Blogserie "Digitalisierung des Rechnungsverkehrs" |Teil 5
E-Invoicing in der EU: SAF-T in Polen
Das Krajowy System e-Faktur (KSeF) stellte bei seiner Implementierung in Polen einen enormen Wandel für den polnischen Rechnungsverkehr dar. Ganz nebenher war dies ein Digitalisierungsschub für das gesamte polnische Steuersystem, nicht zuletzt durch die Einführung der Berichterstattungspflicht im SAF-T-Format (Standard Audit File – Tax). Damit setzt Polen wie auch Italien und Frankreich als EU-Mitgliedstaat ein landesweites Rechnungssystem aufgrund der Ausnahmeentscheidung der Europäischen Kommission ein. Die ursprünglich für Juli 2024 geplante Einführung der verpflichtenden eRechnung in Polen wurde am 19. Januar 2024 durch das Finanzministerium verschoben. Damit wurde der ursprünglich im Frühling 2022 anberaumte Termin erneut geändert.
Was ist JPK?
In Polen wird bereits seit 2016 das SAF-T-Protokoll Jednolity Plik Kontrolny (JPK) verwendet. Dabei müssen jeden Monat unaufgefordert MwSt-Daten im XML-Format an die Behörden übermittelt werden. Zum Zeitpunkt der Einführung galt dies nur für große Unternehmen und wurde schrittweise erweitert, sodass die Pflicht zur Übermittlung seit Anfang 2018 auch für Mikrounternehmen gilt. Bei der polnischen Variante ist das Mehrwertsteuer-Format JPK_VAT mit einer Analysesoftware verbunden, wodurch die automatisierte Prüfung realisiert werden kann. Dadurch wird eine schnellere Handlungsmöglichkeit der Finanzverwaltung auf betrugsverdächtige Sachverhalte gewährleistet. Das JPK_VAT erhebt alle benötigten Daten für die zusammenfassende Meldung und die MwSt-Erklärung.
KSeF wird obligatorisch
Mittels KSeF können strukturierte Rechnungen gespeichert, ausgestellt und empfangen werden. Dabei werden die Rechnungen durch eine Identifikationsnummer (KSeF-ID) im System gekennzeichnet, wodurch die technischen und schematischen Anforderungen der E-Rechnung kontrolliert werden können. Die elektronische Verarbeitung von Rechnungen beruht dabei auf dem Clearance-System. KSeF befindet sich noch in der Testphase, weshalb die Plattform zurzeit noch keine verpflichtende Lösung darstellt. Seit Anfang 2022 ist die freiwillige Nutzung des Rechnungssystems möglich. KSeF soll ab Juli 2024 für Steuerpflichtige obligatorisch werden und ab Januar 2025 auch für diejenigen, die unter die subjektbezogene Umsatzsteuerbefreiung fallen. Ab diesem Zeitpunkt werden durch KSeF nur noch strukturierte Dokumente im E-Rechnungsverkehr genutzt. Hier werden mittels SAF-T zukünftig nur ausgewählte Daten an die Steuerbehörde übermittelt, anders als beispielsweise in Italien, wo die gesamte Rechnung mit allen Daten an die Behörde gesendet wird.
Die Kontrolle dieses Systems erfolgt in Polen durch das Finanzministerium und die Landesfinanzverwaltung (Krajowa Administracja Skarbowa). Aufgrund des einheitlichen Formates strukturierter Rechnungen wird die Prüfung der Rechnungen erheblich erleichtert. Das teleinformatische System ist in der Lage, die Ausstellung, den Empfang, die Aufbewahrung sowie Archivierung der Rechnungen zu leisten und vereinfacht so notwendige Prozesse. Durch das KSeF wird jeder Rechnung eine Identifikationsnummer zur Wiedererkennung zugewiesen. Anschließend erfolgt die Prüfung der Rechnung durch ein bestimmtes Muster. Danach stellt das System die Rechnung aus, diese ist somit im System verfügbar. Ab diesem Zeitpunkt ist der Empfang der Rechnung durch den Erwerber unter der Voraussetzung einer Zustimmung des Empfängers möglich. Sobald einer E-Rechnung eine Nummer durch das KSeF zugewiesen wurde, nimmt diese den Status „Empfangen“ an.
Der Empfang und die Verwaltung der E-Rechnung ist für die öffentliche Verwaltungen in Polen seit 2019 verpflichtend, für Lieferanten ist die Übersendung der Rechnung nicht obligatorisch.
EU-Vorbild oder nationaler Standard?
Die SAF-T Umsetzung nach polnischem Vorbild ist auf dem europäischen Binnenmarkt bisher noch schwach ausgeprägt und unterschiedlich in den nationalen Ausgestaltungen. Somit bleibt fraglich, ob die umfassende Einführung dieses Formats in der EU überhaupt möglich und sinnvoll ist.
Dieser Beitrag wurde noch im Jahr 2023 verfasst, weshalb wir zu aktuellen Entwicklungen in Polen auf die Website der Europäischen Kommission verweisen möchten.
Vorschau: Teil 6 unserer Serie zur Digitalisierung des Rechnungsverkehrs nimmt die Organization for Economic Co-operation and Development (OECD) in den Fokus. Es wird aufgezeigt, welche Hilfe die OECD bei der Verbesserung verschiedenster E-Invoicing-Systeme leisten kann.
Hinweis: An dieser Blogserie hat der Münchner Steuerassistent Niklas Friedrich inhaltlich mitgewirkt. Er hat seine Masterarbeit über die „Digitalisierung des Rechnungsverkehrs“ geschrieben und engagiert sich im Verband elektronische Rechnung (VeR).