Neue BMF-Regeln zur E-Rechnung: VeR begrüßt mehr Praxisnähe und fordert Planungssicherheit
Klarstellungen zu Validierung, Bauabrechnungen und Übergangsfristen helfen bei der Umsetzung. Die E-Invoicing-Branche steht bereit – doch für das künftige Umsatzsteuer-Meldesystem fehlt weiterhin ein konkreter Fahrplan.
Berlin/München, 19. Oktober 2026 – Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat mit seinem Schreiben vom 15. Oktober 2026 weitere Details zur obligatorischen elektronischen Rechnung geklärt. Der Verband elektronische Rechnung (VeR) begrüßt insbesondere die praxisorientierten Regelungen zum Umgang mit technischen Fehlern, komplexen Abrechnungen und zeitlich begrenzten Ausnahmen. Sie schaffen zusätzliche Rechtssicherheit für Unternehmen und berücksichtigen wichtige Anforderungen aus der Praxis.
Gleichzeitig sieht der Expertenverband weiterhin Handlungsbedarf. Mit dem Jahreswechsel 2026/2027 rückt die nächste Stufe der E-Rechnungspflicht unmittelbar näher. Während zahlreiche Unternehmen und Softwareanbieter ihre Prozesse noch anpassen müssen, stehen spezialisierte E-Invoicing-Dienstleister mit erprobten Lösungen für den sicheren und automatisierten Rechnungsaustausch bereit. Für die langfristige Planung fehlt jedoch weiterhin eine konkrete Perspektive auf das geplante digitale Umsatzsteuer-Meldesystem.
Validierung: Drei Fehlerarten, unterschiedliche Konsequenzen
Eine wichtige Neuerung des BMF-Schreibens betrifft die Unterscheidung zwischen technischen und steuerrechtlichen Fehlern. Für die Beurteilung einer E-Rechnung sind insbesondere drei Fehlerarten relevant:
- Formatfehler: Die Datei erfüllt grundlegende Anforderungen an das vorgeschriebene strukturierte Rechnungsformat nicht. Sie gilt dann umsatzsteuerrechtlich nicht als E-Rechnung.
- Geschäftsregelfehler: Eine technische Prüfregel des Rechnungsstandards wird verletzt – beispielsweise eine Regel, die festlegt, wie einzelne Rechnungsangaben zusammenhängen oder berechnet werden müssen
- Inhaltsfehler: Eine gesetzlich vorgeschriebene Rechnungsangabe fehlt oder ist unrichtig, beispielsweise eine erforderliche Angabe zur abgerechneten Leistung.
Das BMF stellt in seinem neuen Schreiben klar, dass ein Geschäftsregelfehler umsatzsteuerrechtlich nicht automatisch einen Format- oder Inhaltsfehler darstellt. Auch eine technisch nicht vollständig normkonforme Datei kann deshalb steuerrechtlich grundsätzlich als E-Rechnung gelten, sofern kein Formatfehler vorliegt und die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben vollständig und richtig enthalten sind.
Der VeR begrüßt die Differenzierung ausdrücklich. Sie verhindert, dass technische Beanstandungen pauschal mit steuerrechtlichen Mängeln gleichgesetzt werden. Für den automatisierten Rechnungsaustausch bleibt die technische Validierung jedoch unverzichtbar: Nur zuverlässig geprüfte und verarbeitbare Rechnungsdaten ermöglichen effiziente Prozesse ohne vermeidbare Rückfragen, Zurückweisungen oder manuelle Nacharbeiten.
Gerade hier leisten die spezialisierten Validierungsanbieter und E-Invoicing-Dienstleister der Branche einen wichtigen Beitrag.
Bauabrechnungen: Detaillierte Leistungsverzeichnisse dürfen als Anlage mitkommen
Bei komplexen Rechnungsfällen schafft das neue BMF-Schreiben ebenfalls Erleichterungen. Ein Beispiel ist die Baubranche.
Bei größeren Bauprojekten können Rechnungen Hunderte Einzelpositionen enthalten – etwa für Elektroinstallationen, Heizungsarbeiten oder den Innenausbau. Die detaillierte Beschreibung der Leistungen erfolgt häufig in umfangreichen Leistungsverzeichnissen.
Das BMF stellt in seinem neuen Schreiben nun klar, dass bei entsprechenden Bauabrechnungen die einzelnen Gewerke und ihre Summen im strukturierten Rechnungsteil zusammengefasst werden können. Das ausführliche Leistungsverzeichnis kann als menschenlesbare Anlage direkt in die E-Rechnung eingebettet werden, sofern die erforderlichen Angaben im strukturierten Teil enthalten sind und eindeutig auf die Anlage verwiesen wird. Auch branchenübliche Datenformate wie GAEB können ergänzend verwendet werden.
Aus Sicht des VeR ist das eine praxisgerechte Lösung. Die Finanzverwaltung berücksichtigt damit etablierte Abläufe in der Bauwirtschaft, ohne den Grundsatz der maschinenlesbaren Rechnungsdaten aufzugeben.
Erleichterungen bei Schlussrechnungen und Bruttopreisen
Weitere Klarstellungen betreffen Rechnungen, bei denen die bestehenden technischen Standards noch nicht alle Anforderungen vollständig abbilden können.
So verlängert das BMF die Nichtbeanstandungsregelung für bestimmte Schlussrechnungen, in denen bereits geleistete Anzahlungen berücksichtigt werden müssen, bis zum 30. Juni 2030. Unter den genannten Voraussetzungen dürfen erforderliche Angaben weiterhin über vereinfachte strukturierte Angaben oder eine eingebettete Anlage dargestellt werden.
Eine weitere Erleichterung betrifft Rechnungen, die auf festgelegten Bruttopreisen beruhen. Das BMF nennt selbst den Verkauf eines buchpreisgebundenen Buches als Beispiel: Bei der Umrechnung des Bruttopreises in Nettobeträge können Rundungsdifferenzen entstehen, die mit den derzeitigen technischen Vorgaben schwer abzubilden sind.
Für entsprechende E-Rechnungen, die bis zum 31. Dezember 2027 ausgestellt werden, lässt das BMF unter bestimmten Voraussetzungen eine vereinfachte Darstellung der Summen im strukturierten Rechnungsteil zu. Die detaillierten Einzelpositionen müssen dann in einer eingebetteten Anlage nachvollziehbar aufgeführt werden.
Der VeR begrüßt die praxisorientierten Übergangslösungen. Sie verhindern unnötige technische Hürden und verschaffen Unternehmen sowie Softwareherstellern Zeit für die Weiterentwicklung ihrer Systeme. Zugleich zeigen die Regelungen, dass die technischen Rechnungsstandards konsequent an die Anforderungen der Wirtschaft angepasst werden müssen.
Unterschiedliche Übergangsfristen erfordern vorausschauende Planung
Neben den branchenspezifischen Erleichterungen enthält das neue BMF-Schreiben weitere Nichtbeanstandungsregelungen:
- Bis zum 30. Juni 2030: Bestimmte Bescheide über öffentlich-rechtliche Abgaben, die zugleich eine umsatzsteuerliche Rechnung darstellen, dürfen weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt werden.
- Bis zum 31. Dezember 2026: Für E-Rechnungen, die den BMF-Vorgaben aus den Jahren 2024 und 2025 entsprechen, werden Abweichungen von zusätzlichen Vorgaben des neuen Schreibens nicht beanstandet. Das gilt auch für den Vorsteuerabzug.
Der VeR bewertet die zusätzlichen Erleichterungen grundsätzlich positiv. Gleichzeitig machen die sehr unterschiedlichen Fristen deutlich, wie wichtig verlässliche und realistische Umsetzungszeiträume sind. Technische Anpassungen müssen nicht nur entwickelt, sondern auch getestet und in bestehende Unternehmensprozesse integriert werden.
Die allgemeinen gesetzlichen Fristen zur Einführung der E-Rechnung bleiben davon unberührt: Ab dem 1. Januar 2027 entfällt für Unternehmen mit einem maßgeblichen Vorjahresgesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro die Möglichkeit, bei betroffenen inländischen B2B-Umsätzen die umsatzabhängige Übergangserleichterung zu nutzen. Für kleinere Unternehmen endet diese Erleichterung mit Ablauf des Jahres 2027. Gesetzliche Ausnahmen gelten weiterhin.
Der Expertenverband empfiehlt Unternehmen deshalb, ihre E-Invoicing-Prozesse jetzt zukunftssicher aufzustellen. Spezialisierte Dienstleister können die Umsetzung beschleunigen und dafür sorgen, dass gesetzliche Vorgaben, technische Standards und betriebliche Abläufe zuverlässig ineinandergreifen.
Kein Bußgeld bedeutet keine Entwarnung
Nach der derzeitigen Rechtslage stellt das BMF außerdem klar, dass die Ausstellung einer sonstigen Rechnung anstelle einer verpflichtenden E-Rechnung keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Absatz 2 Nummer 1 UStG darstellt.
Aus Sicht des VeR darf die Klarstellung nicht als Freibrief missverstanden werden. Die gesetzliche Pflicht zur E-Rechnung besteht unverändert fort. Wer sie nicht erfüllt, muss weiterhin mit möglichen Schwierigkeiten bei Rechnungsberichtigungen, dem Vorsteuerabzug und steuerlichen Prüfungen rechnen.
Für Unternehmen sollte deshalb nicht die Frage im Mittelpunkt stehen, welche Mindestanforderungen gerade noch erfüllt werden müssen. Entscheidend sind rechtssichere, effiziente und dauerhaft belastbare Rechnungsprozesse.
VeR fordert konkreten Fahrplan für das digitale Meldesystem.
Über die aktuellen Detailregelungen hinaus bleibt eine zentrale Zukunftsfrage offen: Wie soll das geplante digitale Umsatzsteuer-Meldesystem in Deutschland konkret ausgestaltet werden?
Die Einführung der obligatorischen E-Rechnung schafft die Grundlage für eine spätere transaktionsbezogene elektronische Meldung von Umsatzsteuerdaten. Das neue BMF-Schreiben weist ausdrücklich darauf hin, dass die aktuellen Regelungen mit Blick auf das künftige Meldesystem gegebenenfalls erneut angepasst werden müssen. Einen konkreten Fahrplan oder technische Eckpunkte liefert es jedoch nicht.
Der VeR fordert deshalb, die weitere Entwicklung des Meldesystems jetzt transparent und gemeinsam mit der Wirtschaft voranzutreiben. Unternehmen und Lösungsanbieter benötigen frühzeitig Klarheit über künftige Übertragungswege, Schnittstellen, Plattformmodelle und technische Anforderungen. Dabei müssen auch die europäischen Entwicklungen im Rahmen von VAT in the Digital Age (ViDA) berücksichtigt werden.
„Das neue BMF-Schreiben bringt wichtige Verbesserungen für die Praxis. Wir begrüßen ausdrücklich, dass die Finanzverwaltung technische Besonderheiten und komplexe Rechnungsfälle stärker berücksichtigt. Gleichzeitig zeigen die vielen Detailregelungen, wie anspruchsvoll die Einführung der E-Rechnung für Unternehmen ist. Unsere Branche ist darauf vorbereitet und steht mit leistungsfähigen Lösungen bereit. Jetzt brauchen wir aber auch Klarheit über den nächsten Schritt: das digitale Meldesystem. Unternehmen müssen wissen, wie sie heute investieren können, ohne morgen erneut grundlegende Anpassungen vornehmen zu müssen“, erklärt Ivo Moszynski, Vorstandsvorsitzender des VeR.
Als Fachverband wird der VeR die Einführung der E-Rechnung und die Entwicklung des digitalen Meldesystems weiterhin aktiv begleiten. Ziel sind praxistaugliche, sichere und interoperable Rahmenbedingungen, die Unternehmen entlasten und einen durchgängig digitalen Rechnungsaustausch ermöglichen.
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