Verband elektronische Rechnung Der Expertenverband der deutschen E-Invoicing Branche

Die steuerkonforme E-Rechnung “erobert” Europa

Disclaimer: Dieser Blogbeitrag von VeR-Mitglied TrueCommerce bietet einen kurzen Überblick zum Thema Tax Compliance eInvoicing in Europa. Es gibt jedoch viele weitere Details und spezifische Vorschriften, die von Land zu Land unterschiedlich sein können.

Im Kampf gegen die Steuerhinterziehung beschreiten immer mehr europäische Länder neue Wege und führen Maßnahmen und Systeme für eine kontinuierliche Überwachung (Continous Transaction Control = CTC) der im Land ausgestellten Rechnungen ein. Vorreiter in Europa war Italien in 2019, Frankreich, Spanien und Polen folgen in naher Zukunft, geplant ist 2024, auch in Deutschland wird eine Einführung eines solchen Kontrollsystems ab 2025 vorbereitet.

Was ist eInvoicing?
eInvoicing bezieht sich auf die elektronische Ausstellung, Übermittlung und Archivierung von Rechnungen. In Europa gibt es bereits heute verschiedene verpflichtende Vorschriften und Initiativen, die darauf abzielen, die Nutzung von eInvoicing verpflichtend zu machen. Ein Beispiel war die Umsetzung der EN 16931 vor einigen Jahren für die B2G Rechnungen; Rechnungen an Behörden mussten in elektronischer Form erfolgen. In Deutschland erfolgt dies im Format XRechnung und verschiedenen erlaubten Übertragungswegen. Ebenso die Initiative der FeRD mit dem Format ZUGFeRD hat sich in einigen Bereichen bei Firmen etabliert.

Tax Compliance, also die Einhaltung steuerlicher Vorschriften, ist daher ein Aspekt für Unternehmen in Europa, den diese nicht ignorieren können. In diesem Zusammenhang stellt speziell die verpflichtende elektronische Rechnung, die in einer steuerkonformen Art und Weise auszutauschen sein wird, eine Herausforderung dar. Entspricht eine solche elektronische Rechnung den steuerlichen Vorgaben, sprechen wir von Tax compliant eInvoicing.

Trend zum eInvoicing

Was bedeutet Tax compliant eInvoicing?

Die Steuerbehörden möchten den Austausch von Rechnungen kontrollieren und schreiben dazu vor

  • die Rechnungen in elektronischer Form auszutauschen,
  • eventuell elektronisch zu signieren und
  • den Steuerbehörden fortlaufend darüber Bericht zu erstatten.

Wichtig wird der Begriff „Continuous Transaction Control“ (CTC), eine kontinuierliche Transaktionskontrolle durch die Steuerbehörden, was bedeutet, dass eine fortlaufende Kontrolle der Rechnungen bei der Finanzverwaltung in Echtzeit stattfindet.

Welche Länder sind beteiligt?

Die Europäische Union hat beispielsweise, wie oben schon erwähnt, die Richtlinie 2014/55/EU eingeführt, die den Einsatz von eInvoicing im öffentlichen Auftragswesen fördert. Diese Richtlinie legte einheitliche Standards gemäß EN16931 für elektronische Rechnungen fest, jedes Mitgliedsland der EU hat diese Richtlinie bereits umgesetzt. Darüber hinaus haben viele europäische Länder ihre eigenen spezifischen Vorschriften für eInvoicing und steuerliche Compliance eingeführt. Beispielsweise verlangen einige Länder, dass elektronische Rechnungen in einem bestimmten Format eingereicht werden, wie XML oder EDI.

Die Europäische Kommission hat eine neue Initiative im Kampf gegen die grenzüberschreitende Mehrwertsteuerhinterziehung mit dem Namen ViDA = VAT in the Digital Age ins Leben gerufen. Diese Initiative soll ab 2028 zusammen mit allen Maßnahmen der einzelnen Länder zusätzlich noch die verbliebene Kontrolllücke bei der grenzüberschreitenden Rechnungslegung und dem Kampf der Steuerhinterziehung schließen.

Steuerkonformes E-Invoicing in Deutschland

Deutschland befindet sich aktuell auf dem Weg zur verpflichtenden elektronischen Rechnung im B2B, die betroffenen Behörden stellen einen Entwurf zur Diskussion vor, die Konsultationsphase läuft mit den zahlreichen Verbänden in Deutschland.

Die Roadmap für die weitere Planung der elektronischen Rechnung in Deutschland steht bereits. Die Einführung ist zum 01.01.2025 geplant und soll in mehreren Stufen verpflichtend werden. Der letzte Meilenstein des Projekts wird die Anbindung an die Europäische ViDA-Initiative zum 01.01.2028 sein. In Deutschland gibt es zudem die “GoBD” (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre elektronischen Rechnungen den rechtlichen Anforderungen entsprechen und ordnungsgemäß archiviert werden.

Roadmap zur verpflichtenden eRechnung in Deutschland

Steuerkonformes E-Invoicing in Polen

In Polen gibt es das sogenannte “JPK” (Jednolity Plik Kontrolny) oder “Unified Control File”, das Unternehmen elektronisch einreichen müssen. Es enthält detaillierte Informationen über Rechnungen, Transaktionen und andere steuerrelevante Daten.

Ab dem Juli 2024 wird zusätzlich eine CTC-Plattform mit dem Namen „KSeF Portal“ zum Clearance aller ausgestellten Rechnungen durch die Steuerbehörden eingeführt werden. Zum Einsatz kommt dort auch eine Verpflichtung zur elektronischen Signatur und eines Return Tokens zur geprüften Rechnung.

Steuerkonformes E-Invoicing in Frankreich

Frankreich hat bereits das “Chorus Pro” System eingeführt, das für Unternehmen, die an öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen möchten, obligatorisch ist. Es erfordert die elektronische Ausstellung und Übermittlung von Rechnungen an die öffentliche Verwaltung.

Der nächste Schritt in Frankreich wird sein, die Plattform zu erweitern und auch für B2B Rechnungen verpflichtend zu machen. Ab dem 01.07.2024 wird es für ALLE Unternehmen verpflichtend werden, die E-Rechnungen empfangen. Frankreich hat sich entschieden nicht eine zentrale Plattform für den Rechnungsaustausch einzuführen, sondern wird ein dezentrales Modell zur Übertragung der E-Rechnung und zum Tax Reporting bei “Chorus Pro” zum Einsatz kommen.

Steuerkonformes E-Invoicing in Spanien

Spanien hat das “Suministro Inmediato de Información” (SII) System eingeführt, das seit 01.07.2017 verpflichtend ist. Große Unternehmen müssen elektronische Rechnungen an das spanische Finanzamt übermitteln. Dieses System erfordert die Ausstellung und Erklärung der Einzelheiten der ausgestellten und empfangenen Rechnungen gegenüber der Steuerbehörde innerhalb einer Frist von maximal vier Kalendertagen.

Der nächste Schritt wird die Umsetzung des „Crea y Crece“ Gesetzes aus 2022 werden, welches eine Verpflichtung für E-Rechnungen vorsieht und eine Übertragung an oder über eine CTC-Plattform der Behörden. Der Entwurf der Regulierung wurde Ende Juni 2023 veröffentlicht, bis einschließlich 10. Juli 2023 konnten Verbände und Beteiligte dazu eine Rückmeldung abgeben. Der endgültige Zeitpunkt für die verpflichtende B2B E-Rechnung in Spanien steht noch nicht fest, ist aber im Gesetz bereits bestimmt mit „12 Monate nach der Veröffentlichung der Regulierungen als königliches Dekret“ ist es für größere Firmen verpflichtend anzuwenden.

Wie können Sie Vorteile aus den Vorschriften ziehen?

Die Umstellung auf eInvoicing bietet Unternehmen eine Reihe von Vorteilen, darunter Effizienzsteigerungen, Kosteneinsparungen und eine verbesserte Nachverfolgbarkeit. Darüber hinaus können Unternehmen durch die Einhaltung der steuerlichen Vorschriften und die Verwendung von eInvoicing mögliche Strafen oder Sanktionen vermeiden.

Es ist wichtig, dass Unternehmen sich über die spezifischen steuerlichen Anforderungen in den einzelnen europäischen Ländern informieren und sicherstellen, dass sie die richtigen Tools und Prozesse implementieren, um die Tax Compliance zu gewährleisten und eInvoicing effektiv zu nutzen.

Bitte beachten Sie, dass dies nur eine grobe Übersicht ist und es in jedem Land weitere spezifische Anforderungen und Details gibt. Es ist ratsam, die jeweiligen steuerlichen Vorschriften und Empfehlungen der Finanzbehörden zu konsultieren, um sicherzustellen, dass die eInvoicing-Prozesse den Anforderungen entsprechen.

Weiter ausführliche Informationen zu diesem Thema finden Sie im Webinar Aktuelle Neuigkeiten zu den Tax Compliance-Anforderungen in Europa von VeR-Mitglied TrueCommerce, welches online jederzeit über den genannten Link verfügbar ist.

Rechnungsworkflow von xSuite jetzt auf der SAP BTP verfügbar

Als einer der weltweit ersten Hersteller bietet die xSuite Group auf der SAP Business Technology Platform einen Workflow zur digitalen Verarbeitung von Eingangsrechnungen für SAP S/4HANA Cloud, Public Edition.

Ahrensburg, Juli 2023 – Nach dem Lieferantenportal stellt die xSuite Group jetzt auch eine brandneue Workflowlösung für ihre Kernkompetenz, die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen, auf der SAP Business Technology Platform bereit. Mit der SAP BTP können Erweiterungen und Add-ons an SAP S/4HANA in beliebigen Deployment-Formen angebunden werden – inklusive der SAP S/4HANA Cloud, Public Edition. xSuite setzt sich damit weltweit technologisch mit an die Spitze, denn sie ist eines der ersten Unternehmen, die standardisierte Accounts-Payable-Prozesse auf der SAP BTP anbieten. SAP will die Business Technology Platform zum Fundament der Zukunft für SAP-basierte Geschäftsprozesse machen. xSuite unterstützt den Kurs des ERP-Herstellers.

Für die Entwicklung eines standardisierten Out-of-the-Box Rechnungsworkflows auf Basis der SAP BTP hat xSuite ihr Kernprodukt „xSuite Invoice“ um einen komplett neuen Technologie-Stack erweitert. Die Komponenten auf der BTP sind in dem Softwarepaket „xSuite Invoice Premium“ enthalten.

Über das Programm „GROW with SAP“ will SAP mittelständische Unternehmen und Neukunden für die S/4HANA Cloud Public Edition gewinnen. Der Mehrheit der SAP-Kunden steht die Umstellung auf SAP S/4HANA außerdem noch bevor, und damit eine Entscheidung über das Bereitstellungsmodell. Ein Blick in die Kundenbasis der xSuite bestätigt diesen Status quo: Gearbeitet wird bislang noch viel mit SAP ECC on-premises oder in der Private Cloud.

Die nun erweiterte Rechnungsverarbeitungslösung eignet sich für jedes SAP S/4HANA-Betriebsmodell: SAP S/4HANA Cloud Public Edition, Cloud Private Edition und für On-Premises-Installationen. Dies gibt SAP-Anwenderunternehmen volle Flexibilität und ermöglicht einen einfachen Umstieg.

Jan Schulze, Head of Product Management bei der xSuite Group: „Viele Unternehmen verfolgen eine „Cloud-First- bzw. Clean-Core“-Strategie. Dies ist oft eine Reise von On-Premises-Systemen über die Private bis zur Public Cloud. Unsere Lösung sorgt hier für Unabhängigkeit: Wenn es um die Eingangsrechnungsverarbeitung geht, deckt der Workflow alles ab. Das macht unsere Kunden zukunftsfähig.“

Matthias Lemenkühler, CEO der xSuite Group, ergänzt: „Standardisierung und die Nutzung der Public Cloud helfen dabei, Geschäftsprozesse zu vereinfachen. Wir haben schon sehr früh an den Weg in die Public Cloud als Modell der Zukunft geglaubt und die Entwicklung darauf ausgerichtet, unsere Rechnungsverarbeitungslösung darüber anzubieten. Deshalb sind wir mit die ersten, die eine funktionierende Softwarelösung für das Rechnungsmanagement auf der SAP BTP bereitstellen können.“

Die komplette Pressemitteilung gibt es hier zum Download.


Über die xSuite Group

Die xSuite Group ist Softwarehersteller von Anwendungen für dokumentenbasierte Prozesse und stellt weltweit standardisierte, digitale Lösungen bereit, die ein einfaches, sicheres und schnelles Arbeiten ermöglichen. Kernkompetenz ist die Eingangsrechnungsverarbeitung innerhalb von SAP für den Mittelstand, Konzerne und öffentliche Auftraggeber. Mit xSuite verarbeiten pro Jahr über 300.000 Anwendende mehr als 80 Millionen Dokumente.

Ergänzt wird das Portfolio durch Anwendungen für Einkaufs- und Auftragsprozesse sowie Archivierung. Die Software wird in der Cloud, on-premises oder hybrid betrieben. xSuite liefert alles aus einer Hand: Softwarekomponenten (Capture, Workflow, Archivierung) und Dienstleistungen (Beratung, Implementierung, Schulung, Support und Managed Services).

xSuite ist Partner der SAP. Regelmäßige SAP-Zertifizierungen für verschiedene Lösungen und SAP-Einsatzumgebungen bestätigen den hohen Qualitätsstandard der xSuite-Anwendungen.

Gegründet wurde xSuite 1994. Der Stammsitz ist in Ahrensburg bei Hamburg. Weltweit arbeiten 230 Beschäftigte an acht Standorten in Europa, Asien und den USA. Die xSuite Group erwirtschaftete 2022 einen Gesamtumsatz von über 43 Mio. €.

Kontakt

Barbara Wirtz
xSuite Group GmbH
Marketing & PR
Tel. +49 (0)4102/88 38 36
barbara.wirtz@xsuite.com
www.xsuite.com

VeR begrüßt weiteren E-Rechnungs- und SAP-Spezialisten im Verband

xSuite wird neuestes Mitglied im Verband elektronische Rechnung (VeR)

München, im Juli 2023 – Der Verband elektronische Rechnung (VeR) heißt die xSuite Group GmbH als neuestes Mitglied in seinen Reihen willkommen. Mit dem erfahrenen Softwarehersteller schließt sich damit ein weiterer Knowhow-Träger der deutschen Wirtschaft dem Expertenverband der E-Invoicing-Branche an, um gemeinsam die entscheidende Phase auf dem Weg hin zur deutschen E-Rechnungspflicht und einem digitalen Meldesystem mitzugestalten.

Mit der Expertise der xSuite Group im Bereich E-Invoicing und SAP-Eingangsrechnungsverarbeitung ist es dem VeR gelungen, die eigenen Expertenreihen noch einmal deutlich zu verstärken. Denn mit seiner langjährigen Erfahrung im Bereich Public Sector und zahlreichen umgesetzten E-Invoicing-Projekten in B2G und B2B verfügt xSuite über wertvolle Fachkenntnisse und Engagement in der Branche – und passt damit perfekt zum VeR.

Dina Haack, Head of Marketing bei xSuite, beschreibt die Beweggründe für den Beitritt zum VeR so auch wie folgt: „Die E-Rechnung kann der entscheidende Anstoß sein, für die dringend benötigte digitale Umwandlung von Geschäftsprozessen. Unser Engagement im VeR zielt darauf ab, die Verbreitung der E-Rechnung zu unterstützen und somit aktiv an der digitalen Transformation mitzuwirken.”
Die xSuite Group sieht in ihrer Mitgliedschaft im VeR eine sehr gute Gelegenheit, Teil eines fundierten Expertennetzwerks zu werden, um auf nationaler und internationaler Ebene über aktuelle Trends und zukünftige Entwicklungen, insbesondere im Bereich Compliance und Steuerrecht, informiert zu bleiben.

Der VeR begrüßt diesen zielstrebigen Ansatz. Ivo Moszynski, Vorstandsvorsitzender des VeR, bestätigt: „In Zeiten massiver digitaler Umbrüche, die uns voraussichtlich in den kommenden Jahren unter der Leitung der ‘Digitalisierungskoalition’ in Berlin erwarten, begrüßen wir den Zuwachs in unserer E-Invoicing-Expertengemeinschaft. Dass sich ein erfahrenes Software-Unternehmen wie die xSuite Group dem VeR angeschlossen hat, ist ein besonders erfreulicher Umstand.“

Countdown zur verpflichtenden E-Rechnung in Deutschland läuft

Kein Wunder, denn gerade in den nächsten Monaten wird es auch in Deutschland ganz besonders auf belastbare Erfahrungen und Expertise in der Planung, Ausgestaltung und dem Betrieb von digitalen Rechnungsaustauschprozessen ankommen. Schließlich plant das Bundesministerium der Finanzen (BMF) fest mit einer Umstellung auf den verpflichtenden elektronischen Rechnungsaustausch für alle geschäftlichen Transaktionen deutscher Unternehmen im In- und Ausland ab dem Jahreswechsel 2024/25 – wie das BMF im Juni 2023 unter anderem auf dem E-Rechnungs-Gipfel in Berlin noch einmal betonte.


Über die xSuite Group GmbH

Die xSuite Group ist Softwarehersteller von Anwendungen für dokumentenbasierte Prozesse und stellt weltweit standardisierte, digitale Lösungen bereit, die ein einfaches, sicheres und schnelles Arbeiten ermöglichen. Kernkompetenz ist die Eingangsrechnungsverarbeitung innerhalb von SAP für den Mittelstand, Konzerne und öffentliche Auftraggeber. Mit xSuite verarbeiten pro Jahr über 300.000 Anwendende mehr als 80 Millionen Dokumente. Ergänzt wird das Portfolio durch Anwendungen für Einkaufs- und Auftragsprozesse sowie Archivierung. Die Software wird in der Cloud, on-premises oder hybrid betrieben. xSuite liefert alles aus einer Hand: Softwarekomponenten (Capture, Workflow, Archivierung) und Dienstleistungen (Beratung, Implementierung, Schulung, Support und Managed Services). xSuite ist Partner der SAP. Regelmäßige SAP-Zertifizierungen für verschiedene Lösungen und SAP-Einsatzumgebungen bestätigen den hohen Qualitätsstandard der xSuite-Anwendungen.

Gegründet wurde xSuite 1994. Der Stammsitz ist in Ahrensburg bei Hamburg. Weltweit arbeiten 230 Beschäftigte an acht Standorten in Europa, Asien und den USA. Die xSuite Group erwirtschaftete 2022 einen Gesamtumsatz von über 43 Mio. €. Das Unternehmen ist ISO 27001 zertifiziert.

Mehr unter www.xsuite.com


 

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