Verband elektronische Rechnung Der Expertenverband der deutschen E-Invoicing Branche

Gesetzesentwurf zur elektronischen Rechnungsstellung veröffentlicht

Neuer Gesetzesentwurf des BMI soll elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen regeln

Berlin/München –  Mit Datum vom 1. Juli 2016 wurde der Entwurf eines Gesetzes über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen veröffentlicht.

Der vom Bundesministerium des Inneren (BMI) vorgelegte Entwurf soll die Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 in nationales Recht umsetzen und damit eine verbindliche Rechtsgrundlage für den – zukünftig obligatorischen – Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen durch öffentliche Auftraggeber schaffen.

Gesetzesentwurf mit weitreichenden Folgen für Unternehmen

Was sich zunächst nur wie eine bürokratische Neuerung für die öffentliche Verwaltung anhört, lässt auch viele kleine, mittelständische und große Unternehmen aufhorchen. Denn demnach darf der Aussteller einer elektronischen Rechnung künftig nur erwarten, dass diese von der öffentlichen Verwaltung (bzw. den sonstigen im Gesetz genannten Auftraggebern) akzeptiert wird, wenn seine Rechnung sämtliche relevante Daten zumindest auch in strukturierter Form vorhält.

Die Neuregelung sieht zudem vor, dass die Bundesregierung künftig per Rechtsverordnung weitere Detailanforderungen in Bezug auf

  • die elektronische Rechnungsstellung,
  • das zu verwendende Rechnungsdatenmodell sowie
  • die Verbindlichkeit der elektronischen Form

regeln kann. Ein Entwurf für eine solche Verordnung liegt derzeit jedoch noch nicht vor.

Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU in nationales Recht

Der nun vorgelegte Gesetzesentwurf des BMI geht in einem wichtigen Punkt deutlich über die Vorgaben aus Brüssel hinaus. Denn die EU-Richtlinie regelt lediglich die Verpflichtung zur Annahme und Weiterverarbeitung elektronischer Rechnungen für den sogenannten “oberschwelligen” Vergabebereich. Der Gesetzesentwurf des BMI bezieht dagegen alle Rechnungen, d. h. unabhängig vom Wert des vergebenen Auftrags, in seinen Anwendungsbereich ein.

Ein Ansatz, der vor allem vielen Unternehmen zugutekommen dürfte, wie Steuerberater und VeR-Vorsitzender Stefan Groß bestätigt: “Ohne diese Präzisierung wäre die Form der Rechnungsstellung von einer vorherigen Prüfung des Auftragswertes abhängig – und damit wenig praktikabel.” Sollte der Vorschlag des BMI übernommen werden, bestünde dagegen eine einheitliche, betragsunabhängige Verpflichtung zur E-Rechnung. Und damit deutlich mehr (Rechts-)Sicherheit auf Seiten der Rechnungssteller.

Einheitliche Definition des Begriffs “elektronische Rechnung”

Hier führt der Gesetzesentwurf aus, dass lediglich solche Rechnungen erfasst werden sollen, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, sodass ihre automatische und elektronische Verarbeitung möglich ist.

Reine Bilddateien, wie etwa die meisten der heutzutage im PDF-Format verschickten Rechnungen, würden einer solchen Definition nicht entsprechen. Zu Recht, wie VeR-Experte Groß erklärt: “Der größte Vorteil des elektronischen Rechnungsaustausches liegt bekanntlich in der Möglichkeit, Rechnungsverarbeitungsprozesse digital zu automatisieren.” Reine Bilddateien behindern diesen Ansatz – oder führen sogar zu Mehraufwand. Etwa dann, wenn eingehende PDF-Rechnungen zur Weiterverarbeitung erfasst oder ausgedruckt werden (müssen).

Hybride Rechnungsformate wie ZUGFeRD erfüllen dagegen die Maßgaben des Gesetzesentwurfes vollumfänglich, vorausgesetzt, sie stellen neben der grafischen Rechnungskomponente auch alle benötigten Daten in strukturierter Form (etwa als XML-Datensatz) bereit.

Planspiel soll Machbarkeit der Gesetzesvorgaben im Vorfeld validieren

In einem korrespondierenden Steuerungsprojekt des IT-Planungsrats unter der Federführung des BMI und der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT), soll zudem ein Planspiel zur Mach- und Umsetzbarkeit der gesetzlichen Vorgaben sowie des geplanten Standards XRechnung durchgeführt werden. Das Fundament hierfür bildet eine vom VeR bereitgestellte Plattform, über die der Austausch elektronischer Rechnungen simuliert wird und an die eine Vielzahl von Subjekten aus Wirtschaft und Verwaltung angebunden werden können.

So sollen bereits im Vorfeld der Einführung die zu übermittelnden Inhalte und die zugrundeliegenden Formate auf ihre Praxistauglichkeit getestet werden. Die Berücksichtigung unterschiedlichster, am Geschäftsprozess beteiligter Akteure soll zudem die Akzeptanz für die Einführung des neuen E-Rechnungsstandards bei allen Anwendern aus Wirtschaft, Mittelstand und Verwaltung fördern.

Verband elektronische Rechnung (VeR) begrüßt positive Wirkung des Gesetzesentwurfs

“Als Sprachrohr der E-Invoicing-Branche freuen wir uns über die aktuelle Initiative des BMI und den damit verbundenen Auftrieb für den kosten- und ressourcensparenden Austausch von Rechnungen in elektronischer Form”, bestätigt VeR-Verbandsvorsitzender Stefan Groß. Denn leider befindet sich der öffentliche Sektor in Sachen “E-Invoicing” hierzulande noch immer in einer Art “Dornröschenschlaf” – ganz im Gegensatz zu europäischen Nachbarn wie Österreich, Italien oder der Schweiz.

Ein Umstand, durch welchen der öffentlichen Verwaltung in Deutschland jährlich Einsparungen in mehrstelliger Millionenhöhe entgehen.

 

Doch ungeachtet dieser eigentlich klaren Gesetzeslage wird in der Fachwelt gelegentlich die Auffassung vertreten, an das EDI-Verfahren seien entgegen der Formulierung des § 14 Abs. 1 UStG zusätzliche Anforderungen zu stellen. Hintergrund ist die Gesetzesformulierung in § 14 Abs. 3 Nr. 2 UStG, welche im Fall des elektronischen Datenaustauschs (EDI) eine entsprechende Vereinbarung über diesen Datenaustausch fordert.

Eine Argumentation, welche nach Meinung der Autoren dieses Fachbeitrags jedoch die Gesetzessystematik verkennt…

Autoreninformationen:

  • Stefan Groß, Steuerberater/Certified Information Systems Auditor (CISA), Partner bei Peters, Schönberger & Partner mbB in München
  • Stefan Heinrichshofen, Rechtanwalt/Steuerberater/Fachanwalt für Steuer-recht, Partner bei Peters, Schönberger & Partner mbB in München
  • Dipl.-Fw. Bernhard Lindgens, Bundeszentralamt für Steuern, Bonn Der Beitrag wurde nicht in dienstlicher Eigenschaft verfasst.


Fiskus sagt Kassenmanipulation den Kampf an

Eine erste Analyse zum Entwurf eines Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen

Im Kampf gegen manipulierte Kassensysteme will der Gesetzgeber nun ernst machen und hat hierzu mit Datum vom 18. März 2016 den Referentenentwurf eines „Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ vorgelegt. Hintergrund sind die in den letzten Jahren bekannt gewordenen Fälle manipulativer Eingriffe in Kassensysteme, die auch bereits Gegenstand von sowohl steuerrechtlicher als auch strafrechtlicher höchstrichterlicher Rechtsprechung waren.

Die Notwendigkeit eines neuen Gesetzes begründet das Bundesministerium der Finanzen (BMF) insbesondere damit, dass technische Manipulationen von Kassendaten im Rahmen der steuerlichen Außenprüfung wenn überhaupt nur mit einem hohen Aufwand feststellbar sind. Die gesetzliche Neuregelung soll derartigen Manipulationen den Riegel vorschieben und dazu der Finanzverwaltung neue Prüfungsmöglichkeiten eröffnen. Hierzu soll der Steuerpflichtige nach § 146a Absatz 1 Satz 4 AO zukünftig verpflichtet sein, digitale Grundaufzeichnungen nach vordefinierten technischen Vorgaben aufzuzeichnen und auf einem Speichermedium unveränderbar zu sichern.

Allerdings bergen die Maßnahmen ein nicht unerhebliches steuerliches und IT-technisches Konfliktpotenzial.

Autoreninformationen:

  • Stefan Groß, Partner und Steuerberater bei Peters, Schönberger & Partner mbB
 


PSP prüft Dokumentenmanagement-Software von DocuWare auf GoBD-Konformität

München – Der renommierte DMS-Spezialist DocuWare GmbH hat seine Lösung DocuWare 6.8 in den Einsatzvarianten „On-Premise“ sowie „DocuWare-Cloud“ von der PSP Peters Schönberger GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Steuerberatungsgesellschaft prüfen lassen.

Den Prüfungsmaßstab bildeten im Wesentlichen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Die Prüfung erfolgte dabei insbesondere nach den Kriterien der „GoBD-Checkliste für Dokumentenmanagement-Systeme“ des Branchenverbands Bitkom. Das Ergebnis der Prüfung basiert damit auf transparenten, nachvollziehbaren und klar definierten Kriterien, welche die Vorgaben der GoBD speziell für Dokumentenmanagement-Systeme interpretieren.

Das Softwarehaus DocuWare ist einer der ersten Anbieter am deutschen Markt, der sich nach GoBD-Vorgaben hat zertifizieren lassen. Zusammenfassend kommt die Prüfung zum Ergebnis, dass DocuWare in der Version 6.8 in den Einsatzvarianten On-Premise sowie DocuWare-Cloud den zugrunde gelegten Prüfkriterien entspricht und bei entsprechender Anwendung einen GoBD-konformen Gesamtprozess im Unternehmen unterstützt. Die wesentlichen Anwendungsszenarien zum Einsatz derartiger Softwarelösungen sind insbesondere die Archivierung steuer-relevanter Daten, die Digitalisierung von Papierbelegen mit anschließender Vernichtung der Originalbelege, die Archivierung von E-Mails sowie die Aufbewahrung elektronischer Ein- und Ausgangsrechnungen.

Über DocuWare:

DocuWare gehört zu den international führenden Anbietern von Software für das
Dokumenten-Management. Das Unternehmen (gegründet 1988) agiert weltweit aus Germering/München, New Windsor/New York sowie Wallingford/Connecticut und unterhält Tochtergesellschaften in Großbritannien, Spanien und Frankreich. Die Lösungen des Softwarehauses sind in über 70 Ländern und in 16 Sprachen erhältlich. Die Zahl der Installationen beträgt mehr als 14.000 – weit über 125.000 Anwender arbeiten täglich mit DocuWare

PSP Berater-Team:

  • Stefan Groß (Steuerberater und Certified Information Systems Auditor)
  • Tobias Lieb (Certified Information Systems Auditor

Ansprechpartner für Ihre Fragen:
 
StB/CISA Stefan Groß, Partner
Tel. +49 89 38172-214
s.gross@psp.eu
 
Über Peters, Schönberger & Partner:
Peters, Schönberger & Partner ist Experte für interdisziplinäre Themen in den Bereichen Rechtsberatung, Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung und Family Office. Seit über 35 Jahren berät PSP mittelständische Unternehmen, Familienunternehmen, Stiftungen und Non-Profit-Organisationen, Privatpersonen sowie Private Equity-Gesellschaften in allen rechtlichen, steuerlichen und betriebswirtschaftlichen Angelegenheiten. PSP verfügt dabei über eine spezielle und ausgewiesene Expertise an der Schnittstelle zwischen Steuern und Informationstechnologie. Dies betrifft insbesondere Themen wie elektronische Rechnungen, GoBD oder die IT-Compliance.

Was bedeutet “Unveränderbarkeit”? 

aus der PSP-Reihe: Experten erläutern die GoBD

(Auszug) Mit dem Schreiben vom 14. November 2014, den “Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)”, hat das BMF dargelegt, welche Vorgaben aus Sicht der Finanzverwaltung an IT-gestützte Prozesse zu stellen sind.1 Die GoBD sind für Veranlagungszeiträume anzuwenden, die nach dem 31. Dezember 2014 beginnen und betreffen grundsätzlich alle Steuerpflichtigen mit Gewinneinkünften i. S. d. § 5 EStG, § 4 Abs. 1 EStG sowie auch nicht buchführungspflichtige Unternehmen, wie insbesondere Einnahmen-Überschuss-Rechner2. Die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonst erforderlicher elektronischer Aufzeichnungen einschließlich der Verfahren trägt allein der Steuerpflichtige. Dies gilt auch bei einer teilweisen oder vollständigen organisatorischen und/oder technischen Auslagerung von Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten auf Dritte, wie auch etwa Steuerberater (Outsourcing).3

Nach § 146 Absatz 4 AO darf eine Buchung oder Aufzeichnung nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Dazu dürfen keine Veränderungen vorgenommen werden, die keinen Rückschluss darauf zulassen, ob sie ursprünglich oder erst später initiiert wurden.4 Das zum Einsatz kommende DV-Verfahren muss Gewähr dafür bieten, dass alle Informationen (Programme und Datenbestände), die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt werden (Beleg, Grundaufzeichnung, Buchung), nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können. Bereits in den Verarbeitungsprozess eingeführte Informationen (Beleg, Grundaufzeichnung, Buchung) dürfen nicht ohne Kenntlichmachung durch neue Daten ersetzt werden.5

Die Unveränderbarkeit der Daten, Datensätze, elektronischen Dokumente und elektronischen Unterlagen kann sowohl hardwaremäßig (z. B. unveränderbare und fälschungssichere Datenträger) als auch softwaremäßig (z. B. Sicherungen, Sperren, Festschreibungen, Löschmerker, automatische Protokollierung, Historisierungen, Versionierungen) oder organisatorisch (z. B. mittels Zugriffsberechtigungskonzepten) gewährleistet werden.6 Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die eine Unveränderbarkeit gewährleisten.7

Gerade bei der Diskussion über die Umsetzung der Unveränderbarkeit ist aber auch der folgende Hinweis der GoBD wichtig: Technische Vorgaben oder Standards (z. B. zu Archivierungsmedien oder Kryptografieverfahren) können angesichts der rasch fortschreitenden Entwicklung und der ebenfalls notwendigen Betrachtung des organisatorischen Umfelds nicht festgelegt werden.8

Soweit die Formulierungen und Anforderungen aus den GoBD. Doch was bedeuten diese Vorgaben im Einzelnen? (…)

Autoreninformationen:

  • Stefan Groß, Partner und Steuerberater bei Peters, Schönberger & Partner mbB
  • Dipl.-Fw. Bernhard Lindgens, Bundeszentralamt für Steuern9
  • Bernhard Zöller, Geschäftsführer bei Zöller & Partner GmbH
  • Thorsten Brand, Senior Berater bei Zöller & Partner GmbH
  • Stefan Heinrichshofen, Partner, Rechtsanwalt und Steuerberater bei Peters, Schönberger & Partner mbB

1BMF v. 14. November 2014 – IV A 4 – S 0316/13/10003, BStBl. I 2014, S. 1450.
2Steuerpflichtige, die ihren Gewinn nach den Vorschriften des § 4 Abs. 3 EStG ermitteln.
3GoBD (Fn. 2), Rn. 21.
4GoBD (Fn. 2), Rn. 107.
5GoBD (Fn. 2), Rn. 108.
6GoBD (Fn. 2), Rn. 110.
7GoBD (Fn. 1), Rn. 10.
8Der Beitrag wurde nicht in dienstlicher Eigenschaft verfasst.
 


Neu: Merksätze „E-Mails und GoBD“

VeR und Bitkom stellen weitere Merksätze für die Unternehmenspraxis vor

Welche Vorgaben stellen die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ in Bezug auf den Umgang mit steuerrelevanten E-Mails?

Eine Frage, mit der sich seit Veröffentlichung der GoBD nicht nur Steuerfachleute, sondern auch Hersteller von digitalen Dokumentenmanagementsystemen und deren Kunden intensiv befassen (müssen). Aus gutem Grund: „Tatsächlich nehmen die GoBD an zahlreichen Stellen Bezug auf die Behandlung von E-Mails“, bestätigt Co-Autor Stefan Groß vom Verband elektronische Rechnung (VeR).

Die Branchenverbände Verband elektronische Rechnung (VeR) und Bitkom haben sich dieser Thematik angenommen und die wichtigsten Anforderungen an E-Mails unter GoBD-Aspekten in ihren gemeinsam vorgestellten Merksätzen „E-Mails und GoBD“ zusammengestellt.

Die zehn Merksätze:

  1. E-Mails sind aufbewahrungspflichtig
  2. E-Mails sind elektronisch aufzubewahren
  3. Dateianhänge sind im Original aufzubewahren
  4. E-Mail lediglich als Transportmittel
  5. E-Mails sind zu indexieren
  6. E-Mails sind unverändert zu archivieren
  7. Die Konvertierung von E-Mails unterliegt spezifischen Vorgaben
  8. Der Umgang mit E-Mails ist zu dokumentieren
  9. E-Mails unterliegen dem Recht auf Datenzugriff
  10. Rechnungen als E-Mails sind zulässig

Auf fünf Seiten gibt das nun vorgestellte Dokument ausführlich Aufschluss über Inhalt und Bedeutung jedes einzelnen Merksatzes und soll so zum GoBD-konformen Umgang mit E-Mails im Geschäftsalltag beitragen.

Die 10 Merksätze “E-Mails und GoBD stehen ab sofort kostenlos bei VeR und Bitkom zum Download zur Verfügung.

Besuchen Sie die Dokumenten- und Linksammlung des VeR rund um die GoBD: http://www.verband-e-rechnung.org/de/e-rechnung/wissen/gobd


Über den Verband elektronische Rechnung (VeR)
Der 2009 gegründete Verband elektronische Rechnung (VeR) mit Sitz in München vertritt die Interessen von Dienstleistern im Bereich der elektronischen Rechnungs- und Dokumentenverarbeitung und diesen nahestehenden Unternehmen. Der Verband versteht sich damit als Sprachrohr der gesamten E-Invoicing-Wirtschaft. Im Auftrag seiner über 50 Mitglieder verfolgt der VeR das Ziel, E-Invoicing als Standard zu etablieren, sodass Unternehmen aller Größen einfach und sicher am elektronischen Rechnungsaustausch teilnehmen können.

In den gemeinsam von Bitkom und VeR erarbeiteten Merksätzen „Elektronische Archivierung und GoBD“ sind die wichtigsten Anforderungen an die elektronische Archivierung unter GoBD-Aspekten in übersichtlicher Form zusammengefasst.

Die zehn Merksätze lauten:

  • Elektronische Archivierung ist technologieneutral
  • Die Archivierung von Belegen hat zeitnah zu erfolgen
  • Die elektronische Archivierung muss eine Unveränderbarkeit sicherstellen
  • Archivierte Objekte müssen mit einem Index versehen werden
  • Elektronisch archivierte Objekte müssen lesbar und auswertbar bleiben
  • Steuerrelevante Daten dürfen im elektronischen Archivsystem aufbewahrt werden
  • Elektronisch archivierte Objekte unterliegen der Betriebsprüfung
  • Das elektronische Archivsystem darf vom Betriebsprüfer genutzt werden
  • Die elektronische Archivierung darf unter bestimmten Voraussetzungen auch im Ausland erfolgen

Das komplette Dokument mit ausführlichen Erläuterungen steht kostenlos zum Download auf den Seiten des Bitkom und in der GoBD-Informationssammlung des VeR bereit.


Was bedeutet “mobiles Scannen”? 

aus der PSP-Reihe: Experten erläutern die GoBD

(Auszug) Mit dem Schreiben vom 14. November 2014, den “Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)”, hat das BMF dargelegt, welche Vorgaben aus Sicht der Finanzverwaltung an IT-gestützte Prozesse zu stellen sind.1 Die GoBD sind für Veranlagungszeiträume anzuwenden, die nach dem 31. Dezember 2014 beginnen und betreffen grundsätzlich alle Steuerpflichtigen mit Gewinneinkünften i. S. d. § 5 EStG, § 4 Abs. 1 EStG sowie auch nicht buchführungspflichtige Unternehmen, wie insbesondere Einnahmen-Überschuss-Rechner2. Die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonst erforderlicher elektronischer Aufzeichnungen einschließlich der Verfahren trägt allein der Steuerpflichtige. Dies gilt auch bei einer teilweisen oder vollständigen organisatorischen und/oder technischen Auslagerung von Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten auf Dritte, wie auch etwa Steuerberater (Outsourcing).3

Im Zeitalter von Smartphones und anderen mobilen Endgeräten mit Fotofunktion stellt sich zunehmend die Frage, inwieweit der fotografisch festgehaltene Beleg steuerrechtlich anerkannt wird. Vor allem seit über entsprechende “Scanner-Apps” die Möglichkeit besteht, Belege komfortabel abzulichten und medienbruchfrei (etwa via spezieller App) an das Unternehmen zu übermitteln, stellt sich für Unternehmen die Frage der steuerlichen und insbesondere umsatzsteuerlichen Anerkennung der zugrunde liegenden, auf diese Art und Weise erzeugten elektronischen Belege. Den Maßstab hierfür bilden aktuell die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).4 Aus Prozesssicht besteht die Zielsetzung der Unternehmen dabei stets darin, den Papierbeleg vom weiteren Prozess auszunehmen, mithin zu vernichten.

Ausgehend vom Grundsatz der Unveränderbarkeit dürfen nach § 146 Abs. 4 AO Buchungen oder Aufzeichnungen nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.5 Dazu dürfen keine Veränderungen vorgenommen werden, die keinen Rückschluss darauf zulassen, ob sie ursprünglich oder erst später initiiert wurden.6 Das zum Einsatz kommende DV-Verfahren muss Gewähr dafür bieten, dass alle Informationen, die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt werden (auch entsprechende Belege), nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können.7 Die Unveränderbarkeit der Daten, Datensätze, elektronischen Dokumente und elektronischen Unterlagen kann sowohl hardwaremäßig als auch softwaremäßig oder organisatorisch gewährleistet werden.8

Damit ist zunächst festzuhalten, dass die zur Ablichtung verwendeten mobilen Endgeräte als Teil des unternehmerischen DV-Systems gelten und diese insoweit auch die Anforderungen an die Unveränderbarkeit sicherstellen müssen.

Doch was bedeutet dieses Vorgehen konkret? (…)

Autoreninformationen:

  • Stefan Groß, Partner und Steuerberater bei Peters, Schönberger & Partner mbB
  • Dipl.-Fw. Bernhard Lindgens, Bundeszentralamt für Steuern5
  • Bernhard Zöller, Geschäftsführer bei Zöller & Partner GmbH
  • Thorsten Brand, Senior Berater bei Zöller & Partner GmbH
  • Stefan Heinrichshofen, Partner, Rechtsanwalt und Steuerberater bei Peters, Schönberger & Partner mbB

 

1BMF v. 14. November 2014 – IV A 4 – S 0316/13/10003, BStBl. I 2014, S. 1450.

2Steuerpflichtige, die ihren Gewinn nach den Vorschriften des § 4 Abs. 3 EStG ermitteln.

3GoBD (Fn. 2), Rn. 21.

4BMF v. 14. November 2014 – IV A 4 – S 0316/13/10003, BStBl. I 2014, S. 1450.

5GoBD (Fn. 1), Rn. 58.

6GoBD (Fn. 1), Rn. 107.

7GoBD (Fn. 1), Rn. 108.

8GoBD (Fn. 1), Rn. 110.

 

GoBD-Checkliste für DMS vorgestellt

Co-Autor Stefan Groß präsentiert neue GoBD-Checkliste des Branchenverbandes BITKOM auf Fachmesse “IT & Business”

Stuttgart, 30.09.2015 – Im Rahmen der vom 29.09. bis zum 01.10.2015 in Stuttgart stattfindenden Fachmesse “IT & Business” hat der Branchenverband BITKOM e.V. heute seine neue Checkliste zur anforderungsgerechten Umsetzung der “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) vorgestellt.

Präsentiert wurde der 84-seitige Leitfaden für DMS-Hersteller, Systemintegratoren und Lösungsanwender im Zuge eines Fachvortrags der beiden Co-Autoren Stefan Groß und Thorsten Brand.

Umfangreiche Anforderungen an DMS durch GoBD

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) dient der Verwaltung von (originär) elektronischen sowie digitalisierten Dokumenten. Im professionellen Einsatz lassen sich dadurch gerade papierbezogene Geschäftsprozesse deutlich optimieren. Da auch immer mehr steuerrelevante Unterlagen und Dokumente mittels DMS erstellt, verarbeitet und archiviert werden, hat die Finanzverwaltung spezielle Anforderungen an solche IT-gestützten Prozesse formuliert. Die Umsetzung und Einhaltung dieser “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) wie

  • Unveränderbarkeit
  • Ordnung
  • Vollständigkeit
  • Nachvollziehbarkeit

stellen Entwickler, Dienstleister und Anwender von Dokumentenmanagement-Systemen vor eine Reihe von Herausforderungen.

Checkliste als wertvolle Orientierungshilfe für fachgerechte IT-Umsetzung

Die nun durch den Leiter des BITKOM Arbeitskreises “ECM-Compliance” und VeR-Vorsitzenden Stefan Groß sowie weitere Autoren vorgelegte BITKOM-Checkliste stellt die zahlreichen Anforderungen, die sich aus den GoBD für ein DMS ergeben, in übersichtlicher Form dar. Mit praktischen Hilfestellungen und konkreten Hinweisen, was es bei der Ausgestaltung und Umsetzung zu beachten gilt, leistet die “GoBD-Checkliste für Dokumentenmanagement-Systeme” damit einen wertvollen Beitrag zur weiteren, vorgabenkonformen Verbreitung dieser ressourcen- und kostenschonenden Zukunftstechnologie in Deutschland.

Die GoBD-Checkliste steht ab sofort über die Homepage des BITKOM zum Download bereit.


Was bedeutet “Konvertierung”? 

aus der PSP-Reihe: Experten erläutern die GoBD

(Auszug) Mit dem Schreiben vom 14. November 2014, den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“, hat das BMF dargelegt, welche Vorgaben aus Sicht der Finanzverwaltung an IT-gestützte Prozesse zu stellen sind.1 Die GoBD sind für Veranlagungszeiträume anzuwenden, die nach dem 31. Dezember 2014 beginnen und betreffen grundsätzlich alle Steuerpflichtigen mit Gewinneinkünften i. S. d. § 5 EStG, § 4 Abs. 1 EStG sowie auch nicht buchführungspflichtige Unternehmen, wie insbesondere Einnahmen-Überschuss-Rechner2. Die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonst erforderlicher elektronischer Aufzeichnungen einschließlich der Verfahren trägt allein der Steuerpflichtige. Dies gilt auch bei einer teilweisen oder vollständigen organisatorischen und/oder technischen Auslagerung von Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten auf Dritte, wie auch etwa Steuerberater (Outsourcing).3

Eine grundsätzliche Frage, welche die Unternehmen beschäftigt, ist die Zulässigkeit von sog. Formatkonvertierungen für empfangene oder intern ursprünglich in einem anderen Format erzeugte Unterlagen sowie die sich daraus ergebenden Anforderungen. Solche Konvertierungen können beispielhaft aus folgenden Gründen notwendig oder geboten sein:

  • Die erhaltenen Unterlagen sind mit den vorhandenen Werkzeugen auf den Arbeitsplätzen ohne Formatkonvertierung nicht lesbar.
  • Das Unternehmen möchte proprietäre, herstellerspezifische Formate auf ein standardisiertes Format vereinheitlichen, um diese – ohne die Notwendigkeit, spezielle Softwarekomponenten vorhalten zu müssen – dauerhaft lesbar zu machen.
  • Bei einer anstehenden Archivmigration will das Unternehmen alte Formate (z. B. TIFF G3 aus den 80er Jahren) in moderne Formate (z. B. PDF oder PDF/A) konvertieren.

Soweit nun eine Umwandlung (Konvertierung) empfangener aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ein anderes, intern verwendetes Format (sog. Inhouse-Format) erfolgt, sind nach den GoBD stets beide Versionen aufzubewahren, derselben Aufzeichnung zuzuordnen und mit demselben Index zu verwalten. Die konvertierte Version ist als solche zu kennzeichnen.4

Doch was bedeuten diese Vorgaben konkret? (…)

Autoreninformationen:

  • Stefan Groß, Partner und Steuerberater bei Peters, Schönberger & Partner mbB
  • Dipl.-Fw. Bernhard Lindgens, Bundeszentralamt für Steuern5
  • Bernhard Zöller, Geschäftsführer bei Zöller & Partner GmbH
  • Thorsten Brand, Senior Berater bei Zöller & Partner GmbH
  • Stefan Heinrichshofen, Partner, Rechtsanwalt und Steuerberater bei Peters, Schönberger & Partner mbB

 

1BMF v. 14. November 2014 – IV A 4 – S 0316/13/10003, BStBl. I 2014, S. 1450.

2Steuerpflichtige, die ihren Gewinn nach den Vorschriften des § 4 Abs. 3 EStG ermitteln.

3GoBD (Fn. 2), Rn. 21.

4GoBD (Fn. 2), Rn. 135.

5Der Beitrag wurde nicht in dienstlicher Eigenschaft verfasst.