Verband elektronische Rechnung Der Expertenverband der deutschen E-Invoicing Branche

Neu: Leitfaden „Elektronische Archivierung und GoBD“

VeR und Bitkom veröffentlichen gemeinsame 10 Merksätze für die Unternehmenspraxis

Mit seinem Schreiben vom 14. November 2014 zu den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ hat das Bundesministerium der Finanzen dargelegt, welche Vorgaben aus Sicht der Finanzverwaltung an IT-gestützte Prozesse zu stellen sind. Die Anforderungen an die Aufbewahrung nehmen hierbei einen breiten Raum ein.

In ihren nun gemeinsam vorgestellten Merksätzen „Elektronische Archivierung und GoBD“ haben die beiden Branchenverbände Bitkom und Verband elektronische Rechnung (VeR) die wichtigsten Anforderungen an die elektronische Archivierung unter GoBD-Aspekten in übersichtlicher Form zusammengestellt.

Die zehn Merksätze

  • Elektronische Archivierung ist technologieneutral
  • Die Archivierung von Belegen hat zeitnah zu erfolgen
  • Die elektronische Archivierung muss eine Unveränderbarkeit sicherstellen
  • Archivierte Objekte müssen mit einem Index versehen werden
  • Elektronisch archivierte Objekte müssen lesbar und auswertbar bleiben
  • Steuerrelevante Daten dürfen im elektronischen Archivsystem aufbewahrt werden
  • Elektronisch archivierte Objekte unterliegen der Betriebsprüfung
  • Das elektronische Archivsystem darf vom Betriebsprüfer genutzt werden
  • Die elektronische Archivierung darf unter bestimmten Voraussetzungen auch im Ausland erfolgen
  • Das elektronische Archivierungsverfahren ist zu dokumentieren

sollen Unternehmen, Dienstleistern und Beratern dabei helfen, die elektronische Archivierung im Einklang mit den umfassenden Vorgaben der Finanzverwaltung in der täglichen Unternehmenspraxis umzusetzen. Verfasst wurden die Merksätze im Bitkom-Arbeitskreis ECM Compliance sowie im VeR-Arbeitskreis Qualität (Steuern & Recht).

Das übersichtlich gestaltete, sechsseitige Dokument mit ausführlichen Erläuterungen zu jedem einzelnen Merksatz steht ab sofort kostenlos zum Download unter folgenden Quellen zur Verfügung.

http://www.verband-e-rechnung.org/de/e-rechnung/wissen/gobd/465-merksaetze-archivierung
https://www.bitkom.org/Bitkom/Publikationen/Elektronische-Archivierung-und-GoBD.html

In den gemeinsam von Bitkom und VeR erarbeiteten Merksätzen „Elektronische Archivierung und GoBD“ sind die wichtigsten Anforderungen an die elektronische Archivierung unter GoBD-Aspekten in übersichtlicher Form zusammengefasst.

Die zehn Merksätze lauten:

  • Elektronische Archivierung ist technologieneutral
  • Die Archivierung von Belegen hat zeitnah zu erfolgen
  • Die elektronische Archivierung muss eine Unveränderbarkeit sicherstellen
  • Archivierte Objekte müssen mit einem Index versehen werden
  • Elektronisch archivierte Objekte müssen lesbar und auswertbar bleiben
  • Steuerrelevante Daten dürfen im elektronischen Archivsystem aufbewahrt werden
  • Elektronisch archivierte Objekte unterliegen der Betriebsprüfung
  • Das elektronische Archivsystem darf vom Betriebsprüfer genutzt werden
  • Die elektronische Archivierung darf unter bestimmten Voraussetzungen auch im Ausland erfolgen

Das komplette Dokument mit ausführlichen Erläuterungen steht kostenlos zum Download auf den Seiten des Bitkom und in der GoBD-Informationssammlung des VeR bereit.

Auf Initiative und in enger Zusammenarbeit mit zahlreichen Wirtschaftskammern und -verbänden wie dem VeR hat die AWV (Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V., Eschborn) eine Muster-Verfahrensdokumentation entwickelt, an der sich die Unternehmen und ihre steuerlichen Berater orientieren können.

Der Verband elektronische Rechnung (VeR) war als Sprachrohr der E-Invoicingbranche an der Erstellung des Musters in der AWV- Arbeitsgruppe beteiligt und stellt folgende Version im PDF-Format zur Verfügung:

Dokumente


Was bedeutet “mobiles Scannen”? 

aus der PSP-Reihe: Experten erläutern die GoBD

(Auszug) Mit dem Schreiben vom 14. November 2014, den “Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)”, hat das BMF dargelegt, welche Vorgaben aus Sicht der Finanzverwaltung an IT-gestützte Prozesse zu stellen sind.1 Die GoBD sind für Veranlagungszeiträume anzuwenden, die nach dem 31. Dezember 2014 beginnen und betreffen grundsätzlich alle Steuerpflichtigen mit Gewinneinkünften i. S. d. § 5 EStG, § 4 Abs. 1 EStG sowie auch nicht buchführungspflichtige Unternehmen, wie insbesondere Einnahmen-Überschuss-Rechner2. Die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonst erforderlicher elektronischer Aufzeichnungen einschließlich der Verfahren trägt allein der Steuerpflichtige. Dies gilt auch bei einer teilweisen oder vollständigen organisatorischen und/oder technischen Auslagerung von Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten auf Dritte, wie auch etwa Steuerberater (Outsourcing).3

Im Zeitalter von Smartphones und anderen mobilen Endgeräten mit Fotofunktion stellt sich zunehmend die Frage, inwieweit der fotografisch festgehaltene Beleg steuerrechtlich anerkannt wird. Vor allem seit über entsprechende “Scanner-Apps” die Möglichkeit besteht, Belege komfortabel abzulichten und medienbruchfrei (etwa via spezieller App) an das Unternehmen zu übermitteln, stellt sich für Unternehmen die Frage der steuerlichen und insbesondere umsatzsteuerlichen Anerkennung der zugrunde liegenden, auf diese Art und Weise erzeugten elektronischen Belege. Den Maßstab hierfür bilden aktuell die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).4 Aus Prozesssicht besteht die Zielsetzung der Unternehmen dabei stets darin, den Papierbeleg vom weiteren Prozess auszunehmen, mithin zu vernichten.

Ausgehend vom Grundsatz der Unveränderbarkeit dürfen nach § 146 Abs. 4 AO Buchungen oder Aufzeichnungen nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.5 Dazu dürfen keine Veränderungen vorgenommen werden, die keinen Rückschluss darauf zulassen, ob sie ursprünglich oder erst später initiiert wurden.6 Das zum Einsatz kommende DV-Verfahren muss Gewähr dafür bieten, dass alle Informationen, die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt werden (auch entsprechende Belege), nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können.7 Die Unveränderbarkeit der Daten, Datensätze, elektronischen Dokumente und elektronischen Unterlagen kann sowohl hardwaremäßig als auch softwaremäßig oder organisatorisch gewährleistet werden.8

Damit ist zunächst festzuhalten, dass die zur Ablichtung verwendeten mobilen Endgeräte als Teil des unternehmerischen DV-Systems gelten und diese insoweit auch die Anforderungen an die Unveränderbarkeit sicherstellen müssen.

Doch was bedeutet dieses Vorgehen konkret? (…)

Autoreninformationen:

  • Stefan Groß, Partner und Steuerberater bei Peters, Schönberger & Partner mbB
  • Dipl.-Fw. Bernhard Lindgens, Bundeszentralamt für Steuern5
  • Bernhard Zöller, Geschäftsführer bei Zöller & Partner GmbH
  • Thorsten Brand, Senior Berater bei Zöller & Partner GmbH
  • Stefan Heinrichshofen, Partner, Rechtsanwalt und Steuerberater bei Peters, Schönberger & Partner mbB

 

1BMF v. 14. November 2014 – IV A 4 – S 0316/13/10003, BStBl. I 2014, S. 1450.

2Steuerpflichtige, die ihren Gewinn nach den Vorschriften des § 4 Abs. 3 EStG ermitteln.

3GoBD (Fn. 2), Rn. 21.

4BMF v. 14. November 2014 – IV A 4 – S 0316/13/10003, BStBl. I 2014, S. 1450.

5GoBD (Fn. 1), Rn. 58.

6GoBD (Fn. 1), Rn. 107.

7GoBD (Fn. 1), Rn. 108.

8GoBD (Fn. 1), Rn. 110.

Mit dem Praxisleitfaden soll aufgezeigt werden, dass die Einführung der E-Rechnung insbesondere bei KMU’s bei gezielter Nutzung bereits im Unternehmen bestehender Abläufe und verfügbarer Dokumente grundsätzlich ohne großen organisatorischen und finanziellen Zusatzaufwand möglich ist. Außerdem wird dargestellt, dass die gewünschten Innovationen bei der elektronischen Rechnung nicht durch rechtliche Hürden verhindert werden, sondern weitestgehend durch die Anwendung der bereits bekannten rechtlichen Prinzipien erfolgreich umgesetzt werden können.

Der Leitfaden wurde im Forum für elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) vom Arbeitskreis “Recht und EU” entwickelt.