Blogserie "Digitalisierung des Rechnungsverkehrs" |Teil 2
Potenziale des E-Rechnungsverkehrs für Unternehmen
Die E-Rechnung kommt! Das ist gleichermaßen sicher wie auch spannend. Fraglich ist allein, ob die Umstellung in den Unternehmen zeitgerecht und unkompliziert vonstattengeht. Der Antrieb dafür könnte das immense Potenzial sein, das mit dem elektronischen Rechnungsverkehr einhergeht. Und auch das vieldiskutierte E-Meldesystem, welches in Deutschland noch in diesem Jahrzehnt Realität werden soll.
Im Folgenden werden aber zunächst die grundlegenden Ziele des E-Invoicing erläutert:
- Aufbau und Schaffung einer transparenten Datenstruktur
- Steigerung der Individualgerechtigkeit
- Vereinheitlichung der Prozess- und Systemlandschaft
- Abbau von Barrieren, Schaffung von Synergieeffekten und Schnittstellen
- Verbesserung der Datenqualität und des technischen Knowhows
- Stärkung der digitalen Vernetzung
- Erschweren des Umsatzsteuerbetrugs
Die Umsetzung dieser Punkte wird zwangsläufig Herausforderungen ergeben und eine gewisse Zeit benötigen. Im besten Fall setzen all die Vorteile, die durch die Einführung der E-Rechnung entstehen, einen hohen Anreiz zur raschen Umsetzung.
Digitalisierung auf allen Ebenen
Ein besonders positiver „Nebeneffekt“ der Anstrengungen rund um die E-Rechnung liegt in der zielgerichteten Vorbereitung der Rechnungsaustauschprozesse im B2B-Bereich für das angestrebte E-Meldesystem in Deutschland. Dieses soll die Umsatzsteuerlücke verringern und dafür sorgen, dass Unternehmen ihre steuerrelevanten Rechnungsdaten klar und umgehend an eine zentrale Stelle melden. Diese nimmt dann wiederum einen sofortigen Abgleich mit den betreffenden Forderungsstellern vor.
Das ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg hin zur Digitalisierung auf allen Ebenen. Die Nutzung von Standardsoftware im Bereich der Umsatzsteuer trägt zur Sicherstellung von Tax Compliance im Unternehmen und damit Gerechtigkeit und Gleichmäßigkeit im Besteuerungsverfahren bei. Denn Anforderungen und Pflichten für Reporting- und Compliance-Prozesse laufen hierbei fast vollständig automatisiert ab.
Doch gilt auch hier: Um solche Prozesse anzustoßen, müssen sich alle Beteiligten im Unternehmen der Notwendigkeit und auch des doch recht knappen Zeitplans bewusst werden!
Zur Erinnerung: Die Frist zur Umsetzung der E-Rechnungspflicht B2B endet am 1. Januar 2025. Die Befürwortung aller Stakeholder kann aber nur erreicht werden, indem ein klarer Mehrwert für alle aufgezeigt wird. Fakt ist auch: Durch den Druck in Richtung E-Rechnung wird dieses Meldesystem schneller Realität, und der Wechsel zur elektronischen Fakturierung wird so zeitnah realisiert.
Viele neue Baustellen im Unternehmen
Auf Unternehmensseite gehen mit diesem Schritt stetige Veränderungen und ein deutlich höherer Arbeitsaufwand einher. Aus der Praxis weiß man, dass die Komplexität und Bandbreite der täglichen Aufgaben für Unternehmen zunächst zunehmen. Dazu kommt, dass steigende Anforderungen der Finanzverwaltung bei der Bereitstellung und Übermittlung von Daten zwangsläufig zu standardisierten Prozessen im Unternehmen führen. Damit einher geht zudem eine nahtlose Digitalisierung dieser Prozesse. Mit Blick auf den Fachkräftemängel in der Verwaltung und im Unternehmensumfeld wäre es demzufolge aus wirtschaftlicher Perspektive unvermeidbar, unzählige Arbeitsabläufe zu automatisieren und parallel ganze Berufssparten zu reformieren.
Die Etablierung von steuerlichen Datenschnittstellen ist eine Möglichkeit, um dem entgegenzuwirken. Dem voran braucht es jedoch einen transparenten Austausch zwischen Finanzbehörden und Wirtschaftsverbänden bei der technischen Ausgestaltung eines einheitlichen Datenschemas. Eines der vordergründigen Ziele sollte dabei der umfassende Einsatz von Standardsoftware für Umsatzsteuerprozesse sein – gerade im Hinblick auf die genannten Anforderungen und Herausforderungen für kleine und mittelständische Betriebe.
Für die Unternehmen bieten sich hierbei enorme Potenziale in der Digitalisierung des Rechnungsverkehrs. Auch wenn dieser Wandel auf den ersten Blick kurzfristig massive Herausforderungen mit sich bringt – allem voran höhere Kosten, mehr Arbeitsaufwand und interne Umstrukturierung, sollte der Fokus auf die langfristig positiven Effekte gerichtet werden.
Digitalisierung (der E-Rechnungsprozesse) gerne, aber…
Die staatlichen Finanzbehörden sollten unbedingt und offen auf die Belange und die Gegebenheiten im KMU-Umfeld eingehen. Denn ein großer Teil der absehbaren Probleme fängt bereits damit an, dass Klein- und Kleinstunternehmer vielfach nicht einmal eine dedizierte E-Mail-Adresse besitzen – und somit nicht mal digitalisierte Rechnungen als PDF ausstellen können, geschweige denn Rechnungen in strukturierten oder hybriden Datenformaten.
Hier müssen Lösungen erarbeitet werden, um einen praxisgerechten Umstieg hin zur vollständigen Digitalisierung zu ermöglichen. Denn eines ist Fakt: Der Digitalisierungsgrad eines Landes trägt unbestritten zu dessen Attraktivität als Wirtschaftsstandort bei.
Dementsprechend muss aus Perspektive der Unternehmen und auch der Finanzbehörden der digitale Reifegrad auf beiden Seiten gesteigert werden, um damit auch international konkurrenzfähig zu bleiben.
Vorschau: Der dritte Teil unserer Blogserie befasst sich mit der Mehrwertsteuer-Lücke in der EU. Diese war ein nicht unbedeutender Faktor auf dem Weg zum Beschluss der verpflichtenden E-Rechnungsstellung in verschiedenen EU-Ländern.
Hinweis: An dieser Blogserie hat der Münchner Steuerassistent Niklas Friedrich inhaltlich mitgewirkt. Er hat seine Masterarbeit über die „Digitalisierung des Rechnungsverkehrs“ geschrieben und engagiert sich im Verband elektronische Rechnung (VeR).