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Bitkom-Leitfaden: Outsourcing von dokumentenbezogenen Unternehmensprozessen

Scannen und Verarbeitung von Dokumenten durch einen Dienstleister – Ein Leitfaden für die Unternehmenspraxis

(Auszug) Auch wenn in vielen Unternehmen Altakten bereits digitalisiert wurden, neue Briefpost nach dem Eingang gescannt und dann elektronisch bearbeitet wird und Ausgangspost ohnehin zum größten Teil das Haus nur noch elektronisch verlässt – für die Mehrzahl der Unternehmen ist das papierlose Büro noch Utopie. Selbst wenn man zukünftig nicht ganz auf Papier verzichten kann, so gibt es bereits viele Lösungen am Markt mit denen Dokumente digitalisiert, automatisiert, weiterverarbeitet sowie archiviert werden können. Insbesondere große Konzerne und zunehmend auch der Mittelstand nutzen bereits die vielfältigen Möglichkeiten und versuchen Offline-Medien möglichst komplett abzuschaffen. Diese Lösungen werden im Fachjargon auch Enterprise Content Management-Lösungen (ECM-Lösungen) genannt und sind mittlerweile ein fester Bestandteil einer state-of-the-art IT-Landschaft.

Insbesondere im Bereich der Rechnungsbearbeitung hat in den letzten Jahren die Digitalisierung Einzug gehalten. Dies geht nicht zuletzt auf Gesetzesänderungen zurück, welche zu deutlichen Vereinfachungen geführt haben und die Lösungen ohne Papier de facto erst möglich gemacht haben. Darüber hinaus gibt es weitere Bereiche in den Unternehmen, die sich für eine Digitalisierung anbieten, wie z. B. Dokumentationen, Verträge, Personalwesen, Lieferunterlagen, Korrespondenzen, Altakten, Bestellungen, Reisekostenabrechnungen, Bewerbungen und vieles mehr.

Die Implementierung von ECM-Lösungen in einem Unternehmen stellt die Fach-, wie auch IT-Abteilung jedoch nicht selten vor große Herausforderungen. Prozesse müssen neu durchdacht und vereinfacht werden. Hardware, wie z. B. Scanner und Server müssen beschafft werden. Oftmals verhindern der hohe Investitionsbedarf und der Aufwand eine Implementierung. Eine sinnvolle Alternative bieten in diesen Fällen häufig Dienstleister, die sich auf den Umgang, die Weiterverarbeitung und die Ablage von eingehenden Dokumenten (digital und physisch) spezialisiert haben. Die Orientierung an schlanken Prozessen, Synergieeffekte bei der Auslastung von Infrastrukturen sowie die langjährige Erfahrung der Dienstleister ergeben häufig eine Qualitäts- und Kostenverbesserung, die diesen Lösungsweg sehr attraktiv macht. In internationalen Firmenstrukturen kann zusätzlich die Anforderung entstehen, Dokumente in unterschiedlichen Sprachen und Alphabeten länderübergreifend zu konsolidieren bzw. zu konvertieren. Bei den meisten Dienstleistern können Tätigkeiten modular gebucht werden, sodass nicht zwingend ganze Business Prozesse ausgelagert werden müssen. Es geht vielmehr darum, gemeinsam mit dem Dienstleister die richtige individuelle Lösung zu entwickeln und festzulegen.

Der vorliegende Leitfaden der Arbeitskreise Input & E-Mail Management und ECM-Services & -Cloud im Bitkom möchte Unternehmen helfen, das richtige Dienstleistungsunternehmen zu finden und mit Expertenwissen und Praxistipps beratend zur Seite stehen. Bei der Auslagerung von Routinetätigkeiten im ECM-Umfeld sind bei der Dienstleisterauswahl technische, organisatorische, vertragliche sowie rechtliche Aspekte zu beachten, die hier aufgezeigt werden. Darüber hinaus werden vorhandene Dienstleistungsangebote beschrieben und dargestellt, wodurch der Leser sich einen umfassenden Überblick über das Themengebiet verschaffen kann…

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