E-Invoicing: Jetzt schaltet auch Italien um

Öffentliche Verwaltung akzeptiert nur noch elektronische Rechnungen

Rom/München, 26.03.2015 – Ab dem 31. März 2015 gehört die Papierrechnung an die öffentliche Verwaltung in Italien endgültig der Vergangenheit an. Die viertgrößte Volkswirtschaft Europas macht es damit Vorreitern wie Frankreich oder Österreich gleich, die allesamt bereits ihre öffentlichen Stellen auf den ressourcenschonenden elektronischen Rechnungsempfang umgestellt haben.

Betroffen sind alle (inländischen) Zulieferer und Dienstleister, die Rechnungen an die italienische Verwaltung stellen. Ziel der Umstellung ist neben dem Erfüllen der Vorgaben der EU-Richtlinie 2010/45/EU eine deutliche, finanzielle wie personelle Entlastung der öffentlichen Verwaltung sowie das Eindämmen einer weitverbreiteten Steuerhinterziehungspraxis. Zudem erfüllt Italien – ebenso wie etwa Frankreich oder Österreich – damit schon heute die Vorgabe der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die bis spätestens 2018 eine verpflichtende Umstellung der öffentlichen Verwaltungen auf den elektronischen Rechnungsempfang vorsieht.

Umstellung erfolgt früher als ursprünglich geplant

Die Weichen für die behördenübergreifende Umstellung hatte die italienische Regierung bereits 2007 gestellt. Nach einer freiwilligen Einführungs- und Übergangsphase ab Dezember 2013 ist der elektronische Rechnungsempfang bereits seit 6. Juni 2014 für alle italienischen Staatsministerien, die Steuerbehörde sowie die staatlichen Sicherheitsorganisationen verpflichtend. Neun Monate später folgen nun (fast) alle übrigen staatlichen Stellen sowie deren Zulieferer. Papierrechnungen, die nach dem 31. März 2015 bei den italienischen Behörden eingehen, werden weder akzeptiert noch beglichen.

Die Umstellung erfolgt damit knapp zwei Monate früher als ursprünglich vorgesehen, nachdem bereits im April letzten Jahres eine zusätzliche Beschleunigung des Einführungsprozesses beschlossen worden war.

Hohe Qualitätsanforderungen an Rechnungsdaten

Grundsätzlich muss jeder Lieferant zunächst ein zertifiziertes E-Mail-Postfach (CEM) beantragen, welches in Italien PEC genannt wird – unabhängig davon, auf welche Weise die Datenübertragung tatsächlich erfolgen soll. Denn dafür stehen den Zulieferern später verschiedene technische Alternativen zur Verfügung:

• über das CEM-Postfach selbst
• über ein zentrales E-Invoicing-Portal
• per SFTP
• per WebService

Das eigens eingerichtete E-Invoicing-Portal soll die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung vor allem für kleinere Zulieferer erleichtern, die nicht auf die Dienste eines erfahrenen E-Invoicing-Providers* zurückgreifen.

“Inhaltlich wie formal stellen die italienischen Behörden hohe Ansprüche an die Übermittlung elektronischer Rechnungen”, gibt Marcus Laube, VeR-Experte für den Bereich “E-Invoicing international”, zu bedenken. So müssen die einzureichenden Rechnungsinhalte grundsätzlich im XML-Format übermittelt, in einer bestimmten Nomenklatur benannt und mit einer digitalen Signatur versehen werden. Auch ist die Eingabe wichtiger Identifikationsmerkmale wie der eindeutigen Behördennummer für eine fehlerfreie, zügige Bearbeitung unumgänglich. Hohen Wert legen die Italiener zudem auf verschiedene Rückmeldungen der Verwaltung zum Status der jeweiligen Rechnung und stellen besondere Anforderungen an die Archivierung der elektronischen Rechnungen, etwa mit Zeitstempeln.

Situation in Deutschland

Anders als etwa die Regierungen in Italien, Frankreich oder Österreich setzt die Bundesregierung bis zur verpflichtenden Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU auf eine freiwillige Einführung der elektronischen Rechnung bei den öffentlichen Verwaltungen. So wurden bereits einige vielversprechende Pilotprojekte unter der Federführung des Bundesministeriums des Inneren (BMI) sowie des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) gestartet. Und auch ein einheitliches Format, das bei den öffentlichen Verwaltungen in Deutschland zum Einsatz kommen soll, existiert bereits: Der ZUGFeRD-Standard.

Obgleich mit der Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU Rechnungen an den öffentlichen Sektor nur noch elektronisch zulässig sein werden, lehnen Regierung und Verwaltung einen Zwang im zwischenunternehmerischen Bereich strikt ab. “Europarechtlich stellt das grundsätzlich kein Problem dar”, erklärt Hubert S. Hohenstein, VeR-Experte für Standardisierung im E-Invoicing. Denn schließlich enthält die EU-Richtlinie 2014/55/EU keine Verpflichtung zur flächendeckenden Umstellung, sondern beschreibt lediglich das Verfahren zum Einsatz von elektronischen Rechnungen an die Verwaltung. Dass der öffentlichen Hand ohne die flächendeckende Einführung des elektronischen Rechnungsempfangs durch die Verwaltung jedoch Einsparpotentiale in Millionenhöhe sowie die Möglichkeit, die verbrauchte Papiermenge signifikant zu verringern, entgehen, bedauert der Experte dennoch. Hier bewiesen Länder wie Italien seiner Meinung nach deutlich mehr Innovationskraft und Weitsicht.