Die E-Rechnung im Mittelstand: Eine Pflicht mit Potential

Warum die größten Chancen bei den Kleinsten liegen

Anfang des Jahres 2025 begann für B2B-Unternehmen in Deutschland eine neue Ära: Sie müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Für viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) mag das zunächst ein weiterer administrativer Kraftakt sein. Doch wer genauer hinsieht, erkennt: Die Pflicht zur E-Rechnung für innerdeutsche B2B-Umsätze ist viel mehr als eine gesetzliche Vorgabe, sie ist der perfekte Startpunkt für sinnvolle Digitalisierung. Die vollständige Verpflichtung zum Versand von E-Rechnungen greift für KMU erst ab dem 1. Januar 2028. Bis dahin gibt es Übergangsregelungen – und genau diese Zeit eignet sich ideal, um die eigenen Prozesse schrittweise zu modernisieren.

Die Digitalisierung der Rechnungsstellung, sie ist bestenfalls kein isoliertes Thema, sondern wird zum Türöffner für den Mittelstand. Wer jetzt aktiv wird, schafft die Grundlage für automatisierte Buchhaltungsprozesse, schnellere Zahlungsflüsse und mehr Transparenz im Unternehmen – und macht die nächsten Digitalisierungsschritte leichter. Denn Digitalisierung muss nicht groß oder teuer sein. Sie muss nur starten.

In diesem Artikel werfen wir daher einen Blick auf typische Hürden und zeigen auf, warum es sinnvoll ist, einen erfahrenen Dienstleister einzubinden. Außerdem erfahren Sie mehr über die Erfolgsfaktoren für eine reibungslose Umstellung – damit die Pflicht zur E-Rechnung für Sie zur Chance wird.

Realitätscheck: Was kleine und mittelständische Unternehmen bewegt

Sie wissen bereits, dass es sich bei einer E-Rechnung – anders als bei einer Bilddatei wie PDF oder einer Papierrechnung – um ein strukturiertes, maschinenlesbares Datenformat handelt? Und dass sich eine E-Rechnung von IT-Systemen automatisch verarbeiten lässt? Perfekt, denn damit kennen Sie bereits den Kern der E-Rechnung.

Um durchgängige digitale Workflows von der Rechnung bis zur Buchhaltung zu ermöglichen, lohnt es sich, nun tiefer ins Thema einzusteigen. Und das gelingt im besten Fall im ohnehin schon vollen Tagesgeschäft ganz ohne Druck. Doch das ist leichter gesagt als getan. Laut der aktuellen Bitkom-Studie „Digitalisierung der Wirtschaft 2025“ , der eine repräsentative Befragung zugrunde liegt, haben mehr als die Hälfte der deutschen Unternehmen Probleme bei der Digitalisierung. Dabei sehen sie vor allem folgende Hürden:

1. Anforderungen an den Datenschutz (88 Prozent)
2. Fachkräftemangel (74 Prozent)
3. Zeitmangel im operativen Geschäft (60 Prozent)
4. Fehlende Budgets für Digitalisierung (55 Prozent)
5. Anforderungen an die technische Sicherheit (51 Prozent)

Diese Bedenken sind verständlich. Gleichzeitig sollten sie nicht davon abhalten, sich intensiver mit dem Thema zu beschäftigen. Denn wer die E-Rechnung als lästige Pflicht sieht, lässt wertvolles Potential für Prozessoptimierung und Effizienzsteigerung ungenutzt.

Faires Spielfeld: Auf Augenhöhe mit den Großen

Mit der E-Rechnungspflicht sitzen alle B2B-Unternehmen in Deutschland im selben Boot – egal ob internationaler Konzern, Start-Up oder Mittelständler. Für kleine und mittlere Unternehmen ist das eine einmalige Chance: Sie müssen nicht hinterherlaufen und können mit den Großen starten. Oder sie schauen erst einmal zu anderen Marktakteuren, um von erprobten Workflows, Best Practices und Erfahrungen aus anderen Branchen zu profitieren.

Klare gesetzliche Vorgaben sorgen für verbindliche Standards und geben Unternehmen jeder Größe Orientierung bei der Umsetzung der E-Rechnungspflicht. Der Markt bietet zudem inzwischen zahlreiche Tools, die auf die Anforderungen von KMU ausgerichtet sind. Wer jetzt startet, profitiert also nicht nur von reibungsloseren Finanzprozessen und schnelleren Zahlungseingängen, sondern legt auch den Grundstein für weitere Automatisierungsvorhaben – etwa im Bereich des elektronischen Datenaustauschs (EDI).

Erfolgsfaktoren für eine gelungene Umstellung auf die E-Rechnung

Der Schritt zur E-Rechnung muss nicht kompliziert sein. Für einen reibungslosen Umstieg sollten Sie vor allem folgende sechs Aspekte beherzigen:

• Loslegen und Automatisierung von Anfang an mitdenken: Informieren Sie sich frühzeitig über Formate, Fristen und gesetzliche Vorgaben und gehen Sie die Umsetzung ohne Zeitdruck an. Sehen Sie diese nicht als lästiges To Do, sondern als Startpunkt für eine Reihe von sinnvollen Digitalisierungsvorhaben.
• Bestehende Systeme integrieren statt ersetzen: Ein kompletter Systemwechsel ist meist nicht nötig. Im Idealfall binden Sie die E-Rechnung in Ihre vorhandenen Systeme ein. Das minimiert den Aufwand und schafft Kontinuität.
• Externe Expert:innen einbinden: Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater:innen und einem spezialisierten IT-Dienstleister, um smarte E-Rechnungsprozesse zu schaffen. So beschleunigen Sie die Umsetzung, gewährleisten die Einhaltung der Vorschriften und reduzieren Risiken.
• Mitarbeitende frühzeitig einbinden: Mit klarer Kommunikation und Schulungen schaffen Sie Akzeptanz im Team und bauen Unsicherheiten ab. Je besser alle Beteiligten den Nutzen und die neuen Abläufe verstehen, desto reibungsloser läuft die Einführung.
• Fördermöglichkeiten prüfen: Gibt es aktuelle staatliche Förderprogramme, die speziell KMU bei der Digitalisierung unterstützen? Prüfen Sie, welche möglichen Zuschüsse Sie finanziell entlasten können.
• Auf dem Laufenden bleiben: Das Bundesfinanzministerium veröffentlicht Ergänzungen und Klarstellungen zum Thema – zuletzt zum Handling von fehlerhaften Dateiformaten und inhaltlichen Fehlern bei einer E-Rechnung. Ein weiteres Schreiben soll im vierten Quartal 2025 folgen, ein Entwurf vom 25. Juni 2025 liegt bereits vor.

Praxisbeispiel: Vom PDF zur E-Rechnung mit Peppol

Wie eine Umstellung auf die E-Rechnung im Mittelstand aussehen kann, zeigt ein kleiner Elektrofachbetrieb aus Süddeutschland: Er suchte gezielt einen Partner mit Erfahrung rund um E-Rechnung und Electronic Data Interchange (EDI) . Denn nach Umsetzung der gesetzlich geforderten Neuerung sollte mittelfristig der Austausch von Bestellanfragen und Verfügbarkeitsprüfungen per EDI Effizienzgewinne bringen.

Zusammen mit dem Dienstleister erfolgte die Umstellung auf die E-Rechnung im standardisierten Format XRechnung. Diese werden von System zu System über das internationale Netzwerk Peppol übertragen – vollständig, elektronisch, medienbruchfrei und automatisiert. Bislang verschickte das Unternehmen seine Rechnungen klassisch per Post. Weil die eingesetzte Faktura-Software das neue Format nicht exportieren konnte, entwickelte der Dienstleister eine Schnittstelle, die die Rechnungsdaten automatisch konvertiert und an Peppol übergibt. So bleiben die gewohnten Abläufe erhalten und der Elektrofachbetrieb nutzt eine zukunftssichere Lösung für die E-Rechnung.

Inzwischen hat das Unternehmen den EDI-Betrieb im Outsourcing an den Dienstleister übertragen und profitiert von Spezialistenwissen, schnelleren Bestellprozessen und einer spürbaren Entlastung im Tagesgeschäft.

Expertenwissen gibt Rückenwind beim Start

Gerade für kleine und mittlere Unternehmen ist der Weg zur E-Rechnung zu Recht oft mit Fragen und Unsicherheiten verbunden – sei es rund um technische Standards wie ZUGFeRD und XRechnung, die Datenübertragung via Peppol, gesetzliche Anforderungen oder die Integration in eine bestehende IT-Landschaft. Hier lohnt es sich, auf einen erfahrenen Dienstleister zu setzen, der genau weiß, worauf es ankommt. Er unterstützt Sie dabei, die E-Rechnung optimal in Ihre Systeme und Prozesse einzubinden, ohne den Betrieb zu stören oder Systemwechsel zu erzwingen.

Ein guter Partner hört zu und fragt nach. Er versteht die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens und entwickelt gemeinsam mit Ihnen den passenden Lösungsansatz. Persönlicher Service und kompetente Beratung sind entscheidend, damit die Umstellung pragmatisch, transparent und effizient gelingt.

Eine Herausforderung, die sich lohnt

Die E-Rechnung ist keine Zukunftsvision mehr, sie ist längst gelebte Praxis. Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen sollten die Chance ergreifen, zügig mit der Umstellung zu beginnen und auch gezielt dort zu digitalisieren, wo es echten Mehrwert schafft. Digitalisierung sollte dabei niemals Selbstzweck sein. Schon kleine Verbesserungen bei Prozessen wirken sich schnell positiv auf den Arbeitsalltag aus.

Die vielleicht beste – und zugleich schwierigste – Nachricht kommt zum Schluss: Digitalisierung ist niemals fertig. Das bedeutet einerseits, dass das Thema Sie dauerhaft begleiten wird. Andererseits heißt es auch, dass es sich lohnt, tiefer einzusteigen, ohne alles sofort perfekt umsetzen zu müssen. Wer jetzt mutig startet, kann laufend optimieren und schafft die beste Basis, um Wandel im eigenen Tempo zu gestalten und zukünftige Herausforderungen souverän zu meistern.

Fachbeitrag von VeR-Mitglied VRG

Marc Bittermann
Business Unit Leiter EDI und Druck bei der VRG GmbH

Marc Bittermann ist Business Unit Leiter EDI und Druck bei der VRG GmbH, einem Anbieter von Software und Services für HR und die Sozialwirtschaft sowie rund um EIM, EDI, Druck, IT und Cloud. Mit mehr als zehn Jahren Erfahrung in der IT-Branche kennt er die Herausforderungen der Digitalisierung und begleitet Unternehmen dabei, ihre Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten – getreu dem VRG-Versprechen: „Wir nehmen Ihre IT persönlich.“

Alle VRG-Lösungen & weitere Services unter www.vrg.de

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