Rumänien führt die E-Rechnung mittels der zentralen Plattform RO-eFactura ein
In immer mehr Ländern gibt es derzeit Initiativen für die Einführung der elektronische Rechnung (E-Rechnung) und die elektronische Steuermeldung für Untertnehmen. In Mexiko, Italien und Kolumbien ist die E-Rechnung bereits seit Jahren für alle Firmen Pflicht. In Frankreich, Spanien, Polen und Rumänien wiederum wird derzeit an der schrittweisen Einführung der E-Rechnung bzw. der elektronischen Steuererklärung gearbeitet.
Laut dem globalen Billentis-Marktbericht wurden im Jahr 2019 55 Milliarden Rechnungen im Wert von 4,3 Billionen Euro elektronisch versendet. Bis 2025 wird diese Zahl auf voraussichtlich 18 Billionen steigen. Gleichzeitig wird erwartet, dass der elektronische Austausch von Dokumenten zwischen Unternehmen und Steuerbehörden bis dahin zur Norm wird.
Rumänien bringt nationales System zum Versand von E-Rechnung auf den Weg
Die rumänische Regierung und die rumänische Steuerbehörde ANAF arbeiten derzeit mit Hochdruck an einem nationalen System für den Versand von elektronischen Rechnungen und Steuerdokumenten. Der rumänische Finanzminister Dan Vîlceanu erklärte erst kürzlich, dass eines der wichtigsten Ziele die digitale Transformation im Bezug auf den Austausch von Informationen zwischen privaten Unternehmen und der Steuerbehörde in Rumänien sei. Das Land ist also dabei einen Paradigmenwechsel herbeizuführen, wenn es um steuerliche Themen zwischen den staatlichen Institutionen und den Bürgern geht.
Aus dem Bericht der Europäischen Kommission zum Mehrwertsteuerdefizit in der Europäischen Union (EU) im Jahr 2021 geht hervor, dass Rumänien mit 34,9 % den höchsten Verlust an Umsatzsteuereinnahmen verzeichnet hat. Das entspricht einem Wert von 7,411 Milliarden Euro an Steuerausfällen. Die Einführung der E-Rechnung könnte dazu beitragen, dieses Defizit deutlich zu verringern.
Laut des EU-Index für die digitale Wirtschaft und Gesellschaft belegt Rumänien den letzten Platz im Bezug auf den Grad der Digitalisierung der Wirtschaft. Dieser Indikator umfasst auch die Verwendung der E-Rechnung, die im Jahr 2020 mit 17 % deutlich unter dem EU-Durchschnitt von 32 % liegt.
Das RO-eFactura-Projekt
Das Projekt der E-Rechnung in Rumänien wurde im März 2020 mit dem Ziel gestartet, die Steuererhebung zu beschleunigen und Steuerhinterziehung zu bekämpfen. Auf legislativer Ebene legt die Regierungsverordnung 120/2021 die Grundlagen und den operativen Rahmen der E-Rechnung fest. Zu diesem Zweck wird die RO-eFactura-Plattform geschaffen, die seit November 2021 sowohl für B2B- als auch für B2B-Rechnungen zur Verfügung steht.
Mit der Verordnung 130/2021 werden Unternehmen, deren Produkte oder Dienstleistungen ein hohes Risiko für Steuerhinterziehung aufweisen, ab Juli 2022 zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet. Diese Kategorien sind in der am 06.01.2022 veröffentlichten ANAF-Verordnung 12/2022 definiert und umfassen Obst und Gemüse, Alkohol, Kleidung und das Bauwesen.
Was die B2G-Rechnung betrifft, so besteht bisher keine Pflicht für Unternehmen. Laut einer Pressemitteilung der Steuerbehörde könnte sich dies allerdings ab 2023 ändern.
Funktionsweise der RO-eFactura-Plattform
Die nationale RO-eFactura-Plattform fungiert als zentrales Eingangsportal für alle Rechnungen. Dabei werden die Rechnung im Format XML gemäß dem RO_CIUS-Standard erstellt.
Sobald die Rechnung an die Plattform gesendet wurde, wird der Syntax und die Semantik des Dokuments validiert und eine Identifikationsnummer zugewiesen.
Nach der Validierung wird eine automatische Statusmeldung an die Absender verschickt. Nach einer erfolgreichen Validierung wird die Rechnung mit der digitalen Signatur des Steuerbehörde versehen. Die Signatur garantiert, dass keine Änderungen am Inhalt des Dokuments vorgenommen wurden.
Gemäß der Verordnung 130/2021 müssen die Absender das von der RO-eFactura-Plattform signierte XML-Dokument an die Empfänger weiterleiten.
Jede Rechnung ist für einen Zeitraum von 60 Tagen innerhalb der Plattform abrufbar. Die Absender als auch die Empfänger sind zudem verpflichtet, die Rechnungen mindestens 10 Jahre lang aufzubewahren.
Standard Audit File for Tax (SAF-T)
Die rumänische Steuerbehörde (ANAF) hat beschlossen, auch das Verfahren für die Steuererklärung für Unternehmen zu digitalisieren. Steuer- und Buchhaltungsdaten sollen zukünftig mittels der Standard Audit File for Tax (SAF-T) übermittelt werden. Dies soll die Einhaltung von Steuervorschriften dessen Kontrolle erleichtern.
Die SAF-T-Regelung gilt für alle rumänischen und ausländischen Unternehmen mit einer Niederlassung im Land. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Unternehmen mit einer lokalen Steueridentifikationsnummer arbeiten oder nicht.
Die schrittweise Umsetzung seit Januar 2022:
- Januar 2022: Große Steuerzahler
- Juli 2022: Unternehmen, die ab dem 1. Januar 2022 als große Steuerzahler gelten
- Januar 2023: Mittelständische Unternehmen
- 2025: Kleine Unternehmen
Buchhaltungs- und Steuerinformationen müssen im Format SAFT D406 Standard Tax Control File und eingebettet in ein PDF angegeben werden.
Die ANAF hat drei verschiedene Dateien definiert, die gemeldet werden müssen:
- Dokument D406: Bericht mit steuerlichen und buchhalterischen Informationen auf monatlicher oder vierteljährlicher Basis im Anschluss an den geltenden Umsatzsteuerzeitraum.
- Dokument D406 Aktivposten: Jahresbericht mit Informationen zu Aktivposten (Vermögen).
- Dokument D406 Lagerbestand: Bericht mit Informationen zu Beständen (nur auf Anfrage bei der ANAF).
Die Ära der digitalen Transformation
Durch immer neue Anforderungen im Bereich der E-Rechnung und der elektronischen Steuererklärung müssen internationale Unternehmen ihre Prozesse fortlaufend überprüfen und aktualisieren. Die Digitalisierung des Informationsaustausches wird in vielen Ländern als effizientes Werkzeug zur Steigerung der Transparenz der Kommunikation zwischen Unternehmen und Behörden und zur Bekämpfung von Steuerbetrug und Steuerhinterziehung genutzt. Das bedeutet, dass Projekte für die Digitalisierung und die Automatisierung von Finanz- und Steuerprozessen in Unternehmen sich nicht auf ein Land beschränken, sondern an die verschiedenen Anforderungen in den einzelnen Ländern angepasst werden müssen.
Die veränderten Anforderungen erfordern auch die Anpassung von Prozessen, Managementsystemen und Abläufen im Unternehmen. Die möglichen Veränderungen können sogar Einfluss auf bestehende Geschäfts- und Organisationsmodelle haben und zu einer tiefgreifenden digitalen Transformation in Unternehmen führen. Die Technologie, die in diesem Zusammenhang verwendet wird, kommt dabei eine wichtige Rolle zu, da diese auch über den Erfolg des Projekts und nicht zuletzt über die Kundenzufriedenheit entscheidet.
Über die Autorin:
Andrea Gildemeister berät als Internationale Account Managerin bei EDICOM Kunden zu EDI, E-Invoicing und E-VAT Reporting.