Verband elektronische Rechnung Der Expertenverband der deutschen E-Invoicing Branche
RO-eFactura in Rumänien

Rumänien führt die E-Rechnung mittels der zentralen Plattform RO-eFactura ein

In immer mehr Ländern gibt es derzeit Initiativen für die Einführung der elektronische Rechnung (E-Rechnung) und die elektronische Steuermeldung für Untertnehmen. In Mexiko, Italien und Kolumbien ist die E-Rechnung bereits seit Jahren für alle Firmen Pflicht. In Frankreich, Spanien, Polen und Rumänien wiederum wird derzeit an der schrittweisen Einführung der E-Rechnung bzw. der elektronischen Steuererklärung gearbeitet.

Laut dem globalen Billentis-Marktbericht wurden im Jahr 2019 55 Milliarden Rechnungen im Wert von 4,3 Billionen Euro elektronisch versendet. Bis 2025 wird diese Zahl auf voraussichtlich 18 Billionen steigen. Gleichzeitig wird erwartet, dass der elektronische Austausch von Dokumenten zwischen Unternehmen und Steuerbehörden bis dahin zur Norm wird.

Rumänien bringt nationales System zum Versand von E-Rechnung auf den Weg

Die rumänische Regierung und die rumänische Steuerbehörde ANAF arbeiten derzeit mit Hochdruck an einem nationalen System für den Versand von elektronischen Rechnungen und Steuerdokumenten. Der rumänische Finanzminister Dan Vîlceanu erklärte erst kürzlich, dass eines der wichtigsten Ziele die digitale Transformation im Bezug auf den Austausch von Informationen zwischen privaten Unternehmen und der Steuerbehörde in Rumänien sei. Das Land ist also dabei einen Paradigmenwechsel herbeizuführen, wenn es um steuerliche Themen zwischen den staatlichen Institutionen und den Bürgern geht.

Aus dem Bericht der Europäischen Kommission zum Mehrwertsteuerdefizit in der Europäischen Union (EU) im Jahr 2021 geht hervor, dass Rumänien mit 34,9 % den höchsten Verlust an Umsatzsteuereinnahmen verzeichnet hat. Das entspricht einem Wert von 7,411 Milliarden Euro an Steuerausfällen. Die Einführung der E-Rechnung könnte dazu beitragen, dieses Defizit deutlich zu verringern.

Laut des EU-Index für die digitale Wirtschaft und Gesellschaft belegt Rumänien den letzten Platz im Bezug auf den Grad der Digitalisierung der Wirtschaft. Dieser Indikator umfasst auch die Verwendung der E-Rechnung, die im Jahr 2020 mit 17 % deutlich unter dem EU-Durchschnitt von 32 % liegt.

Das RO-eFactura-Projekt

Das Projekt der E-Rechnung in Rumänien wurde im März 2020 mit dem Ziel gestartet, die Steuererhebung zu beschleunigen und Steuerhinterziehung zu bekämpfen. Auf legislativer Ebene legt die Regierungsverordnung 120/2021 die Grundlagen und den operativen Rahmen der E-Rechnung fest. Zu diesem Zweck wird die RO-eFactura-Plattform geschaffen, die seit November 2021 sowohl für B2B- als auch für B2B-Rechnungen zur Verfügung steht.

Mit der Verordnung 130/2021 werden Unternehmen, deren Produkte oder Dienstleistungen ein hohes Risiko für Steuerhinterziehung aufweisen, ab Juli 2022 zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet. Diese Kategorien sind in der am 06.01.2022 veröffentlichten ANAF-Verordnung 12/2022 definiert und umfassen Obst und Gemüse, Alkohol, Kleidung und das Bauwesen.

Was die B2G-Rechnung betrifft, so besteht bisher keine Pflicht für Unternehmen. Laut einer Pressemitteilung der Steuerbehörde könnte sich dies allerdings ab 2023 ändern.

Funktionsweise der RO-eFactura-Plattform

Die nationale RO-eFactura-Plattform fungiert als zentrales Eingangsportal für alle Rechnungen. Dabei werden die Rechnung im Format XML gemäß dem RO_CIUS-Standard erstellt.

Sobald die Rechnung an die Plattform gesendet wurde, wird der Syntax und die Semantik des Dokuments validiert und eine Identifikationsnummer zugewiesen.

Nach der Validierung wird eine automatische Statusmeldung an die Absender verschickt. Nach einer erfolgreichen Validierung wird die Rechnung mit der digitalen Signatur des Steuerbehörde versehen. Die Signatur garantiert, dass keine Änderungen am Inhalt des Dokuments vorgenommen wurden.

Gemäß der Verordnung 130/2021 müssen die Absender das von der RO-eFactura-Plattform signierte XML-Dokument an die Empfänger weiterleiten.

Jede Rechnung ist für einen Zeitraum von 60 Tagen innerhalb der Plattform abrufbar. Die Absender als auch die Empfänger sind zudem verpflichtet, die Rechnungen mindestens 10 Jahre lang aufzubewahren.

Standard Audit File for Tax (SAF-T)

Die rumänische Steuerbehörde (ANAF) hat beschlossen, auch das Verfahren für die Steuererklärung für Unternehmen zu digitalisieren. Steuer- und Buchhaltungsdaten sollen zukünftig mittels der Standard Audit File for Tax (SAF-T) übermittelt werden. Dies soll die Einhaltung von Steuervorschriften dessen Kontrolle erleichtern.

Die SAF-T-Regelung gilt für alle rumänischen und ausländischen Unternehmen mit einer Niederlassung im Land. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Unternehmen mit einer lokalen Steueridentifikationsnummer arbeiten oder nicht.

Die schrittweise Umsetzung seit Januar 2022:

  • Januar 2022: Große Steuerzahler
  • Juli 2022: Unternehmen, die ab dem 1. Januar 2022 als große Steuerzahler gelten
  • Januar 2023: Mittelständische Unternehmen
  • 2025: Kleine Unternehmen

Buchhaltungs- und Steuerinformationen müssen im Format SAFT D406 Standard Tax Control File und eingebettet in ein PDF angegeben werden.

Die ANAF hat drei verschiedene Dateien definiert, die gemeldet werden müssen:

  • Dokument D406: Bericht mit steuerlichen und buchhalterischen Informationen auf monatlicher oder vierteljährlicher Basis im Anschluss an den geltenden Umsatzsteuerzeitraum.
  • Dokument D406 Aktivposten: Jahresbericht mit Informationen zu Aktivposten (Vermögen).
  • Dokument D406 Lagerbestand: Bericht mit Informationen zu Beständen (nur auf Anfrage bei der ANAF).

Die Ära der digitalen Transformation

Durch immer neue Anforderungen im Bereich der E-Rechnung und der elektronischen Steuererklärung müssen internationale Unternehmen ihre Prozesse fortlaufend überprüfen und aktualisieren. Die Digitalisierung des Informationsaustausches wird in vielen Ländern als effizientes Werkzeug zur Steigerung der Transparenz der Kommunikation zwischen Unternehmen und Behörden und zur Bekämpfung von Steuerbetrug und Steuerhinterziehung genutzt. Das bedeutet, dass Projekte für die Digitalisierung und die Automatisierung von Finanz- und Steuerprozessen in Unternehmen sich nicht auf ein Land beschränken, sondern an die verschiedenen Anforderungen in den einzelnen Ländern angepasst werden müssen.

Die veränderten Anforderungen erfordern auch die Anpassung von Prozessen, Managementsystemen und Abläufen im Unternehmen. Die möglichen Veränderungen können sogar Einfluss auf bestehende Geschäfts- und Organisationsmodelle haben und zu einer tiefgreifenden digitalen Transformation in Unternehmen führen. Die Technologie, die in diesem Zusammenhang verwendet wird, kommt dabei eine wichtige Rolle zu, da diese auch über den Erfolg des Projekts und nicht zuletzt über die Kundenzufriedenheit entscheidet.

Über die Autorin:

Andrea Gildemeister berät als Internationale Account Managerin bei EDICOM Kunden zu EDI, E-Invoicing und E-VAT Reporting.

cisbox als neues VeR-MitgliedVeR begrüßt BPaaS-Lösungsanbieter cisbox als neuestes Mitglied

cisbox verstärkt Mitgliederliste des deutschen E-Invoicing-Expertenverbandes

München/Solingen, im Frühjahr 2022 – Der Solinger Spezialanbieter von Business-Process-as-a-Service-Lösungen cisbox hat sich ab sofort als aktives Mitglied dem Verband elektronische Rechnung (VeR) angeschlossen. Für den VeR ist das bereits die dritte aktive Neumitgliedschaft in diesem Jahr.

Eine positive Entwicklung, die nicht zuletzt aufgrund der Bewegung, welche die digitalen Zielvorgaben im Koalitionsvertrag der neuen Bundesregierung für die deutsche Digitalisierungsagenda ausgelöst hat, immer mehr an Fahrt gewinnt:

„Dass sich mit cisbox ein weiterer etablierter Lösungsanbieter für optimierte Rechnungs- und Dokumentenaustauschprozesse für ein aktive Mitgliedsrolle im deutschen Expertenverband entschieden hat, freut uns natürlich sehr. Gerade auch deshalb, weil das Thema in der öffentlichen Diskussion um ein elektronisches Meldesystem zur Umsatzsteuer nun deutlich an Fahrt aufgenommen hat“, erklärt VeR-Vorstand Stefan Groß.

Der erfahrene Steuerexperte und VeR-Vorsitzende beschreibt damit einen Trend, bei dem VeR-Neumitglied cisbox perfekt ins Bild passt. Denn die Solinger IT- und Dienstleistungsspezialisten haben es sich vor allem zur Aufgabe gemacht, gerade diejenigen Unternehmen bei ihren Digitalisierungsvorhaben zu unterstützen, die den elektronischen Rechnungseingang bisher (noch) nicht als die Prozessoptimierungs-Chance für sich erkannt hatten, die dieser tatsächlich sein kann.

Stephan Kern, Co-Founder & Co-CEO der cisbox beschreibt es so: „Bereits seit 2005 automatisieren wir für Kunden unterschiedlichster Branchen und Größen erfolgreich die Buchhaltung. Grundlage für diesen Prozess sind valide, zuverlässige Daten, die wir unseren Kunden nicht nur in Echtzeit bereitstellen, sondern auch durch die Integration unserer leistungsstarken und praxiserprobten Cloud-Lösungen für unsere Anwender aktiv nutzbar werden. Unser Ziel: Die digitale Transformation zu ermöglichen, bestehende Prozesse entlang der Purchase-to-Pay-Kette zu optimieren und auf diese Weise Unternehmen mit so wenig Aufwand wie möglich startklar für die Anforderungen der Zukunft zu machen. Dabei setzen wir mit unserer Middleware voll auf Integration und bieten zahlreiche bidirektionale Schnittstellen zu den vorhandenen Kundensystemen. Die veredelten Daten sind somit immer dort verfügbar, wo sie gebraucht werden.“

Um die elektronische Rechnung als Zukunftstechnologie dabei auch über die Grenzen der eigenen Kundenbeziehungen weiter voranzutreiben, hat man sich daher zum Jahresbeginn für eine aktive Mitarbeit in den Expertengremien des VeR entschlossen.

VeR startet „Digitalen Round Table zum elektronischen Meldesystem“

Und in der Tat: Das Timing scheint perfekt. Der Verband elektronische Rechnung (VeR) plant zum diesjährigen E-Rechnungs-Gipfel in Berlin und darüber hinaus eine umfassende Informations- und Erfahrungsaustausch-Initiative. Als „digitaler Round Table zum elektronischen Meldesystem“ soll das Format alsbald in hochkarätig besetzten Expertenrunden wichtige Stakeholder aus Politik, Wirtschaft, öffentlicher Hand, Digitalisierungs- und Technikbranche sowie Wissenschaft zur gemeinsamen Diskussion anregen. Den Auftakt zu einer ganzen Reihe an digitalen Expertenveranstaltungen und „Deep Talks“ bilden die thematischen Panel- und Podiumsdiskussion im Rahmen des 2022 in Berlin stattfindenden E-Rechnungs-Gipfels.

Die komplette Pressemitteilung steht für Sie zum Download bereit:

E-Rechnungs-Gipfel: Die Pflicht zur E-Rechnung kommt!

Kreuzlingen, März 2022 – “Wir werden schnellstmöglich ein elektronisches Meldesystem bundesweit einheitlich einführen, das für die Erstellung, Prüfung und Weiterleitung von Rechnungen verwendet wird.“ So steht es im Koalitionsvertrag der Bundesregierung geschrieben. Kommt jetzt der seit langem erwartete und von vielen erhoffte endgültige Durchbruch der E-Rechnung in Deutschland auch im Business-Bereich? In welchem Umfang setzen öffentliche Auftraggeber schon heute auf die E-Rechnung, wie ist die Situation in Unternehmen? Und wie treiben Unternehmen und öffentliche Auftraggeber die Digitalisierung noch weiter voran? In einigen Monaten werden wir sehen, wohin die Reise geht und welchen Platz Deutschland in der europäischen E-Rechnungs-Landschaft einnehmen wird. Eins ist sicher: „Die Pflicht zur E-Rechnung kommt!“

Passend hierzu heißt die Vereon AG die Vordenker und Macher aus Wirtschaft, Verwaltung, Wissenschaft und Politik am 20. und 21. Juni 2022 in Berlin zum 8. E-Rechnungs-Gipfel herzlich willkommen. Nebst zahlreichen Erfahrungsberichten werden führende Experten, z.B. der Bundessteuerberaterkammer, des Zentralverbands des Deutschen Handwerks (ZDH), Bitkom und aus dem MITTELSTANDSVERBUND, in hochkarätig besetzten Podiumsdiskussionen über die Einführung eines elektronischen Meldesystems für Rechnungen in Deutschland, dessen Auswirkungen auf die Digitalisierung im Mittelstand und die möglichen Modelle diskutieren.

Zwei weitere Highlights sind bereits angekündigt: zum einen wird Bruno Koch, E-Invoicing Pionier und globaler Branchenanalyst, in seinem Impulsvortrag erläutern: „Warum Deutschland auch bei der E-Rechnung mehr Fortschritt wagen sollte.“ Dabei wird Koch auch darauf eingehen, was Deutschland von bestehenden Modellen aus dem Ausland lernen kann. Zum anderen dürfte der Erfahrungsbericht aus sieben Jahren produktiver digitaler Rechnungsstellung in Hamburg auf besonderes Interesse stoßen, vor allem nachdem dort nun seit Beginn dieses Jahres eine Verpflichtung zur E-Rechnung in Kraft getreten ist.

Das ansprechende Vortragsprogramm wird von einer großen Fachausstellung führender Lösungsanbieter in den Bereichen E-Rechnung, Payment und Prozessautomatisierung begleitet. Der VeR, das FeRD und die User Group „TaxVoice“ unterstreichen durch ihre langjährige Partnerschaft auch in diesem Jahr die zentrale Rolle dieser Leitveranstaltung zum Thema E-Rechnung.

Weitere Informationen unter www.e-rechnungsgipfel.de.

Kontakt und Akkreditierung
Vereon AG | Pressestelle | Hauptstrasse 54 | CH-8280 Kreuzlingen
presse@vereon.ch | www.e-rechnungsgipfel.de/presse

Über den Veranstalter
Die Vereon AG veranstaltet hochkarätige Tagungen, Konferenzen und Workshops zu aktuellen Themen aus Wirtschaft und Wissenschaft. Ausgewiesene Experten aus Forschung, Wissenschaft, Praxis und Politik präsentieren regelmäßig pragmatische Lösungsansätze und wegweisende Trends. Führungs- und Fachkräfte aller Branchen schätzen diese Informationsplattformen zum Wissensausbau, Erfahrungsaustausch und zur Gewinnung wertvoller neuer Kontakte.

 

E-Rechnungspflicht in Europa

E-Invoicing-Pflicht in Europa

Wie Deutschland, Polen, Frankreich und Rumänien den elektronischen Rechnungsaustausch forcieren

Die elektronische Rechnung wird zunehmend zum Standard in Europa. In Deutschland haben sich drei weitere Bundesländer der nationalen Verpflichtung angeschlossen. Polen und Frankreich schreiten bei der Einführung und Nutzung von zentralen Plattformen für den elektronischen Rechnungsaustausch voran und auch Rumänien kündigt eine E-Invoicing-Pflicht für bestimmte Unternehmen an.

Pflicht zur E-Rechnung in Deutschland wird ausgeweitet

Zulieferer öffentlicher Behörden auf Bundesebene sowie in Bremen müssen ihre Rechnungen bereits seit November 2020 mehrheitlich elektronisch ausstellen. Zum Jahresbeginn 2022 ziehen drei weitere Bundesländer nach.

In Baden-Württemberg ist so nun die Ausstellung und Übermittlung einer elektronischen Rechnung in der Regel obligatorisch. Der Rechnungsempfänger ist vorab zu informieren. Elektronische Rechnungen können in dem Website-Portal ausgestellt oder durch Hochladen, via E-Mail oder ab März via PEPPOL darüber versandt werden. Auch im Saarland ist die Rechnungsstellung auf elektronischem Wege verpflichtend. In Hamburg erstreckt sich die Verpflichtung der Unternehmer auf alle Rechnungen über Lieferungen, Bau- oder sonstige Leistungen nach der Durchführung von öffentlichen Aufträgen oder Verträgen, die für Konzessionen erteilt werden.

Ausführliche Informationen zu den Bestimmungen sowie den jeweiligen Ausnahmen

Polen etabliert die E-Invoicing-Plattform KSeF

Nach dem Pilotversuch im letzten Herbst, an dem auch Comarch beteiligt war, sollte in Polen die Plattform KSeF für den elektronischen Rechnungsaustausch zu Beginn des Jahres 2022 zur Verfügung gestellt werden. Aktuell befindet sich die Plattform allerdings noch in der Testphase. Eine funktionsfähige Umgebung steht noch nicht bereit. Zunächst ist vorgesehen, dass parallel zu KSeF noch die Möglichkeit besteht, auf die bisherigen Lösungen zurückzugreifen. Die Nutzung von KSeF soll allerdings Anfang 2023 verpflichtend werden.

Frankreich kombiniert E-Invoicing mit E-Reporting

Seit dem 1. Januar 2020 sind französische Unternehmen dazu verpflichtet, Rechnungen an die öffentliche Hand elektronisch zu übermitteln. Vor Kurzem wurde zudem die geplante Verpflichtung zum elektronischen Rechnungsaustausch im B2B-Bereich spezifiziert. Diese bezieht sich auf Transaktionen zwischen in Frankreich ansässigen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen, die den französischen Rechnungsstellungsvorschriften unterliegen. Die Verpflichtung zum E-Reporting ergänzt diesen Geltungsbereich um internationale B2B-Transaktionen sowie B2C-Transaktionen, die in Frankreich mehrwertsteuerpflichtig sind.

Die Funktionsweise wurde für E-Invoicing und E-Reporting analog konzipiert. Um Daten zu übermitteln, wählen Unternehmen eine der folgenden Plattformen: das öffentliche Rechnungsportal (PPF) oder eine Partnerplattform für die elektronische Abwicklung (PDP).

Die Einführung der Verpflichtungen zum E-Invoicing und E-Reporting soll schrittweise abhängig von der Unternehmensgröße verlaufen. Ab dem 1. Juli 2024 gilt die Pflicht für große Unternehmen. Mittelgroße und kleine Unternehmen folgen ab dem 1. Januar 2025 beziehungsweise 2026.

Genauere Spezifikationen, unter anderem zu dem Geltungsbereich und der Funktionsweise, liefert die folgende Artikel-Serie über Frankreich:

Rumänien erlässt E-Invoicing-Pflicht für ausgewählte Unternehmen

In Rumänien wird für bestimmte Lieferantengruppen eine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsausstellung eingeführt. Die freiwillige Nutzung des nationalen Systems für die elektronische Rechnung e-Factura RO beginnt am 1. April 2022 und geht ab dem 1. Juli 2022 in eine Verpflichtung über. Betroffen sind sowohl Lieferanten im Bereich des Automobilhandels als auch Lieferanten von Produkten mit hohem fiskalischen Risiko. Zu letzteren gehören 5 Produktkategorien, deren Klassifizierung von der Nationalen Steuerverwaltungsbehörde regelmäßig neu bewertet wird.

Mehr Informationen zum Geltungsbereich

Fazit für international tätige Unternehmen

Die Digitalisierung des Rechnungswesens schreitet international immer weiter voran. Unternehmen, die agil bleiben und sich einen Vorteil sichern wollen, sollten sich frühzeitig mit den umfassenden Regelungen auseinandersetzen und die technologische Umsetzung mit entsprechenden Partnern sicherstellen. Comarch bietet weitreichende Unterstützung mit aktuellem Wissen um die rechtlichen Vorgaben sowie um die darauf abgestimmten Technologien.

Wie funktioniert E-Invoicing in Polen?

Wie funktioniert E-Invoicing in Polen?

Im Oktober 2021 initiierte die polnische Regierung ein Pilotprojekt, an dem sich auch Comarch beteiligte. Ziel war es, zum Jahresbeginn 2022 eine funktionsfähige Plattform für elektronische Rechnungen zur Verfügung zu stellen: KSeF. Aktuell befindet sich KSeF noch in der Testphase und steht noch nicht bereit. Die Plattform stellt zunächst eine fakultative Lösung dar, doch ab 2023 soll eine Verpflichtung zur Nutzung von KSeF eingeführt werden. Wenn Sie in Polen geschäftlich tätig sind, müssen Sie Ihr Unternehmen so vorbereiten, dass Sie den neuen Vorschriften vollständig entsprechen.

Was ist KSeF?

Krajowy System e-Faktur, abgekürzt KSeF, ist das nationale System für elektronische Rechnungen. Das System ermöglicht es, strukturierte Rechnungen auszustellen, zu empfangen und zu speichern. Zudem werden Rechnungen mit einer systemseitig zugewiesenen Identifikationsnummer (KSeF-ID) versehen. So wird geprüft, ob sie einer bestimmten Vorlage entsprechen und technisch den Anforderungen bestimmter Schemata standhalten. Die Prüfung der Geschäftsdaten und -werte wird weiterhin vom Steuerzahler durchgeführt. Die elektronische Rechnungsverarbeitung folgt somit dem Clearance-Verfahren.

Wie funktioniert KSeF?

Für die Ausstellung strukturierter Rechnungen wurden vom Gesetzgeber zwei Möglichkeiten eingeräumt: direkt über die KSeF-Plattform (d.h. mittels einer KSeF-Weboberfläche) oder im Finanzbuchhaltungssystem des jeweiligen Steuerzahlers gemäß der veröffentlichten Vorlage. Möchte der Steuerzahler die zweite Möglichkeit in Anspruch nehmen, sind die Dokumente über eine definierte Schnittstelle, bspw. EDI, an KSeF bereitzustellen.

Wie bereiten Sie Ihr Unternehmen auf die Nutzung von KSeF vor?

Im englischen Webcast von dem VeR Mitglied Comarch berichtet der E-Invoicing-Experte Rafał Trojanowski im Detail über die technologischen und rechtlichen Anforderungen von KSeF sowie über den Prozess zur Erstellung strukturierter E-Rechnungen über die polnische Plattform. Er verrät auch, wie Rechnungen in KSeF ausgestellt und an KSeF per EDI geschickt werden können und liefert Antworten auf häufig gestellte Fragen zum System.

Highlights, die im Webcast besprochen werden:

  • KSeF im Allgemeinen sowie Auswirkungen und Funktionsweise von KSeF
  • Erläuterungen zur strukturierten Rechnung
  • Gründe für die Einführung und Verpflichtung
  • Vorführung der Erstellung von Rechnungen in KSeF (E-Rechnungs-Übermittlungsregeln, Autorisierung, Authentifizierung usw.)
  • Herausforderungen und Vorteile der Verwendung strukturierter KSeF-Rechnungen für Steuerzahler

Hier kommen Sie zum Webcast.

Die Slowakei führt das e-Fakturierungssystem und die “Weiße Liste” für Bankkonten ein

Die Slowakei war eines der ersten Länder, das die detaillierte elektronische Umsatzsteuerberichterstattung eingeführt hat. Im Jahr 2014 wurde die kontrolný výkaz (Steueranweisung) Anforderung in Kraft gesetzt. Dabei handelt es sich um einen auf XML beruhender Umsatz- und Einkaufsauflistungsbericht. Eine ähnliche Anforderung wurde in der Tschechischen Republik zwei Jahre später im Jahr 2016 eingeführt.

Aus diesem Grund ist es nicht überraschend, dass die Slowakei auch weiterhin die Trends im digitalen Steuerwesen verfolgt und im Jahr 2022 erneut weitere  Verpflichtungen auflegt. Etwa die verpflichtende E-Fakturierung für B2G, G2G sowie G2B. Damit können künftig Zahlungsleistungen nur auf die Bankkonten erfolgen, welche auf der von der Steuerverwaltung vorgesehenen Sonderliste eingetragen sind.

Slowakisches E-Fakturierungssystem: Umsetzung in zwei Phasen

Die Slowakei hat beschlossen, ein zentrales e-Fakturierungssystem namens Informačný Systém Elektronickej Fakturácie (IS EFA) einzuführen. Die Probephase läuft bereits. Die letztendliche Implementierung wurde jedoch in zwei Phasen unterteilt:

  • Ab Januar 2022 wird die E-Fakturierung über IS EFA für B2G, G2G, und G2B Geschäfte verpflichtend
  • Ab Januar 2023 wird die E-Fakturierung über IS EFA zudem für alle Geschäftsarten, inklusive B2B Szenarios, gesetzlich vorgeschrieben.

IS EFA: Technische Zusammenfassung

Der slowakische nationale E-Fakturierungs-Rahmen besteht aus den im folgenden Schema aufgeführten Modulen:

  • EFA Gateway: Kommunikation mit dem Steuerzahler-Warenwirtschaftssystem. Insbesondere, um den Empfang von Lieferantenrechnungen zu ermöglichen
  • EFA Bearbeitung: Bearbeitung von elektronischen Rechnungen
  • EFA Lieferung: Versand/Auslieferung von Rechnungen an Kunden
  • Analytisches System: Durchführung von Prüfungen der angemeldeten Rechnungen
  • EFA Benutzeranwendung: Erstellung von elektronischen Rechnungen und ihrer Zielführung
  • Rechnungsoffenlegung: Rechnungsoffenlegung für B2G und G2G Szenarios

Es gibt zwei Hauptmethoden, um Rechnungen in das IS EFA-System zu übertragen:

  • Automatisches Hochladen direkt vom Warenwirtschaftssystem des Steuerzahlers (Punkte 1 – * im obigen Schema) > speziell für mittelgroße und große Steuerpflichtige
  • Manuelles Hochladen anhand der EFA Benutzeranwendung (s.o.) > für kleine Steuerpflichtige

Viele der technischen Details sind aus ähnlichen E-Fakturierungsentwicklungen in anderen Ländern bekannt. Insbesondere beruht das slowakische System auf XML-Format-Rechnungen im UBL 2.1. Standard, welcher beispielsweise auch in Serbien bereits Verwendung findet. Die Kommunikation zwischen verschiedenen Modulen der IS EFA wird vereinfacht durch zugeordnete API (Anwendungsprogrammschnittstellen).

Die “Weiße Liste” der Bankkonten

Die Slowakei hatte zudem beschlossen, noch eine weitere Anforderung zur Reduzierung der Möglichkeiten zur von Steuerhinterziehung  einzuführen: Ähnlich wie in Polen werden verifizierte Steuerzahler und Bankkonten auf einer weißen Liste geführt.

Beginnend mit Januar 2022 wird die Steuerbehörde der Slowakei (Finančná správa) jeden Tag eine aktualisierte Liste aller von den Unternehmen offengelegten Bankkontonummern veröffentlichen. Bis Ende November 2021 hatten die slowakischen umsatzsteuerregistrierten Steuerzahler den Steuerbehörden schon alle Bankkonten, die sie in ihren wirtschaftlichen Tätigkeiten benutzen, anzuzeigen.

Am wichtigsten ist, dass die Zahlung für eine Rechnung ausschließlich auf das Bankkonto des Lieferanten, das auf der von den Steuerbehörden veröffentlichten Liste aufgeführt ist, erfolgen muss. Anderenfalls wird ein Kunde für die Umsatzsteuerhaftung des Lieferanten mitverantwortlich.

Der einzige Weg zur Vermeidung der Mitverantwortung bei der Zahlungsleistung auf das Konto, das nicht auf der Weißen Liste steht, ist die Anwendung der Teilzahlungsmethode.

Die Bankkontonummer eines Unternehmens kann direkt auf der Steueramt-Webseite verifiziert werden. Für die Abfrage genügt bereits die Umsatzsteuernummer des Steuerpflichtigen.

Eine andere Methode ist das Herunterladen einer Datei im XML-Format, die eine Liste aller Steuerzahler und ihrer entsprechenden Bankkonten beinhaltet.

Die dritte Methode der Verifizierung von Bankkontonummern der Steuerzahler erscheint jedoch als besonders geeignet, insbesondere für große Unternehmen, die täglich viele Zahlungen leisten und viele Kontonummern zu verifizieren haben: Es gibt eine eigene Systemschnittstelle, die seitens der Steuerbehörde unter der Bezeichnung OpenAPI eingeführt worden ist. Neben der Verifizierung von Bankkontonummern erlaubt diese API den Anwendern, andere slowakische Steuerdatenbanken zu überprüfen. So ist es  beispielsweise möglich zu verifizieren, ob eine bestimmte slowakische Umsatzsteuernummer gültig ist.

Verfahrensänderungen sind unvermeidbar

In der Slowakei tätige Unternehmen sollten sich für die oben aufgeführten Anforderungen vorzubereiten. Im öffentlichen Auftragswesen tätige Unternehmen sollten dagegen bereits über eine gültige E-Fakturierungs-Lösung verfügen.

In der Praxis wird die Einführung des nationalen E-Fakturierungssystems IS EFA die meisten Geschäftsverfahren, insbesondere AP (Verbindlichkeiten) und AR (Forderungen), beeinflussen.

Die Anforderung alle Bankkontonummern zu verifizieren, bevor Zahlungen geleistet werden, ist auch in den Unternehmensverfahren zu reflektieren. Zusätzliche Verfahren werden möglicherweise zu gestalten und zu verfolgen sein.

Trotz der Tatsache, dass eine Möglichkeit zur Vermeidung der gesamtschuldnerischen Haftung vorliegt, indem die Teilzahlungsmethode angewandt wird, kann diese nicht als “Umgehungslösung” betrachtet werden. Die Teilzahlung hat ebenfalls bedeutende Nachteile. Sie hat vor allem eine Einnahmeunterdeckungsauswirkung und ist auch aus technischer Sicht komplexer.

Zusammenfassend erfordert die Erfüllung der neuen digitalen Steueranforderungen die Zusammenarbeit von mehreren Mitwirkern und kann in einem “Silo”-Modell nicht erfolgreich umgesetzt werden. IT-Entwickler müssen mit den Finanzabteilungen (AP, AR, Steuer und interne Kontrolle) folglich besonders eng zusammenarbeiten, um die erforderlichen Änderungen durchzusetzen.