Blogserie “Digitalisierung des Rechnungsverkehrs” |Teil 5

E-Invoicing in der EU: SAF-T in Polen

Das Krajowy System e-Faktur (KSeF) stellte bei seiner Implementierung in Polen einen enormen Wandel für den polnischen Rechnungsverkehr dar. Ganz nebenher war dies ein Digitalisierungsschub für das gesamte polnische Steuersystem, nicht zuletzt durch die Einführung der Berichterstattungspflicht im SAF-T-Format (Standard Audit File – Tax). Damit setzt Polen wie auch Italien und Frankreich als EU-Mitgliedstaat ein landesweites Rechnungssystem aufgrund der Ausnahmeentscheidung der Europäischen Kommission ein. Die ursprünglich für Juli 2024 geplante Einführung der verpflichtenden eRechnung in Polen wurde am 19. Januar 2024 durch das Finanzministerium verschoben. Damit wurde der ursprünglich im Frühling 2022 anberaumte Termin erneut geändert.

Was ist JPK?

In Polen wird bereits seit 2016 das SAF-T-Protokoll Jednolity Plik Kontrolny (JPK) verwendet. Dabei müssen jeden Monat unaufgefordert MwSt-Daten im XML-Format an die Behörden übermittelt werden. Zum Zeitpunkt der Einführung galt dies nur für große Unternehmen und wurde schrittweise erweitert, sodass die Pflicht zur Übermittlung seit Anfang 2018 auch für Mikrounternehmen gilt. Bei der polnischen Variante ist das Mehrwertsteuer-Format JPK_VAT mit einer Analysesoftware verbunden, wodurch die automatisierte Prüfung realisiert werden kann. Dadurch wird eine schnellere Handlungsmöglichkeit der Finanzverwaltung auf betrugsverdächtige Sachverhalte gewährleistet. Das JPK_VAT erhebt alle benötigten Daten für die zusammenfassende Meldung und die MwSt-Erklärung. 

KSeF wird obligatorisch

Mittels KSeF können strukturierte Rechnungen gespeichert, ausgestellt und empfangen werden. Dabei werden die Rechnungen durch eine Identifikationsnummer (KSeF-ID) im System gekennzeichnet, wodurch die technischen und schematischen Anforderungen der E-Rechnung kontrolliert werden können. Die elektronische Verarbeitung von Rechnungen beruht dabei auf dem Clearance-System. KSeF befindet sich noch in der Testphase, weshalb die Plattform zurzeit noch keine verpflichtende Lösung darstellt. Seit Anfang 2022 ist die freiwillige Nutzung des Rechnungssystems möglich. KSeF soll ab Juli 2024 für Steuerpflichtige obligatorisch werden und ab Januar 2025 auch für diejenigen, die unter die subjektbezogene Umsatzsteuerbefreiung fallen. Ab diesem Zeitpunkt werden durch KSeF nur noch strukturierte Dokumente im E-Rechnungsverkehr genutzt. Hier werden mittels SAF-T zukünftig nur ausgewählte Daten an die Steuerbehörde übermittelt, anders als beispielsweise in Italien, wo die gesamte Rechnung mit allen Daten an die Behörde gesendet wird.

Die Kontrolle dieses Systems erfolgt in Polen durch das Finanzministerium und die Landesfinanzverwaltung (Krajowa Administracja Skarbowa). Aufgrund des einheitlichen Formates strukturierter Rechnungen wird die Prüfung der Rechnungen erheblich erleichtert. Das teleinformatische System ist in der Lage, die Ausstellung, den Empfang, die Aufbewahrung sowie Archivierung der Rechnungen zu leisten und vereinfacht so notwendige Prozesse. Durch das KSeF wird jeder Rechnung eine Identifikationsnummer zur Wiedererkennung zugewiesen. Anschließend erfolgt die Prüfung der Rechnung durch ein bestimmtes Muster. Danach stellt das System die Rechnung aus, diese ist somit im System verfügbar. Ab diesem Zeitpunkt ist der Empfang der Rechnung durch den Erwerber unter der Voraussetzung einer Zustimmung des Empfängers möglich. Sobald einer E-Rechnung eine Nummer durch das KSeF zugewiesen wurde, nimmt diese den Status „Empfangen“ an.

Der Empfang und die Verwaltung der E-Rechnung ist für die öffentliche Verwaltungen in Polen seit 2019 verpflichtend, für Lieferanten ist die Übersendung der Rechnung nicht obligatorisch.

EU-Vorbild oder nationaler Standard?

Die SAF-T Umsetzung nach polnischem Vorbild ist auf dem europäischen Binnenmarkt bisher noch schwach ausgeprägt und unterschiedlich in den nationalen Ausgestaltungen. Somit bleibt fraglich, ob die umfassende Einführung dieses Formats in der EU überhaupt möglich und sinnvoll ist.

Dieser Beitrag wurde noch im Jahr 2023 verfasst, weshalb wir zu aktuellen Entwicklungen in Polen auf die Website der Europäischen Kommission verweisen möchten.

Vorschau: Teil 6 unserer Serie zur Digitalisierung des Rechnungsverkehrs nimmt die Organization for Economic Co-operation and Development (OECD) in den Fokus. Es wird aufgezeigt, welche Hilfe die OECD bei der Verbesserung verschiedenster E-Invoicing-Systeme leisten kann.

Hinweis: An dieser Blogserie hat der Münchner Steuerassistent Niklas Friedrich inhaltlich mitgewirkt. Er hat seine Masterarbeit über die „Digitalisierung des Rechnungsverkehrs“ geschrieben und engagiert sich im Verband elektronische Rechnung (VeR).

Blogserie “Digitalisierung des Rechnungsverkehrs” |Teil 4

E-Invoicing in der EU – Italien als europäischer Pionier

Der Pionier beim E-Rechnungsverkehr ist unumstritten Italien. Ein offenkundiges Ziel der Einführung einer obligatorischen E-Rechnungsstellung war die Eindämmung des drastisch hohen Umsatzsteuerbetrugs im Land. Und daraus resultierend wollte man so die Steuereinnahmen signifikant steigern. Die Resonanz aus Italien nach über vier Jahren seit Einführung des Konzepts ist überwiegend positiv. In den Jahren 2019 und 2020 konnten über eine behördliche Plattform jeweils über zwei Milliarden E-Rechnungen geleitet werden. Die Unterstützung des Modells wurde deshalb von der Europäischen Kommission um drei weitere Jahre verlängert sowie eine Vergrößerung des subjektiven Anwendungsbereiches vereinbart. 

Kampf dem Steuerbetrug

Die Implementierung der verpflichtenden E- Rechnung war ein erster essenzieller Schritt für die italienischen Finanzbehörden zur Bekämpfung der Steuerhinterziehung. Nicht nur auf dem Gebiet der Mehrwert- bzw. Umsatzsteuer wurde in den letzten vier Jahren die Hinterziehungsrate deutlich gesenkt. Auch im Bereich weiterer gewichtigen Steuerarten hat sich die systematische Hinterziehung vermindert. Dabei ist wichtig, zu anderen Ländern wie beispielsweise Deutschland oder Frankreich abzugrenzen. Die Verwaltungs- und Kontrollstrukturen dieser Länder sind völlig anders aufgebaut als in Italien. Dennoch dient Italien durch seine Vorreiterrolle als wichtiger Impulsgeber und Blaupause für andere europäische Länder aufgrund valider Erfahrungswerte. 

Blick über die Alpen: Meldepflichten des E-Rechnungsverkehrs

Die Verpflichtung zu E-Rechnungen gilt in Italien für Steuerbehörden, nationale Sicherheitsbehörden und Ministerien übrigens bereits seit Mitte des Jahres 2014. Für öffentlichen Einrichtungen gilt das Gesetz seit Ende März 2015. In Italien ansässige Unternehmen wiederum müssen seit Beginn 2019 rechnungspflichtige B2B-Geschäftsvorgänge in elektronischer Form bereitstellen – und dies im einheitlichen XML-Format FatturaPA. Dieser Prozess erfolgt über die Plattform Sistema di Interscambio (SdI) der Finanzbehörde mittels des Clearance-Verfahrens. Dabei werden E-Rechnungen vor der Übermittlung an den Empfänger über einen zentralen Validierungsserver geroutet. In Italien erfolgt die Übermittlung, anders als etwa im geplanten französischen Modell, zentral an die nationale Steuerbehörde. Dabei hat der Empfänger der Rechnung eine Zeitspanne von 15 Tagen, innerhalb der er der Rechnung widersprechen kann. Erfolgt keine Zurückweisung, gilt die Rechnung als akzeptiert. 

Übrigens: Der italienische XML-Standard FatturaPA basiert nicht auf der EU-Norm EN 16931. Deshalb existiert in Italien zusätzlich die Core Invoice Usage Specification (CIUS-IT), die eine Umsetzung der EU-Norm abbildet und mit dem italienischen SdI kompatibel ist.

Umbruch und Aufruf zur Digitalisierung

Durch die Einführung der E-Rechnung erfolgte in Italien ein Umgestaltungsanreiz digitaler Prozesse auf Unternehmensseite. Dazu wurden die Potenziale der Digitalisierung durch die E-Rechnung und E- Meldesysteme aufgezeigt. Argumentativ bediente man sich der Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit und Effizienz, was letztendlich vermehrt Investitionen zur Folge hatte. Diese Weiterentwicklung bei den Unternehmen sowie die Weiterführung und Verbesserung dieses Wandels werden die italienischen Finanzbehörden in den kommenden Jahren vor neue Herausforderungen stellen.

Damit einher gehen beispielsweise die Verarbeitung all der nun gewonnenen Daten und deren sinnvolle Nutzung zur Bekämpfung des Mehrwertsteuerbetrugs. Außerdem wird damit an das Pflichtbewusstsein der privatwirtschaftlichen Seite zur Befolgung der Mehrwertsteuer-Vorschriften appelliert mit der Aufforderung, diese zu fördern.

Übrigens: Die zentrale italienische Clearance-Lösung scheint vom französischen System abgelöst zu werden, auch wenn sich dieses Modell auf der Grundlage des italienischen Modells entwickelt hat.

Trotzdem eröffnet das italienische Modell wichtige Optimierungspotenziale, etwa bei der Entwicklung einer zukünftigen deutschen B2B-Lösung. Gleichzeitig gilt jedoch auch: Für Italien würde die Transformation vom etablierten V-Modell auf ein Y-Modell enormen Aufwand bedeuten und zusätzliche Kosten verursachen.

Dieser Beitrag wurde noch im Jahr 2023 verfasst, weshalb wir zu aktuellen Entwicklungen in Italien auf die Website der Europäischen Kommission verweisen möchten.

Vorschau: Der nächste Beitrag in dieser Serie beleuchtet die Entwicklung des E-Invoicings in Polen. Der östliche EU-Mitgliedsstaat nutzt die Extensible Markup Language (XML) zur Definition von Datenformaten und setzt zusätzlich auf den Standard Audit File – Tax (SAF-T) als Spezifikation für computerlesbare Dateien. Was kompliziert klingt, schafft enorme Vorteile.

Hinweis: An dieser Blogserie hat der Münchner Steuerassistent Niklas Friedrich inhaltlich mitgewirkt. Er hat seine Masterarbeit über die „Digitalisierung des Rechnungsverkehrs“ geschrieben und engagiert sich im Verband elektronische Rechnung (VeR).