Verband elektronische Rechnung Der Expertenverband der deutschen E-Invoicing Branche

E-Rechnung in der öffentlichen Verwaltung – Wandlung zum Impulsgeber?

Die gute Nachricht vorweg: Das Jahr 2015 hat die elektronische Rechnung in Deutschland ein gehöriges Stück nach vorne gebracht. Einer der Haupttreiber war dabei die öffentliche Verwaltung. Und das auch noch – man muss es an dieser Stelle anmerken – nicht ganz freiwillig.

E-Rechnung in der öffentlichen Verwaltung: Eine Karriere mit Hindernissen

Denn vor nicht allzu langer Zeit, genauer zu Anfang des Jahres 2013, gab es gerade einmal drei nennenswerte Vorhaben zum Thema „E-Rechnung in der öffentlichen Verwaltung“:

  • Das Forum elektronische Rechnung Deutschland, welches sich zum Ziel gesetzt hatte, den ZUGFeRD-Standard für KMU und öffentliche Verwaltung zu etablieren.
  • Das Projekt eRechnung des Bundesinnenministeriums, dessen gerade veröffentlichte Handlungsempfehlungen zum elektronischen Rechnungsaustausch die Leitplanken für die E-Rechnung setzen sollte.
  • Das vom BMWi geförderte Projekt E-Docs, welches die technische Umsetzung eben dieser Empfehlungen vorantreibt.

Diese drei Speerspitzen mündeten später in verschiedene erfolgreiche Pilotprojekten und einen von der Bundesbeauftragten für IT herausgegebenen Leitfaden zur E-Rechnung. An erster Stelle auf der Agenda stand die E-Rechnung in der öffentlichen Verwaltung damals trotz dieser vorzeigbaren Ergebnisse allerdings noch lange nicht.

Mit Druck von oben zum Umdenken in der Verwaltung

Das änderte sich in der Folge jedoch schneller, als vielen Stellen tatsächlich lieb war. Denn während gerade noch die Frage diskutiert wurde, ob die Lieferanten der öffentlichen Verwaltung, wie in verschiedenen Ländern bereits geschehen, zum Einsenden elektronischer Rechnungen verpflichtet werden könnten – oder gar müssten, standen die Behörden plötzlich selbst unter Druck.

Der Grund: Mittels neuer Richtlinie schickte sich die EU an, den Empfang und die Weiterverarbeitung (letzterer Zusatz wurde im Übrigen auf Drängen des BMI aufgenommen) elektronisch eingehender Rechnungen für die öffentliche Hand verpflichtend zu machen. Mit der, schließlich im Mai 2014 unter dem Titel RL 2014/55/EU verabschiedeten, neuen Richtlinie im Rücken, änderte sich auch die allgemeine Wahrnehmung des Themas in der öffentlichen Verwaltung. Und die Vorkämpfer der E-Rechnung erhielten endlich mehr Gehör.

Suche nach dem goldenen Weg zur Implementierung

Im Jahr 2015 ging es dann nicht mehr darum, welche Vorteile mit der E-Rechnung einhergehen würden. Man konzentrierte sich zunehmend auf die Möglichkeiten der Umsetzung. Die Expertise von neutralen und wissenschaftlich arbeitenden Beratungshäusern war mehr denn je gefragt, denn von der einzelnen Kommune bis zur Bundesregierung wurde nach den passenden Lösungen gesucht.

Aus gutem Grund: Denn die Gefahr, zahlreiche öffentliche Mittel für eine Optimierung der Rechnungsbearbeitung im Hause zu investieren, ohne eine große Anzahl von elektronischen Rechnungen zu erhalten, wurde zunehmend deutlich.

Kommunen sind auch 2016 noch nicht bereit für elektronische Rechnungen

Mittlerweile sind die mit der E-Rechnung einhergehenden Vorteile für die Verwaltung ebenso ausgiebig dokumentiert wie die zahlreichen Studienergebnisse zur (leider) noch immer mangelhaften Umsetzung bei Behörden und Kommunen.

Offensichtlich führen nicht einmal die omnipräsenten Hinweise auf Einsparpotenziale von beispielsweise über sechs Milliarden Euro auf kommunaler Ebene zum längst überfälligen Umschwung. Die spannende Frage lautet daher: Wie kann dieses immense Potenzial endlich gehoben werden?

Fehlende „Bereitschaft“ bremst Verbreitung von E-Invoicing

Hauptproblem ist, dass auf Seiten der Verwaltung zumeist die nötige “E-Invoice-Readiness” fehlt. Doch damit ist nicht die allgemeine Bereitschaft zur Umstellung gemeint. Schließlich beschäftigen sich gerade viele kleine Kommunen längst intensiv mit dem Thema. Vielmehr ist es das Fehlen der prozessualen und technischen Voraussetzungen, die ein schnelles, flächendeckendes Voranschreiten der E-Rechnung in der öffentlichen Verwaltung behindert.

So zeichnet sich der Ist-Prozess vielerorts durch das Abtippen von Rechnungsdaten, den Transport von Papier sowie viele – oft überflüssige oder unnötige „Sonderschleifen“ – in der Bearbeitung aus. Die Folge: Nicht selten stehen einer Minute Bearbeitungszeit pro Rechnung etwa 300 Minuten Transport- und Liegezeit gegenüber.

Technische Voraussetzung bisher nur selten komplett umgesetzt

Auch die drei technischen Hauptkomponenten für die E-Rechnung sind in vielen Behörden und Kommunen noch nicht in ausreichendem Maße vorhanden. So verfügen nur wenige kommunale Verwaltungen über einen elektronischen Rechnungseingang (12 Prozent), einen digitalen Rechnungsworkflow (12 Prozent) und ein revisionssicheres digitales Archiv (32 Prozent).

Abbildung 1: Aktuelle Ausprägung der drei technischen Hauptkomponenten der R-Rechnung in Behörden und Kommunen | © Bonpago GmbH

Gar nur jede zwanzigste Kommune hat sowohl Rechnungseingang als auch Bearbeitung und Archivierung von Rechnungen digitalisiert und kann als “E-Invoice ready” bezeichnet werden.

Verschenkte Einsparpotenziale in Milliardenhöhe

Allerdings ist diesen Kommunen auch gemein, dass eine aktive Umstellung der Lieferanten noch nicht stattgefunden hat. Dabei ergibt sich durch die E-Rechnung sogar bei einem Volumen von nur 5.000 Rechnungen jährlich ein Einsparpotenzial von über 50.000 Euro.

Die Herausforderung liegt jedoch oft in den Investitionskosten: Das Zusammenstellen der drei Komponenten über verschiedene Anbieter lohnt bei kleinerem Rechnungsvolumen meist ebenso wenig wie die Anbindung an einen „großen“ Provider, dessen Geschäftsmodell womöglich nicht auf kleine Kommunen und Behörden ausgerichtet ist.

Abbildung 2: Noch sind nur fünf Prozent aller Kommunen und Behörden wirklich komplett „startklar“ | © Bonpago GmbH

Tatsächlich bieten nur wenige Firmen ein ausgereiftes Komplettpaket für kleine Kommunen an, mit dem sich die Ausgaben schnell amortisieren. Diese zu finden gleicht jedoch oft sprichwörtlichen Suche nach der Nadel im Heuhaufen.

Viele Verwaltungen leiden unter nicht nachhaltig ausgewählten Technologien und Prozessen

Nichtsdestotrotz ist klar: Die E-Rechnung kommt – und das mit voller Wucht. Die Anfragen von Lieferanten, welche gerne elektronische Rechnungen senden möchten, steigen auch bei den Verwaltungen rapide an. Und diesen wird allmählich bewusst, dass der extra eingeführte Prozessschritt „Scannen“ umso überflüssiger wird, je mehr Rechnungen per E-Mail eingehen.
Ein echtes Problem, denn – traurig aber wahr – erschreckend häufig werden Rechnungen in vielen Einrichtungen aktuell tatsächlich einfach ausgedruckt und wieder eingescannt, um sie in den regulären Prozess zu spielen.

Es geht auch anders: Einzelne Vorreiter machen es vor

Das THW als Behörde im Geschäftsbereich des Bundesinnenministeriums hat im Rahmen seines Pilotprojektes dagegen bereits frühzeitig deutlich langfristiger gedacht. Zielvorgabe ist hier, möglichst viele Rechnungen elektronisch zu erhalten. Idealerweise bereits mit integriertem Datensatz im ZUGFeRD-Format – oder alternativ als PDF, aus welchem die Daten mit einem innovativen Konverter-Service nahezu fehlerfrei und komplett extrahiert werden.

Interne Kooperation als Schlüssel zum erfolgreichen E-Invoicing

Weitreichende Analysen und Gespräche mit über 200 Entscheidern aus Rechnungswesen, Einkauf und IT bei öffentlichen Verwaltungen zeigen auch, dass viele Kommunen längst den Überblick über ihre Lieferantenstruktur verloren haben. Die Anzahl an Lieferanten und eingehenden Rechnungen sind oft unbekannt. Nur sehr wenige Kommunen nutzen zentrale Beschaffungsstellen oder Einkaufsgemeinschaften.

Für eine Optimierung ist jedoch das Zusammenspiel von Einkauf und Rechnungswesen unabdingbar. Herausforderungen ergeben sich vor allem durch dezentrale Ressourcenverwaltung, heterogene Beschaffungsabläufe und nicht vorhandene oder veraltete Technologien.

In der Realität trifft man aber gerade in Verwaltungen oft auf die Problematik, dass Einkauf – so es denn eine Einkaufsabteilung gibt – und Rechnungswesen kaum miteinander sprechen. Insbesondere nicht vor dem Hintergrund eines Digitalisierungsprojektes. Erstes Ziel ist es dann immer, beide Parteien – idealerweise auch die IT – an einen Tisch zu bekommen.

Ausblick 2016: Verpflichtung der Lieferanten? 

Aktuell arbeitet die Bundesverwaltung – gesteuert von Innen- und Finanzministerium – an einem Betriebskonzept zur Umsetzung der E-Rechnung auf Bundesebene. Die Stadt Bremen positioniert sich derweil als Leuchtturmprojekt für die Umsetzung der E-Rechnung auf Landesebene und wird vom IT-Planungsrat gefördert. Andere Städte haben ebenfalls Projekte zur Umsetzung der EU-Richtlinie ins Leben gerufen.

Soweit läuft also – bis auf kleinere Unstimmigkeiten bezüglich der zu empfehlenden Rechnungsstandards (Stichwort „ZUGFeRD vs. XRechnung“) – alles in geordneten Bahnen.

Im Rahmen der anstehenden Umsetzung der EU-Richtlinie in nationales Recht und den korrespondierenden Kosten für die Herstellung einer  breiten E-Invoice-Readiness könnte eine Verpflichtung der Lieferanten zum Versand elektronischer Rechnungen an die öffentliche Verwaltung entscheidende Vorteile bringen. Neben einer schnellen Amortisierung der Kosten würde den kleinen und lokalen Lieferanten auf dem Weg in eine digitale Zukunft damit ein entscheidender Impuls gegeben.

Auch wenn der Aufschrei bei den Vertretern der Wirtschaft groß sein wird, so erscheint dies als womöglich notwendiger Schritt – sowohl im Hinblick auf die nachhaltige Modernisierung der Kommunikation zwischen Lieferanten und Behörden als auch zur Förderung der Wettbewerbsfähigkeit kleiner Unternehmen.


 

Dr. Donovan Pfaff, VeR-Experte für Financial Supply Chain Management
Dr. Donovan Pfaff unterstützt seit mehr als 15 Jahren als Geschäftsführer der Bonpago GmbH die öffentliche Verwaltung, Unternehmen und Banken bei der Einführung von elektronischen Rechnungen und der damit verbundenen Optimierung im Finanz- und Rechnungswesen (Shared Services, Workflow, Archivierung, Working Capital Management). Durch die Analyse von weit über 300 Unternehmen im In- und Ausland sowie zahlreichen Forschungsprojekten und Aufträgen in der Öffentlichen Verwaltung, gilt er als Vordenker in diesem Segment und hat mit seinem Buch „Financial Supply Chain Management“ ein Standardwerk im elektronischen Rechnungsaustausch vorgelegt. Dr. Donovan Pfaff arbeitet in allen wichtigen nationalen und internationalen Foren zum elektronischen Rechnungsaustausch mit.
 


PSP prüft Dokumentenmanagement-Software von DocuWare auf GoBD-Konformität

München – Der renommierte DMS-Spezialist DocuWare GmbH hat seine Lösung DocuWare 6.8 in den Einsatzvarianten „On-Premise“ sowie „DocuWare-Cloud“ von der PSP Peters Schönberger GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Steuerberatungsgesellschaft prüfen lassen.

Den Prüfungsmaßstab bildeten im Wesentlichen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Die Prüfung erfolgte dabei insbesondere nach den Kriterien der „GoBD-Checkliste für Dokumentenmanagement-Systeme“ des Branchenverbands Bitkom. Das Ergebnis der Prüfung basiert damit auf transparenten, nachvollziehbaren und klar definierten Kriterien, welche die Vorgaben der GoBD speziell für Dokumentenmanagement-Systeme interpretieren.

Das Softwarehaus DocuWare ist einer der ersten Anbieter am deutschen Markt, der sich nach GoBD-Vorgaben hat zertifizieren lassen. Zusammenfassend kommt die Prüfung zum Ergebnis, dass DocuWare in der Version 6.8 in den Einsatzvarianten On-Premise sowie DocuWare-Cloud den zugrunde gelegten Prüfkriterien entspricht und bei entsprechender Anwendung einen GoBD-konformen Gesamtprozess im Unternehmen unterstützt. Die wesentlichen Anwendungsszenarien zum Einsatz derartiger Softwarelösungen sind insbesondere die Archivierung steuer-relevanter Daten, die Digitalisierung von Papierbelegen mit anschließender Vernichtung der Originalbelege, die Archivierung von E-Mails sowie die Aufbewahrung elektronischer Ein- und Ausgangsrechnungen.

Über DocuWare:

DocuWare gehört zu den international führenden Anbietern von Software für das
Dokumenten-Management. Das Unternehmen (gegründet 1988) agiert weltweit aus Germering/München, New Windsor/New York sowie Wallingford/Connecticut und unterhält Tochtergesellschaften in Großbritannien, Spanien und Frankreich. Die Lösungen des Softwarehauses sind in über 70 Ländern und in 16 Sprachen erhältlich. Die Zahl der Installationen beträgt mehr als 14.000 – weit über 125.000 Anwender arbeiten täglich mit DocuWare

PSP Berater-Team:

  • Stefan Groß (Steuerberater und Certified Information Systems Auditor)
  • Tobias Lieb (Certified Information Systems Auditor

Ansprechpartner für Ihre Fragen:
 
StB/CISA Stefan Groß, Partner
Tel. +49 89 38172-214
s.gross@psp.eu
 
Über Peters, Schönberger & Partner:
Peters, Schönberger & Partner ist Experte für interdisziplinäre Themen in den Bereichen Rechtsberatung, Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung und Family Office. Seit über 35 Jahren berät PSP mittelständische Unternehmen, Familienunternehmen, Stiftungen und Non-Profit-Organisationen, Privatpersonen sowie Private Equity-Gesellschaften in allen rechtlichen, steuerlichen und betriebswirtschaftlichen Angelegenheiten. PSP verfügt dabei über eine spezielle und ausgewiesene Expertise an der Schnittstelle zwischen Steuern und Informationstechnologie. Dies betrifft insbesondere Themen wie elektronische Rechnungen, GoBD oder die IT-Compliance.

Bitkom-Leitfaden: Outsourcing von dokumentenbezogenen Unternehmensprozessen

Scannen und Verarbeitung von Dokumenten durch einen Dienstleister – Ein Leitfaden für die Unternehmenspraxis

(Auszug) Auch wenn in vielen Unternehmen Altakten bereits digitalisiert wurden, neue Briefpost nach dem Eingang gescannt und dann elektronisch bearbeitet wird und Ausgangspost ohnehin zum größten Teil das Haus nur noch elektronisch verlässt – für die Mehrzahl der Unternehmen ist das papierlose Büro noch Utopie. Selbst wenn man zukünftig nicht ganz auf Papier verzichten kann, so gibt es bereits viele Lösungen am Markt mit denen Dokumente digitalisiert, automatisiert, weiterverarbeitet sowie archiviert werden können. Insbesondere große Konzerne und zunehmend auch der Mittelstand nutzen bereits die vielfältigen Möglichkeiten und versuchen Offline-Medien möglichst komplett abzuschaffen. Diese Lösungen werden im Fachjargon auch Enterprise Content Management-Lösungen (ECM-Lösungen) genannt und sind mittlerweile ein fester Bestandteil einer state-of-the-art IT-Landschaft.

Insbesondere im Bereich der Rechnungsbearbeitung hat in den letzten Jahren die Digitalisierung Einzug gehalten. Dies geht nicht zuletzt auf Gesetzesänderungen zurück, welche zu deutlichen Vereinfachungen geführt haben und die Lösungen ohne Papier de facto erst möglich gemacht haben. Darüber hinaus gibt es weitere Bereiche in den Unternehmen, die sich für eine Digitalisierung anbieten, wie z. B. Dokumentationen, Verträge, Personalwesen, Lieferunterlagen, Korrespondenzen, Altakten, Bestellungen, Reisekostenabrechnungen, Bewerbungen und vieles mehr.

Die Implementierung von ECM-Lösungen in einem Unternehmen stellt die Fach-, wie auch IT-Abteilung jedoch nicht selten vor große Herausforderungen. Prozesse müssen neu durchdacht und vereinfacht werden. Hardware, wie z. B. Scanner und Server müssen beschafft werden. Oftmals verhindern der hohe Investitionsbedarf und der Aufwand eine Implementierung. Eine sinnvolle Alternative bieten in diesen Fällen häufig Dienstleister, die sich auf den Umgang, die Weiterverarbeitung und die Ablage von eingehenden Dokumenten (digital und physisch) spezialisiert haben. Die Orientierung an schlanken Prozessen, Synergieeffekte bei der Auslastung von Infrastrukturen sowie die langjährige Erfahrung der Dienstleister ergeben häufig eine Qualitäts- und Kostenverbesserung, die diesen Lösungsweg sehr attraktiv macht. In internationalen Firmenstrukturen kann zusätzlich die Anforderung entstehen, Dokumente in unterschiedlichen Sprachen und Alphabeten länderübergreifend zu konsolidieren bzw. zu konvertieren. Bei den meisten Dienstleistern können Tätigkeiten modular gebucht werden, sodass nicht zwingend ganze Business Prozesse ausgelagert werden müssen. Es geht vielmehr darum, gemeinsam mit dem Dienstleister die richtige individuelle Lösung zu entwickeln und festzulegen.

Der vorliegende Leitfaden der Arbeitskreise Input & E-Mail Management und ECM-Services & -Cloud im Bitkom möchte Unternehmen helfen, das richtige Dienstleistungsunternehmen zu finden und mit Expertenwissen und Praxistipps beratend zur Seite stehen. Bei der Auslagerung von Routinetätigkeiten im ECM-Umfeld sind bei der Dienstleisterauswahl technische, organisatorische, vertragliche sowie rechtliche Aspekte zu beachten, die hier aufgezeigt werden. Darüber hinaus werden vorhandene Dienstleistungsangebote beschrieben und dargestellt, wodurch der Leser sich einen umfassenden Überblick über das Themengebiet verschaffen kann…

 

Neuer Leitfaden zum (digitalen) Rechnungsmanagement

Digitalisierungsexperten von ASTERION starten neue Ratgeberreihe für Nicht-IT-Experten

Mit einer neuen Ratgeberreihe zur Digitalisierung im Dokumentenmanagement schickt sich der hessische Digitalisierungsspezialist ASTERION an, endlich auch mehr “IT-ferne” Entscheider aus Buchhaltung, Marketing, Finanzen und Verwaltung für das Innovationsthema zu begeistern. Den Anfang macht das kostenlose Whitepaper “Rechnungsmanagement optimieren”.

Dass man sich bei ASTERION mit der neuen Whitepaper-Reihe – eher branchenunüblich – nicht an ausgewiesene IT-Fachleute richtet, hat einen guten Grund. Denn diese sind bereits mehr als gut mit technisch detaillierten Anwenderinformationen, ausführlichen Best Practice-Beispielen und hochkomplizierten Fachbeiträgen versorgt. Dass die Digitalisierung gerade im deutschen Mittelstand trotzdem eher schleppend voranschreitet, liegt für Reinhold Grocholl, Geschäftsführer von ASTERION Germany, aber genau in diesem Umstand begründet. Denn viele, oftmals noch komplett papierbasierte Prozesse im Dokumentenmanagement sind schon seit Jahren etabliert. Das heißt: Sie funktionieren – wenn auch vielleicht nicht sonderlich effizient oder ressourcenschonend. “Gleichzeitig herrscht, zumindest unserer Erfahrung nach, ausserhalb der IT-Fachkreise ein immenses Informationsdefizit. Und das nicht nur in Bezug auf technische Details, sondern gerade auch bei wichtigen Fragen wie Wirtschaftlichkeit, Kostenreduktion und Umweltschutz”, so Grocholl.

Die unternehmerische Notwendigkeit einer Digitalisierung wichtiger Management- und Verwaltungsabläufe ist vielen Entscheidern aus Nicht-IT-Abteilungen daher oft (noch) nicht in vollem Umfang klar. Ein Wettbewerbsnachteil, der sich für die deutsche Wirtschaft mit ihrem breiten Mittelstand als “Digitalisierungs-Nachzügler” zukünftig äußerst negativ bemerkbar machen könnte. Abhilfe soll nun die neue Ratgeberreihe “Digitalisierung im Dokumentenmanagement” schaffen, in welcher nacheinander die wichtigsten Neuerungen, Ansätze und Möglichkeiten für eine digitale Optimierung – vor allem sekundärer Geschäftsprozesse – vorgestellt und ohne überflüssiges IT-Fachchinesisch verständlich erläutert werden. So widmet sich das nun veröffentlichte erste Whitepaper folgerichtig einem der zukunftsträchtigsten Innovationsthemen aus diesem Bereich: Der kosten-, ressourcen- und zeitschonenden Prozessoptimierung im Rechnungsmanagement.

Direkt-Download des kostenlosen Whitepapers “Rechnungsmanagement optimieren”: www.asterion-int.com/de/rechnungsmanagement


Über ASTERION International
Als zukunftsorientiertes Unternehmen mit über 1000 Mitarbeitern in 9 europäischen Ländern bietet ASTERION International Lösungen zur Optimierung wichtiger Prozesse rund um das Management von Dokumenten. In Form der ASTERION Germany GmbH mit Sitz in Viernheim ist die international erfolgreiche Gruppe seit 2013 auch in Deutschland vertreten. Das breitgefächerte Leistungsspektrum der erfahrenen Druck-, Digitalisierungs- und Verarbeitungsexperten erstreckt sich über die gesamte Palette des professionellen Dokumentenmanagements und umfasst u.a. innovative Outsourcing-Services wie Hybridmail-Lösungen, elektronische Datenverarbeitung & -digitalisierung, Rechnungsmanagement & E-Invoicing, Verwaltung von papierbasierten und digitalen Posträumen, physische und digitale Archivierung, Transaktionsdruck, Reprografie, Druckdienstleistungen und vieles mehr. Weitere Informationen unter www.asterion-int.com
 
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T: +49 (0) 6204 9686 8641
E-Mail: marcio.ferreira@asterion-int.com