E-Invoicing, kurz für “Electronic Invoicing”, bezeichnet den digitalen Austausch von Rechnungen zwischen Geschäftspartnern. Im Gegensatz zu traditionellen Papierrechnungen oder einfachen PDF-Dokumenten werden E-Rechnungen in strukturierten Formaten erstellt, die eine automatische und elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche ermöglichen.
Vorteile des E-Invoicing:
- Kosteneinsparungen: Durch den Wegfall von Druck- und Versandkosten sowie die Reduzierung manueller Prozesse können Unternehmen bis zu 80 % der Prozesskosten pro Rechnung einsparen.
- Effizienzsteigerung: Automatisierte Workflows beschleunigen die Rechnungsverarbeitung, reduzieren Fehler und verbessern den Cashflow.
- Rechtskonformität: E-Invoicing erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, insbesondere in Ländern mit obligatorischen E-Rechnungsanforderungen.
Rechtliche Rahmenbedingungen in der EU:
Die EU-Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet öffentliche Auftraggeber seit November 2018 zur Annahme elektronischer Rechnungen. Ziel ist es, den grenzüberschreitenden elektronischen Rechnungsverkehr zu harmonisieren und die Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen zu gewährleisten.
Aktuelle Entwicklungen in Deutschland:
Seit dem 1. Januar 2025 wird die Verwendung elektronischer Rechnungen bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern in Deutschland schrittweise verpflichtend. Diese Maßnahme zielt darauf ab, die Effizienz zu steigern und Steuerbetrug zu reduzieren.
E-Invoicing ist ein zentraler Bestandteil der digitalen Transformation im Rechnungswesen und bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Prozesse zu optimieren, Kosten zu senken und die Compliance zu verbessern.
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