Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind eine Verwaltungsanweisung des Bundesministeriums der Finanzen (BMF), die Anforderungen an die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie Regelungen zum Datenzugriff durch die Finanzverwaltung festlegen. Sie dienen der Sicherstellung der Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit steuerlich relevanter elektronischer Daten.
Hintergrund:
Am 14. November 2014 veröffentlichte das BMF die GoBD, die für Veranlagungszeiträume gelten, die nach dem 31. Dezember 2014 beginnen. Sie ersetzen damit die zuvor geltenden Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) von 1995 und die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) von 2001.
Am 28. November 2019 wurde eine Neufassung der GoBD veröffentlicht, die seit dem 1. Januar 2020 in Kraft ist. Diese Aktualisierung präzisierte und erweiterte die bestehenden Regelungen, insbesondere hinsichtlich der Nutzung moderner Technologien wie Cloud-Services und der bildlichen Erfassung von Belegen mittels mobiler Geräte.
Eine weitere Anpassung erfolgte mit dem BMF-Schreiben vom 11. März 2024, das aufgrund verschiedener gesetzlicher Änderungen notwendig wurde. Diese aktualisierte Fassung der GoBD trat am 1. April 2024 in Kraft.
Kernpunkte der GoBD:
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Geschäftsvorfälle müssen klar und verständlich dokumentiert sein, sodass ein sachverständiger Dritter sie problemlos nachvollziehen kann.
- Unveränderbarkeit: Einmal erfasste Daten dürfen nicht ohne Dokumentation verändert werden, um die Integrität der Buchführung zu gewährleisten.
- Aufbewahrungspflichten: Elektronische Unterlagen und Aufzeichnungen sind für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer unverändert und lesbar aufzubewahren.
- Datenzugriff der Finanzverwaltung: Unternehmen müssen der Finanzverwaltung Zugriff auf elektronische Daten gewähren, sei es durch direkten Zugriff, die Bereitstellung von Auswertungen oder die Überlassung von Datenträgern.
Bedeutung für Unternehmen:
Die Einhaltung der GoBD ist für Unternehmen essenziell, um die Ordnungsmäßigkeit ihrer Buchführung sicherzustellen und Beanstandungen bei Betriebsprüfungen zu vermeiden. Verstöße gegen die GoBD können zu formellen Mängeln führen, die im schlimmsten Fall eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen nach sich ziehen.
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