E-Rechnung bereit für den Handel
Das Qualitätssiegel des VeR für E-Rechnungs-Lösungen im Handel
Eine gesetzeskonforme E-Rechnung ist nicht automatisch eine Rechnung, die sich im Handel ohne manuelle Nacharbeit verarbeiten lässt.
Deshalb hat der Verband elektronische Rechnung (VeR) gemeinsam mit führenden Handelsunternehmen einen praxisorientierten Mindeststandard für die E-Rechnung im Handel entwickelt. Das VeR-Qualitätssiegel zeigt, welche E-Rechnungs-Lösungen die besonderen Anforderungen des Handels erfüllen.
Gemeinsam mit führenden Unternehmen des deutschen Handels entwickelt
Die Anforderungen hinter dem VeR-Qualitätssiegel sind nicht am Schreibtisch eines einzelnen Softwareanbieters entstanden. Sie wurden im Arbeitskreis „E-Rechnung im Handel“ gemeinsam mit Unternehmen aus dem Handel sowie E-Invoicing- und Standardisierungsexperten erarbeitet.
Damit fließen konkrete Anforderungen aus Warenwirtschaft, Logistik, Einkauf und Rechnungsverarbeitung direkt in den gemeinsamen Mindeststandard ein.
Ausgezeichnete Lösungen im Überblick
Was sagt das Siegel aus?
Eine E-Rechnung kann formal korrekt und gesetzeskonform sein – und trotzdem wichtige Informationen vermissen lassen, die ein Handelsunternehmen für die automatisierte Verarbeitung benötigt. Genau an diesem Punkt setzt das VeR-Qualitätssiegel „E-Rechnung bereit für den Handel“ an.
Das Siegel kennzeichnet E-Rechnungs-Lösungen, die die vom VeR gemeinsam mit Unternehmen aus dem Handel definierten Mindestanforderungen unterstützen. Im Mittelpunkt steht damit nicht allein die technische Erzeugung einer E-Rechnung, sondern deren praktische Nutzbarkeit in bestehenden Handelsprozessen.
Praxisanforderungen für automatisierte Prozesse im Handel
Grundlage sind 39 besonders relevante Datenfelder der europäischen E-Rechnungsnorm EN 16931, die im VeR-Arbeitskreis „E-Rechnung im Handel“ gemeinsam mit E-Rechnungs-Providern und großen Handelsunternehmen identifiziert wurden.
Von diesen 39 Feldern entsprechen 11 allgemeinen Pflicht- beziehungsweise bedingt erforderlichen Angaben einer E-Rechnung. Weitere 28 Felder gehen darüber hinaus und bilden zusätzliche Anforderungen ab, die insbesondere für automatisierte Prozesse im Handel eine wichtige Rolle spielen.
Dazu gehören unter anderem eindeutige Identifikatoren für Geschäftspartner und Lieferorte, Bestell- und Lieferscheininformationen sowie Artikelidentifikationen wie GLN, GTIN und unternehmensspezifische Artikelnummern.
Mehr als nur technisch korrekt
Der entscheidende Mehrwert liegt damit in der Verbindung von Norm und Praxis: Die EN 16931 bildet den technischen Rahmen, der gemeinsam mit dem Handel entwickelte Anforderungskatalog konkretisiert, welche Informationen für möglichst reibungslose und automatisierte Abläufe besonders relevant sind.
Die Anforderungen im Überblick
- 39 relevante Datenfelder der EN 16931 wurden für den Handel identifiziert.
- 11 Felder entsprechen allgemeinen Pflicht- bzw. bedingt erforderlichen Angaben einer E-Rechnung.
- 28 Felder bilden zusätzliche Anforderungen des Handels ab.
- Berücksichtigt werden unter anderem Geschäftspartner- und Lieferortidentifikationen.
- Ebenfalls relevant sind Bestell- und Lieferscheinreferenzen.
- Für die eindeutige Artikelzuordnung spielen unter anderem GLN, GTIN und unternehmensspezifische Artikelnummern eine Rolle.
- Ziel ist eine möglichst automatisierte Verarbeitung in Warenwirtschafts-, Logistik- und Finanzprozessen
Warum braucht der Handel einen eigenen Qualitätsstandard?
Elektronische Rechnungen können technisch und rechtlich korrekt sein und dennoch Informationen vermissen lassen, die Handelsunternehmen für ihre automatisierten Prozesse benötigen.
Fehlende Identifikatoren, unvollständige Referenzen oder unterschiedlich befüllte Datenfelder führen in der Praxis weiterhin zu Rückfragen, manuellen Eingriffen und vermeidbaren Prozesskosten.
Gesetzeskonform ist nicht immer prozessfähig
Gerade der Handel verfügt bereits seit vielen Jahren über hochgradig digitalisierte Warenwirtschafts-, Logistik- und Finanzprozesse. Damit sich die E-Rechnung nahtlos in diese Abläufe integrieren lässt, braucht es deshalb mehr als die reine Erfüllung gesetzlicher Mindestanforderungen. Der gemeinsame VeR-Standard schafft hierfür eine praxisnahe Orientierung.
Das Ziel: E-Rechnungen, die nicht nur gültig sind, sondern sich im Handel möglichst automatisiert verarbeiten lassen.
Geprüfte Leistungsfähigkeit statt Marketingversprechen
Das VeR-Qualitätssiegel wird nicht allein auf Grundlage einer Herstellererklärung vergeben.
Bevor eine Lösung das Siegel führen darf, wird geprüft, ob sie die definierten Anforderungen des Handels tatsächlich unterstützt. Das Prüf- und Testverfahren erfolgt unter fachlicher Aufsicht des VeR-Arbeitskreises „E-Rechnung im Handel“.
Das Ergebnis wird anschließend dem Vorstand des VeR vorgelegt. Erst auf dieser Grundlage entscheidet der Verbandsvorstand über die Freigabe des Siegels für die konkret geprüfte Lösung.
Gemeinsam mit Unternehmen aus dem Handel entwickelte Anforderungen
Fachlich begleitetes Prüf- und Testverfahren
Nur für konkret geprüfte und produktiv verfügbare Lösungen
Freigabe durch den VeR
So wird das VeR-Siegel vergeben
Vom Bedarf des Handels zur geprüften Lösung
Das VeR-Siegel wird nicht auf Basis einer bloßen Selbstauskunft vergeben. Es dokumentiert die geprüfte Leistungsfähigkeit einer konkreten, produktiv verfügbaren Lösung. Hierfür durchläuft jede zertifizierte Lösung den folgenden Prüfprozess:
1. Prüfungsantrag beim VeR
Der Anbieter stellt einen informellen Antrag beim Verband elektronische Rechnung (VeR) und benennt die konkrete Lösung, für die das Siegel „E-Rechnung bereit für den Handel“ beantragt wird.
2. Prüfung der Lösung
Anschließend wird geprüft, ob die Lösung die für den Handel definierten Mindestanforderungen tatsächlich unterstützt. Grundlage ist der vom Arbeitskreis „E-Rechnung im Handel“ entwickelte Anforderungskatalog.
3. Fachlich begleitetes Testverfahren
Die Prüfung erfolgt unter fachlicher Aufsicht der Leitung des VeR-Arbeitskreises „E-Rechnung im Handel“. Entscheidend ist dabei nicht, ob Funktionen lediglich angekündigt oder theoretisch vorgesehen sind, sondern ob die relevanten Anforderungen praktisch umgesetzt werden können.
4. Sicherstellen der produktiven Verfügbarkeit
Für die Vergabe des Siegels müssen die relevanten Funktionen produktiv verfügbar beziehungsweise spätestens zum Beginn der öffentlichen Siegelnutzung live geschaltet sein. Eine reine Roadmap oder Herstellerzusage reicht nicht aus.
5. Freigabe und Nutzung des Siegels
Nach erfolgreicher Prüfung, bestandenem Testverfahren und Freigabe darf der Anbieter das Siegel öffentlich verwenden – allerdings ausschließlich für die tatsächlich geprüfte Lösung. Die zugrunde liegenden Anforderungen müssen auch während der gesamten Dauer der Siegelnutzung weiterhin erfüllt sein.
Übrigens: Handelsunternehmen, die auf VeR-zertifizierte Lösungen setzen, erkennen Sie an diesem Badge.
Was bedeutet das Siegel für Lieferanten?
Mehr Orientierung beim elektronischen Rechnungsaustausch
Gerade für Lieferanten stellt sich häufig die Frage, welche Informationen ihre Kunden aus dem Handel zusätzlich zu den gesetzlichen Rechnungsangaben benötigen.
Das VeR-Siegel schafft hierfür Orientierung.
Eine mit „E-Rechnung bereit für den Handel“ gekennzeichnete E-Invoicing-Lösung hat nachgewiesen, dass sie die vom VeR gemeinsam mit dem Handel definierten Mindestanforderungen unterstützt.
Damit hilft das Siegel Unternehmen dabei,
- handelsrelevante Anforderungen besser einzuordnen,
- geeignete E-Rechnungs-Lösungen schneller zu erkennen,
- unnötige manuelle Nacharbeiten zu reduzieren,
- und ihre Rechnungsprozesse stärker auf eine automatisierte Verarbeitung auszurichten.
Der Arbeitskreis hinter dem Qualitätssiegel
E-Invoicing-Experten aus den Reihen des Verbands elektronische Rechnung haben gemeinsam mit Vertretern führender Handelsunternehmen die fachlichen Anforderungen für das Qualitätssiegel definiert, die 39 Prüfkriterien zusammengestellt und den dazugehörigen Prüf- und Vergabeprozess entwickelt.
Im Arbeitskreis engagieren sich auf Seiten des VeR – in alphabetischer Reihenfolge – All for One Group, b4value.net, Bonpago, Cegedim, Ceyoniq Technology, CTO Balzuweit, DATEV, eBill Service, ecosio, EDICOM, Faktoora, fiskaly, Insiders Technologies, Lexware, Markant, Midoco, net advisor, Quadient, Retarus, Sage, stratEDI, TRAFFIQX, valitool und Webware.
Geleitet wird der Arbeitskreis von Enrico Marzinkowski (Markant) und Nina Harms (Bonpago).
Enrico Marzinkowski
Leiter des VeR-Arbeitskreises „E-Rechnung im Handel“
Nina Harms
Co-Leiterin des VeR-Arbeitskreises „E-Rechnung im Handel“
Pressekontakt
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Björn Berensmann M.A.
Pressestelle
Telefon: 089 95 45 754 68
E-Mail: presse@verband-e-rechnung.org
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