Neu: Der XimantiX-eRechnungsservice mit automatisierter Bezahlfunktion der GiroSolution AG

11.02.2013 – Heute erledigt mehr als jeder zweite Internetnutzer seine Bankgeschäfte online. Unternehmen wickeln ihre Transaktionen bereits nahezu vollständig digital ab. Daraus ergibt sich aktuell eine enorme Nachfrage im Markt-Segment „E-Belege“. XimantiX bietet ab sofort den gesamten Prozess von der Rechnungsbereitstellung bis zur elektronischen Bezahlung aus einer Hand an. Für die Umsetzung einer sicheren und zuverlässigen Abwicklung des Bezahlvorgangs hat sich XimantiX für eine strategische Partnerschaft mit GiroSolution entschieden. GiroSolution ist im Bereich E-Payment etabliert und bietet die elektronische Bezahlfunktion direkt aus den elektronischen Rechnungen mit giropay und auch weiteren Bezahlverfahren wie Lastschrift und Kreditkarte an.

Leistungsstarke Technik für sensible Kundendaten und moderne Bezahlprozesse

Elektronische Rechnungen von XimantiX sind menschen- und maschinenlesbar, das heißt, sie beinhalten auch strukturierte Belegdaten. Die überweisungsrelevanten Daten wie Betrag, Kundendaten, Empfänger-Kontonummer und Bankleitzahl der Empfängerbank des Rechnungsstellers werden so auf Wunsch des Rechnungsempfängers per Knopfdruck an die GiroSolution übergeben und können dort für die Bezahlung mittels giropay aufbereitet werden.

Auch Rechnungsempfänger, die eine Papierrechnung bevorzugen, können diese einfach und bequem mit giropay bezahlen. Bei Hybridrechnungen übernimmt XimantiX zur Laufzeit systemintern den von GiroSolution erzeugten GiroCode in unterschiedlichen Varianten, der den der Rechnung zugehörigen elektronischen Zahlschein referenziert. Diese Referenznummer kann als QR-Code, Zahlenreihe oder als Link abgebildet werden. Hinter dem GiroCode verbirgt sich der vorbereitete elektronische Zahlschein mit unveränderlichen Zahlungsdaten. Die Zahlung wird dann durch den Rechnungsempfänger angestoßen, in dem dieser alternativ den QR-Code über Tablet-Computer oder Smartphone fotografiert, den Link im Dokument oder in einer E-Mail anklickt oder den GiroCode als Zahlenreihe, in einem von GiroSolution zur Verfügung gestellten Portal, Widget oder App, eingibt. Nach Auswahl der Sparkasse oder Bank über die Bankleitzahl wird der Rechnungsempfänger auf seine sichere Online-Banking-Seite geleitet. Mit standardmäßiger Anmeldung über PIN wird der vorausgefüllte elektronische Zahlschein angezeigt und durch eine TAN freigegeben.

Alternativ mögliche Schnittstellen zur Auslösung des elektronischen Zahlscheins können bspw. eine Online-Banking-Software oder App wie Star Money oder S-Firm oder ggf. auch Selbstbedienungsterminals der Sparkassen & Banken, die mit einem QR-Code Scanner ausgerüstet werden, sein.

Fazit: Elektronische Bezahlprozesse sparen Zeit und Geld und verhindern Eingabefehler bei der Überweisung, da alle relevanten Daten automatisch in die Überweisungsmaske übergeben werden. Zudem steigt der Komfort bei der Überweisung der Rechnung, da der Empfänger die Überweisung direkt aus der eRechnung ausführen kann. Dies verbessert die Liquiditätssituation und kann vor allem die Forderungsausfälle minimieren, da Überweisungen nach Gutschrift auf dem Konto des Rechnungsstellers im Gegensatz zu Lastschriften als finale Zahlung gelten. Die Prozesskosten für den Rechnungsversender reduzieren sich durch den elektronischen Versand mit Bezahlfunktion erheblich.

Geschäftsführer Reinhard Wild von XimantiX: „Mit der Integration von giropay in der XimantiX eRechnung sorgen wir für mehr Komfort bei der Überweisung der Rechnung und mittelfristig für die Ablösung der Papierrechnung mit dem beigelegten Zahlschein an Privatkunden. Ab sofort bieten wir unseren Kunden das komplette Fullfillment hinsichtlich der Rechnungs- und Bezahlabwicklung als attraktives Paket aus einer Hand an.“

Vorstandsvorsitzender Hermann Stengele von der GiroSolution AG: „Eine Win-win-Situation für alle Beteiligten: Komfort und Sicherheit für den Rechnungsempfänger auf der einen Seite, ein enormes Einsparpotenzial mit Vorteilen im Forderungs- und Liquiditätsmanagement auf der anderen Seite für den Rechnungssteller. Wir bringen beide Seiten zusammen und verzahnen die hybride Rechnungswelt über den Elektronischen Zahlschein mit dem Online-/ und Offline-Banking.“

Managed EDI Services von Retarus jetzt mit eXite-Anbindung

18.02.2013 – Ohne EDI-Know-how oder entsprechende EDI-Infrastruktur vorhalten zu müssen, erhalten Unternehmen über die Retarus Managed EDI Services einen direkten Zugang zu dem in Österreich führenden EDI-Netzwerk.

Wer in Österreich mit Handelsketten und -unternehmen Geschäfte machen möchte, kommt am eXite Business Integration Network der EDITEL Gruppe nicht vorbei: Die führenden Handelsketten der Alpenrepublik, z. B. die Österreichische Metro und MPREIS, setzen bei ihren Partnern, Lieferanten und Kunden zwingend voraus, dass sie ihre Daten über das eXite-Netzwerk einliefern. Diese hochverfügbare Plattform zum Austausch elektronischer Geschäftsdaten erlaubt es, sämtliche Prozesse entlang der Versorgungskette automatisiert abzuwickeln und Handelsdaten in den unterschiedlichsten Formaten bequem weiter zu gegeben und zu verarbeiten: Bestellung, Lieferschein, Faktura, Zahlungsavis, Retouren, Warenübernahme, Logistikmeldungen sowie Lagerbestandsmeldungen.

„Mit der Anbindung an eXite schreiben wir die erfolgreiche Entwicklung unserer Managed EDI Services konsequent fort“, erläutert Retarus Country Manager Oliver Prevrhal. „Seit 1996 bieten wir unseren Kunden eine zentrale Kommunikationsplattform, die beliebige Anwendungsformate, Protokolle und Branchenvorgaben unterstützt. Egal welches ERP-, SCM- oder Backend-System von Unternehmen eingesetzt wird, wir vereinheitlichen alle Datenübertragungsprozesse und binden neue Geschäftspartner schnell und flexibel über unsere EDI-Infrastruktur an.“

Im praktischen Einsatz funktioniert der elektronische Datenaustausch über Retarus und eXite denkbar einfach: Retarus nimmt die Daten im Kunden-Format (z. B. Rechnungen und Lieferscheine eines Lieferanten einer Lebensmittelkette) entgegen, konvertiert sie nach den eXite-Netzwerk-Vorgaben in das EDIFACT-Format und übergibt sie via autorisiertem AS2 direct connect an das eXite-Netzwerk. Im Anschluss leitet EDITEL die Lieferantendaten verifiziert und validiert an das Handelsunternehmen weiter. In umgekehrter Richtung, etwa bei Warenbestellungen die der Handel über das eXite-Netzwerk abwickelt, übernimmt Retarus die Daten bereits im EDIFACT-Format und stellt diese im vom Lieferanten gewünschten Format zu. Für ein Handelsunternehmen bietet dieser Ablauf den Vorteil, dass lediglich eine Schnittstelle (Single Point of Entry) zur Anbindung sämtlicher Partner notwendig ist (1:1). Aufwändige Mehrfachanbindungen (1:n) werden vermieden, was nicht nur die Fehleranfälligkeit und die Kosten reduziert, sondern auch die Anbindungsgeschwindigkeit signifikant erhöht.

Ähnliche Vorteile genießen auf der anderen Seite die Retarus-Kunden: Die einmalige Anbindung an die Retarus Rechenzentren ermöglicht den sofortigen EDI-Datenaustausch mit den 50 wichtigsten Handelsunternehmen in Österreich.

Zu den ersten Kunden, die ab sofort über Retarus an eXite angebunden werden zählen die Quester Baustoffhandel GmbH aus Wien, die Bramac Dachsysteme International GmbH aus Pöchlarn sowie die ASB Grünland GmbH aus Ludwigsburg.

Bonpago auf der CeBIT 2013: Papier-Rechnungen werden intelligent

22.02.2013 – Wie schön wäre es, wenn aus der Papierrechnung ein intelligentes Dokument würde: Genau das zeigt die Bonpago GmbH, ein auf Finanz- und Rechnungswesen spezialisiertes Beratungshaus, auf der CeBIT 2013 (Halle 7, C25, Gemeinschaftstand des Landes Hessen).

Heute tauschen Geschäftspartner ihre Rechnungen zwar immer häufiger elektronisch aus; der Medienbruch ist damit aber nicht vollends überwunden. Denn die enthaltenen Informationen fließen nicht automatisch von dem einen ERP-System ins andere. Die Folge: Das Rechnungswesen agiert lange nicht so effizient, wie es sein könnte.

E-Invoicing krankt an zu vielen Lösungen und Standards sowie der großen Zahl Beteiligten – entweder als Versender oder Empfänger. Was tun, um die unterschiedlichen Intentionen unter einen Hut zu bekommen? Die Lösung sieht Bonpago in intelligenten Dokumenten. Sie liefern die gewünschten Informationen in genau der Form, die der jeweilige Nutzer benötigt. Und zwar nicht nur die Rechnungsdaten für den Buchhalter, sondern sämtliche Dokumente und Daten in der Financial Supply Chain (FSC), mit denen sich viele interne Prozesse verbessern lassen.

Von der Beschaffung bis zur Bezahlung

„Unser Prinzip der intelligenten Dokumente umfasst weit mehr als nur Rechnungen auszutauschen“, erklärt Dr. Donovan Pfaff, Geschäftsführer der Bonpago GmbH. Die übermittelten Daten lassen sich auch für andere Bereiche nutzen, wie die Verfolgung offener Posten oder die Liquiditäts-Planung, um den Cash-Flow zu verbessern. Bereits im Beschaffungsprozess können die Geschäftspartner von intelligenten Dokumenten profitieren. „Es gilt, alle Störfaktoren aus dem Weg zu räumen und den kleinsten gemeinsamen Nenner zu finden. Damit ergeben sich Einsparpotenziale im zweistelligen Prozentbereich und Mehrwerte, die sich z. B. auf das Working Capital positiv auswirken“, so Dr. Donovan Pfaff.

In der Praxis sieht die Idee vereinfacht so aus: Der Versender schickt ein Dokument im PDF-Format per E-Mail Richtung Empfänger. Dieser bzw. ein vorgelagerter Dienstleister erfasst die enthaltenen Informationen und verarbeitet sie über spezielle Applikationen, so dass sie direkt in die jeweiligen Fachanwendungen einfließen.

Aktuelles Projekt E-Docs

Das Beratungsunternehmen mit Sitz in Frankfurt/M. hat bereits über 80 Unternehmen bei der Optimierung ihres Finanz- und Rechnungswesens begleitet. Zudem ist es Initiator des Projektes E-Docs, das vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) aufgrund eines Beschlusses des Deutschen Bundestages gefördert wird. E-Docs steht für „Qualifizierter elektronischer Dokumentenaustausch zwischen Unternehmen und KMU sowie mit der öffentlichen Verwaltung am Beispiel Rechnungen“. Das Vorhaben läuft seit 2012 und hat zum Ziel konkrete Handlungsempfehlungen und prototypische Standards zu entwickeln, die sich von der Wirtschaft ohne großen Aufwand einführen lassen. Es werden diverse Formate unterstützt einschließlich ZUGFeRD.

Ein interdisziplinäres Team aus Wissenschaftlern, Wirtschaft und Öffentlicher Verwaltung deckt sämtliche Perspektiven ab und sichert damit eine Lösung auf so breiter Basis, die in Deutschland einmalig sein dürfte. Den aktuellen Stand des Projektes stellt Bonpago auf der CeBIT vor.

Weitere Infos: www.e-docs-standards.de

Basware: Purchase to Pay bei vielen Systemhäusern noch nicht angekommen

04.03.2013 – Die meisten Unternehmen haben das für sie passende ERP-System gefunden. Häufig suchen sie allerdings nach Möglichkeiten, um weitere Module wie Rechnungsautomatisierung oder Einkaufsmanagement anbinden zu können. Gleichzeitig scheuen sich Systemhäuser davor, Purchase-to-Pay anzubieten, weil sie den Aufwand und Schnittstellenprobleme befürchten. Die Lösungen von Basware sind jedoch bereits mit mehr als 250 ERP-Anwendungen großer und kleiner Anbieter kompatibel. „Gerade mittelständische ERP-Anbieter haben den Funktionsumfang von Basware nicht im Portfolio. Hier bieten sich Partnerschaften mit Systemintegratoren an, weil Basware auch unter deren Dachmarke vertrieben werden kann“, so Frank Wuschech, Geschäftsführer von Basware.

Während Systemhäuser heute in der Regel Manntage für die Implementierung verrechnen, können sie mit Purchase-to-Pay-Lösungen zusätzlich auf Lizenzen, Service und den Verkauf von Transaktionen setzen. Dabei profitieren Integratoren direkt vom Unternehmenswachstum ihrer Kunden, erläutert Wuschech. „Ein Unternehmen, das sich gut entwickelt, bekommt im Schnitt mehr Rechnungen und macht mehr Bestellungen. Damit wachsen auch die Erträge des Integrators.“ 

Aufgrund der steigenden Nachfrage nach Purchase-to-Pay setzt Basware verstärkt auf eine gute und fundierte Ausbildung und investiert nachhaltig in potenzielle Partner: Interessierte Systemintegratoren werden mit einer intensiven Schulung von mindestens sechs Monaten unterstützt – erst wenn sie sicher mit den Basware-Lösungen umgehen können, werden sie für Projekte bei Kunden eingesetzt.

Wie eine erfolgreiche Partnerschaft mit Basware aussehen kann, zeigt das Beispiel von DoqSys Business Solutions: Der ungarische Systemintegrator hat vor einigen Jahren begonnen, für die Ungarische Staatsbahn eine Teillösung für eine Abteilung zu implementieren. Seitdem hat sich DoqSys nach und nach das gesamte Basware-Portfolio angeeignet und bietet der Ungarischen Staatsbahn proaktiv Lösungen an – von Invoice Automation über Purchase Management bis hin zur Reisekostenabrechnung. Mittlerweile betreut der Basware-Partner ein Roll-Out-Projekt in allen Suborganisationen der Staatsbahn. Auch für die Ungarische Staatsbahn zahlte sich die Implementierung aus: Innerhalb weniger Monate hatten sich die Investitionskosten amortisiert – die Lösung trägt durch optimierte Prozesse dazu bei, effektiv Geld zu sparen.

Ein ZUGFeRD für den Mittelstand

Basware unterstützt beim Umstieg auf elektronische Rechnungsbearbeitung

15.03.2013 – Der Purchase-to-Pay-Anbieter Basware unterstützt die auf der CeBIT 2013 vorgestellte Initiative „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ (ZUGFeRD). Mit den Basware-Lösungen für e-Invoicing sind Unternehmen aller Branchen und Größen schon heute für das neu definierte PDF-Format PDF/A-3 gerüstet. Basware liefert dazu umfangreiches branchenspezifisches Know-how. Vor allem kleine und mittelständische Firmen können mit ZUGFeRD ihre Prozesse erheblich vereinfachen und die Kosten der Rechnungsstellung senken.

Das neue Format soll in Zukunft bundesweit die bestehenden EDI-Standards ergänzen und Unternehmen beim Umstieg auf elektronische Rechnungsbearbeitung unterstützen. Das ZUGFeRD-Rechnungsformat erlaubt es, Rechnungsdaten in strukturierter Weise in einer PDF-Datei zu übermitteln und diese ohne weitere Schritte auszulesen und zu verarbeiten. Es erleichtert somit die Einhaltung unternehmensbezogener Richtlinien und rechtlicher Anforderungen. Weiterhin ermöglicht die Nutzung von PDF/A-3 die gesetzeskonforme Archivierung der Rechnungen. Auch einer internationalen Verwendung im Rechnungsverkehr steht nichts im Weg: Der global aufgestellte Anbieter Basware greift interessierten Unternehmen bei der Umsetzung unter die Arme.

Um den Versand elektronischer Rechnungen in Deutschland von bürokratischem Ballast zu befreien, wurde im März 2010 das „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ (FeRD) gegründet, das sich als unabhängiger Mittler zwischen Ministerien, Verbänden und Unternehmen versteht. Das FeRD entstand unter dem Dach der AWV – Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V., gefördert vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie.

Weiterführende Informationen:

• Unternehmen, die gern mehr darüber erfahren möchten, wie sie mit ZUGFeRD ihre Rechnungsbearbeitung sicher und effizient abwickeln, können sich direkt an Basware wenden: infode@basware.com
• Auf der offiziellen Website des FeRD steht ein umfangreiches Informationsangebot bereit: www.ferd-net.de/front_content.php

Avaya implementiert erfolgreich Lösungen von XimantiX

16.03.2013 – München, 15. März 2013 – Bisher erfolgte die Aussendung der Belege bei Avaya, dem weltweit operierenden Anbieter von Kommunikationssystemen, ausnahmslos postalisch. Das hatte eine Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Druck-Dienstleistern zur Konsequenz. Als Wettbewerbsvorteil und getragen von den Wünschen der Kunden, erfolgte eine sukzessive Umstellung auf den elektronischen Belegversand. Hauptziele von Avaya waren auch die parallele Berücksichtigung von unternehmerischen Zielen und gleichzeitiger Druck-Konsolidierung. Das heißt, verschiedene Drucksysteme mussten zusammen geführt werden, um die papierbasierten Prozesse zu optimieren.

Eine für alle. XimantiX eBeleg Service übernimmt den kompletten Belegversand.

Der Einsatz mehrerer heterogenen Schnittstellen sollte durch die Einführung einheitlicher Lösungen ersetzt werden. Avaya wünschte sich eine zeitgemäße Lösung zur Prozess-Optimierung und Druck-Konsolidierung.

Einige Kunden von Avaya forderten nach wie vor klassische Papierbelege. Aus diesem Grund war es für Avaya wichtig, ein hybrides System einzuführen. Die Lösung für diese Anforderung ist XimantiX eBeleg Service. Das duale System ermöglicht wahlweise den elektronischen oder den postalischen Versand über eine Programmplattform. Zusätzlich verfügt XimantiX über eine standardisierte Schnittstelle zum bestehenden ERP-System von SAP. Für den vertraulichen Versand von Belegen bietet XimantiX – über die eBeleg Service Schnittstelle – eine Versandoption mit hohem Sicherheitsgrad an. 

Ein Großteil des Belegvolumens von rund 400.000 Belegen mit einem Umfang von etwa 800.000 Seiten bilden Rechnungen, Mahnungen und Auftragsbestätigungen. Diese sollen in Zukunft per E-Mail verschickt und als strukturierte Daten direkt in das entsprechende Empfänger-ERP-System eingelesen werden. 

Alle weiteren, postalisch versendeten Belege, werden über die Hybrid-Schnittstelle von eBeleg Service verarbeitet. Dabei besteht über die XimantiX Lösung die Möglichkeit der Konsolidierung mehrerer Belege zu einer Sendung.  Zusätzlich erhält Avaya im ERP-System eine Rückmeldung über die erfolgreiche Belegverarbeitung. Für die Aufbereitung und den Versand der Belege wurde der XimantiX Partner SwissPost Deutschland ausgewählt.

Vertrauliche Belege werden über die IncaMail-Schnittstelle von eBeleg Service zugestellt. Die sichere und verschlüsselte elektronische Zustellung von elektronischen Gehaltsmitteilungen per E-Mail erfolgt durch die Lösung IncaMail, einem Kooperationsprodukt von Swisspost und XimantiX. 

Die Mitarbeiter haben dabei die Möglichkeit zu entscheiden, ob sie ihre Gehaltsinformationen physisch oder mit sicherer vertraulicher IncaMail der SwissPost, erhalten möchten. Registriert wird dabei einmalig mit der jeweiligen persönlichen E-Mail-Adresse, um vertrauliche Dokumente passwortgeschützt und verschlüsselt direkt in das E-Mail-Postfach zu erhalten. Physische Gehaltsbelege werden über das ISO 27001 zertifizierte Druckzentrum der SwissPost Deutschland produziert und verschickt.  

Die Schnittstelle Visipost zum ERP- System SAP R3 und SAP HR hat der XimantiX Partner VISICON bereitgestellt. VISIPost für SAP wurde auf Basis etablierter Standards in die SAP Umgebung von Avaya  integriert. Somit kann der prozessoptimierte elektronische Belegversand auf Basis einer standardisierten Schnittstelle sichergestellt werden. Durch die integrierte Hybridpost-Funktion können Empfänger, die weiterhin auf Papier bestehen, Rechnungen und andere Dokumente klassisch per Post erhalten.