Deutscher Handel und Expertenverband der E-Invoicing-Branche entwickeln gemeinsame Qualitätsstandards für E-Rechnungen

München, im Juli 2026 – Führende Unternehmen des deutschen Handels haben sich gemeinsam mit dem Verband elektronische Rechnung (VeR), dem Expertenverband der deutschen E-Invoicing-Branche, zusammengeschlossen, um die Qualität elektronischer Rechnungen nachhaltig zu verbessern. Zu den Beteiligten zählen unter anderem REWE Group, hagebau, Markant und das Ulmer Handelsunternehmen Müller.

Die Initiative reagiert auf eine Entwicklung, die viele Unternehmen seit Einführung der E-Rechnungspflicht beobachten: Zwar werden elektronische Rechnungen inzwischen in großer Zahl ausgetauscht, ihre Qualität und Konsistenz reichen jedoch häufig noch nicht aus, um eine vollständig automatisierte Verarbeitung entlang der Lieferkette zu ermöglichen.

Fehlende Identifikatoren, uneinheitlich befüllte Datenfelder, unterschiedliche Interpretationen bestehender Standards oder unvollständige Rechnungsinformationen führen in der Praxis weiterhin zu manuellen Eingriffen, Rückfragen und vermeidbaren Prozesskosten.

Vor diesem Hintergrund arbeitet der Arbeitskreis „E-Rechnung im Handel“ des VeR seit mehreren Monaten an gemeinsamen Empfehlungen für die Nutzung und Ausgestaltung elektronischer Rechnungen im Handel. Erste Ergebnisse wurden nun auf dem E-Rechnungsgipfel 2026 in Berlin vorgestellt.

„Mit der gesetzlichen Einführung der E-Rechnung wurde ein wichtiger Meilenstein erreicht. Nun geht es darum, die Qualität der ausgetauschten Daten auf ein Niveau zu heben, das eine durchgängige Automatisierung tatsächlich ermöglicht“, erklärt Enrico Marzinkowski, Leiter des Arbeitskreises „E-Rechnung im Handel“. „Der Handel verfügt seit Jahrzehnten über hochgradig digitalisierte Prozesse, insbesondere in der automatisierten Rechnungsverarbeitung auf Basis etablierter EDI-Standards wie EANCOM INVOIC. Damit E-Rechnungen ihr volles Potenzial entfalten können, müssen sie sich nahtlos in die bestehenden Warenwirtschafts-, Logistik- und Finanzprozesse integrieren lassen. Genau dafür schaffen wir derzeit die fachlichen Grundlagen.“

Erste gemeinsame Felddefinitionen und Mindestanforderungen vorgestellt

Im Rahmen der Initiative haben Vertreter führender Handelsunternehmen gemeinsam mit E-Invoicing-Experten erstmals eine strukturierte Übersicht relevanter Rechnungsfelder und deren empfohlener Verwendung erarbeitet.

Ziel ist es, für Lieferanten, Softwareanbieter, ERP-Hersteller und E-Invoicing-Dienstleister mehr Orientierung und Planungssicherheit zu schaffen.

Die erarbeiteten Empfehlungen umfassen unter anderem:

die einheitliche Verwendung relevanter Identifikatoren,
Empfehlungen zur Befüllung zentraler Rechnungsfelder,
Anforderungen an die Datenqualität,
Hinweise zur Vermeidung typischer Verarbeitungsfehler,
Grundlagen für eine automatisierte Verarbeitung im Handel.

Die Ergebnisse bilden die Grundlage für weitere Veröffentlichungen und Umsetzungshilfen, die in den kommenden Monaten bereitgestellt werden.

„Wenn Rechnungen technisch korrekt, aber inhaltlich unterschiedlich ausgestaltet sind, entstehen weiterhin manuelle Aufwände und Medienbrüche“, erläutert Nina Harms, stellvertretende Leiterin des Arbeitskreises „E-Rechnung im Handel“.

„Unser Ziel ist es deshalb, Unternehmen eine praxisnahe Orientierung zu geben und die Voraussetzungen für eine möglichst durchgängige Automatisierung entlang der gesamten Lieferkette zu schaffen.“

Qualitätssiegel und Umsetzungshilfen geplant

Auf Basis der bisherigen Ergebnisse plant die Initiative weitere konkrete Unterstützungsangebote für Unternehmen und Lösungsanbieter.

Dazu gehören unter anderem:

ein Leitfaden „E-Rechnung im Handel“,
ergänzende Checklisten und Umsetzungshilfen,
ein eigener Informationsbereich auf der Website des VeR,
regelmäßige Dialog- und Austauschformate,
sowie ein freiwilliges Qualitätssiegel für Unternehmen und Lösungsanbieter, die die gemeinsam entwickelten Empfehlungen unterstützen.

Das Qualitätssiegel soll künftig Orientierung schaffen und sichtbar machen, welche Unternehmen und Anbieter die von der Initiative empfohlenen Qualitätsstandards aktiv unterstützen.

Blaupause für weitere Branchen

Die Beteiligten verstehen die Initiative ausdrücklich als Modell für andere Wirtschaftszweige.

„Die E-Rechnung ist weit mehr als ein neues Dateiformat. Sie ist eine zentrale Voraussetzung für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen und perspektivisch auch für digitale Meldesysteme“, erklärt Richard Luthardt, stellvertretender Vorstandsvorsitzender des Verbands elektronische Rechnung (VeR).

„Der Erfolg der E-Rechnung entscheidet sich deshalb nicht allein an technischen Standards, sondern vor allem an der Qualität und Nutzbarkeit der ausgetauschten Daten. Was Handel, Lösungsanbieter und Standardisierungsexperten hier gemeinsam entwickeln, kann weit über die Branche hinaus Orientierung bieten und als Blaupause für weitere Wirtschaftszweige dienen.“

Interessierte Unternehmen und Organisationen sind eingeladen, sich aktiv an der Initiative zu beteiligen und die Weiterentwicklung der Empfehlungen zu unterstützen.