unter www.cegedim.com

Daimler und Autoscout20 beschleunigen Rechnungsabläufe

VeR-Roaming-Standard ermöglicht elektronische Rechnungsbearbeitung innerhalb von 24 Stunden

Basware GmbH und XimantiX Software GmbH,  2014

Längst haben Automobilkonzerne wie die Daimler AG das Online-Geschäft für sich entdeckt. Vor allem Gebrauchtfahrzeuge werden auf den freien Markt gebracht. Doch der Verkauf über das Internet bringt auch neue Prozesse in der Rechnungslegung mit sich: Bietet eine Daimler-Niederlassung oder ein Daimler-Autohändler Fahrzeuge etwa über das Online-Portal AutoScout24 an, zahlt er dafür eine monatliche Gebühr. Etwa 1.400 Rechnungen gehen so pro Jahr von AutoScout24 an Daimler. Lange Zeit erhielt Daimler diese Rechnungen auf dem traditionellen Postweg und im Papierformat. Alexander Wache, International Process Management Shared Services Purchase Accounting (FAO/G) bei Daimler, erinnert sich: „Ein externer Dienstleister kümmerte sich dann um das Scannen aller Papierrechnungen. Oft erwiesen sich Angaben auf den Rechnungen als nicht eindeutig oder der Scan war fehlerhaft. In seltenen Fällen gingen Rechnungen auf dem Postweg sogar verloren.“ Die Folge: Nach dem Rechnungsversand bei AutoScout24 benötigte Daimler bis zur Buchung im Schnitt 21 Tage…

Sicher, vertraulich und nachweisbar elektronische Belege verschicken

XimantiX erweitert eBeleg Service um den Ausgangskanal De-Mail

München, 20. Februar 2014 – Die Ximantix Software GmbH ermöglicht ihren Kunden ab sofort, vertrauliche Belege wie Rechnungen, Auftragsbestätigungen oder Lieferscheine direkt aus dem ERP-System elektronisch an Behörden zu verschicken – sicher und geschützt via De-Mail. Das De-Mail-Verfahren ist Bestandteil des XimantiX eBeleg Service und kann über standardisierte Schnittstellen direkt in eine bestehende ERP-Umgebung integriert werden. Somit ist der verbindliche und vertrauliche Versand elektronischer Dokumente und Nachrichten deutlich einfacher als bisher.

Gemeinsam mit dem De-Mail-Anbieter Mentana-Claimsoft, einem Tochterunternehmen der börsennotierten Francotyp-Postalia Holding AG, bietet der XimantiX eBeleg Service die auf Grundlage des De-Mail-Gesetzes vorgeschriebenen Standards für die elektronische Kommunikation mit Behörden, die verpflichtend mit dem eGovernment-Gesetz vom 01.08.2013 einheitlich verankert wurden. Damit wird der sichere elektronische Versand vertraulicher Belege über De-Mail direkt aus dem ERP-System an Behörden sichergestellt und erfüllt die vorgegebenen Richtlinien.

Die Vorteile des XimantiX eBeleg Service mit dem Ausgangskanal De-Mail sind breit gefächert. In der Handhabung gleichen De-Mails den herkömmlichen E-Mails, verfügen jedoch über wichtige Eigenschaften, die der E-Mail fehlen. So können die Identitäten von Absender und Empfänger eindeutig nachgewiesen und nicht gefälscht werden – jeder Teilnehmer am De-Mail-System ist eindeutig identifiziert. Außerdem werden Nachrichten ausschließlich über verschlüsselte Kanäle übertragen und verschlüsselt abgelegt. Sie sind für Dritte zu keiner Zeit zugänglich und können weder mitgelesen noch verändert werden. Die Zustellung erfolgt dabei verbindlich in das Postfach des Empfängers. Durch die De-Mail-Konformität von XimantiX eBeleg Service können Behörden jetzt mehr Belege auf dem elektronischen Weg empfangen als bisher. Diese bringen wiederum enorme Einsparpotentiale mit sich. Verschickt werden die elektronischen Belege direkt aus dem ERP-System, in dem die Kontrolle des Versandstatus und die Abholbestätigung des Versenders angezeigt werden.

Mit De-Mail über XimantiX eBeleg Service wird die Schnelligkeit der E-Mail in Verbindung mit der Sicherheit eines Briefes und der Nachweisbarkeit eines Einschreibens genutzt. Vorzüge, die erst durch eine gesetzliche Grundlage und die Erfüllung strenger Auflagen durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) möglich wurden. De-Mail-Anbieter müssen eine gültige Datenschutzprüfung durch den Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) nachweisen und auch nach der Akkreditierung ihrer Prozesse und Systeme regelmäßig von unabhängigen Prüfstellen kontrollieren lassen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle technischen und organisatorischen Vorgaben, unter anderem zum Schutz der Daten vor dem Zugriff Dritter, jederzeit erfüllt werden.

 

Über XimantiX
Die Ximantix Software GmbH ist Marktführer im Bereich elektronischer Rechnungsaustausch zwischen standardisierten ERP Systemen. Die mehrfach ausgezeichnete Software ermöglicht den Versand von Rechnungen und anderen Belegen mit strukturierten Rechnungsdaten. XimantiX bringt fundiertes Know-how und eine stetig erfolgreiche Weiterentwicklung im Bereich elektronisches Dokumenten-Output-Management in Einklang und liefert somit das Fundament für den nachhaltigen Erfolg ihrer Kunden. Technologieentwicklung basierend auf den Kundenbedürfnissen, ist ein wichtiger Bestandteil der Unternehmensstrategie. So engagiert sich XimantiX auf dieser Basis für die Kunden als verlässlicher Partner mit einem umfassenden Service-Angebot und Komplettlösungen im Bereich eBeleg, Dokumenten-Output-Management und elektronischer Bezahlabwicklung.
 
Über XimantiX eBeleg Service
eBeleg Service eröffnet das volle Einsparpotential der elektronischen Belegstellung. Es ermöglicht, die Rechnungsstellung komplett elektronisch abzuwickeln. eBeleg Service integriert sich in jede ERP-Umgebung durch standardisierte Schnittstellen und flexible Client-Software. Die Anbindung erfolgt z.B. über .Net, COM, Web-Service oder Java-Schnittstellen. eBeleg Service kann auf der Empfängerseite verschiedene Formate bedienen und eine mitversandte standardisierte XML-Datei direkt in die Systeme einlesen.
 
Über die Francotyp-Postalia Holding AG
Der FP-Konzern ist der erste Multi-Channel-Anbieter für die Briefkommunikation. Das weltweit tätige Unternehmen bietet sämtliche Produkte und Lösungen für Geschäfts- und Privatkunden. Neben traditionellen Maschinen für das Frankieren und Kuvertieren von Briefen umfasst das Angebot Dienstleistungen wie die Abholung von Geschäftspost sowie innovative Softwarelösungen wie der vollelektronische Brief. Der FP-Konzern mit Hauptsitz in Birkenwerder bei Berlin kann damit maßgeschneiderte Multi-Channel-Lösungen anbieten. Er ist heute in vielen Industrieländern mit eigenen Niederlassungen präsent und besitzt bei Frankiermaschinen einen weltweiten Marktanteil von rund 10 %.
Mit seiner 90-jährigen Unternehmensgeschichte profitiert der FP-Konzern heute in allen Märkten von der zunehmenden Liberalisierung der Postmärkte sowie der Bereitschaft von Unternehmen, ihre Geschäftspost an professionelle Dienstleister auszulagern. Im Geschäftsjahr 2012 erwirtschaftete das Unternehmen einen Umsatz von 165,6 Millionen Euro. Weltweit beschäftigt der FP-Konzern rund 1.100 Mitarbeiter.
 
Pressekontakt
Ximantix Software GmbH
Dipl.-Kfm. Reinhard Wild
Geschäftsführer
Landsberger Str. 402
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E-Mail: reinhard.wild@ximantix.com
Tel.: +49 89 4523083-18
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