Rechnungen an die Verwaltung meist (noch) nicht kompatibel mit XRechnung
Praxistest von VeR, unterstützt durch die KoSIT und durch das BMI, zur elektronischen Rechnungsstellung zeigt Hürden für erfolgreiche Umstellung auf neuen E-Rechnungsstandard
In einem breit angelegten Praxistest zur elektronischen Rechnungsstellung an die öffentliche Verwaltung in Bund, Ländern und Kommunen haben der Verband elektronische Rechnung (VeR), unterstützt durch die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) und durch das Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat (BMI), die zugrundeliegenden Konzepte sowie die wichtigsten Fragen bei Verwaltung und den betroffenen Zulieferern unter die „digitale Lupe“ genommen.
Die Ergebnisse des mehrmonatigen Feldversuchs zeigen: Mit der „Zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes“ (ZRE) ist der Anfang erfolgreich gemacht und die obersten Bundesbehörden und Verfassungsorgane können bereits elektronische Rechnungen gemäß EU-Norm EN 16931 im Standard XRechnung empfangen. Mit Bremen ist auch das erste Bundesland seit Ende November empfangsbereit für XRechnung.
Bei den öffentlichen Auftraggebern in Ländern und Gemeinden, die sukzessive bis zum Frühjahr 2020 folgen sollen, sieht das aber bisweilen noch ganz anders aus. Gleiches gilt für einen Großteil der betroffenen Zulieferer. Denn deren rechnungserstellende Systeme sind den Erkenntnissen des Planspiels nach fast ausnahmslos noch nicht in der Lage, Rechnungsinhalte auszugeben, die mit der neuen EU-Norm EN 16931 bzw. dem Standard XRechnung kompatibel sind.
Mehr noch: „Vielen Beteiligten ist bisher gar nicht bewusst, was eine ‚echte‘ E-Rechnung ausmacht – und dass es nicht reichen wird, Rechnungen als PDF-Anhang per E-Mail auszutauschen“, bestätigt Ivo Moszynski, VeR-Vorstandsmitglied und Leiter des Planspiel-Steuerungsgremiums.
(Echte) Testrechnungen bestehen den „XRechnungs-Check“ (noch) nicht
Die Erkenntnisse des Planspiels gehen jedoch noch tiefer – und zeigen zum Teil erhebliche Hürden auf. Denn während viele Verwaltungen einen recht „milden“ Prüfgrad bei eingehenden Rechnungsdokumenten pflegen, war keine einzige, von den Verwaltungen bereitgestellte Musterrechnung auf Anhieb kompatibel mit den inhaltlich-formalen Anforderungen der neuen EU-Norm EN 16931.
Ein Problem, das sich den Erkenntnissen des Planspiels nach in knapp 70 Prozent der betrachteten Fälle durch die Hilfe eines professionellen E-Invoicing Dienstleisters relativ schnell lösen ließe – und das ohne Eingriff in das rechnungserstellende System. Alternativ kann man sich aber auch der Weboberfläche der Zentralen Rechnungseingangsplattform Bund oder der Eingangsplattform zERIKA des Landes Bremen bedienen, um eine XRechnung zu erstellen.
Die restlichen 30 Prozent der geprüften Belege lassen sich dagegen nur mit erheblichem manuellem Aufwand in den rechnungserstellenden Systemen XRechnungs-konform abbilden.
VeR empfiehlt eine umfangreiche(re) Aufklärung
Vor allem eine breit angelegte, umfassende Aufklärungskampagne aller Betroffenen auf Verwaltungs- und Unternehmensseite ist laut des Verbands elektronische Rechnung (VeR) der Schlüssel zum Erfolg. Hierzu wird der VeR im Rahmen der Mitarbeit im Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) zusammen mit anderen Vertretern aus Wirtschaft und Verwaltung an der Ausgestaltung einer Informationskampagne zum Thema E-Rechnung arbeiten.
Download: Ergebnisse des Planspiels (PDF, 1 MB)
Mehr zum Planspiel: Themenseite „Planspiel elektronische Rechnungsstellung“
Über das Planspiel
Das „Planspiel elektronische Rechnungsstellung“ ist ein von BMI und KoSIT unterstütztes Projekt des VeR, um die reibungslose Umstellung auf den elektronischen Rechnungsempfang durch die Auftraggeber der öffentlichen Hand in Deutschland zu unterstützen. Im Fokus standen dabei nicht nur die Rechnungsempfänger des Bundes, sondern verstärkt auch die entsprechenden Stellen auf landes- und kommunaler Ebene sowie deren Zulieferer aus allen Zweigen und Branchen der deutschen Wirtschaft. Geprüft wurden von den Verwaltungen bereitgestellte (echte) Musterrechnungen; im Fokus standen zentrale Fragen rund um Vollständigkeit, Semantik, Technik und Vertraulichkeit der elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen. Die technische und organisatorische Betreuung haben die Provider aus den Reihen des VeR übernommen.
Teilgenommen haben b4value.net GmbH, Bundesdruckerei GmbH, crossinx GmbH, DATEV eG, io-market AG und Proactis als Mitglieder des VeR sowie das Bundesverwaltungsamt (BVA), die Gemeinde Merzenich, die Bundesdruckerei GmbH und die Stadt Heidelberg mit dem Tochterunternehmen „Theater und Orchesterstiftung Heidelberg“ auf Seiten der öffentlichen Hand.
Über den Verband elektronische Rechnung (VeR)
Der 2009 gegründete Verband elektronische Rechnung (VeR) mit Sitz in München vertritt die Interessen von Dienstleistern im Bereich der elektronischen Rechnungs- und Dokumentenverarbeitung und diesen nahestehenden Unternehmen. Der Verband versteht sich damit als Sprachrohr der gesamten E-Invoicing-Wirtschaft. Im Auftrag seiner über 60 Mitglieder verfolgt der VeR das Ziel, E-Invoicing als Standard zu etablieren, sodass Unternehmen aller Größen einfach und sicher am elektronischen Rechnungsaustausch teilnehmen können.