Verband elektronische Rechnung Der Expertenverband der deutschen E-Invoicing Branche

EnBW setzt bei Rechnungen auf ZUGFeRD

Als einer der größten Energieversorger in Deutschland arbeitet das VeR-Mitglied EnBW Energie Baden-Württemberg AG mit zahlreichen Lieferanten und Dienstleistern zusammen. Das sorgt dafür, dass die Buchhaltung der EnBW jeden Monat mehr als 20.000 Rechnungen zu verarbeiten hat. Um dies zu vereinfachen, hat EnBW die elektronische Rechnungsverarbeitung nach dem Standard ZUGFeRD (Zentrale User Guidelines Forum elektronischer Rechnung in Deutschland) eingeführt.

“Seit 2008 ist EnBW Kunde eines IT-Dienstleisters, der das Unternehmen als langjähriger Partner in IT-Fragen auch in diesem Projekt unterstützt hat und zusätzlich als Pilot-Lieferant fungierte”, sagt Gerald Künzig, Prozessverantwortlicher Kreditorenprozess bei EnBW. Denn damit die Rechnungsverarbeitung mit dem Format ZUGFeRD funktioniert, muss der Rechnungslauf des Absenders einige Anforderungen erfüllen.

Dazu hat der IT-Dienstleister die erforderliche Infrastruktur bereitgestellt und seine Software-Lösungen zur Rechnungserstellung angepasst. „Bei ZUGFeRD-Rechnungen werden keine Ausdrucke mehr verschickt, sondern PDFs mit integrierter XML-Datei (Hybridformat) erstellt, deren Aufbau den Vorgaben des Standards entspricht. So können die Systeme des Empfängers die Dateien direkt weiterverarbeiten“, erklärt der zuständige Senior Consultant des Dienstleisters.

„Wenn wir Rechnungen mit der Post erhalten, wird jeder Brief geöffnet, bei Bedarf entklammert und vorsortiert sowie eingescannt. In der Regel müssen Mitarbeiter zudem Rechnungsdaten manuell erfassen“, erklärt Herr Künzig. „Mit dem neuen System wird die Rechnung automatisch ausgelesen und die Daten direkt ins ERP-System übertragen. Bei jährlich rund 4.000 Rechnungen allein von diesem einen IT-Dienstleister ist das eine enorme Zeit- und Kostenersparnis.“

Auch für alle anderen Geschäftspartner der EnBW ist das digitale Verfahren von Vorteil. Sie sparen Kosten für Papier und Versand, schonen die Umwelt und können durch die zeitnahe Erfassung der Rechnungen auch Zahlungsfristen verkürzen. Nach der dreimonatigen erfolgreichen Pilotphase Anfang 2015 führte EnBW die elektronische Rechnungsverarbeitung auch bei weiteren Dienstleistern ein. „Aktuell nutzen wir papierbasierte und digitale Rechnungsstellung parallel. Vor allem bei unseren großen Lieferanten wollen wir aber nach und nach komplett auf ZUGFeRD umsteigen“, sagt Herr Künzig.

Und auch für das kommende Jahr stehen die Zeichen bei EnBW auf Digitalisierung im Rechnungsmanagement. Als nächstes geplant: Inter-Company-Rechnungen im ZUGFeRD-Format!

Über EnBW

  • Energiewirtschaft
  • ca. 20.000 Mitarbeiter
  • 5,5 Millionen Kunden
  • ca. 20.000 Rechnungseingänge pro Monat

ZUGFeRD aus dem Blickwinkel von Tax-Compliance und IT-Governance1

Vom digitalen Glücksfall zur rechtskonformen Implementierung

ZUGFeRD als digitaler Glücksfall. Gemeint ist das vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelte Hybridformat, das den automatisierten Austausch elektronischer Rechnungen revolutionieren könnte. Bei vielen Unternehmen stellt sich dabei die berechtigte Frage, welche Compliance-Anforderungen aus steuerrechtlicher Sicht an den Einsatz von ZUGFeRD geknüpft sind und auf welche Weise sich diese in der Unternehmenspraxis umsetzen lassen. Der vorliegende Artikel gibt Antworten auf stets wiederkehrende Fragen aus der Praxis, bietet konkrete Handlungsempfehlungen und greift Aspekte auf, welche die weitere Etablierung von ZUGFeRD positiv befördern könnten.

Über die Auroren:

  • Stefan Groß, Steuerberater/Certified Information Systems Auditor (CISA), Partner bei Peters, Schönberger & Partner mbB in München
  • Dr. Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer, PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH, Hamburg
  • Carolin Klas, Referentin, AWV – Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V., Eschborn

1Erstveröffentlichung in: BC – Zeitschrift für Bilanzierung, Rechnungswesen und Controlling, 39. Jahrgang, Heft 07/2015, S. 295-301

 

Die Onlineveranstaltung der SEEBURGER AG findet ab diesem Datum freitags um 10.00 Uhr statt und gliedert sich in folgende Themenblöcke:

 

06.03.2015, Teil 1 

Die elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung) wird zur Pflicht – jetzt zählt der richtige Umgang damit!

13.03.201, Teil 2

PDF/A-3 ist mehr als ein Feature von ZUGFeRD

20.03.2015, Teil 3

Die ZUGFeRD-Formate: Basic, Comfort und Extended – Vor- und Nachteile sowie deren Einsatzgebiete

10.04.2015, Teil 4

Warum sollte ich jetzt mit ZUGFeRD beginnen?

17.04.2015, Teil 5

Wird ZUGFeRD den Rechnungsaustausch mit EDI ersetzen?

24.04.2015, Teil 6

Welche Vorteile bietet ZUGFeRD gegenüber EDI?

08.05.2015, Teil 7

Welches interne Kontrollsystem muss ich aufbauen beim ZUGFeRD-Format?

22.05.2015, Teil 8

Was muss ich beim ZUGFeRD-Format archivieren?

29.05.2015, Teil 9

Was mache ich mit meinen verbleibenden Papierrechnungen beim ZUGFeRD-Einsatz?

12.06.2015, Teil 10

Integration von ZUGFeRD in SAP®

19.06.2015, Teil 11

Archivierung von ZUGFeRD-Rechnungen für klein- und mittelständische Unternehmen.


 

Im Herbst wird die Seminarreihe noch einmal wiederholt.

Anmeldung und weitere Informationen unter http://www.seeburger.de/events/agenda/2675-zugferd-online-seminar-teil-1.html.

Basware E-Invoicing ZUGFeRD

Mitarbeiter der Basware GmbH sind Gründungsmitglieder des FeRD Forum elektronische Rechnung Deutschland

Basware GmbH, 2014

Auszug: Basware legt großen Wert auf die Standardisierung im Bereich elektronische Rechnungen. Unsere Mitarbeiter sind aktiv in nationalen und internationalen Gremien, um die Vereinheitlichung der elektronischen Rechnungslegung voranzutreiben. Hochrechnungen zeigen, dass Wirtschaft und Verwaltung in Deutschland bei einem flächendeckenden Umstieg von der papierbasierten zur elektronischen Rechnung viele Milliarden Euro pro Jahr einsparen könnten. Dies gilt besonders für kleine und mittlere Unternehmen, die vielfach noch nicht von den Vorteilen der elektronischen Rechnung profitieren. Dabei zeigen gerade die Erfahrungen mit kleinen und mittleren Unternehmen, dass ein elektronischer Rechnungsversand 70 bis 80 Prozent der Kosten gegenüber manueller Bearbeitung einspart…

Dokumente

Grafik zur veranschulichung einer fehlerhaften Buchungshilfe bei Hybrid-Formaten

Doppelt gemoppelt hält besser?

E-Invoicing mit Hybrid-Formaten wie ZUGFeRD

Die Vorzüge des E-Invoicings sind nicht von der Hand zu weisen: Der vollautomatisierte Rechnungsaustausch auf digitalem Weg eröffnet auch der deutschen Wirtschaft Einsparpotentiale in mehrstelliger Millionenhöhe – und das nicht nur auf Seiten der öffentlichen Hand oder großer Konzerne.

Auch kleine und mittelständische Unternehmen können vom elektronischen Rechnungsaustausch profitieren. In der Regel sogar ohne hohe Implementierungskosten für IT oder neue, interne (Rechnungsprüfungs-)Prozesse. Denn: Neben den erfahrenen E-Invoicing-Providern als bewährter „Schnittstelle“ zwischen den verschiedenen technischen Systemen soll ab sofort auch der neue ZUGFeRD-Standard die Umstellung auf das ressourcenschonende E-Invoicing für den deutschen Mittelstand und das Handwerk noch einmal deutlich vereinfachen. 

ZUGFeRD – was ist das eigentlich?

Das branchenübergreifende, standardisierte Format ermöglicht zukünftig den medienbruchfreien elektronischen Rechnungsaustausch zwischen verschiedenen Rechnungsstellern und Rechnungsempfängern. Bei den sogenannten Hybrid-Formaten wie dem ZUGFeRD-Standard, dessen finale Version das „Forum elektronische Rechnungen Deutschland“ (FeRD) nun der breiten Öffentlichkeit in diesen Tagen vorstellt, werden zwei verschiedene Darstellungsformen eines Datensatzes in einer gemeinsamen Datei verknüpft. Im Fall von ZUGFeRD ist das die bildhafte Darstellung einer Rechnung im PDF/A-3-Format in Kombination mit einem inhaltlich gleichen, strukturierten und maschinell les- und auswertbaren Rechnungsdatensatz im XML-Format.

Worin liegt der Vorteil einer elektronischen Rechnung im ZUGFeRD-Standard?

Elektronische Rechnungen, die im neuen ZUGFeRD-Standard verschickt werden, sollen die reibungslose Rechnungsverarbeitung für Rechnungsempfänger aller Art und Größe vereinfachen. Der große Vorteil: Nachdem sowohl das PDF als auch der XML-Datensatz inhaltlich identische Kopien derselben Rechnung darstellen, ist es steuerrechtlich einerlei, welcher der beiden Datensätze als Originalbeleg für den Vorsteuerabzug verwendet wird. Entscheidend ist hierfür nämlich nur, dass alle gemäß § 14 Abs. 4 UStG rechtlich vorgeschriebenen Rechnungsangaben vorhanden und korrekt sind.

Kleinstbetriebe könnten damit einfach weiterhin das PDF-Dokument als steuerabzugsfähigen (Original-)Beleg verwenden und den XML-Datensatz ignorieren. Oder sie nutzen die XML-Daten als praktische, digitale Buchungshilfe zur Übertragung der Rechnungsdaten in ihre Buchhaltungssoftware. Rechnungsempfänger mit vergleichsweise hohem Rechnungseingangsvolumen werden dagegen vorzugsweise die mitgelieferte XML-Datei als Originalbeleg für den Vorsteuerabzug und die automatisierte Rechnungsverarbeitung (für gewöhnlich unter Zuhilfenahme eines erfahrenen E-Invoicing-Providers) verwenden. Schließlich lassen sich so nicht nur zeitliche und personelle Ressourcen sparen. Auch störanfällige interne Prüfungs-, Abrechnungs- und Buchhaltungsprozesse wie:

  • der (visuelle) Abgleich mit dem ursprünglichen Leistungsauftrag,
  • die manuelle Übernahme der Rechnungsdaten in das Buchhaltungssystem oder
  • die zeitlich begrenzte Wahrnehmung von Skonti etc. 

können beim E-Invoicing nachhaltig optimiert werden.

Gibt es Fehlerquellen beim ZUGFeRD Standard?

Das Ausstellen, Versenden, Empfangen, Prüfen, Verbuchen, Begleichen und Archivieren von elektronischen Rechnungen im neuen ZUGFeRD-Standard ist nicht nur einfach, schnell und rechtssicher, sondern auch kostengünstig und überaus ressourcenschonend. Vorausgesetzt, die gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungsangaben sind in beiden Darstellungsformen (PDF und XML) vorhanden, korrekt und identisch. Unterscheiden sich die beiden Datensätze einer E-Rechnung im Hybrid-Format dagegen inhaltlich voneinander, kann das zu steuerrechtlichen und buchhalterischen Problemen führen.

Grafik zur veranschulichung einer fehlerhaften Buchungshilfe bei Hybrid-Formaten

 Zwar kann es theoretisch z. B. sowohl bei der Rechnungserstellung als auch durch die Konvertierung einer elektronisch übermittelten Rechnung zu inhaltlichen Abweichungen zwischen dem PDF- und dem XML-Datensatz kommen. Doch ist die Wahrscheinlichkeit für einen solchen Fehler äußerst gering. Sollte der unwahrscheinliche Fall dennoch eintreten, könnte das unter Umständen aber gerade für den Rechnungssteller nachteilige steuerrechtliche Konsequenzen haben. Denn unterscheiden sich die beiden Datensätze der beispielsweise im ZUGFeRD-Standard erstellten Rechnung inhaltlich voneinander, werden diese laut § 14c Abs. 1 UStG nicht als identische Mehrstücke, sondern als individuelle Rechnungen behandelt. 

Darstellung einer möglichen fehlerhaften Visualisierung bei Hybrid-Formaten

Die Folge: Der Rechnungssteller schuldet im schlimmsten Fall die kumulierte Umsatzsteuer aus beiden Rechnungen, während der Empfänger den Vorsteuerabzug nur einmal geltend machen kann.

Grafische Darstellung der ersten Möglichkeit unterschiedlicher Belegzuweiseungen bei Hybridformaten

Je nachdem, welcher der beiden Datensätze einer Rechnung als Originalbeleg verwendet wird, kann es bei inhaltlich divergierenden Rechnungsdaten zudem auch auf Empfängerseite zu Fehlbuchungen kommen. Denn entspricht etwa der (aufgrund eines Fehlers im XML-Datensatz) gezahlte Vorsteuerbetrag nicht dem Wert des (als Originalbeleg) geprüften PDF-Datensatzes, wird die Vorsteuer in „falscher“ Höhe entrichtet und muss später korrigiert werden.

Grafische Darstellung der zweiten Möglichkeit unterschiedlicher Belegzuweiseungen bei Hybridformaten

Lassen sich Fehler wie Fehlbuchungen beim E-Invoicing ausschließen?

Grundsätzlich lässt sich das Risiko von formalen wie inhaltlichen Prüfungs- und Abrechnungsfehlern mit der Umstellung auf E-Invoicing im Vergleich zum klassischen, papierbasierten Rechnungsaustausch deutlich verringern. Gerade bei hohen Rechnungsvolumina empfiehlt sich jedoch neben dem Einsatz des neuen ZUGFeRD-Standards die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen E-Invoicing-Provider. Als spezialisierter Dienstleister ermöglicht dieser den störungsfreien und rechtssicheren Rechnungsaustausch über alle technischen und semantischen Grenzen der verschiedenen Systeme, Formate und nationalen Besonderheiten hinweg.

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Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) bietet ab sofort allen Interessenten den ZUGFeRD Release Candidate “Extended” in einer 6-wöchigen Review-Phase zur Überprüfung an. Hierzu stellt das Forum ein ZUGFeRD Infopaket “Extended” zur Verfügung, in dem die relevanten Dokumente zu einem Download zusammengefasst sind.

Die Veröffentlichung der finalen Version 1.0 des ZUGFeRD-Formats erfolgt im Anschluss an die Review-Phase am 25. Juni 2014.

Das Infopaket enthält das Datenmodell und das Schema als Strukturdiagramm, eine alphabetische Liste der Elemente sowie die von ZUGFeRD definierten Codelisten. Darüber hinaus wird eine Gegenüberstellung (Mapping) zwischen dem im Juni 2013 veröffentlichten Release Candidate und der neuen Version Release Candidate Extended und eine Aufstellung der neuen Elemente als ZIP-Datei zur Verfügung gestellt.

Kommentare, Tipps und Anregungen zum ZUGFeRD-Release Candidate “Extended” senden Sie bitte bis spätestens 6. Juni 2014 per E-Mail mit dem Betreff “Review ZUGFeRD-Release Candidate Extended” an die Adresse zugferd@ferd-net.de.

Das ZUGFeRD-Infopaket Extended steht unter folgender Adresse als Download zur Verfügung:

http://www.ferd-net.de/front_content.php?idcat=231&lang=3

 


“ZUGFeRD” – weniger Kosten, mehr Effizienz

Eschborn, 05. Juni 2013. “ZUGFeRD”, heißt das einheitliche Datenformat für elektronische Rechnungen, das ab sofort als Release Candidate für alle interessierten Unternehmen zur Verfügung steht. Das Forum elektronische Rechnung  Deutschland (FeRD) hat diese Version unter dem Dach der vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie geförderten Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV e.V.) entwickelt. Mit dem neuen Format können Rechnungen zwischen Unternehmen sowie zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung künftig schnell, komfortabel und einfach elektronisch ausgetauscht werden. Das neue Datenformat ZUGFeRD („Zentraler User Guide des Forum elektronische Rechnung Deutschland“) senkt die Kosten der Rechnungsstellung und macht das Rechnungswesen künftig effizienter.

Mit gutem Grund: Nach der Novellierung des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 kommt es beim Rechnungsaustausch einzig auf die Inhalte der Rechnung und die Akzeptanz durch den Rechnungsempfänger an. „Letzten Endes“, so Stefan Engel-Flechsig, Leiter des Forum elektronische Rechnung Deutschland, „steckt das Potenzial in der automatisierten Verarbeitung strukturierter Daten, so wie es das ZUGFeRD-Format sicherstellt. Das Format ist ein ganz entscheidender Schritt zur Senkung der Kosten bei der Rechnungsverarbeitung. Wir freuen uns, dass der Gesetzgeber und die Finanzverwaltung mit ihrem Steuervereinfachungsgesetz eine Reihe von Erleichterungen beim elektronischen Rechnungsaustausch auf den Weg gebracht haben, die es auch kleinen und mittleren Unternehmen ermöglichen, vom elektronischen Rechnungsaustausch zu profitieren.“

Das ZUGFeRD-Datenformat kann beispielsweise bei einer Rechnung im PDF/A-Format die bildhafte Darstellung mit einem inhaltlich identischen Rechnungsdatensatz im XML-Format verknüpfen. Die Rechnungsdaten lassen sich auf diese Weise beim Empfänger ohne weitere manuelle Schritte auslesen und weiterverarbeiten. Das neue Format soll als Standardschnittstelle in Buchhaltungssoftware und ERP-Systeme eingebunden werden und dann allen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung zur Verfügung stehen. Hohe Investitionen in Zusatzsoftware wie z.B. für EDI werden damit in Zukunft vermieden. Unternehmen – vor allem auch KMU – und öffentliche Behörden sind in der Lage, strukturierte elektronische Rechnungen mit Standardbuchhaltungssoftware zu erstellen und zu empfangen sowie die Daten für eine elektronische Prozessbearbeitung zu verwenden.

Das ZUGFeRD-Datenformat wurde am 14. November 2012 in der Version 0.5 fertiggestellt und konnte bis zum 31. Dezember 2012 in einer ersten Phase kommentiert werden. Auf der CeBIT im März 2013 wurden bereits erste Implementierungen auf Basis der Spezifikation präsentiert. Anfang Juni dieses Jahres wurde der sog. „Release Candidate“ fertiggestellt, der bereits zur Erstellung entsprechender Anwendungen genutzt werden kann. Nach Stellungnahme von Verbänden und öffentlicher Verwaltung  ist die endgültige Fertigstellung des Datenformats für den Beginn des Jahres 2014 geplant.

Das ZUGFeRD-Datenformat basiert auf der Cross-Industry-Invoice (CII) von UN/CEFACT, der ISO-Norm 19005-3:2012 (PDF/A-3), sowie den auf europäischer Ebene spezifizierten “Message User Guidelines” (MUG). Das ZUGFeRD-Format soll in Zukunft bundesweit die bestehenden EDI-Standards ergänzen und die Umstellung der bisherigen papierbasierten Prozesse vorantreiben.

Bei der Entwicklung des einheitlichen Datenformats ZUGFeRD wurden Unternehmen aus der Automobilindustrie, der Konsumgüterbranche, dem Bankensektor, dem Gesundheitswesen, der Software-Industrie, aber auch die öffentliche Verwaltung einbezogen. Da das Format den Anforderungen der internationalen Standardisierung entspricht, kann es auch im grenzüberschreitenden europäischen und internationalen Rechnungsverkehr verwendet werden. Mit seiner Entwicklung setzt sich Deutschland in der Europäischen Union an die Spitze der Mitgliedsländer und definiert erstmalig ein Datenformat, das auf internationalen Standards beruht und damit auch weltweit einsetzbar ist.

Kurzum: Mit dem neuen ZUGFeRD-Format wird die elektronische Rechnung in Zukunft große Akzeptanz seitens der Unternehmen und öffentlichen Verwaltung erfahren.

Interessenten können das Infopaket zum ZUGFeRD Release Candidate ab 6. Juni auf der FeRD-Webseite unter folgender Adresse abrufen:

http://www.ferd-net.de/front_content.php?idart=861


Pressekontakt: 
AWV e.V.  Gottfried Glöckner
Leiter Öffentlichkeitsarbeit 
Tel.: +49 (0) 6196 777 26-21
E-Mail: gloeckner@awv-net.de 
www.ferd-net.de
 
FeRD ist die nationale Plattform von Verbänden, Ministerien und Unternehmen zur Förderung der elektronischen Rechnung in Deutschland. Das Forum wurde am 31. März 2010 in Berlin unter Beteiligung verschiedener Ministerien des Bundes und der Länder, des Bundeskanzleramts (Sekretariat des Nationalen Normenkontrollrates, Geschäftsstelle Bürokratieabbau) sowie der Spitzenverbände der Wirtschaft, einiger Fachverbände unter dem Dach der vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie auf Beschluss des Deutschen Bundestages geförderten Arbeitsgemeinschaft für Wirtschaftliche Verwaltung e. V. (AWV) gegründet. Das Forum soll die Akzeptanz und die Verbreitung elektronischer Rechnungen in Deutschland erhöhen. Es hat die Aufgabe, das Thema „elektronische Rechnungen“ unter technischen, geschäftlichen, wirtschaftlichen und rechtlichen Gesichtspunkten aufzubereiten sowie geeignete Maßnahmen zum raschen und einfachen Einsatz elektronischer Rechnungen vorzubereiten, zu koordinieren und umzusetzen. Es vertritt die Interessen seiner Mitglieder auf europäischer und internationaler Ebene.
 
Die AWVArbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V., fördert die Wissenschaft und Forschung auf dem Gebiet der wirtschaftlichen Gestaltung von Verwaltungsabläufen und unterstützt durch ihre Facharbeit und ihre Projekte die Gestaltung und Optimierung von Verwaltungstätigkeiten innerhalb und zwischen Wirtschaft und öffentlicher Verwaltung. Zu ihren Zielen gehört die Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit des Standortes Deutschland durch Verbesserung der Kommunikation zwischen diesen Bereichen, die Effizienzsteigerung durch Bürokratieabbau und Verwaltungsvereinfachung, die praxisgerechte Gestaltung von Rechtsvorschriften sowie die Förderung und Weiterentwicklung des Einsatzes von Informations- und Kommunikationstechnologien. Damit unterstützt die AWV die Initiativen des Bundes zum Bürokratieabbau und zur Verwaltungsreform direkt.