In den gemeinsam von Bitkom und VeR erarbeiteten Merksätzen „Elektronische Archivierung und GoBD“ sind die wichtigsten Anforderungen an die elektronische Archivierung unter GoBD-Aspekten in übersichtlicher Form zusammengefasst.
Die zehn Merksätze lauten:
- Elektronische Archivierung ist technologieneutral
- Die Archivierung von Belegen hat zeitnah zu erfolgen
- Die elektronische Archivierung muss eine Unveränderbarkeit sicherstellen
- Archivierte Objekte müssen mit einem Index versehen werden
- Elektronisch archivierte Objekte müssen lesbar und auswertbar bleiben
- Steuerrelevante Daten dürfen im elektronischen Archivsystem aufbewahrt werden
- Elektronisch archivierte Objekte unterliegen der Betriebsprüfung
- Das elektronische Archivsystem darf vom Betriebsprüfer genutzt werden
- Die elektronische Archivierung darf unter bestimmten Voraussetzungen auch im Ausland erfolgen
Das komplette Dokument mit ausführlichen Erläuterungen steht kostenlos zum Download auf den Seiten des Bitkom und in der GoBD-Informationssammlung des VeR bereit.