Verband elektronische Rechnung Der Expertenverband der deutschen E-Invoicing Branche

Was bedeutet “Zeitgerechtheit”? 

aus der PSP-Reihe: Experten erläutern die GoBD

(Auszug) Mit dem Schreiben vom 14. November 2014, den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“, hat das BMF dargelegt, welche Vorgaben aus Sicht der Finanzverwaltung an IT-gestützte Prozesse zu stellen sind.1 Die GoBD sind für Veranlagungszeiträume anzuwenden, die nach dem 31. Dezember 2014 beginnen und betreffen grundsätzlich alle Steuerpflichtigen mit Gewinneinkünften i. S. d. § 5 EStG, § 4 Abs. 1 EStG sowie auch nicht buchführungspflichtige Unternehmen, wie insbesondere Einnahmen-Überschuss-Rechner2. Die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonst erforderlicher elektronischer Aufzeichnungen einschließlich der Verfahren trägt allein der Steuerpflichtige. Dies gilt auch bei einer teilweisen oder vollständigen organisatorischen und/oder technischen Auslagerung von Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten auf Dritte, wie auch etwa Steuerberater (Outsourcing).3

Einer der Hauptdiskussionspunkte waren und sind die in den GoBD niedergelegten Anforderungen zu Zeitgerechtheit. Das Erfordernis der Zeitgerechtheit verlangt demnach, dass ein zeitlicher Zusammenhang zwischen den Vorgängen und ihrer buchmäßigen Erfassung besteht.4 Die Zeitgerechtheit umfasst sowohl die zeitnahe Erfassung, als auch die zeitnahe Buchung. Dabei widerspricht es nach der Rechtsprechung des BFH dem Wesen der kaufmännischen Buchführung, sich zunächst auf die Sammlung von Belegen zu beschränken und erst nach Ablauf eines langen Zeitraums die entsprechenden Geschäftsvorfälle zu erfassen.5

Doch was bedeuten diese Vorgaben konkret? (…)

Autoreninformationen:

  • Stefan Groß, Partner und Steuerberater bei Peters, Schönberger & Partner mbB
  • Dipl.-Fw. Bernhard LindgensBundeszentralamt für Steuern6
  • Bernhard Zöller, Geschäftsführer bei Zöller & Partner GmbH
  • Thorsten Brand, Senior Berater bei Zöller & Partner GmbH
  • Stefan Heinrichshofen, Partner, Rechtsanwalt und Steuerberater bei Peters, Schönberger & Partner mbB

 

1BMF v. 14. November 2014 – IV A 4 – S 0316/13/10003, BStBl. I 2014, S. 1450.

2Steuerpflichtige, die ihren Gewinn nach den Vorschriften des § 4 Abs. 3 EStG ermitteln.

3GoBD (Fn. 2), Rn. 21.

4BFH v. 25. März 1992, BStBl II 1992, S. 1010, BFH v. 5. März 1965, BStBl III 1965, S. 285.

5BFH v. 10. Juni 1954, BStBl III 1954, S. 298.

6Der Beitrag wurde nicht in dienstlicher Eigenschaft verfasst.


Neopost e-Services jetzt groß im Fernsehgeschäft

Neopost gewinnt Ausschreibung und realisiert elektronische Rechnungsabwicklung bei der SevenOne Media GmbH, einem Tochterunternehmen der ProSiebenSat.1-Gruppe.

München, 06. Juli 2015 – Bei SevenOne Media, der Nummer 1 im deutschen TV-Werbemarkt, hat Neopost die Ausschreibung zum elektronischen Rechnungsversand für sich entschieden: mit den Neopost e-Services. Eine eigens für SevenOne Media gestaltete Microsite (https://einvoicing.sevenonemedia.de/) informiert über die Möglichkeiten, die sich Rechnungsempfängern durch die Neopost e-Services bieten – unter anderem Folgende:

  • Dokumente digital empfangen (und auch selbst versenden)
  • Papierdokumente zur maschinellen Weiterverarbeitung digitalisieren
  • PDF-Dokumente zur maschinellen Weiterverarbeitung automatisiert aus E-Mails auslesen
  • Prüf- und Freigabeprozesse eingehender Dokumente elektronisch abbilden und dokumentieren
  • Wunschformate beauftragen, um Rechnungsdaten direkt ins ERP-System einzulesen

Einzigartiges Lösungspaket vom Komplettanbieter

Mit den e-Services bietet Neopost eine leistungsstarke Lösung. Sie vereint hybriden Postausgang (Neopost-Hybridmail) sowie elektronischen Rechnungsaustausch inklusive digitaler Archivierung (Neopost e-Invoicing) auf einer Plattform: dem Neopost e-Services-Portal.

Abgerundet wird dieses Angebot einerseits durch den Onboarding-Service, der Neopost-Kunden dabei unterstützt, ihre Geschäftspartner für die E-Rechnung zu gewinnen. Andererseits durch kundenspezifische Zusatzprogrammierung zur Anbindung kundenseitiger Buchhaltungs- und ERP-Systeme ans Neopost e-Services-Portal. Dadurch werden auf Senderseite systemspezifische Ausgabeformate so modifiziert, dass sich die Daten flexibel in jedes gewünschte Zielformat überführen lassen. Auf Empfängerseite ermöglicht die Anbindung dem Zielsystem, die gelieferten Daten direkt aufzunehmen und weiterzuverarbeiten. So lassen sich Rechnungsversand und -empfang vollständig automatisieren.

Entscheidende Vorteile für Sender und Empfänger

Bei Neopost-Hybridmail, einem Outsourcing-Service für klassische Briefe, werden die Rechnungsdaten elektronisch ans e-Services-Portal übermittelt. Neopost kümmert sich um Briefproduktion und -versand. Gedruckt wird bei der DATEV: in einem Sicherheits- und Hochleistungsdruckzentrum, das für maximalen Datenschutz und eine schnelle, rechtskonforme Bearbeitung bürgt. So sparen sich Rechnungssteller viele manuelle Arbeitsschritte und profitieren unter anderem von attraktiven Portorabatten. Neopost e-Invoicing bringt signifikante Zusatzvorteile. Denn beim E-Rechnungsversand mit digitaler Zustellung entfallen auch noch Porto und Verbrauchsmaterial.

Empfänger profitieren von der E-Rechnung, weil sie sehr effizient weiterverarbeitet werden kann – je nach Wunschformat und Kanal auch voll automatisiert: völlig papierlos und ohne Medienbruch. Das macht die Kundenzuordnung der Rechnungen schneller und einfacher sowie die Verbuchung im ERP-System sicherer – unter Ausschöpfung von Zahlungszielen und Rechnungsskonti.

Hinzu kommt sowohl für Rechnungssteller als auch -empfänger die Möglichkeit, über Neopost e-Invoicing ihre elektronischen Aus- und Eingangsrechnungen revisionssicher zu archivieren, gemäß den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). So sparen sie sich ein zusätzliches Archivierungssystem.


Über Neopost
Neopost ist ein weltweit führender Anbieter für Postbearbeitungslösungen und ein Hauptakteur rund um digitale Kommunikation und Transportservices. Wir glauben, dass Menschen der Schlüssel zum Geschäftserfolg sind. Deshalb sind unsere Produkte und Dienstleistungen darauf zugeschnitten, Ihrem Unternehmen dabei zu helfen, die Qualität von Interaktionen zu verbessern und Menschen näher zusammenzubringen.
 
Im Zeitalter der Multichannel-Kommunikation begleitet und unterstützt Neopost Unternehmen dabei, neue und innovative Wege zu gehen. Neopost berät Unternehmen, wie sie Synergien schaffen, die das Wachstum ankurbeln. Mit weltweiter Abdeckung sowie starker lokaler Präsenz bietet Neopost durchgängige Betreuung: telefonisch, online und vor Ort.
 
Heute ist Neopost in 31 Ländern vertreten, hat ein Partnernetzwerk in mehr als 90 Ländern und einen Umsatz von 1,1 Mrd. Euro (2013). Mit seinen Produkten und weiterreichenden Programmen fördert Neopost verantwortungsvolles unternehmerisches Handeln und nachhaltige Entwicklungen. Zudem engagieren sich 6.200 Neopost-Angestellte auf der ganzen Welt dafür, die Interaktionen ihrer Kunden stimmiger und effektiver zu machen – und ihnen so einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen, der eine Fülle von Geschäftschancen eröffnet.
 
Neopost ist im Compartment A des Euronext Paris börsengeführt und im SBF 120 gelistet.
 
Erfahren Sie mehr unter www.neopost.de
 
Pressekontakt:
Ute Jorgas
Communication & Campaign Managerin
Tel.: +49 (0)800 1791791
E-Mail: neopostaktuelles@neopost.de

Öffentlicher Sektor könnte 6,5 Milliarden durch E-Invoicing sparen

crossinx präsentiert Billentis Report 2015 mit aktuellen, europäischen Marktzahlen zur elektronischen Rechnung

Deutsche Kommunen könnten Einsparungen von 6,5 Milliarden Euro pro Jahr erzielen, wenn sie von der papierbasierten auf die elektronische Rechnung umsteigen. Europaweit könnten mindestens 40 Milliarden Euro eingespart werden. Dies entspricht einer Einsparquote von 60 bis 80 Prozent. Bisher wird allerdings weniger als 10 Prozent des Einsparpotenzials ausgeschöpft. Zu diesem Ergebnis kommt der Billentis Report 2015. Der jährliche Report des Marktexperten Bruno Koch untersucht den globalen Stand der Umsetzung von E-Invoicing und wird auch in diesem Jahr von crossinx, Anbieter von Cloud-basierten Services für die Financial Supply Chain, als Co-Sponsor präsentiert.

Unabhängig davon ergab eine repräsentative Umfrage von crossinx, dass bisher lediglich acht Prozent der deutschen Kommunen die Dringlichkeit von E-Invoicing erkannt und auf elektronische Rechnungsprozesse umgestellt haben, obwohl bereits 2014 eine EU-Richtlinie zur Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnung im Rahmen von öffentlichen Beschaffungen innerhalb der EU verabschiedet wurde. Die Umfrage wurde unter Kämmerern von 126 Kommunen in 14 Bundesländern durchgeführt, um den aktuellen Umsetzungsstand von E-Invoicing in deutschen Kommunen zu untersuchen. Zusammen mit dem Billentis Report zeigen die Ergebnisse enormes Potenzial, aber auch großen Handlungsbedarf für elektronische Rechnungen in Deutschland. Bis 2018 soll die europaweite Digitalisierung des Rechnungsverkehrs umgesetzt werden. Über 100.000 öffentliche Verwaltungsstellen in ganz Europa sind von der verpflichtenden Umstellung auf E-Invoicing betroffen.

Rechnungsvolumen steigt in Europa bis 2016 auf 36 Milliarden an

Von den weltweit 500 Milliarden ausgetauschten Rechnungen werden 2015 laut Billentis Report circa sieben Milliarden Rechnungen im europäischen Raum bereits elektronisch ausgestellt werden. Bis 2016 soll das gesamte Rechnungsvolumen in Europa auf 36 Milliarden ansteigen. Dabei handelt es sich zur Hälfte um Verbraucherrechnungen (B2C) und zur anderen Hälfte um Rechnungen zwischen Unternehmen untereinander sowie dem öffentlichen Sektor (B2B, B2G und G2B). Je früher der Rechnungsverarbeitungsprozess also digitalisiert wird, desto mehr Einsparungen können angesichts des steigenden Rechnungsvolumens erzielt werden. Die Kosten für die Umstellung auf elektronische Rechnungsprozesse amortisieren sich in der Regel in 0,5 bis 1,5 Jahren.

Deutschland hinkt in der Umstellung allerdings noch hinterher. Während die skandinavischen Länder bereits seit Anfang der 2000er elektronische Rechnungen im B2B- und B2G-Bereich offiziell austauschen können und inzwischen mehr als 40 Prozent der Rechnungen elektronisch ausgestellt werden, liegt der Anteil elektronischer Rechnungen in Westeuropa bei 15 bis 40 Prozent, in Osteuropa sogar bei unter 15 Prozent.

Unternehmen von der Umstellung im öffentlichen Sektor stark betroffen

Die Digitalisierung der Rechnungsprozesse hat nicht nur Auswirkungen auf deutsche Kommunen, sondern ebenso auf deren Rechnungssteller und -empfänger. 45 bis 64 Prozent aller Unternehmen eines Landes sind Lieferanten des öffentlichen Sektors und müssen ihre Rechnungen spätestens ab 2018 elektronisch ausstellen. 100 Prozent aller Unternehmen und Privathaushalte erhalten Rechnungspost von der öffentlichen Verwaltung. Aus diesem Grund kommt dem öffentlichen Sektor eine tragende Rolle für die gesamte volkswirtschaftliche Entwicklung zu. Trotzdem gehört dieser Sektor immer noch zu den Nachzüglern in Sachen E-Invoicing. Das bestätigt auch die Kommunalumfrage von crossinx: Erschreckende 90 Prozent der befragten Kommunen, die noch nicht auf E-Invoicing umgestellt haben, können mit dem Thema gar nichts anfangen. Knapp 23 Prozent der Kämmerer gab an, das Thema E-Invoicing sei ihnen zu komplex und sie hätten sich aus Zeitmangel noch nicht damit beschäftigt. Ganze 73 Prozent der befragten Kommunen planen keine Umstellung auf E-Invoicing vor 2017. Den Wenigsten ist bewusst, dass sie damit jährlich mehr als 6 Milliarden Euro verschleudern.

Kosten, Prozessoptimierung und Druck von außen sind Treiber

Die von crossinx befragten Kommunen, die die elektronische Rechnung bereits eingeführt haben, nannten als Grund für die Umstellung zum einen Kosteneinsparungen, zum anderen politische Gründe, wie etwa die Digitale Agenda 2020. Laut Billentis Report können sowohl externe als auch interne Faktoren die Digitalisierung von Rechnungsprozessen vorantreiben. Externe Faktoren können Lieferanten und Kunden, die bereits die elektronische Rechnung einsetzen, aber auch Initiativen aus dem öffentlichen Bereich sein, während von innen oft der Kostendruck und eine Prozessoptimierung als Hauptmotive fungieren.

„In vielen europäischen Ländern wird oder ist es bereits verpflichtend, elektronische Rechnungen an die Verwaltung zu schicken. Der öffentliche Sektor in Deutschland sollte sich an unseren europäischen Nachbarländern, wie der Schweiz oder Österreich, ein Beispiel nehmen und sofort die Vorteile von E-Invoicing nutzen“, empfiehlt Marcus Laube, Gründer und Geschäftsführer von crossinx. „Insbesondere angesichts der finanziell oft prekären Lage deutscher Kommunen finde ich es alarmierend, dass bisher nur so wenige das Einsparpotenzial elektronischer Rechnungen nutzen.“

Bis 2018 will die EU ein einheitliches Format für den elektronischen Rechnungsempfang entwickeln. Mit der Europa-Garantie bietet crossinx Kommunen bereits jetzt an, jegliche Datenformate kostenfrei anzupassen, die 2018 von der EU gefordert werden.

Der vollständige englische Report ist am 5. Juni 2015 erschienen und kann über crossinx@oseon.com angefordert werden. Eine Version in deutscher Sprache ist für einen späteren Zeitpunkt ebenfalls geplant.


Über den Billentis Report
Der jährliche Report des renommierten Marktexperten Bruno Koch untersucht den globalen Stand der Umsetzung von E-Invoicing. Die Marktstudie basiert auf langjähriger Marktbeobachtung, Umfragen durch Dritte mit einer Reichweite von 15.000 Unternehmen und 10.000 Verbrauchern sowie persönlichen Interviews mit Marktteilnehmern. crossinx ist Co-Sponsor des Billentis Reports.
 
Über crossinx
Als führender deutscher Lösungsanbieter für E-Rechnungen und elektronischen Dokumentenaustausch hilft crossinx Unternehmen, das gesamte Potenzial ihrer Transaktionen mit Geschäftspartnern auszuschöpfen. Hierzu bietet crossinx flexible, skalierbare Lösungen für den weltweiten elektronischen Austausch von Rechnungs-, Bestell- und Lieferdokumenten sowie die gesamte Abwicklung aller dokumentenbasierten Finanz- und Geschäftsprozesse zwischen Unternehmen, ihren Kunden und Lieferanten. Dieses Cloud-basierte Financial Supply Chain Management ermöglicht eine 100-prozentige Umstellung auf elektronische Prozesse – unabhängig von bestehender IT-Infrastruktur und Unternehmensgröße.
 
Über die Mitgliedschaft von crossinx in den Verbänden VER und EESPA existieren zahlreiche Roamingverbindungen zu Dienstleistern weltweit. Die integrierte Lösung erfüllt alle nationalen und internationalen steuerrechtlichen Anforderungen und entspricht den deutschen Anforderungen an den Datenschutz und die Datensicherheit.
 
Mit über 10.000 angebundenen Unternehmen, einem Abrechnungsvolumen von nahezu 20 Milliarden Euro, einem Team aus über 50 national und international agierenden Mitarbeitern und einer Wachstumsrate von bis zu 100 Prozent ist das in Frankfurt ansässige Unternehmen Vorreiter in einem der am stärksten wachsenden Märkte.
 
Pressekontakt
Julia Baumgärtel
Oseon
069-25 73 80 22-12
crossinx@oseon.de
 


ZUGFeRD aus dem Blickwinkel von Tax-Compliance und IT-Governance1

Vom digitalen Glücksfall zur rechtskonformen Implementierung

ZUGFeRD als digitaler Glücksfall. Gemeint ist das vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelte Hybridformat, das den automatisierten Austausch elektronischer Rechnungen revolutionieren könnte. Bei vielen Unternehmen stellt sich dabei die berechtigte Frage, welche Compliance-Anforderungen aus steuerrechtlicher Sicht an den Einsatz von ZUGFeRD geknüpft sind und auf welche Weise sich diese in der Unternehmenspraxis umsetzen lassen. Der vorliegende Artikel gibt Antworten auf stets wiederkehrende Fragen aus der Praxis, bietet konkrete Handlungsempfehlungen und greift Aspekte auf, welche die weitere Etablierung von ZUGFeRD positiv befördern könnten.

Über die Auroren:

  • Stefan Groß, Steuerberater/Certified Information Systems Auditor (CISA), Partner bei Peters, Schönberger & Partner mbB in München
  • Dr. Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer, PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH, Hamburg
  • Carolin Klas, Referentin, AWV – Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V., Eschborn

1Erstveröffentlichung in: BC – Zeitschrift für Bilanzierung, Rechnungswesen und Controlling, 39. Jahrgang, Heft 07/2015, S. 295-301