EU-Parlament gibt grünes Licht für ViDA-Reform

Weichen für ein einheitliches digitales Mehrwertsteuersystem in Europa gestellt

Straßburg/München, im Februar 2025 – In der vergangenen Woche hat das Europäische Parlament die aktuellen Änderungen des Reformpakets „VAT in the Digital Age“ (ViDA) beschlossen. Das markiert einen wichtigen Zwischenschritt im laufenden Gesetzgebungsverfahren zur weitreichenden Aktualisierung der Mehrwertsteuervorschriften in der EU. Die endgültige Verabschiedung von ViDA steht jedoch noch aus.

ViDA wurde von der Europäischen Kommission initiiert, um die Mehrwertsteuererhebung an das digitale Zeitalter anzupassen, Steuerbetrug zu bekämpfen und grenzüberschreitenden Handel innerhalb der EU zu vereinfachen. Kernbestandteile der Reform sind:

• Die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung für innergemeinschaftliche B2B-Transaktionen bis 2030
• Die Einführung eines EU-weiten digitalen Meldesystems zur Mehrwertsteuer
• Neue Regelungen für Online-Plattformen zur korrekten Abführung der Umsatzsteuer

Besonderer Fokus: E-Rechnung und das digitale Meldesystem

Das europäische digitale Meldesystem ist eine der zentralen Maßnahmen von ViDA. Damit müssen Unternehmen, die grenzüberschreitend innerhalb der EU handeln, künftig E-Rechnungen gemäß der einheitlichen europäischen Norm EN 16931 verschicken und die entsprechenden Umsatzsteuertransaktionen nahezu in Echtzeit an die Finanzbehörden übermitteln. Das soll Steuerhinterziehung verhindern, den Verwaltungsaufwand für Unternehmen verringern und die Effizienz der Steuerprüfung erhöhen.

Gesetzgebungsverfahren noch nicht abgeschlossen

Mit dem Parlamentsbeschluss vom 12. Februar 2025 ist das Gesetzgebungsverfahren jedoch nicht abgeschlossen. Als nächster Schritt steht im März die Ratifizierung durch den Rat der EU an. Danach folgt die endgültige Gesetzesvorlage im EU-Parlament sowie die formale Verabschiedung, wobei hierfür noch kein genauer Zeitplan vorliegt.

Was bedeutet das für Deutschland?

Parallel zum paneuropäischen Meldesystem für innergemeinschaftliche Transaktionen entstehen in vielen Mitgliedsstaaten auch entsprechende nationale Meldesysteme. So auch in Deutschland, wo das Bundesfinanzministerium (BMF) ebenfalls bereits plant, ein nationales digitales Meldesystem zur Umsatzsteuer in die Tat umzusetzen.

Die europäische Initiative kommt dabei genau zur rechten Zeit. Denn auch die stufenweise Einführung der E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Geschäfte seit Anfang des Jahres stellt bereits eine nötige vorbereitende Stufe dar, um steuerrelevante Rechnungsdaten künftig in Echtzeit an die Finanzverwaltung übermitteln zu können.

Übrigens: Erste Schätzungen gehen von einem bis zu zweistelligen Milliardenbetrag an steuerlichen Mehreinnahmen durch das damit einhergehende Schließen der deutschen Umsatzsteuerlücke aus. Pro Jahr, wohlgemerkt.

Oberlandesgericht Schleswig-Holstein sieht Gefahrenpotenzial

E-Mail als Übertragungsweg für Rechnungsdokumente nicht optimal

Berlin/München, im Februar 2025 – Die Diskussion um die sichere Übermittlung elektronischer Rechnungsdaten hat durch ein aktuelles Urteil des Schleswig-Holsteinischen Oberlandesgerichts neue Relevanz erhalten (Az.: 12 U 9/24). Das Urteil verdeutlicht, dass die E-Mail als Transportweg für elektronische Rechnungsdokumente gewisse Herausforderungen mit sich bringt – insbesondere im Hinblick auf Sicherheit und Manipulationsanfälligkeit.

Der Verband elektronische Rechnung (VeR) weist bereits seit geraumer Zeit darauf hin, dass E-Mails als Standardweg für den Versand und Empfang von E-Rechnungen nicht die optimale Lösung darstellen. Zwar ist die Nutzung eines einfachen E-Mail-Postfachs kurzfristig praktikabel, langfristig sollten jedoch sicherere Alternativen in Betracht gezogen werden, um Risiken zu minimieren.

Rechnungsaustausch per (ungesicherter) E-Mail erhöht Betrugsrisiken

Im zugrunde liegenden Fall hatte ein Unternehmen eine Werklohnrechnung per E-Mail an einen privaten Kunden versandt. Die Rechnung wurde jedoch durch Dritte unbefugt manipuliert, sodass die Bankverbindung des Unternehmens durch eine fremde ersetzt wurde. Der Kunde beglich die Rechnung daraufhin auf das manipulierte Konto.

Das Gericht entschied, dass diese Zahlung nicht zur Erfüllung der Zahlungspflicht führte, da sie nicht auf das richtige Konto des Unternehmens ging. Allerdings wurde dem Kunden ein Schadensersatzanspruch nach Art. 82 DSGVO zugesprochen, da das Unternehmen beim E-Mail-Versand keine ausreichenden Schutzmaßnahmen gegen Manipulationen getroffen hatte.

Herausforderungen und Verantwortlichkeiten bei der Übermittlung per E-Mail

Das OLG Schleswig-Holstein hat in seiner Entscheidung betont, dass sich Unternehmen bewusst sein sollten, dass Rechnungen per E-Mail möglicherweise nicht in jedem Fall ausreichend Schutz vor Manipulation und unberechtigtem Zugriff bieten. Cyberkriminalität und Phishing-Angriffe können die Integrität von Rechnungsdokumenten gefährden, weshalb eine kritische Prüfung dieses Übertragungswegs sinnvoll ist.

Das Gericht vertritt in seinem Urteil die Auffassung, dass im Streitfall der Versender einer Rechnung den Nachweis über den Zugang und die inhaltliche Unverfälschtheit erbringen müsse. E-Mails allein bieten hierfür keine revisionssichere Dokumentation, was unter bestimmten Umständen zu Herausforderungen führen kann.

E-Rechnungsplattformen als sicherere Alternative

Moderne E-Rechnungsplattformen und Netzwerke wie Peppol, bei denen die Übermittlung der Rechnungsdaten nicht über einer derart „öffentlichen“ Kanal wie E-Mail erfolgt, bieten einen strukturierten, sicheren und effizienten Transportweg für elektronische Rechnungen. Der VeR empfiehlt Unternehmen, sich mit alternativen Übermittlungswegen vertraut zu machen, die eine höhere Sicherheit und Nachvollziehbarkeit gewährleisten – gerade im Hinblick auf das geplante digitale Meldesystem zur Umsatzsteuer. Denn auch die Übermittlung steuerrelevanter Rechnungsdaten an die Finanzverwaltung soll künftig auf Basis der verpflichtenden E-Rechnung störungsfrei und sicher in Echtzeit erfolgen.

Peppol und vergleichbare Netzwerke ermöglichen eine geschützte Umgebung für den Rechnungsaustausch, die es unbefugten Dritten erschwert, Rechnungsinhalte zu verändern. Zudem bieten diese Systeme eine verlässliche Dokumentation des Versand- und Empfangsvorgangs, wodurch eine bessere Nachvollziehbarkeit gegeben ist.

Bereits jetzt für das digitale Steuer-Meldesystem vorausplanen

Die Entscheidung des OLG Schleswig-Holstein zeigt, dass Unternehmen gut beraten sind, ihre Übertragungswege für digitale Transaktionsdokumente zu überdenken. Die Nutzung von E-Mails ist zwar (vorerst) in vielen Fällen praktikabel, es gibt jedoch sicherere Alternativen, die langfristig mehr Schutz und Effizienz bieten.

Die Digitalisierung der Rechnungsprozesse sollte nicht nur gesetzliche Vorgaben erfüllen, sondern auch unter Sicherheits- und Effizienzgesichtspunkten optimiert werden. Der VeR empfiehlt daher, sich mit modernen, plattformbasierten Lösungen auseinanderzusetzen.