Rechnungsmanagement optimieren
Prozesse und Optimierungspotenziale für Rechnungseingang, Rechnungsausgang & Archivierung
(Auszug) Es ist eine Tatsache mit weitreichenden Folgen: Die Kosten für das klassische Rechnungsmanagement, also den (hauptsächlich) papierbasierten Versand, das Empfangen und das gesetzeskonforme Archivieren aller steuerrelevanten Dokumente aus einem Geschäftsvorgang, steigen seit Jahren an. Schuld an der sich immer weiter nach oben schraubenden Kostenspirale: Die regelmäßigen Portoerhöhungen der deutschen Postdienstleister, steigende Personalausgaben und sich verteuernde Beschaffungskosten für Papier, Druck und Versandmaterial.
Die wachsende Ausgabenbelastung bekommen dabei nicht nur international tätige Großkonzerne mit Zehn- oder Hundertausenden von Rechnungsvorgängen im Monat zu spüren. Auch kleinere und mittelständische Betriebe mit wenigen Hundert oder Tausend Rechnungen pro Jahr suchen vermehrt nach Wegen, der zunehmenden Kostenbelastung entgegenzuwirken.
Dabei sitzt das eigentliche Problem meist tiefer: Wichtige sekundäre Geschäftsprozesse wie der Rechnungsausgang, der Rechnungsempfang und die ordnungsgemäße Archivierung von Transaktionsdokumenten (Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift, Mahnung etc.) laufen vielerorts seit Jahren – oder Jahrzehnten – nahezu unverändert ab. Und das heißt: Papierbasiert, arbeitsintensiv und fehleranfällig.
Digitalisierung als „Schreckgespenst“
So ist es kein Wunder, dass die Möglichkeit der (digitalen) Optimierung von einzelnen Arbeitsschritten bis hin zu ganzen Prozessabläufen mit zunehmendem Kostendruck auch im Bereich des Rechnungsmanagements immer häufiger als möglicher Weg aus der Misere wahrgenommen wird. Dennoch fürchten gerade im Mittelstand viele Entscheider aus Buchhaltung, Einkauf, Management, IT und Controlling den oft längst überfälligen Innovationsschritt. Denn nicht selten ist völlig unklar, wie, wann und wo die „Optimierungsschraube“ am besten angesetzt werden sollte. Die schiere Fülle an Ansätzen und IT-Lösungen auf dem Markt kann auf den ersten Blick erdrückend wirken. Zudem sind viele der öffentlich verfügbaren Informationen mehr als kompliziert, einseitig und detailliert auf bestimmte Lösungen ausgerichtet. Alles in allem eher schwierige Voraussetzungen für eine derart wichtige – und womöglich kostenintensive – Investitionsentscheidung.
Das vorliegende Whitepaper aus der ASTERION Reihe zur Digitalisierung im Dokumentenmanagement schließt diese Lücke, indem alle gängigen Modelle und Prozesse des Rechnungsmanagements dargestellt, ausführlich beschrieben und miteinander verglichen werden. Vor- und Nachteile jedes einzelnen Lösungsansatzes werden herausgearbeitet, eingeordnet und abschließend bewertet. So erhalten Sie als Leser einen umfassenden Überblick über die zur Verfügung stehenden Optimierungsmöglichkeiten. Spezialwissen, das Ihnen als Basis für die Bewertung der eigenen Unternehmenspraxis anhand wichtiger Effizienzfaktoren wie Ressourcenaufwand, Innovationskraft, Zukunftssicherheit und Wettbewerbsfähigkeit dienen soll.