Neues BMF-Schreiben zur E-Rechnungspflicht

Das steht drin im Entwurf vom 25.06.2025

Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat kürzlich einen aktualisierten Entwurf zum BMF-Schreiben veröffentlicht, in dem zentrale Regelungen zur Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnung (E-Rechnung) bei B2B-Umsätzen ab dem 1. Januar 2025 weiter konkretisiert wurden.

Unternehmen sollen dadurch noch mehr Klarheit erhalten, wie sie die gesetzlichen Vorgaben in der Praxis umsetzen müssen – auch, wenn das spannende und zukunftsweisende Thema „Meldesystem“ noch einmal ausgeklammert geblieben ist.

Als Expertenverband der deutschen E-Invoicing-Branche haben wir die wichtigsten Neuerungen, Änderungen und Präzisierungen im aktuellen Entwurf genauer unter die Lupe genommen.

Klarstellungen zur Ausstellungspflicht

Eine wichtige Neuerung betrifft die Pflicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen: Explizit klargestellt wurde, dass die E-Rechnungspflicht auch dann gilt, wenn der Empfänger Kleinunternehmer, Land- und Forstwirt oder Unternehmer mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen ist.

Empfang von E-Rechnungen

Hinsichtlich des Empfangs elektronischer Rechnungen stellt das BMF klar, dass keine gesonderten E-Mail-Postfächer erforderlich sind. Gleichzeitig entfällt für Empfänger, die technisch nicht zur Annahme einer E-Rechnung in der Lage sind, der Anspruch auf alternative Rechnungsformen. Unternehmen sollten daher sicherstellen, dass sie entsprechende technische Voraussetzungen schaffen.

Technische Anforderungen und Formate

Das neue Schreiben erläutert zudem detailliert, welche technischen Anforderungen bei der Nutzung elektronischer Rechnungsformate wie XRechnung bestehen. Besonderes Augenmerk liegt dabei auf der Nutzung von sogenannten Extensions, die es ermöglichen, branchenspezifische Anforderungen zusätzlich abzudecken, ohne die umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben zu beeinträchtigen.

Umgang mit ergänzenden Informationen und hybriden Formaten

Neu aufgenommen wurde zudem eine Regelung, wie ergänzende Informationen in Form von Anlagen behandelt werden müssen. Wichtig hierbei: Pflichtangaben dürfen nicht durch Verweise oder Links ersetzt werden, sondern müssen vollständig im strukturierten Datensatz enthalten sein. Weiterhin wurde klargestellt, dass bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD der strukturierte XML-Teil stets Vorrang vor dem PDF-Bildteil hat.

Präzisierungen zum Vorsteuerabzug bei Formatfehlern

Auch beim Vorsteuerabzug gibt es nun differenziertere Aussagen: Eine Rechnung, die aufgrund von Formatfehlern lediglich als „sonstige Rechnung“ eingestuft wird und nicht die Anforderungen einer ordnungsgemäßen elektronischen Rechnung erfüllt, berechtigt grundsätzlich nicht zum Vorsteuerabzug. Allerdings besteht die Möglichkeit, diese Rechnung durch die nachträgliche Ausstellung einer korrekten E-Rechnung zu berichtigen.

Im Rahmen der Übergangsregelungen gilt jedoch eine Sonderregel: Hier führt die alleinige Tatsache, dass die Rechnung im falschen Format ausgestellt wurde, nicht automatisch zu einer Versagung des Vorsteuerabzugs. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass der Rechnungsempfänger nachvollziehbar davon ausgehen konnte, dass der Aussteller zur Nutzung der Übergangsregelungen berechtigt war.

Archivierungspflichten genauer definiert

Beim Thema Archivierung erläutert das BMF zusätzlich, dass eine Speicherung und Archivierung außerhalb eines GoBD-konformen Systems zulässig ist, sofern die Unveränderbarkeit der Rechnungsdaten gesichert bleibt.

Alle Änderungen und Präzisierungen haben wir für Sie in einer übersichtlichen Tabelle zusammengestellt.

Diese Tabelle enthält den exakten Wortlaut der jeweiligen Änderungen und Präzisierungen aus dem neuen Schreibenentwurf sowie eine klare Erläuterung, worin genau die Abweichungen bestehen. Eine Garantie für Vollständigkeit kann nicht übernommen werden.

Hier geht es zum Download der Tabelle als PDF.