Verband elektronische Rechnung Der Expertenverband der deutschen E-Invoicing Branche

Sie fragen, wir antworten

Häufige Fragen zur E-Rechnung

Wie alle neuen Technologien, Verfahren und Wege wirft selbstverständlich auch der elektronische Rechnungsaustausch einige Fragen auf. Die gängigsten unter ihnen haben wir an dieser Stelle zusammengetragen und mit aussagekräftigen, leicht verständlichen Antworten unserer verbandseigenen Experten versehen.

Sollten Sie in dieser FAQ-Übersicht wider Erwarten dennoch nicht fündig werden, zusätzliche Informationen benötigen oder eine Frage haben, die wir unserer Liste hinzufügen sollten, freuen wir uns über Ihre Nachricht an sekretariat@verband-e-rechnung.org!

Was gilt auf europäischer Ebene aus steuerlicher Sicht?

Auf europäischer Ebene gilt die sog. „Mehrwertsteuersystemrichtlinie“. Danach sind Rechnungen – egal ob in Papierform oder elektronisch übermittelt – grundsätzlich gleich zu behandeln. Für die Sicherstellung von Integrität und Authentizität sind demnach sog. „Business Controls“ erforderlich, wobei die Ausgestaltung der Anforderungen im Detail je Mitgliedstaat durchaus variieren kann.

Warum sollte ich für den elektronischen Rechnungsaustausch einen Dienstleister nutzen?

Dienstleiter sind immer dann als Alternative in Betracht zu ziehen, wenn es darum geht, Prozesse zusammenzuführen und zu vereinheitlichen. Um die sich dynamisch entwickelnden Anforderungen national und international abzudecken ist es häufig sinnvoll, einen Dienstleister einzusetzen. Über diese Experten können nicht nur die steuerrechtlichen Anforderungen abgedeckt, sondern auch zahlreiche Zusatzservices genutzt werden. Zu diesen Services zählen unter anderen Archivierung, Datenkonvertierung und –validierung, Hybridlösungen (Papier und elektronische Rechnungen) und die notwendige Prozesssicherheit. Dabei ermöglichen unterschiedlichste technische Lösungen die Nutzung sowohl durch internationale Unternehmen als auch durch kleine und mittelständische Unternehmen.

Was ist das sog. ZUGFeRD-Format?

Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), in welchem der VeR Gründungsmitglied ist, hat ein gemeinsames übergreifendes Format für den elektronischen Austausch von Rechnungen erarbeitet. Dieses Format erlaubt es Rechnungsdaten in einer strukturierten Weise in einer PDF-Datei (via E-Mail) zu übermitteln und auf diese Weise Rechnungsdaten automatisiert auszulesen und zu verarbeiten.

Was kostet mich die Umstellung auf den elektronischen Rechnungsversand?

Die mit der Umstellung einhergehenden Kosten orientieren sich an der Zielsetzung sowie an den vorhandenen Systemen und Prozessen. Die Bandbreite reicht dabei vom einfachen Versand via E-Mail bis hin zur automatisierten Entgegennahme, Erfassung, Prüfung, Buchung und Bezahlung elektronischer Rechnungen.

Muss der Rechnungsempfänger elektronische Rechnungen stets akzeptieren?

Nein. Der elektronische Rechnungsversand bedarf nach wie vor der Zustimmung des Empfängers. Insoweit empfiehlt es sich diese im Vorfeld einer geplanten Umstellung einzuholen, indem der Rechnungsempfänger von den Vorteilen der elektronischen Variante überzeugt wird.

Was gilt es bei der Umstellung auf den elektronischen Rechnungsversand zu beachten?

Neben der technischen Umstellung gilt es insbesondere organisatorische Aspekte zu beachten. Dies betrifft etwa die Einrichtung einer zentralen Mail-Adresse für den Rechnungseingang (z. B. billing[at]unternhmenABC.de) oder – sofern die Zielsetzung in einer automatisierten Rechnungseingangsbearbeitung besteht – in der Festlegung einheitlicher und eindeutiger Artikelnummern sowie definierter Leistungsbeschreibungen.

Gibt es spezielle Dokumentationserfordernisse?

Nein. Allerdings ist der Prozess auf Grundlage der bestehenden Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) innerhalb einer Verfahrensdokumentation schriftlich niederzulegen. Der VeR hat in diesem Zusammenhang eine Mustergliederung entwickelt, die den Mitgliedern kostenfrei zur Verfügung steht.

Wie sind elektronische Rechnungen in Deutschland aufzubewahren?

Als originär elektronische Dokumente sind elektronische Rechnungen auch originär elektronisch aufzubewahren und dies über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von mindestens 10 Jahren. Dabei ist darauf zu achten, dass die Rechnungen über den genannten Zeitraum lesbar bleiben und revisionssicher vorgehalten werden.

Welche Angaben muss eine elektronische Rechnung enthalten, damit der Vorsteuerabzug nicht gefährdet ist?

Das, was Ihre Papierrechnung heute auch schon enthalten muss. Grundsätzlich ist der § 14 des UStG Absatz 4 hier zu beachten:

1. Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers

2. Die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

3. Das Ausstellungsdatum

4. Eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)

5. Die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung

6. Das Leistungsdatum (Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung)

7. Das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist

8. Den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt

9. In den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers und

10. In den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger (zum Beispiel bei Abrechnung auf Provisionsbasis) die Angabe „Gutschrift”

11. Ggf. Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers

Warum elektronische Rechnungen?

Der elektronische Rechnungsaustausch eröffnet enorme Einsparungspotenziale. Diese resultieren aus der Verbesserung von Prozessen und unternehmensinternen Abläufen. Durch den elektronischen Rechnungsaustausch lassen sich manuelle Aufwände reduzieren und Medienbrüche vermeiden. Der Return on Investment stellt sich dabei zumeist innerhalb kurzer Zeit ein.

Welche Unterschiede aus steuerlicher Sicht gibt es bei Papier und elektronischen Rechnungen?

Seit der Änderung durch das Steuervereinfachungssetz 2011 gilt eine strikte Gleichbehandlung. Beide Rechnungsgattungen müssen demnach die Integrität (Unversehrtheit des Inhalts) und die Authentizität (Echtheit der Herkunft) über ein innbetriebliches Kontrollverfahren mit Prüfpfad gewährleisten. Damit ist ein Verfahren gemeint, das der Rechnungsempfänger zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt und welches in der Praxis weitgehend der Rechnungseingangsprüfung entspricht.

Ist es zulässig eine Rechnung einfach via E-Mail zu übermitteln?

Ja, dies ist grundsätzlich zulässig. Allerdings geht damit noch keine entscheidende Prozessoptimierung – wie etwa eine weitgehend automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung – einher.

Wie ist die elektronische Rechnung definiert?

Wesentliches Element des E-Rechnungsgesetzes sowie der E-Rechnungs-Verordnung ist die Definition des Begriffs der elektronischen Rechnung. Eine elektronische Rechnung im Sinne der europarechtlichen Vorgaben stellt demnach eine Rechnung dar, die in einem strukturierten Datensatz erstellt, übermittelt und empfangen wird sowie in einem Format vorliegt, das die automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Der Aussteller einer elektronischen Rechnung darf entsprechend nur erwarten, dass diese von der öffentlichen Verwaltung akzeptiert wird, wenn seine Rechnung sämtliche relevante Daten zumindest auch in strukturierter Form enthält.

Mitglieder im Verband elektronische Rechnung

Mit knapp 65 Mitgliedern aus vielen unterschiedlichen Branchen und Fachrichtungen zählt der VeR zu den bedeutendsten Interessenverbänden im Bereich E-Invoicing weltweit.

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