Verband elektronische Rechnung Der Expertenverband der deutschen E-Invoicing Branche

AWV veröffentlicht GoBD-Praxisleitfaden

Verband elektronische Rechnung (VeR) unterstützt Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV) bei der Ausarbeitung von umfassendem Leitfaden 

Mit der heute vorgestellten Publikation „GoBD – Ein Leitfaden für Unternehmen“ präsentiert die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV) eine umfassende Orientierungshilfe für den praktischen Umgang mit den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. 

Der neue Leitfaden richtet sich primär an kleine und mittelständische Unternehmen – die klar und übersichtlich strukturierten Ausführungen sind jedoch nicht auf diese beschränkt.

Praxisnahe Hilfestellung

Neben einem umfassenden Überblick über die wesentlichen Inhalte der GoBD, besticht das ab sofort unter www.awv-net.de/gobd-praxisleitfaden verfügbare – und permanent weiterentwickelte – Dokument vor allem durch praxisnahe Hinweise und häufig gestellte Fragen sowie praktische Umsetzungsempfehlungen. Entstanden ist der innovative AWV-Leitfaden auf Initiative von und in enger Zusammenarbeit mit ausgewählten Wirtschaftskammern und Fachverbänden. 

„Als Leitorganisation der deutschen E-Invoicing-Branche war es natürlich auch dem Verband elektronische Rechnung (VeR) ein wichtiges Anliegen, einen aktiven, fachlich versierten Beitrag zur Verwirklichung dieses Leitfadenprojektes zu leisten. Umso mehr freuen wir uns nun über das ausgezeichnete Ergebnis dieser spannenden Zusammenarbeit“, bestätigt Co-Autor Stefan Groß, Steuerberater und Vorsitzender des VeR.

   

GoBD – Ein Praxisleitfaden für Unternehmen (Version 1.0)

AWV – Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (Hg.)

 

Eschborn, März 2018

AWV-Best.-Nr.: 09200-w

ISBN: 978-3-931193-89-8

Preis: kostenfrei

 

Die Publikation kann kostenfrei über die Internetseite der AWV – Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. bestellt und heruntergeladen werden. Den Leitfaden finden Sie unter www.awv-net.de/gobd-praxisleitfaden

Die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV)

Die AWV e.V. ist das zentrale Forum in Deutschland, das aktuelle Fragen rund um das Thema Wirtschaftlichkeit in der Verwaltung von Staat und Unternehmen aufgreift. Erklärtes Ziel dabei ist es, Antworten auf die Anforderungen eines permanenten Aufgaben- und Technologiewandels zu liefern, und so eine reibungslose, effiziente Verwaltung zu fördern.

Mit über 200 Mitgliedsunternehmen und mehr als 1.200 ehrenamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern arbeitet die Arbeitsgemeinschaft an der Entwicklung zukunftswirksamer Regeln und Verfahren, die Verwaltungskosten reduzieren und den Nutzen für Wirtschaft und Verwaltung optimieren. Im Rahmen von Arbeitskreisen wirken hierfür Kooperationspartner aus öffentlicher Verwaltung, Wirtschaft und Drittem Sektor – unter Beteiligung der Wissenschaft – aktiv zusammen. Die AWV versteht sich dabei als neutraler Mittler zwischen den Sektoren und lässt sich vom Gedanken einer Partnerschaft zwischen Wirtschaft und Verwaltung leiten. 

Über den Verband elektronische Rechnung (VeR) 

Der 2009 gegründete Verband elektronische Rechnung (VeR) mit Sitz in München vertritt die Interessen von Dienstleistern im Bereich der elektronischen Rechnungs- und Dokumentenverarbeitung und diesen nahestehenden Unternehmen. Der Verband versteht sich damit als Sprachrohr der gesamten E-Invoicing-Wirtschaft. Im Auftrag seiner über 60 Mitglieder verfolgt der VeR das Ziel, E-Invoicing als Standard zu etablieren, sodass Unternehmen aller Größen einfach und sicher am elektronischen Rechnungsaustausch teilnehmen können. Mehr unter www.verband-e-rechnung.org

 

E-Rechnungs-Gesetz: Wie gut sind deutsche Unternehmen vorbereitet?

Laut jüngster Neopost-Umfrage besteht bei Lieferanten öffentlicher Stellen noch ein enormer Informations- und Handlungsbedarf

Nach dem E-Rechnungs-Gesetz gelten ab dem 27. November 2018 für die Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen spezielle digitale Einbringungsarten und -formate. Ab dem 27. November 2020 wird die E-Rechnung für Lieferanten öffentlicher Stellen fast ausnahmslos zur Pflicht. Über die Hälfte der betroffenen Unternehmen kennt das E-Rechnungs-Gesetz aber gar nicht. Von denen, die es kennen, müssen fast alle ihre bisherigen Versandwege und -formate umstellen. Drei Viertel von ihnen sind allerdings noch nicht aktiv geworden. Das zeigt die jüngste Onlineumfrage von Neopost, an der 372 Dienstleistungs-, Industrie- und Handelsunternehmen ganz unterschiedlicher Branchen teilnahmen.

Mindestens ein Drittel der Umfrageteilnehmer stellt Rechnungen an öffentliche Stellen: die meisten davon (37%) an Kommunen und Länderbehörden, knapp 26% an Bundesbehörden. Gleichzeitig beteiligt sich mindestens jedes fünfte Unternehmen an öffentlichen Ausschreibungen. Trotzdem haben über 52% der Betroffenen noch nie vom E-Rechnungs-Gesetz gehört – Der aktuelle Informationsbedarf ist hoch. An der technischen Umstellung arbeiten bislang weniger als 25%. Und das, obwohl die neue E-Rechnung bei öffentlichen Ausschreibungen schon bald relevant sein könnte.

„Wir sehen uns in unserem Angebot für E-Invoicing klar bestätigt“, sagt Ronald Kühnelt, Leiter Marketing Communications & Customer Relations bei der Neopost GmbH, und ergänzt: „Eine flexible Portallösung wie die Neopost e-Services ist in mehrfacher Hinsicht sinnvoll. Sie erspart Unternehmen den technischen Umstellungsaufwand und stellt alle Einbringungsarten wie Rechnungsformate bereit. Damit bietet sie Unternehmen einen leichten und sicheren Weg, um die gesetzlichen Vorgaben fristgerecht zu erfüllen.“

Viele Unternehmen setzen schon auf digitalen Versand

Fast 47% der Lieferanten öffentlicher Stellen versenden mindestens die Hälfte ihrer Dokumente bereits elektronisch. Aber auch andere Unternehmen gehen zunehmend digitale Wege. Das zeigt ein Vergleich der aktuellen Onlineumfrage mit der Neopost-Umfrage „Dokumentenversand in Unternehmen“ von 2016. Den vollelektronischen Versand nutzen heute demnach rund 8% mehr als 2016. Interessant ist auch: Nur noch 14% geben ihre Postbearbeitung außer Haus (2016: 20%). Das lässt auf den zunehmenden Einsatz digitaler Lösungen schließen, die eine effiziente Alternative zum Outsourcing bieten.

Bisherige Versandvorlieben machen ein Umdenken nötig

Mehr als 96% der Unternehmen mit öffentlichen Auftraggebern versenden Dokumente bevorzugt als PDF-Datei per E-Mail. Das ist nicht nur bezüglich Datenschutz und Revisionssicherheit kritisch zu sehen, sondern auch mit Blick auf die offizielle E-Rechnung. Denn das neue Gesetz fordert Rechnungen im strukturierten Datenformat gemäß EU-Standard, die per Webportal einzubringen sind. Das macht nicht nur ein Umdenken nötig, sondern auch umfangreiche IT-Anpassungen. Anpassungen, die Unternehmen sich sparen können – mit einer webbasierten Lösung, die allen gesetzlichen Anforderungen gerecht wird.

Alle Ergebnisse der Neopost-Onlineumfrage 2018 finden Sie hier: https://mail.quadient.com/de/blog

Pressekontakt

Quadient Presseabteilung
Tel.: +49 (0)800 1791791
E-Mail: info.de@quadient.com

Über Neopost

Neopost ist weltweit ein führender Anbieter von digitalen Kommunikations- und Transportlösungen sowie von Postbearbeitungslösungen. Der Auftrag von Neopost ist, Unternehmen anzuleiten und zu unterstützen, ihre Kommunikation und Waren optimal zu versenden und zu empfangen – indem man Firmen hilft, sich besser mit ihrem Geschäftsumfeld zu verbinden: mittels Hardware, Software und Services. Neopost liefert innovative anwenderfreundliche Lösungen für das physische und digitale Kommunikationsmanagement an Großunternehmen und KMU sowie für Transportprozesse bei Supply-Chain- und E-Commerce-Akteuren. Mit einer starken lokalen Präsenz in 31 Ländern und über 6.000 Mitarbeitern arbeitet Neopost eng mit einem Partnernetzwerk zusammen, um seine Lösungen in mehr als 90 Ländern zu vermarkten. 2016 erzielte Neopost einen Umsatz von 1,2 Milliarden Euro. Neopost wird im Compartment A des Euronext Paris gehandelt und gehört insbesondere zum Index SBF 120. Erfahren Sie mehr auf https://mail.quadient.com/de/homepage.

 

Italien verpflichtet Unternehmen zur E-Rechnung

Elektronischer Rechnungsaustausch über „Sistema di Interscambio“ (SdI) wird ab 2019 für italienische Unternehmen obligatorisch

Ab dem 01.01.2019 müssen Unternehmen in Italien ihre Rechnungen über das offizielle Austauschsystem „Sistema di Interscambio“ (SdI) übermitteln – und das sowohl B2B als auch B2C. Betroffen sind neben den inländischen Rechnungsstellern auch alle ausländischen Unternehmen, die in Italien als Zulieferer oder Dienstleister für italienische Kunden registriert sind.

Mit der umfassenden Verpflichtung zum elektronischen Rechnungsversand geht Italien einen weiteren großen Schritt hin zum faktisch „geschlossenen“ Clearance-System.

Mit der E-Rechnung gegen den Steuerbetrug

Dass Italien zukünftig auf das bisher eher aus Südamerika – und zuletzt auch aus Spanien – bekannte Clearance-System setzt, hat sehr wahrscheinlich einen klaren, nachvollziehbaren Grund. Denn die einheitliche, zentrale Erfassung aller Ausgangsrechnungen macht den überbordenden Umsatzsteuerbetrug nahezu unmöglich – zumindest jedoch deutlich schwieriger.

„Der verpflichtende Versand von E-Rechnungen über das zentrale System ermöglicht dem Fiskus nicht nur die unmittelbare Überwachung der Steuerschuldnerschaft, quasi in ‚real time‘. Man schafft damit auch die nötige Datengrundlage, um den Vorsteuerabzug faktisch an die korrespondierende Umsatzsteuerschuld zu knüpfen“, erklärt Steuerberater und VeR-Vorstandsvorsitzender Stefan Groß.

Clearance-System bald in ganz Europa?

Tatsächlich könnte die italienische Initiative schon bald auch in anderen Ländern, wie etwa auch in Deutschland, Schule machen – vorausgesetzt, das neue „betrugsfreie“ System bewährt sich nicht nur in der Theorie, sondern auch in der tatsächlichen Alltagspraxis.

Dennoch sieht der VeR-Experte aktuell noch einige „Stolpersteine“ beim neuerlichen Vorstoß der italienischen Behörden. Denn so bedarf es zwingend einer elektronischen Signatur und die elektronischen Rechnungen sind in Italien in einem relativ aufwändigen Verfahren zu archivieren. Vorgaben, die sich nicht ohne Weiteres erfüllen lassen. Gerade kleineren Unternehmen soll daher auch eine kostenlose Web-Oberfläche zur Übermittlung ihrer elektronischen Rechnungen zur Verfügung gestellt werden.


Italien macht die E-Rechnung zur Pflicht

Fachartikel von Stefan Groß, PSP

Bereits seit 01.07.2017 ist in Spanien das neue „System zur unmittelbaren Übermittlung von Informationen – SII“ („Sistema de Suministro Inmediato de Informacion“) in Kraft getreten, wonach der spanische Fiskus Unternehmen dazu verpflichtet, bestimmte umsatzsteuerrelevante Angaben zu Aus- und Eingangsrechnungen zeitnah an das Finanzamt zu übermitteln. Kannte man entsprechende Meldesysteme bislang ausschließlich aus dem südamerikanischen Raum, setzt sich der Trend zur Real-time Umsatzsteuer zunehmend auch in Europa immer mehr durch. Die Zielsetzung dürfte dabei in erster Linie darin bestehen, den Umsatzsteuerbetrug über eine Meldung auf Einzelumsatz- bzw. Einzelrechnungsebene den Kampf anzusagen.

Davon ausgehend schreibt nun auch Italien den E-Rechnungsversand verpflichtend vor. Im Einzelnen stellt sich die Neuregelung wie folgt dar: 

  • Ab dem 01.01.2019 müssen alle Rechnungen im B2B- und B2C-Bereich elektronisch über das offizielle Austauschsystem Sdl versandt werden
  • Für Rechnungen über Lieferungen von Mineralölprodukten sowie von Sub-Zulieferern öffentlicher Auftraggeber gilt diese Regelung bereits ab dem 01.07.2018
  • Rechnungen, die nicht über die zentrale Plattform verschickt werden, gelten zukünftig als nicht gestellt und sind mit Sanktionen verbunden
  • Betroffen von der Neuregelung sind alle inländischen Unternehmen sowie alle in Italien registrierten Zulieferer und Dienstleister, die Rechnungen an italienische Kunden versenden
  • Als Formate sind die sog. „FatturaPA xml“ oder die italienische Variante der europäischen CEN-Norm (vgl. dazu PSP-Leitfaden zur E-Rechnung in der öffentlichen Verwaltung) vorgegeben

Die Rechnungen müssen mit einer elektronischen Signatur versehen werden

Zusammengefasst ist es damit spätestens ab dem 01.01.2019 in Italien gesetzlich vorgeschrieben, dass Rechnungen im dafür vorgesehenen xml-Format erstellt und über die hierfür geschaffene Austauschplattform Sdl übermittelt werden. Für kleinere Unternehmen soll die Möglichkeit geschaffen werden, die entsprechenden Rechnungsdaten kostenlos über eine Weboberfläche einzugeben und abzurufen. Größere Unternehmen sollen hingegen über ihr ERP-System die Möglichkeit erhalten, eine direkte Anbindung an Sdl zu implementieren, um auf diese Weise Rechnungen und die korrespondierenden Rückmeldungen automatisch zu verarbeiten. Fraglich ist, ob und inwieweit das neue Gesetz mit den Vorgaben der EU-Mehrwertsteuersystemrichtlinie in Einklang zu bringen ist. Zum einen umgeht das Gesetz die nach Art. 232 MwStSystRL erforderliche Zustimmung des Empfängers zum Erhalt elektronischer Rechnungen. Darüber hinaus ist die zwingende Verwendung einer elektronischen Signatur bei elektronischer Rechnungsstellung der EU-Mehrwertsteuersystemrichtlinie zumindest seit Umsetzung der Rechnungsstellungsrichtlinie 2010/45/EU vom 13.07.2010 nicht zu entnehmen. 

Da es sich bei E-Rechnungen um digitale Dokumente bzw. Belege handelt, sind ergänzend spezifische Vorgaben an die Archivierung zu beachten. So hat die elektronische Aufbewahrung der E-Rechnungen – analog zu den Vorgaben in Deutschland – digital bzw. originär elektronisch zu erfolgen. Während die Aufbewahrungsfrist dabei ebenfalls zehn Jahre beträgt, sind die Archivierungsvorgaben durchaus technisch komplex. So müssen die archivierten Rechnungen gruppiert und anschließend mit einer qualifiziert elektronischen Signatur sowie einem Zeitstempel versehen werden. Hierfür existiert die sog. AgID-Zertifizierung, welche Anbietern entsprechender Archivlösungen attestiert, dass sie alle technischen, organisatorischen, finanziellen und formalen Anforderungen an eine rechtskonforme, elektronische Archivierung in Italien erfüllen. 

Zum kompletten Fachbeitrag inkl. PSP-Wertung: https://www.psp.eu/artikel/410/italien-macht-die-e-rechnung-zur-pflicht/