Verband elektronische Rechnung Der Expertenverband der deutschen E-Invoicing Branche

Deutsch-französische Konferenz »Beschleunigung des digitalen Wandels in der Wirtschaft« in Paris, Oktober 2015

SEEBURGER AG unterstützt Regierungsinitiative zur internationalen Standardisierung und Harmonisierung von E-Invoicing-Prozessen

Bretten, 17.11.2015 – Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) und das Forum National de la Facture Electronique (FNFE) hielten am 26./27. Oktober 2015 in Paris den deutsch-französischen Workshop zur elektronischen Rechnungsstellung ab. Ziel dieser bilateralen Initiative ist die Schaffung von Standards für eine effizientere wirtschaftliche Zusammenarbeit in der EU. Die Ergebnisse des Workshops mündeten in die Erklärung zur Regierungskonferenz “Beschleunigung des digitalen Wandels in der Wirtschaft”, die Sigmar Gabriel, Bundesminister für Wirtschaft und Energie und sein französischer Amtskollege Emmanuel Macron, Minister für Wirtschaft, Industrie und Digitales, im Anschluss in Paris veranstalteten.

Die Delegationen von FeRD und FNFE arbeiten unter Leitung von Stefan Engel-Flechsig und Bernard Longhi an einer gemeinsamen Norm für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch. Beide Länder hatten hierfür in der Vergangenheit unterschiedliche Ansätze, die die Foren jetzt harmonisieren. Die Workshop-Teilnehmer, darunter die SEEBURGER AG als Unterstützer des FeRD, tauschten ihre Erfahrungen aus und erarbeiten derzeit einen gemeinsamen Standard, basierend auf dem Modell von Hybrid-Rechnungen. Damit können Rechnungen mit strukturierten Daten automatisch verarbeitet und mit PDF visualisiert werden. Der Hybridansatz, in Deutschland als „ZUGFeRD“ etabliert, trifft auch in Frankreich auf breite Resonanz.

»Die Schaffung des gemeinsamen deutsch-französischen Rechnungsformats ist eine wichtige Grundlage zur Sicherstellung von Kompatibilität im internationalen elektronischen Geschäftsdatenverkehr und zur Reduzierung von Komplexität in der Supply Chain. Zahlreiche Initiativen auf internationaler Ebene fordern eine Homogenisierung für elektronische Rechnungen, insbesondere für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber (B2G). Das Hybridformat bietet hierbei den Vorteil, dass Belegbild und Rechnungsdaten eine Einheit bilden«, so Rolf Wessel, Produktmanager bei SEEBURGER und Mitarbeiter im deutsch-französischen Workshop zur elektronischen Rechnungsstellung.

Die Workshop-Ergebnisse resultierten in einer Erklärung der Wirtschaftsminister von Deutschland und Frankreich zur gemeinsamen Anstrengung, einen länderübergreifenden technischen Standard für die elektronische Rechnungslegung zu entwickeln. Dieser ermöglicht, Transaktionskosten zu senken und die Weiterentwicklung des elektronischen Rechnungsdatenaustauschs zu erleichtern und so Unternehmen in beiden Ländern wettbewerbsfähiger zu machen.

Stefan Engel-Flechsig, Leiter des FeRD, lobt den Einsatz der SEEBURGER AG im deutsch-französischen Workshop und im Forum elektronische Rechnung Deutschland. »Als Vertreter der Praxis engagiert sich die SEEBURGER AG seit vielen Jahren in der Entwicklung eines einheitlichen Standards für den internationalen elektronischen Rechnungsaustausch. Mit ihrer langjährigen und internationalen Expertise bei der Integration von internen und externen Geschäftsprozessen leistet sie dabei einen wertvollen Beitrag.«

Weitere Informationen zum Hybridformat und zur Konferenz:          

Elektronischer Rechnungsaustausch mit ZUGFeRD: http://www.seeburger.de/zugferd.html

Gemeinsame Presseinformation vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) und Forum National de la Facture Electronique (FNFE): http://www.ferd-net.de/upload/Gemeinsame_PM_DE_FR_27.10.15.pdf

Presseinformation des Bundesministerium für Wirtschaft und Energie:: http://www.bmwi.de/DE/Presse/pressemitteilungen,did=736218.html


Über SEEBURGER
Die SEEBURGER AG ist ein weltweiter Spezialist für die Integration von internen und externen Geschäftsprozessen. On-Premise oder als Service/Cloud-Lösung. Die Basis bildet dabei immer die SEEBURGER Business Integration Suite, eine zentrale und unternehmensweite Datendrehscheibe für sämtliche Integrationsaufgaben sowie für den sicheren Datentransfer. Als langjähriger zertifizierter SAP-Partner bietet SEEBURGER überdies Werkzeuge sowie fertige Softwarelösungen zur Abbildung, Steuerung und Kontrolle von SAP-Prozessen. SEEBURGER-Kunden profitieren von einer über 25-jährigen Branchenexpertise und dem Prozess-Know-how aus Projekten bei mehr als 10.000 Unternehmen wie Bosch, EMMI, EnBW, E.ON IT, Hapag Lloyd, Heidelberger Druckmaschinen, Intersport, Lichtblick, Lidl, Linde, Osram, Siemens, s.Oliver, Schiesser, SupplyOn, RWE, Volkswagen u.a. Seit der Gründung 1986 ist Bretten Hauptsitz des Unternehmens. Zudem unterhält SEEBURGER 11 Landesgesellschaften in Europa, Asien und Nordamerika. Weitere Informationen unter: www.seeburger.de.
 
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r.wessel@seeburger.de
 
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finx erleichtert Kleinunternehmern und Selbständigen die Finanzbuchhaltung

crossinx launcht E-Rechnungs-Lösung speziell für Unternehmen mit ein bis zehn Mitarbeitern

crossinx, Anbieter für E-Rechnungen, elektronischen Dokumentenaustausch und Finanzierung, hat mit finx eine E-Invoicing-Lösung speziell für Kleinunternehmer und Selbständige mit ein bis zehn Mitarbeitern entwickelt. Mit finx lassen sich nicht nur die Rechnungsstellung und Buchhaltung spürbar vereinfachen – auch die Liquidität kann deutlich verbessert werden. So können künftig nicht mehr nur große Unternehmen oder Konzerne von der Digitalisierung von Rechnungsprozessen profitieren, sondern auch kleine Handwerksbetriebe oder Dienstleistungsunternehmen.

finx: Leicht zu integrieren, einfach zu bedienen

Mit finx können Kleinunternehmer ihr gesamtes Rechnungsmanagement über crossinx abwickeln, was für eine starke Vereinfachung der Rechnungsprozesse sorgt – eine Investition in die Zukunft, die bares Geld spart. Über eine cloud-basierte Portallösung, die alle relevanten Rechnungsdaten an crossinx übermittelt, kann der Unternehmer seinen kompletten Kundenstamm verwalten. Alle Dokumente lassen sich seinen Bedürfnissen entsprechend individualisieren. Je nach Wunsch des Kunden erstellt crossinx dann eine elektronische oder papier-basierte Rechnung und versendet diese Porto-optimiert direkt an den Rechnungsempfänger. Der Rechnungsempfänger hat nun die Möglichkeit, alle Daten der Rechnung direkt über den enthaltenen QR-Code auszulesen und den Betrag per Banken-App zu begleichen – oder er zahlt auf dem traditionellen Überweisungsweg. Die elektronischen Kontoauszüge können in die Portallösung integriert und automatisch mit den Rechnungen abgeglichen werden. Kommt der Rechnungsempfänger in Verzug, kann der Unternehmer auf demselben Weg über crossinx die nötigen Mahnungen verschicken. Unterschiedliche Zahlungsziele und Mahnstufen können dabei über finx administriert werden.

finx verfügt zudem über eine Datev-Schnittstelle, so dass alle relevanten Rechnungsdaten direkt übertragen werden und doppelter Aufwand in der Finanzbuchführung oder beim Steuerberater entfällt. Damit sind auch die monatlichen Kennzahlen viel schneller verfügbar. Alle im Prozess erstellten Rechnungen oder Mahnungen werden außerdem automatisch in finx dokumentiert und bei Bedarf archiviert.

„Heute setzen sich nicht mehr nur Großunternehmen mit dem Thema elektronische Rechnung auseinander. Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen bringt die Digitalisierung nicht nur Herausforderungen mit sich, sondern sie bedeutet vor allem eine Chance: Sie können ihre administrativen Abläufe vereinfachen und professionalisieren und so den Cash-Flow und damit die Liquidität ihres Betriebs erhöhen. Im Fokus muss allerdings stehen, dass solch ein Tool sich einfach integrieren und bedienen lässt,“ erläutert Marcus Laube, Gründer und Geschäftsführer von crossinx.

Die Vorteile von finx auf einen Blick

Die Digitalisierung von Rechnungsprozessen bringt für Kleinunternehmer und Selbstständige wesentliche Vorteile mit sich:

  • Das Managen der Prozesse über einen zentralen Punkt senkt den zeitlichen Aufwand und sorgt für einen besseren Überblick
  • Die Integration der Kontoauszüge ermöglicht einen direkten Datenabgleich und dadurch eine Automatisierung des Mahnwesens
  • Das Scannen des QR-Codes auf der Rechnung erlaubt dem Empfänger eine schnellere und vereinfachte Zahlung
  • Neben einer Verringerung des administrativen Aufwandes, sorgt die Digitalisierung der Rechnungsprozesse für eine Sicherung der Liquidität.

finx ist ab Ende des Jahres unter www.crossinx.de und über vertrieb@crossinx.com erhältlich.


 

Ansprechpartner
Sylvia Mohrhardt
Marketing Communication Manager

Telefon: +49 (0)69 4800 651 – 178
E-Mail: sylvia.mohrhardt@crossinx.com
Web: www.crossinx.com

Schaubild 1: Inhouse- und Providerlösung im Vergleich

Was bringt die Umstellung auf E-Rechnungen?

Was Entscheider in kleinen, mittelständischen und großen Unternehmen beachten sollten, damit der Einstieg ins E-Invoicing für alle Prozessbeteiligten zum reibungslosen, ressourcen- und kostenschonenden Erfolg auf ganzer Linie wird

Noch vor gar nicht allzu langer Zeit waren digitale Rechnungsprozesse nur ein Thema für fachkundige IT-Kreise, experimentierfreudige „Early Adopter“ und große Wirtschaftskonzerne mit Tausenden von Zulieferern. Doch das Thema gewinnt auch in Deutschland immer mehr an Fahrt. Und das nicht nur bei den ganz Großen, sondern zunehmend auch im Mittelstand.

Der Grund: Mit E-Invoicing, wie der elektronische Rechnungsaustausch mit (mehr oder weniger) automatisierter Weiterverarbeitung der Rechnungsdaten in der Fachsprache genannt wird, lässt sich ordentlich Geld sparen – und verdienen. Kein Wunder also, dass das Angebot an verfügbaren Formaten, Standards, Softwarelösungen und Dienstleistern ebenfalls immer weiter zunimmt. Eine Entwicklung, die es Entscheidern in kleinen und mittelständischen Unternehmen nicht unbedingt leichter macht.

Die Wahl des optimalen Wegs hin zur verheißungsvollen Zukunftstechnologie wird damit schon im Vorfeld der eigentlichen Implementierung zur entscheidenden Herausforderung. Denn wie, wann und in welcher Form sich eine Umstellung auf den elektronischen Austausch von (Rechnungs-)Dokumenten besonders bezahlt macht, hängt von zahlreichen Faktoren ab. Welche das sind und was es dabei zu beachten gilt, erklärt Prozessoptimierungs-Experte Oliver Berndt vom Verband elektronische Rechnung (VeR).

Herr Berndt, gibt es bestimmte Schwellenwerte, etwa bei Unternehmensgröße, Umsatzvolumen oder Rechnungsaufkommen, ab denen sich eine Umstellung auf E-Invoicing überhaupt erst lohnt?

O. Berndt: Prinzipiell lässt sich sagen, dass der Ersatz von Papierrechnungen durch irgendeine Form von E-Invoicing, zum Beispiel als PDF-Anhang per E-Mail, immer lohnens- und lobenswert ist. Schon kleine Unternehmen profitieren bei der Rechnungsstellung zumindest von den Einsparungen beim Porto. Dazu kommt noch das gute Gefühl, etwas weniger Papier und Versandmaterial zu verbrauchen. Allerdings wächst mit der Unternehmensgröße und dem Rechnungsaufkommen auch das weitere, prozessbedingte Einsparpotential. Denn E-Invoicing ermöglicht den Austausch strukturierter Daten und schafft damit die Grundlage für eine deutlich höhere Prozessautomatisierung. Rechnungssteller können so Einsparungen von 40 bis 50 Prozent bei der Durchlaufzeit und eine ähnlich hohe Verringerung von typischen Transaktionsfehlern sowie deutliche Material- und Zeiteinsparungen realisieren. Auf der Rechnungsempfängerseite sind die prozessualen und monetären Vorteile in der Regel sogar noch deutlich höher.

Die automatisierte Verarbeitung strukturierter Rechnungsdaten lässt sich dann aber nicht mehr über den Austausch von einfachen PDF-Dokumenten per E-Mail erreichen, oder?

O. Berndt: Nein, nicht ganz. (lacht) Die Herausforderung liegt in diesem Fall jedoch nicht nur in der schnellen, sicheren und verlässlichen Datenübertragung. Ein ganz entscheidender Punkt, der leider häufig völlig unterschätzt wird, ist die Vereinbarung einer einheitlichen Datenstruktur. Denn die Abstimmung zwischen den Partnern kann sehr aufwendig werden – und steigt mit der Zahl der Beteiligten. So etwas lohnt sich in der direkten Beziehung meist nur bei sehr hohen Austauschvolumen zwischen zwei Partnern. Wird das Ganze komplexer und kommen weitere Partner hinzu, zieht man besser einen Dienstleister zurate.

Was für einen Vorteil bringt ein solcher E-Invoicing-Dienstleister?

O. Berndt: Mit einem leistungsstarken E-Invoicing-Provider lässt sich der benötigte Abstimmungsaufwand stark eindämmen und beschleunigen. Denn dann ist nur eine technische Schnittstelle zum Dienstleister – statt diverser bilateraler Schnittstellen – zu realisieren. Zudem kümmert sich der Provider nicht nur um die Kanalisierung und Konvertierung von Ein- und Ausgangsrechnungen in sowohl elektronischer als auch in Papierform. Viele Dienstleister bieten auch weitergehende Services wie die Rechnungsprüfung über eine anpassbare Workflow-Software, digitale Archivierungslösungen oder die Anbindung an andere, bestehende Dokumentenmanagementsysteme (DMS) an.

Gibt es Alternativen zur Beauftragung eines Dienstleisters?

O. Berndt: Eine andere Möglichkeit, um im großen Rahmen ins E-Invoicing einzusteigen, ist die Einigung aller beteiligten Rechnungsversender und -empfänger auf einen einheitlichen E-Rechnungs-Standard. In Deutschland hat hier besonders das ZUGFeRD-Format für einiges Aufsehen gesorgt. Doch auch hier gilt: Es müssen alle mitmachen! Elektronische Rechnungen in abweichenden Formaten oder mit zusätzlichen, branchen- oder kundenindividuellen Rechnungsdaten, ein Austausch über alternative Übertragungswege oder der Versand und Empfang von Rechnungen in Papierform sind bei diesem Ansatz nicht vorgesehen bzw. mit individuellen Mehrkosten und deutlichem Mehraufwand verbunden.

Schaubild 1: Inhouse- und Providerlösung im Vergleich

Wie lange dauert die Implementierung und wie viel Zeit muss vergehen, bis sich die Investitionen tatsächlich auszahlen?

O. Berndt: Das kommt darauf an. Wenn man die Lösung mit einem leistungsfähigen Dienstleister realisiert und keine ungewöhnlichen Anforderungen hat, kann ein solches Projekt innerhalb von drei Monaten stehen. Soll dagegen alles selbst entwickelt werden, kann sich das Vorhaben auch schon mal über drei Jahre hinziehen. Sollen elektronische Rechnungsdaten dann auch international ausgetauscht werden, verlängert sich dieser Zeitraum noch einmal deutlich. Denn leider sind die rechtlichen Vorschriften international alles andere als einheitlich. Auch hier können leistungsfähige Dienstleisters mit internationaler Projekterfahrung wieder deutlich punkten. Gängige Amortisationszeiten reichen je nach Projektumfang, Art der Implementierung und Größe des Rechnungsvolumens von wenigen Monaten bis hin zu zwei bis drei Jahren.

Gibt es Schwachstellen, auf die man bei der Implementierung achten sollte? Und was sind die typischen Fehler bei der Umstellung auf E-Invoicing?

O. Berndt: Wie schon erwähnt, wird der Aufwand für die Detailabstimmungen der Datenformate oft massiv unterschätzt. Das liegt vor allem daran, dass die Implementierung – besonders bei der Inhouse-Variante – häufig in erster Linie als IT-Projekt wahrgenommen wird. Die Anforderungen der Finanzabteilung oder rechtliche Vorgaben werden nicht ausreichend berücksichtigt. So sind Verfahrensdokumentationen beispielsweise seit 1995 Pflicht. Dennoch werden sie nicht immer erstellt. Viele Systeme decken zudem nur Teilprozesse ab. Das ist zwar im Grunde kein Problem. Doch wer die digitale Optimierung des kompletten Beschaffungsprozesses (Stichworte: Purchase-to-Pay bzw. Order-to-Cash) sicherstellen möchte, sollte alle Prozessschritte kritisch hinterfragen. Und bei komplexeren Lösungen unbedingt sowohl gründlich als auch ausführlich testen.

Als hilfreich bei der Wahl des richtigen Dienstleisters haben sich – neben den funktionalen und anbieterbezogenen Kriterien – vergleichbare Referenzen herausgestellt. Entsprechende Prüfungen sollten durch den Anbieter ermöglicht und durch den Interessenten auch durchgeführt werden.

Fazit

Die Frage ist nicht, ob sich der Einsatz von E-Invoicing für ein Unternehmen lohnt. Es geht vielmehr darum, die Umstellung auf den elektronischen Rechnungsaustausch so zu gestalten, dass es sich lohnt.


 

VeR-Experte Oliver Berndt
 
Oliver Berndt,
VeR-Experte für Prozessoptimierung
Als unabhängiger Experte für Prozessoptimierung unterstützen Oliver Berndt und sein Team seit vielen Jahren kleine, mittlere und große Unternehmen auf nationaler wie internationaler Ebene bei der ressourcen- und kostensparenden Digitalisierung von wichtigen Unternehmensprozessen. Berndt ist offizieller Experte für Prozessoptimierung beim Verband elektronische Rechnung (VeR) und gilt als einer der renommiertesten Prozessberater für E-Invoicing im deutschsprachigen Raum.